Авансовий звіт на господарські потреби: покрокова інструкція

26 December 2024

Компанія Могол Альфа, що спеціалізується на наданні бухгалтерських та юридичних послуг, підготувала докладну інструкцію щодо заповнення авансового звіту про використання коштів, виданих на господарські потреби у 2024 році. У статті ви знайдете інформацію про законодавчі норми, які регулюють порядок складання авансового звіту, а також покрокову інструкцію з прикладом заповнення. Експерти компанії Могол Альфа постійно відстежують зміни у законодавстві, щоб надавати вам найактуальнішу та найточнішу інформацію.

Замовити дзвінок

Законодавчі норми щодо авансового звіту

Зміни до порядку складання авансового звіту були внесені Законом № 2888 ще з 1 квітня 2023 року. Оновлена форма авансового звіту з'явилася дещо пізніше – у травні 2023 року, завдяки наказу Міністерства фінансів України № 239, який набрав чинності 13 липня 2023 року. Отже, при складанні авансових звітів, починаючи з 13 липня 2023 року, слід використовувати нову редакцію цього документа.

Підстави для складання авансового звіту:

Згідно з пунктом 170.9.4 Податкового кодексу України (ПКУ), авансовий звіт подається у таких випадках:

• Наявність оподатковуваного доходу: Якщо працівник несвоєчасно звітує за отримані кошти, або використовує їх не за цільовим призначенням, може виникнути оподатковуваний дохід.
• Використання готівки понад суму добових витрат: Якщо працівник використовує готівку (включаючи зняття готівки з платіжної картки) понад суму добових витрат (при відрядженні).

Обов'язкове подання звіту, якщо:

1. Видача коштів на господарські потреби не пов'язана з відрядженням.
2. Видача коштів здійснюється у готівковій формі (в тому числі шляхом зняття готівки з платіжної картки).

Якщо ж кошти на господарські потреби витрачаються виключно у безготівковій формі, то подання авансового звіту не є обов’язковим.

Приклад заповнення авансового звіту за новою формою

Розглянемо приклад заповнення авансового звіту на підставі наступних даних:

11 вересня 2023 року ТОВ "Перемога" видало з каси працівнику 1500 грн на закупівлю канцтоварів. Працівник витратив 1000 грн на канцтовари та надав чек РРО. Залишок коштів у розмірі 500 грн був повернутий до каси підприємства того ж дня.

Важливі моменти:

• ПКУ не встановлює конкретних термінів звітування для таких операцій, тому рекомендується звітувати "день у день".
• Положення № 148 встановлює окремі терміни видачі коштів під звіт на госппотреби: від 10 днів на закупівлю сільгосппродукції до 2 робочих днів на інші господарські потреби.

Заповнення лицьової частини звіту

Ліва частина:

1. Податковий агент: Зазначаємо назву підприємства (ТОВ "Перемога") та його податковий номер.
2. Підзвітна особа: Зазначаємо ПІБ працівника, який отримав кошти, та його ідентифікаційний податковий номер (ІПН). Зверніть увагу, цей реквізит є обов'язковим!
3. Мета: Вказуємо мету, на яку видаються кошти – "на госппотреби".

Права частина:

1. Затвердження звіту: Керівник підприємства заповнює суму, на яку затверджено звіт (цифрами та прописом), дату затвердження та ставить свій підпис. У нашому прикладі це 1000 грн (одна тисяча гривень) та 11 вересня 2023 року.
2. Стан авансових розрахунків: У таблиці ліворуч підзвітна особа зазначає інформацію про стан авансових розрахунків:
• Залишок попереднього авансу – відсутній.
• Перевитрата – відсутня.
• Реквізити видаткового касового ордеру (ВКО), за яким був виданий аванс – (1500 грн).
• Загальна сума видачі – 1500 грн.
• Загальна сума витрат – 1000 грн.
• Залишок до повернення – 500 грн.
• Перевитрата – відсутня.
3. Бухгалтерські проведення: У таблиці праворуч бухгалтер фіксує необхідні проведення:
• Для обліку витрат – рахунок 92.
• Для розрахунків із підзвітними особами – рахунок 372.
• Готівка – рахунок 301 (на видачу та повернення залишку).
4. Під таблицями:
• Підзвітна особа зазначає кількість документів, що підтверджують витрати (у нашому прикладі – 1 документ).
• Бухгалтер фіксує внесення залишку готівки за прибутковим касовим ордером (ПКО).
5. Податок: Оскільки підзвітна особа відзвітувала вчасно, рядок з розрахунком податку залишається незаповненим.
6. Підписи: В кінці лицьового боку звіту ставлять підписи підзвітна особа та бухгалтер.

Заповнення зворотної частини звіту

На зворотному боці авансового звіту наводиться інформація про документи, які підтверджують використання підзвітних сум.

Важливо:

• Згідно з п. 170.9.2 ПКУ, витрати, здійснені з використанням платіжних інструментів, повинні бути підтверджені випискою та/або відомостями з рахунку в електронній або паперовій формі.
• У нашому прикладі витрата була здійснена готівкою, тому підтвердженням є чек РРО.

Інформація у чеку РРО:

• Продавець (ТОВ "Олівець").
• Фіскальний номер чеку.
• Дата та час проведення розрахункової операції.
• Зміст операції (купівля канцтоварів).

На зворотному боці звіту підпис і дату складання ставить лише підзвітна особа.

Ключові моменти при заповненні авансового звіту

• Повнота реквізитів: Переконайтеся, що всі обов'язкові реквізити заповнені правильно, особливо ІПН підзвітної особи.
• Документальне підтвердження: Зберігайте всі документи, що підтверджують витрати (чеки, квитанції, виписки з рахунків).
• Своєчасне звітування: Звітуйте за отримані кошти у встановлені терміни (рекомендовано "день у день" для готівкових розрахунків на госппотреби).
• Правильне оформлення документів: Переконайтеся, що чеки РРО містять всю необхідну інформацію.
• Відповідність сум: Звірте суму виданих коштів з сумою витрат та залишком до повернення.

Чому варто звернутися до компанії Могол Альфа?

• Експертиза: Фахівці компанії Могол Альфа мають глибокі знання у сфері бухгалтерського обліку та кадрового діловодства.
• Досвід: Багаторічний досвід роботи з різними видами фінансової звітності, включаючи авансові звіти.
• Індивідуальний підхід: Ми ретельно вивчаємо особливості кожного бізнесу та пропонуємо оптимальні рішення, що відповідають його потребам.
• Комплексний супровід: Компанія Могол Альфа надає повний спектр послуг, пов'язаних з веденням обліку, складанням звітності, консультуванням з питань оподаткування та іншим.

Зверніться до компанії Могол Альфа вже сьогодні, щоб отримати кваліфіковану допомогу з питань заповнення авансових звітів та інших видів звітності!

Замовити дзвінок