Актуальний табель обліку робочого часу на 2025 рік: зразок і рекомендації щодо ведення
22 May 2025
Ведення табеля обліку робочого часу — обов’язок кожного роботодавця, незалежно від форми власності чи кількості працівників. Саме цей документ фіксує фактичну присутність працівників на роботі, а також лікарняні, відпустки, прогули чи інші форми відсутності.
На 2025 рік форма табеля залишається незмінною, однак деякі нюанси щодо її заповнення та подання потребують особливої уваги. У цій статті ми розглянемо, як правильно оформити табель, хто має його підписувати, на які умовні позначення орієнтуватися, а також запропонуємо безкоштовний зразок для завантаження.
Це практичний посібник для бухгалтерів, кадровиків та підприємців, які прагнуть уникнути штрафів і неточностей в обліку робочого часу у 2025 році.
Що таке табель обліку робочого часу і навіщо він потрібен
Табель обліку використання робочого часу — це первинний документ, у якому відображається кількість фактично відпрацьованих працівником днів і годин, а також причини його відсутності — лікарняні, відпустки, відрядження, прогули тощо.
Хоча прямої вимоги щодо обов’язкового ведення табелю в законодавстві немає, частина 2 статті 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР покладає на роботодавця обов’язок забезпечити достовірний облік виконаної роботи працівника та бухгалтерський облік витрат на оплату праці. Саме табель дозволяє зафіксувати фактичний обсяг виконаної роботи й підтвердити виплати, пов’язані з нею — заробітну плату, лікарняні, декретні тощо.
Табель — це основа для нарахування зарплати та підтвердження операцій у бухгалтерському обліку. Якщо спробувати створити альтернативний документ, ви все одно отримаєте щось подібне до класичного табелю.
Важливо: табель є базовим інструментом кількісного обліку робочого часу та основою для розрахунку зарплати. Його форму можна адаптувати до потреб підприємства, змінюючи структуру без вилучення обов’язкових реквізитів.
Хто зобов’язаний вести табель: від великих компаній до ФОПів
Облік робочого часу у формі табелю необхідний для всіх суб’єктів господарювання, які мають найманих працівників, незалежно від розміру бізнесу чи системи оподаткування:
- юридичні особи всіх форм власності;
- малі підприємства, включно зі спрощенцями (лист Мінпраці від 13.05.2010 № 140/13/116-10);
- ФОПи, які мають найманих працівників (лист Мінсоцполітики від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06);
- підприємства з відрядною формою оплати праці;
- компанії, які використовують автоматизовані системи обліку (пропускні системи, електронні програми).
Навіть якщо на підприємстві працює лише одна людина — наприклад, директор — табель повинен вестися. Це підтверджує судова практика, зокрема постанова Кіровоградського окружного адмінсуду.
Уточнення: ФОПи без працівників звільняються від обов’язку вести табель.
Табель не лише фіксує присутність, а й виконує функцію контролю: дозволяє виявити прогули, перевірити дотримання норм тривалості робочого часу.
Як табель пов’язаний із зарплатною документацією
Табель обліку — невіддільна частина системи нарахування заробітної плати. Він є підставою для заповнення зарплатних відомостей, у тому числі розрахунків за окладом чи відрядною оплатою.
Навіть якщо використовуються інші форми обліку (наприклад, наряди на виконання робіт), табель все одно необхідний для обліку виходів і загального контролю.
Пам’ятайте: без табелю неможливо обґрунтовано здійснити виплати та відобразити їх у бухобліку.
Хто відповідає за ведення табелю на підприємстві
Питання ведення табеля регулюється внутрішніми документами підприємства — посадовими інструкціями або положенням про документообіг. На практиці табель може вести:
- окремий працівник (табельник);
- керівник відділу або підрозділу;
- бухгалтер (найчастіше — у малих підприємствах);
- директор (якщо працівник один).
На великих підприємствах рекомендується закріпити відповідальність у внутрішньому положенні — із зазначенням строків подання табелю до бухгалтерії та відповідальних осіб.
Нагадування: для малого бізнесу найзручніший варіант — ведення табелю бухгалтером.
Як довго зберігати табелі: строки відповідно до норм
Згідно з наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, строк зберігання табелю обліку становить 1 рік. Водночас, якщо працівник має статус постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи, табелі слід зберігати 75 років.
Чи є штрафи за неведення табелю
Прямої відповідальності за відсутність табелю або помилки в ньому законодавство не передбачає. Проте, у разі перевірки, відсутність належного обліку може бути розцінена як порушення трудового законодавства, що тягне за собою штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати (наразі — 8000 грн).
Якщо ж підприємство веде облік іншими засобами (внутрішні системи, журнали тощо) і може це обґрунтувати, то формально порушення може бути відсутнім. Закон не містить згадки про обов’язкове використання саме типової форми табелю.
Як правильно подавати табель обліку робочого часу
Табель обліку робочого часу складається на кожен календарний місяць. Проте для нарахування авансу його потрібно тимчасово передати до бухгалтерії, після чого можна повернути назад або здати копію.
Важливо: табель подається до бухгалтерії обов’язково.
Також табель повинен бути підписаний керівником відповідного структурного підрозділу.
Хто включається до табеля обліку робочого часу
До табеля вносяться усі працівники, які перебувають у трудових відносинах із підприємством, у тому числі:
- працівники за строковими та сезонними договорами (лист Мінсоцполітики від 01.06.2005 № 36-211),
- працівники за внутрішнім суміщенням або за сумісництвом.
Не включаються: особи, які виконують роботи/надають послуги за цивільно-правовими договорами. Включення таких осіб може бути розцінене як приховані трудові відносини (лист Мінсоцполітики від 23.04.2010 № 115/13/133-10).
Як заповнити табель обліку: зразок і пояснення
Форма табелю затверджена наказом Держстату від 05.12.2008 № 489 (типова форма № П-5). Вона ведеться на місяць, тому перед заповненням потрібно врахувати кількість днів у відповідному місяці (28, 29, 30 або 31) та відкоригувати форму — зайві дні можна закреслити або позначити «Х».
Важливі нюанси:
- На кожну дату у табелі передбачено два рядки:
- верхній – кількість годин;
- нижній – літерне або цифрове позначення (наприклад, «Р» – робочий день).
- Порядок заповнення (що вгорі – години чи коди) не регламентується, тому допускається будь-який варіант.
Зразок табеля обліку робочого часу:
|
№ |
Табельний номер |
Стать ч/ж |
ПІБ, посада |
01 |
02 |
03 |
04 |
05 |
06 |
07 |
08 |
09 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Х |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Х |
|
1 |
0125 |
ж |
Добренька Олена Петрівна |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
Х |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Х |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
||
|
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Х |
Х |
За наведеним прикладом працівниця відпрацювала 21 день і 168 годин. Вихідні дні залишаються порожніми.
- Норма робочого часу на 2025 рік для 5-денного робочого тижня (воєнний стан увесь рік)
- Норма робочого часу на 2025 рік для 6-денного робочого тижня (воєнний стан увесь рік)
Практичні поради щодо ведення табеля
При заповненні табеля слід дотримуватися таких правил:
- Заповнення щодня: Табель ведеться в реальному часі, не заднім числом.
- Години фіксуються фактично: Можливі значення – 7,5; 7,25 тощо.
- Передсвяткові дні: Робочий день скорочується на 1 годину (за винятком дії воєнного стану – ч. 6 ст. 6 Закону № 2136).
- Обмеження робочого тижня: Зазвичай – не більше 40 годин. Для окремих категорій — менше (медики, освітяни тощо).
- Понаднормові години: Не більше 120 годин на рік і 4 години протягом 2 днів.
- Позначення у вихідні дні: Або порожні клітинки, або прочерки. Без кодів.
- Ненормований день: Завжди стандартне значення (наприклад, 8 год), навіть за понаднормову роботу.
- Документальне підтвердження: Всі записи мають ґрунтуватися на офіційних документах – лікарняних, наказах, довідках.
- Позначення: Зазвичай використовуються літерні коди. Якщо додаєте власні — пояснення до них слід зазначити на титульній сторінці табеля.
Особливості табелювання в період дії воєнного стану
У період воєнного стану порядок ведення табеля обліку робочого часу зазнає певних змін, визначених Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX (далі — Закон № 2136). Основні нововведення:
- Не скорочується тривалість роботи напередодні святкових чи неробочих днів (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136);
- Робочі дні, що збігаються зі святковими чи неробочими, не стають вихідними (ч. 6 ст. 6);
- Вихідні не переносяться, якщо вони припадають на святкові або неробочі дні (ч. 6 ст. 6);
- Перенесення робочих днів у зв’язку зі святами також не відбувається (ч. 6 ст. 6).
У результаті таких змін обсяг робочого часу в місяцях дії воєнного стану може збільшуватись.
Щодо тривалості робочого тижня: можливість запровадження 50- або 60-годинного тижня передбачена законом, але не є обов’язковою (ч. 1 і 2 Закону № 2136). Стандартна тривалість залишається незмінною — 40 годин на тиждень, а для скороченого робочого часу — 36 годин тощо. В прикладах нижче використано саме стандартну норму.
Приклад табелювання для 6-денного робочого тижня
Для 6-денного робочого тижня з нормою 40 годин (травень 2024 року) максимальна тривалість щоденної роботи становить 7 годин, а напередодні вихідного (субота) — 5 годин (згідно зі ст. 52 і ч. 2 ст. 53 КЗпП).
Табель робочого часу (40 год/тиждень, 6-денний графік)
|
№ |
Таб. номер |
Стать |
ПІБ, посада |
01 |
02 |
03 |
04 |
05 |
06 |
07 |
08 |
09 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Х |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
|
3 |
0015 |
ж |
Добренька Олена Петрівна, бухгалтер |
7 |
7 |
7 |
5 |
7 |
7 |
7 |
7 |
7 |
5 |
7 |
7 |
7 |
Х |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Х |
7 |
7 |
5 |
7 |
Всього за місяць: 27 робочих днів, 181 год.
У разі 6-денного графіка слід пам’ятати: субота (останній день робочого тижня) має бути скороченою — не більше 5 годин.
Табель для скороченого робочого тижня (36 годин)
Нижче наведено приклад табелювання для 6-денного робочого тижня з тривалістю 36 годин (травень 2024 року). У такому випадку щоденна тривалість роботи, як правило, становить 6 годин, а напередодні вихідного — 5 годин.
Табель робочого часу (36 год/тиждень, 6-денний графік)
|
№ |
Таб. номер |
Стать |
ПІБ, посада |
01 |
02 |
03 |
04 |
05 |
06 |
07 |
08 |
09 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Х |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
|
3 |
0015 |
ж |
Добренька Олена Петрівна, бухгалтер |
6 |
6 |
6 |
5 |
6 |
6 |
6 |
6 |
6 |
5 |
6 |
6 |
6 |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
Р |
6 |
6 |
5 |
6 |
6 |
Всього за місяць: 27 робочих днів, 158 год.
Зверніть увагу: скорочення робочого дня перед святами на 1 годину не застосовується для скороченого робочого тижня (ст. 51 КЗпП). Фактично 36-годинний тиждень у таких випадках може перетворюватися на 35-годинний. Це підтверджує й роз’яснення Мінсоцполітики від 22.03.2018 № 457/0/101-18/284.
Як вести табель обліку часу для сумісника
Під час ведення табеля важливо розрізняти сумісництво (внутрішнє та зовнішнє) і внутрішнє суміщення обов’язків.
Порівняльна таблиця оформлення сумісництва
|
Варіант оформлення |
Позначення |
Окремий табельний номер |
Особливості табелювання |
|
Сумісництво (зовнішнє або внутрішнє) |
РС |
Так |
Використовується код «РС», як і для працівників на неповному робочому дні. Працівник включається в табель двічі: за основним місцем роботи та за сумісництвом (з іншим табельним номером). |
|
Внутрішнє суміщення |
– |
Ні |
Не табелюється окремо, оскільки виконується протягом основного робочого дня. Оплата проводиться шляхом нарахування доплати. |
Основні позначення в табелі обліку робочого часу
У таблиці нижче наведено основні коди, які використовуються для відображення різних ситуацій у табелі обліку робочого часу:
|
Ситуація |
Код |
Особливості табелювання |
|
Щорічна основна відпустка |
В |
Позначається літерами «В» на всі календарні дні відпустки, включаючи вихідні. Святкові та неробочі дні не враховуються, оскільки не входять до тривалості відпустки. |
|
Відпустка без збереження зарплати |
НА |
Відмічається на кожен календарний день відпустки, включаючи святкові та неробочі дні. |
|
Відрядження |
ВД |
Проставляється кількість годин згідно з графіком роботи підприємства. Якщо відрядження припадає на вихідний, години не ставляться, але код «ВД» зазначається. У разі роботи у вихідний — код «РД/ВД». |
|
Лікарняний |
ТН |
Відмічається на всі дні, включаючи вихідні та святкові, згідно з листком непрацездатності. Якщо листок відсутній, використовується код «НН» (неоплачуваний лікарняний). |
|
Відпустка по вагітності та пологах |
ВП |
Позначається на всі 126 календарних днів згідно з листком непрацездатності, включаючи вихідні та святкові дні. |
|
Відпустка по догляду за дитиною до 3 років |
ВП |
Відмічається на підставі наказу керівника про надання відпустки. |
|
Робота у шкідливих умовах |
Ш |
Рекомендується використовувати позначення «Ш» або «Ш/Р» з зазначенням годин роботи у шкідливих та звичайних умовах (наприклад, «Ш/Р 5/3»). |
|
Призупинення дії трудового договору |
ПТ |
Позначається на кожен календарний день призупинення, включаючи святкові та неробочі дні. |
|
Інший невідпрацьований час |
ІН |
Використовується для позначення інших причин неявки, таких як мобілізація, курси підвищення кваліфікації тощо. |
Приклад заповнення табеля обліку робочого часу
Розглянемо приклад заповнення табеля обліку робочого часу за травень 2024 року для працівника:
|
№ |
Табельний номер |
Стать |
ПІБ, посада |
01 |
02 |
03 |
04 |
05 |
06 |
07 |
08 |
09 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
|
2 |
0126 |
ж |
Добренька Олена Петрівна, бухгалтер |
8 |
8 |
В |
В |
В |
В |
В |
В |
В |
В |
8 |
8 |
ТН |
ТН |
8 |
8 |
8 |
8 |
ВД |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
У цьому прикладі:
- З 3 по 10 травня — щорічна основна відпустка (код «В»).
- 13 та 14 травня — лікарняний (код «ТН»).
- 20 травня — відрядження (код «ВД»).
Неповний робочий час у табелі
Робота на неповний робочий час відображається в табелі за допомогою наступних кодів:
- РС (код 02): використовується, якщо неповний робочий час встановлено за ініціативою працівника.
- НД (код 20): застосовується, якщо неповний робочий час встановлено за ініціативою роботодавця.
Ці коди також використовуються для позначення роботи за сумісництвом.
Підсумований облік робочого часу
При підсумованому обліку робочого часу, який застосовується при змінному графіку роботи, слід враховувати наступне
- Години роботи розподіляються між суміжними добами.
- Нічні години (з 22:00 до 06:00) позначаються кодом РН.
- Надурочні години визначаються в кінці облікового періоду як перевищення над нормою.
Нестандартні ситуації в табелі
У табелі обліку робочого часу можуть виникати нестандартні ситуації, які потребують особливого відображення:
- Перехід на зимовий або літній час: години роботи зазначаються фактично відпрацьованими.
- Мобілізація працівника: використовується код ІН.
- Відпустка по догляду за дитиною до 6 років: застосовується код ДД.
- Перенесення робочих днів: відображаються фактичні дні роботи згідно з наказом про перенесення.
- Звільнення працівника: з дня звільнення проставляється знак «Х».
- Прийняття на роботу не з початку місяця: до дня початку роботи проставляється знак «Х».
- Направлення на курси підвищення кваліфікації: використовується код ІН.
- Помилка у табелі: складається новий табель з позначкою «Виправлення помилки».
- Смерть працівника: з дня припинення роботи до дня звільнення проставляється код І; після отримання свідоцтва про смерть — знак «Х».
