Авансовий звіт у 2025 році: як правильно скласти та подати

09 April 2025

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, залишається обов’язковим документом для підтвердження витрат працівників підприємства. Саме авансовий звіт дозволяє правильно відобразити витрати у бухгалтерському обліку та уникнути податкових ризиків. У 2025 році діють актуальні вимоги до форми, строків подання та порядку заповнення цього документа.

Правильне оформлення авансового звіту — запорука того, що витрати будуть враховані, а підприємство не матиме проблем з контролюючими органами. Крім того, це допоможе уникнути непорозумінь із працівниками щодо повернення залишку невикористаних коштів.

У цій статті розглянемо, як скласти авансовий звіт у 2025 році, які реквізити обов’язково мають бути заповнені, які документи слід додати до звіту, а також строки його подання до бухгалтерії. Також підготуємо зразок для зручності заповнення.

• Авансовий звіт БЛАНК
• Авансовий звіт ЗРАЗОК
• Інструкція про службові відрядження в межах України за кордон (затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59)

Залишити заявку 067 341 76 94

Форма авансового звіту у 2025 році: що потрібно знати

Починаючи з 13 липня 2023 року, авансові звіти про використання готівки або електронних грошей, виданих на відрядження чи під звіт, подаються за оновленою формою. Цей бланк затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 у редакції наказу від 09.05.2023 № 239, і саме він залишається чинним у 2025 році.

Для працівників бюджетної сфери звітування регламентується двома основними документами:

• Постанова КМУ № 98 від 02.02.2011 (в останній редакції від 21.06.2024 № 731), яка визначає суми та склад витрат на відрядження для держслужбовців та інших працівників, які фінансуються з бюджету;
  
• Інструкція № 59, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 (остання редакція — наказ Мінфіну від 17.10.2023 № 560 з урахуванням змін від 31.10.2023 № 608), яка встановлює порядок оформлення відряджень в Україні та за кордон.
  

Для окремих категорій працівників — зокрема, військових, поліцейських, службовців ДСНС, НАБУ, ДБР, БЕБ тощо — при складанні авансових звітів потрібно також враховувати специфічні норми, затверджені відповідними міністерствами та відомствами: Міноборони, МВС, СБУ, СЗР, УДО, Адміністрацією Держспецзв’язку тощо.

Зверніть увагу: усі працівники державних органів, органів місцевого самоврядування та бюджетних установ зобов’язані подавати авансовий звіт у паперовій або електронній формі — залежно від внутрішнього документообігу установи. До звіту обов’язково додаються підтвердні документи, на підставі яких приймається рішення про компенсацію витрат (п. 17 розд. І Інструкції № 59).

Залишити заявку 067 341 76 94

Коли складається авансовий звіт на відрядження і навіщо він потрібен

У разі направлення працівника у службове відрядження він зобов’язаний після повернення подати авансовий звіт про використання отриманих коштів. Зі свого боку, бухгалтерія установи може здійснити остаточний розрахунок лише після затвердження цього звіту керівником.

Найчастіше перед поїздкою працівнику видається аванс. Після повернення з відрядження він повинен надати звіт про те, як були використані кошти, із зазначенням підтвердних документів:

• сума добових;
  
• витрати на проїзд;
  
• оплата проживання;
  
• інші обґрунтовані витрати.
  

Навіщо потрібен авансовий звіт:

• як підстава для відображення витрат у бухобліку установи;
  
• для підтвердження дотримання касової дисципліни;
  
• для уникнення оподаткування ПДФО отриманих коштів на відрядження (за умови подання звіту у визначений строк).
  

Якщо аванс не видавався, авансовий звіт слугує підставою для компенсації витрат працівнику за рахунок установи — за наданими підтвердними документами.

Що потрібно для складання звіту:

• наказ про відрядження;
  
• документи, які підтверджують витрати: квитки на проїзд, чеки на проживання, рахунки за послуги, банківські виписки тощо;
  
• інформація про добові — у звіті окремим рядком зазначається сума добових, що підлягає відшкодуванню.
  

На 2025 рік розмір добових для працівників бюджетної сфери становить 300 грн за кожну повну добу перебування поза межами основного місця роботи.

Увага: тільки правильно оформлений і затверджений авансовий звіт дає право бухгалтерії провести операції з підзвітними коштами у меморіальних ордерах № 8-1 (загальний фонд) або № 8-2 (спеціальний фонд).

Залишити заявку 067 341 76 94

Термін звітування за авансовими звітами у 2025 році

Терміни подання авансового звіту залежать від того, чи отримав працівник аванс на відрядження. У разі отримання авансу звіт складається в строки, визначені п. 5 Постанови № 98 та п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59. Якщо аванс не видавався, працівник повинен подати звіт у терміни, зазначені в наказі про відрядження.

При подачі авансового звіту строк подання залежить від форми авансу та виду розрахунків:

• Якщо аванс був виданий готівкою, у тому числі у випадку скасування відрядження або невиїзду, звіт подається протягом 1–3 банківських днів.
  
• Якщо аванс був перерахований на особистий платіжний інструмент або корпоративну картку, строк подання — 1–5 банківських днів.
  
• При комбінованому видачі авансу (готівка і безготівковий розрахунок) звіт слід подати за 1–3 банківські дні.
  
• Якщо відрядження скасовано і аванс був безготівковим, звіт подається також протягом 1–3 банківських днів.
  
• У разі наявності розбіжностей у звітних документах строк звітування може бути продовжено до 20 банківських днів.
  

Терміни обчислюються від дня, наступного після прибуття на місце постійної роботи (якщо відрядження відбулося) або з дня скасування відрядження. Важливо зазначити, що терміни вказуються у банківських днях, що визначені згідно з Положенням НБУ щодо операцій за акредитивами. Зокрема, робочі дні банків можуть не збігатися з робочими днями установи, що слід враховувати при перевірці термінів.

Згідно з Постановою № 98 та Інструкцією № 59 терміни звітування відрізняються від строків, вказаних у Податковому кодексі України. Для працівників державних органів, органів місцевого самоврядування та бюджетних установ діють строки, зазначені в Постанові № 98 та Інструкції № 59, в той час як для оподаткування ПДФО неповернутого авансу застосовуються строки згідно з підпунктом 170.9.3 ПК.

Залишити заявку 067 341 76 94

Алгоритм заповнення авансового звіту

Авансовий звіт заповнює кожен працівник, який за наказом виконував свої обов'язки поза межами постійного робочого місця, у іншому населеному пункті. Для зручності як працівника, так і бухгалтера, нижче наведено інформацію про те, яку саме інформацію та в яких реквізитах має бути зазначено в авансовому звіті.

1. Лицьовий бік звіту:

• Номер і дата: Працівник записує дату подання звіту та реєстраційний номер, який надає бухгалтер.
  
• Найменування податкового агента: Вказує працівник згідно з установчими документами установи.
  
• Податковий номер: Працівник зазначає код ЄДРПОУ установи, уточнюючи його в бухгалтерії, якщо не знає.
  
• Фізична особа - платник податків: Записує своє повне ім'я та прізвище.
  
• Реєстраційний номер облікової картки платника податків: Працівник вказує свій ІПН.
  
• Призначення авансу: Зазначається, що аванс видано для відрядження, з точним вказанням місця.
  
• Залишок попереднього авансу/Перевитрата/Сума (грн, коп.): Якщо попередній звіт не було закрито, працівник вказує ці суми. Якщо їх немає, ставить прочерки.
  
• Одержано (від кого, № та дата)/Сума (грн, коп.): Працівник записує суму авансу та реквізити документу, за яким він був отриманий.
  
• Усього отримано/Сума (грн, коп.): Вказується загальна сума авансу.
  
• Витрачено/Сума (грн, коп.): Сума витрачених коштів за первинними документами, яка переноситься зворотним боком звіту.
  
• Залишок/Перевитрата/Сума (грн, коп.): Якщо сума авансу дорівнює витратам, тут стоїть прочерк. В іншому випадку зазначається залишок чи перевитрата.
  
• Додаток __ документів: Вказується кількість документів, на основі яких складено звіт.
  

2. Зворотний бік звіту:

• № з/п: Порядковий номер підтвердних документів.
  
• Дата документа: Вказується дата кожного підтвердного документа.
  
• Кому, за що і на підставі якого документа заплачено: Вказується контрагент, зміст розрахункової операції та реквізити підтвердного документа, зокрема ПДВ, якщо є.
  
• Сума (грн, коп.)/Усього: Записується сума кожного документа і підсумок всіх витрат.
  
• Дебет рахунку: Бухгалтер зазначає субрахунок для відображення витрат.
  
• Фізична особа - платник податків (підзвітна особа): Підпис працівника після заповнення всіх реквізитів.
  
• Дата: Дата складання звіту.
  

3. Бухгалтерія:

• Залишок унесений/Перевитрата видана/Сума: Бухгалтер записує суму, яку працівник повернув або яку відшкодував установі.
  
• Сума податку: Визначення зобов'язань по ПДФО та військовому збору, якщо аванс не повернуто.
  
• Головний бухгалтер: Підписує звіт після перевірки, і керівник затверджує його.
  
• Звіт затверджено в сумі/Керівник (підпис)/Дата: Підпис керівника після перевірки бухгалтером.
  
• Дебет/Кредит/Сума (грн, коп.): Запис кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку у меморіальному ордері.

Залишити заявку 067 341 76 94

Авансовий звіт: як виявити та виправити помилки

Після того, як працівник подає авансовий звіт про відрядження до бухгалтерії, бухгалтер проводить його перевірку. Важливими етапами є:

• перевірка правильності заповнення реквізитів;
  
• наявність усіх підтвердних документів;
  
• перевірка підписів та інших необхідних даних.
  

Далі бухгалтер з’ясовує, чи відповідають суми, зазначені в звіті, реальним сумам, вказаним у первинних документах. Відповідно до Інструкції № 59, разом з авансовим звітом повинні подаватися оригінали документів, що підтверджують витрати, понесені під час відрядження. Вимоги до цих документів також визначаються Податковим кодексом (пункт 170.9) та Інструкцією № 59.

Особливу увагу варто звернути на добові витрати, які не потребують документального підтвердження суми, але повинні бути підтверджені іншими документами, що підтверджують факт перебування працівника у відрядженні, якщо відсутні відповідні підтвердні документи. У разі відсутності таких доказів, авансовий звіт на відшкодування добових не може бути затверджений.

Також необхідно перевірити, чи не порушено строки подання звіту, встановлені Інструкцією № 59 та Податковим кодексом, і правильно обчислити зобов'язання з ПДФО та військовим збором. Бухгалтер має перевірити, чи своєчасно працівник повернув невикористану суму авансу.

У разі виявлення помилок у заповненні звіту, бухгалтер повідомляє працівника для виправлення помилок або подання нового звіту, якщо він ще не затверджений. Якщо звіт уже затверджений, бухгалтер може виправити помилки самостійно, оформлюючи це за допомогою бухгалтерської довідки.

При порушенні строку повернення авансу, до обчислення зобов’язання з ПДФО та військовим збором слід приступати лише після закінчення місяця, наступного за тим, у якому мало завершитися відрядження. Це дозволяє правильно оцінити зобов’язання, визначивши, чи має бути нараховано ПДФО та військовий збір.

Якщо витрати працівника перевищують суму авансу, бухгалтер зобов'язаний відшкодувати суму перевитрати. Це має бути зроблено не пізніше третього банківського дня після затвердження звіту керівником установи.

Замовити дзвінок