Правила и сроки хранения и уничтожения первичных бухгалтерских документов
06 August 2025
Уничтожение первичных бухгалтерских документов – ответственный процесс, регламентируемый законодательством Украины. Ошибки на этом этапе могут привести к штрафам или даже потере важной информации, подтверждающей финансовые операции предприятия.
В этой статье рассмотрим, какие документы можно уничтожить, через какой срок после их создания и как правильно оформить процедуру уничтожения. Также поясним, почему важно соблюдать требования к хранению первичной документации и какие органы имеют право проверять ее наличие.
Если вы хотите избежать риска при инвентаризации архивов или оптимизировать хранение документов на предприятии — читайте дальше.
Как производится оценка ценности документов
Прежде чем уничтожать первоначальные бухгалтерские документы, необходимо провести экспертизу их ценности (пп. 1.1 п. 6 Порядка, утвержденного постановлением КМУ от 08.08.2007 г. № 1004).
Это комплексное изучение документов с целью определения, имеют ли они архивную ценность и подлежат ли передачи в Национальный архивный фонд (НАФ), или могут быть изъяты из него (абз. 5 ст. 1 Закона Украины № 3814-XII).
Для этого в учреждении создается экспертная комиссия (ЭК). Ее состав утверждает руководитель организации согласно Положению № 1227 (приказ Минюста от 19.06.2013 № 1227/5). В состав ЭК входят руководители службы делопроизводства, архивного подразделения, представители других структурных подразделений, а также – с согласия – члены ЭПК государственного архива соответствующего уровня.
В небольших учреждениях (до 3 штатных работников) функции ЭК может выполнять комиссия высшего уровня или местного органа самоуправления (по согласованию).
Как правило, председателем ЭК назначают заместителя руководителя учреждения, а секретарем – архивариуса или другое ответственное лицо.
Протокол заседания комиссии
По результатам экспертизы экспертная комиссия составляет протокол заседания, в котором принимается решение об уничтожении конкретных документов Настоящий документ является основанием для последующего оформления акта изъятия.
Как оформить акт на уничтожение бухгалтерских документов
По истечении срока хранения документация может быть уничтожена. Но только после экспертизы. Архив формирует акт об изъятии документов для уничтожения. В документ включаются только те дела, сроки хранения которых завершились к 1 января текущего года.
Акт утверждается управляющим учреждения. После этого документы передаются на переработку организациям, занимающимся заготовкой вторсырья. Передача оформляется накладными, в которых фиксируются вес и дата сдачи документов Эти же данные вносятся и в акт.
Процедура регулируется Правилами по организации делопроизводства и архивного хранения (приказ Минюста от 18.06.2015 №1000/5).
Обратите внимание: некоторые документы государственные и коммунальные учреждения не вправе уничтожать, поскольку они относятся к источникам формирования НАФ. Например, годовая финансовая отчетность передается на постоянное хранение в архив.
Кроме того, некоторые категории документов нуждаются в дополнительном согласовании с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архива. К таким относятся:
- лицензионные дела;
- документы проверок налоговых либо других контролирующих органов.
Правильное оформление процедуры уничтожения подтверждается Актом об изъятии документов, не внесенных в НАФ (приложение 15 к Правилам № 1000/5).
Штрафы и ответственность за нарушение
Если предприятие не обеспечивает хранение первичных документов, это может привести к административной ответственности. Согласно п. 121.1 НКУ:
- штраф за первое нарушение составляет 1020 грн;
- за повторное в течение года - 2040 грн.
Небрежное обращение с документами может также вызвать проблемы при проверках контролирующих органов.
