Добові на відрядження 2025: Оновлені норми та переваги професійного обліку

10 January 2025

Плануєте відрядження у 2025 році? Важливо знати актуальні норми добових, щоб уникнути зайвих витрат та помилок у розрахунках. Наша бухгалтерська компанія допоможе вам з професійним обліком та оптимізацією витрат на відрядження. Замовте наші послуги прямо зараз, щоб зосередитися на головному — розвитку вашого бізнесу!

Популярні послуги компанії:

• Юридична адреса в Україні;
• Юридична адреса у Києві та області;
• Послуги бухгалтера;
• Бухгалтерські послуги;
• Фінансова звітність ФОП. 

Замовити дзвінок

Що таке добові на відрядження

Визначення добових на відрядження

Добові на відрядження — це компенсаційні виплати працівникові за дні перебування у відрядженні, які не потребують документального підтвердження. Вони покривають витрати на харчування та інші особисті потреби під час поїздки.

Важливо зазначити, що добові не є частиною заробітної плати за день відрядження. По-перше, вони не входять до фонду оплати праці (згідно з пп. 3.15 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 № 5). По-друге, працівникові за дні відрядження нараховується як добові, так і зарплата, адже він виконує свої обов'язки. Оплата здійснюється за більшим з двох показників: середня зарплата за останні два місяці або денний заробіток у місяці відрядження (ч. 4 ст. 121 Кодексу законів про працю).

Особливості добових на відрядження:

• Добові не оподатковуються податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовим збором (ВЗ).
• На них не нараховується єдиний соціальний внесок (ЄСВ).
• Добові не підлягають індексації.
• У статистичній звітності, наприклад у Звіті з праці (форма № 1-ПВ, місячна), добові не включаються до фонду оплати праці.

Для кого передбачені добові на відрядження

Добові виплачуються лише найманим працівникам, тобто тим, хто має трудові відносини з роботодавцем. Для фізичних осіб-підприємців та осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами, поняття добових та відряджень не застосовується. Використання термінів «добові» та «відрядження» в ЦПД може призвести до визнання таких відносин трудовими, з можливими штрафами від Держпраці.

Відряджати працівників можуть як юридичні особи, так і фізичні особи-підприємці (ФОП), але ФОП не може відрядити самого себе і, відповідно, не може виплачувати добові самому собі.

Коли добові на відрядження не нараховуються

Ситуації, де добові не виплачуються

Виплата добових — це обов'язок роботодавця (ч. 2 ст. 121 КЗпП), але є випадки, коли вони не нараховуються:

• робота має роз'їзний характер;
• працівник працює за вахтовим методом;
• пересування відбувається в межах одного населеного пункту. Відрядження передбачає поїздку в інший населений пункт, незалежно від відстані чи належності до територіальної громади.

Такі працівники не вважаються відрядженими. Роботодавець може компенсувати їхні витрати іншими способами, передбаченими колективним договором або внутрішніми документами, такими як:

• премії або винагороди;
• підвищена оплата праці;
• надбавка за роз'їзний характер роботи;
• надбавка за інтенсивність чи складність роботи.

Компенсацію можна узгодити з працівником, але у документах не повинно бути згадки про відрядження.

Добові та витрати на харчування

Відношення добових до харчування

Хоча добові на відрядження частково компенсують витрати на харчування, вони не дорівнюють вартості харчування в день відрядження. Якщо харчування включено в рахунок готелю, законодавство не вимагає віднімати його з добових. Це стосується звичайних підприємств і ФОП, але не бюджетників.

Згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України, витрати на харчування в готелі не зменшують добові автоматично. Внутрішні документи, наприклад, Положення про відрядження, можуть передбачати зменшення добових у таких випадках.

Якщо харчування відбувалося поза готелем, воно не оплачується роботодавцем. Якщо все ж таки було оплачено, це:

• оподатковується як додаткове благо;
• не змінює суму добових.

Працівник має використовувати добові на харчування в ресторанах, кафе чи магазинах, адже для цього вони й призначені.

Максимальний та мінімальний розмір добових у 2025 році

Встановлення розміру добових

Добові не мають законодавчо визначених мінімальних або максимальних обмежень (виняток — для бюджетників). Це означає, що їхній розмір може бути довільним. Однак, нарахування добових у розмірі, наприклад, 10 грн за день, є неприпустимим, оскільки це порушує трудові права працівника. Така сума не покриває особисті потреби працівника, що може викликати заперечення з боку Держпраці.

Орієнтири для нарахування добових 

Хоча мінімальний розмір добових законодавчо не встановлено, варто орієнтуватися на норми для бюджетників. У листі Мінсоцполітики від 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28 зазначено, що встановлення добових нижче «бюджетної» норми є порушенням трудового законодавства. Хоча цей лист є рекомендаційним, дотримання таких порад є доцільним.

Рекомендовані суми добових

• Для відряджень в межах України: 300 грн.
• Для закордонних відряджень: 56-80 євро (залежно від країни).

Ці норми можна знайти в Додатку 1 постанови КМУ від 02.02.2011 № 98. Вони не прив'язані до мінімальної зарплати чи прожиткового мінімуму, тому залишаються незмінними, якщо не буде внесено змін до Інструкції № 98.

Замовити дзвінок

Максимальні обмеження добових

Існує неоподатковуваний ліміт добових відповідно до Податкового кодексу (пп. «а» п. 170.9.1 ПК):

• 10% мінімальної зарплати на 1 січня (для відряджень в Україні).
• 80 євро (для закордонних відряджень).

Роботодавці можуть встановлювати добові вище цього ліміту, але перевищення оподатковується як додаткове благо.

Замовити дзвінок

Затвердження розміру добових

Визначення розміру добових

При визначенні розміру добових важливо враховувати законодавчу свободу, яка дозволяє підприємствам самостійно встановлювати ці суми. Проте, варто забезпечити належне документальне оформлення цього процесу. Хоча відсутні чіткі вимоги щодо документів, не можна просто ігнорувати затвердження розміру добових. Щоб уникнути претензій з боку Державної податкової служби (ДПС) щодо обґрунтованості добових під час відряджень, рекомендується:

1. Затвердити добові через внутрішній наказ підприємства, наприклад, в Положенні про відрядження.
2. Або видати окремий наказ, присвячений розміру добових.

Перший варіант є кращим, оскільки дозволяє регулювати й інші аспекти відряджень і слугувати інструкцією для працівників. Працівники зможуть підписати документ, підтверджуючи, що вони ознайомлені з правилами відрядження. Другий варіант, з окремим наказом про добові, є простішим і може бути зручним для компаній, де відрядження відбуваються нечасто.

Розробка внутрішнього положення

Важливо розробити та затвердити внутрішнє Положення про відрядження, в якому буде зазначено суму добових або навіть кілька варіантів їх призначення. Це допоможе уникнути невизначеності та забезпечить чіткість у питаннях, пов’язаних із відрядженнями.

Альтернативні підходи

Існує також можливість затверджувати суми добових безпосередньо в наказі про відрядження. Проте такий підхід має свої недоліки:

1. Потрібно буде затверджувати добові щоразу, в індивідуальному порядку.
2. Хоча такий підхід не заборонений, його не рекомендується використовувати регулярно. Чому? Якщо суми будуть варіюватися, у перевіряючих з Держпраці можуть виникнути питання щодо їх обґрунтованості. Наприклад, чому одному працівнику достатньо певної суми для відрядження в аналогічний населений пункт, а іншому — ні.

Однак не варто зовсім відкидати цей «ручний» підхід, оскільки його можна застосовувати для закордонних відряджень, які не є регулярними. У таких випадках до кожного відрядження можна підійти індивідуально, враховуючи особливості країни чи специфіку середовища, в якому працюватиме відряджений працівник. Цей метод також підходить для роботодавців, які рідко направляють працівників у відрядження навіть по Україні.

Документальне підтвердження добових витрат

Введення в питання добових витрат

Твердження про те, що добові витрати не вимагають жодного документального підтвердження, є дещо неточним. Хоча ці витрати не потребують спеціального типу документації, це не означає, що вони зовсім не потребують підтвердження. Для добових витрат не існує окремого документа, як, наприклад, для витрат на проживання, де потрібен рахунок готелю, або для витрат на проїзд, де необхідний транспортний квиток.

Які документи підтверджують добові витрати

Документи, що підтверджують факт відрядження, а отже, і підставу для нарахування добових, включають:

1. Наказ керівника: Цей документ визначає період відрядження, тобто дати, за які нараховуються добові витрати.

2. Квитки на проїзд: Вони підтверджують переміщення працівника між населеними пунктами і непрямо свідчать про дати фактичного виїзду та прибуття. Якщо відрядження проводиться на службовому автомобілі, подорожній лист може слугувати підтвердженням.

3. Відмітки митної служби: Цей документ є важливим для закордонних відряджень.

4. Документи щодо виконання завдань: Це можуть бути укладені договори, привезені товари та інші документи, що підтверджують виконання робочих завдань.

5. Посвідчення про відрядження: Хоча цей документ не є обов’язковим, його можна запровадити. Посвідчення містить відмітки про прибуття та виїзд працівника.

Особливості для бюджетних та небюджетних установ

У законодавстві для непублічних (небюджетних) установ немає згадок про спеціальні документи для підтвердження добових витрат. Натомість, для бюджетних установ існує термін «спеціальне документальне підтвердження», який можна знайти в Інструкції № 59 та в Інструкції для військовослужбовців і СБУ, затвердженій наказом СБУ.

Висновок та рекомендації

Державна податкова служба (ДПС) дотримується думки, що незалежно від статусу підприємства, важливо мати документальні підтвердження. Це підтверджує, зокрема, лист ДПАУ від 18.06.2011 № 11327/6/15-0516.

Увага

Важливо пам’ятати: у разі відсутності документального підтвердження відрядження, податківці можуть вважати всю суму добових перевищенням неоподатковуваного ліміту.

Як розрахувати добові на відрядження у 2025 році

Основні правила розрахунку добових

Для визначення суми добових витрат під час відрядження скористаємося наступними принципами:

1. Визначення днів відрядження: Кількість днів, проведених у відрядженні, встановлюється згідно з наказом про відрядження. Проте, як уже згадувалося, для підтвердження факту перебування працівника у відрядженні необхідні додаткові документи.

2. Правило «24:00»: При розподілі днів відрядження слід враховувати правило «24:00». Наприклад, якщо за транспортним квитком виїзд відбувся 28 січня о 23:57, то цей день вважається початком відрядження, незважаючи на те, що до моменту виїзду залишалося лише 3 хвилини. Така ж логіка діє і для дня прибуття.

3. Мінімальна тривалість відрядження: Найменша тривалість відрядження становить один день. Навіть якщо працівник був у відрядженні всього лише годину, зараховується ціла доба.

4. Виклик вихідних і святкових днів: Вихідні, святкові та неробочі дні, які збігаються з періодом відрядження, також враховуються, і на них нараховуються добові.

5. Продовження терміну відрядження: Якщо працівник залишився у відрядженні довше, ніж зазначено в наказі, необхідно або видати новий наказ на продовження терміну, або добові за додаткові дні не нараховуються.

6. Співпадіння днів прибуття та вибуття: У разі, якщо день прибуття з відрядження збігається з днем нового виїзду, цей день враховується лише один раз. Добові нараховуються тільки один раз, а бухгалтер вирішує, до якого з відряджень — попереднього чи наступного — віднести цей день. При цьому тривалість нового відрядження необхідно зменшити на один день, якщо враховувати день прибуття до попереднього відрядження, і навпаки. Це питання роз’яснюється у листі Міністерства фінансів від 20.01.2007 № 31-18030-07-10/854.

Замовити дзвінок