Електронні лікарняні 2025: як оформити та провести в обліку
12 June 2025
Оформлення лікарняних змінилося — паперові листки непрацездатності залишилися у минулому. Тепер усі лікарняні формуються в електронному вигляді. Для бухгалтера це не просто новий формат документа, а й оновлений порядок взаємодії з працівниками, лікарями та ФСС.
У 2025 році електронні лікарняні стали ще зручнішими, однак викликають запитання щодо правильного оформлення та проведення в бухгалтерському обліку. Як діяти бухгалтеру, щоб уникнути помилок? Як перевірити інформацію, коли нараховувати допомогу, а коли — чекати рішення Фонду?
У цій статті — прості інструкції, практичні поради та відповіді на запитання, які найчастіше ставлять бухгалтери щодо електронних лікарняних.
Для яких виплат потрібен е-лікарняний
Електронний листок непрацездатності (е-лікарняний) — це офіційний документ, сформований закладом охорони здоров’я (ЗОЗ) в електронній системі охорони здоров’я. Саме цей документ є підставою для нарахування працівнику різних видів допомог:
- тимчасової непрацездатності (звичних «лікарняних») через хворобу чи травму;
- допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами (декретних);
- лікарняних для догляду за хворою дитиною або іншим членом сім’ї;
- лікарняних у разі хвороби особи, яка доглядає дитину;
- у разі карантину чи обсервації;
- при самоізоляції під час пандемії COVID-19;
- для проходження реабілітаційного лікування у санаторно-курортному закладі;
- для ортопедичного протезування.
Порядок застосування е-лікарняних визначено Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 1105. Документ формується виключно через електронний реєстр та має унікальний номер, але без серії, як у паперових лікарняних. Окрім цього, в е-лікарняному вказують оновлені коди причин непрацездатності.
На сьогодні адміністрування е-лікарняних здійснює Пенсійний фонд України (ПФУ), який після ліквідації ФСС перейняв ці функції. Відомості про відкриття лікарняного автоматично відображаються в кабінеті страхувальника на порталі ПФУ. Проте в умовах війни питання використання паперових лікарняних залишається актуальним.
Чи можливе використання паперових лікарняних у 2025 році?
Так, у певних випадках застосування паперових лікарняних передбачено. МОЗ надає чіткі роз’яснення щодо таких ситуацій:
- неможливість доступу користувачів до електронної системи охорони здоров’я (ЕСОЗ) через воєнний стан;
- відсутність з’єднання між електронним реєстром листків непрацездатності (ПФУ) та реєстром медичних висновків в ЕСОЗ понад 7 днів;
- звернення пацієнта за продовженням лікарняного з порушенням строків через воєнні дії. Рішення приймає лікарсько-консультативна комісія (ЛКК) або керівник закладу охорони здоров’я;
- закінчення терміну, протягом якого лікар може виправити помилку у медичному висновку. В такому разі рішення про видачу паперового лікарняного також приймає ЛКК або керівник закладу.
Статуси е-лікарняних: як зрозуміти
Після створення е-лікарняного йому присвоюють один із кількох статусів. Розшифрування статусів наведено в таблиці:
|
№ |
Статус |
Що означає |
|
1 |
Закритий |
Присвоюється з моменту відкриття лікарняного. Після завершення строку дії медичного висновку або початку (для декретних) чекаємо 7 днів. |
|
2 |
Готовий до сплати |
Через 7 днів після завершення строку е-лікарняний готовий до оплати. Роботодавець може формувати заяву-розрахунок для отримання коштів. |
|
3 |
Помилково сформований |
Виявлена помилка у медичному висновку. Лікар протягом 7 днів створює новий правильний висновок. Виплати за таким лікарняним не проводяться. |
|
4 |
Недійсний |
Створений на підставі іншого медвисновку, який уже охоплює відповідний період непрацездатності. Виплати не проводять. |
|
5 |
Оплачений |
Присвоюється після надходження коштів на рахунок страхувальника для виплати працівнику. |
Зверніть увагу: статус «Готовий до сплати» може з’явитися й раніше, однак у період очікування (7 днів) до документа можуть вноситися коригування.
Термін дії е-лікарняного: як довго можна отримати виплати
Виплатити допомогу за е-лікарняним можливо не пізніше ніж через 6 календарних місяців з дня (ч. 5 ст. 24 Закону № 1105):
- відновлення працездатності;
- завершення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
- смерті застрахованої особи або члена її сім’ї.
Визначення дати видачі е-лікарняного: чому це важливо
Для правильного розрахунку страхових виплат важливо знати дату видачі е-лікарняного. Виплату можна призначати лише після набуття статусу «Готовий до сплати (виданий)». При цьому існують особливості:
- для тимчасової непрацездатності — через 7 днів після дати закриття е-лікарняного (п. 3 розд. ІІ Порядку № 1234);
- для е-лікарняних у зв’язку з вагітністю та пологами — через 7 днів з дати відкриття е-лікарняного (п. 1 розд. ІІІ Порядку № 1234).
Якщо статус не змінився технічно — бухгалтер самостійно визначає дату видачі за аналогічним принципом.
Приклад розрахунку для е-лікарняного по вагітності та пологах:
|
Дата відкриття |
+7 днів |
День видачі (статус «Готовий до сплати») |
|
11 |
7 |
18 |
Чому саме 7 днів? Протягом цього періоду лікар має право внести зміни до е-лікарняного. На 8-й день дані стають остаточними.
Строки опрацювання е-лікарняних у 2025 році
Після зміни статусу е-лікарняного на «Готовий до сплати (виданий)», роботодавець має дотримуватись наступних строків:
|
Етап |
Термін |
|
Оформлення рішення про призначення виплат |
10 робочих днів (звичайні) / 3 робочих дні (вагітність та пологи) (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105) |
|
Подача заяви-розрахунку до ПФУ |
5 робочих днів після прийняття рішення (п. 2 Порядку № 12) |
|
Отримання коштів від ПФУ |
3 робочих дні (абз. 3 ч. 1 ст. 26 Закону № 1105) |
|
Виплата допомоги працівнику |
У найближчий день виплати зарплати (ч. 2 ст. 24 Закону № 1105) |
|
Повідомлення ПФУ про здійснену виплату |
1 місяць після виплати (п. 10 Порядку № 12) |
Важливо: порушення строку повідомлення про виплату може стати підставою для позапланової перевірки з боку ПФУ.
Хто приймає рішення про призначення виплати
Оформити рішення про виплату лікарняних можна:
- наказом керівника підприємства або установи;
- рішенням уповноваженої особи;
- рішенням комісії із соціального страхування (її діяльність дозволена, хоча законодавство більше не вимагає створювати саме комісії).
Порада: для зручності можна залишити комісію, але зменшити її склад (наприклад, 2 особи) або призначити єдиною відповідальною особою головного бухгалтера чи заступника керівника.
Як оформити заяву-розрахунок на лікарняні виплати
Електронна форма заяви-розрахунку доступна в особистому кабінеті страхувальника на веб-порталі ПФУ. Вона повторює форму, затверджену Порядком № 12 — Порядком фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, а також окремих виплат потерпілим на виробництві. Цей порядок затверджений постановою ФСС від 19.07.2018 р. № 12 і поки що залишається чинним попри ліквідацію Фонду соцстраху (до затвердження нового порядку ПФУ — див. постанову правління ПФУ від 21.12.2022 р. № 28-3).
Ми вже детально розглядали, як правильно заповнювати заяву-розрахунок на лікарняні виплати. У цій статті зупинимося лише на ключових моментах.
Коли потрібно подавати заяву-розрахунок для е-лікарняного
Не кожен електронний лікарняний вимагає подання заяви-розрахунку. Все залежить від виду виплати:
- Звичайні лікарняні. Заява-розрахунок потрібна лише у випадках, коли планується отримати кошти від ПФУ, тобто якщо тривалість лікарняного становить 6 і більше календарних днів. Якщо лікарняний триває до 5 к.дн. включно, заяву подавати не потрібно, оскільки фінансування від ПФУ відсутнє. Відповідно, не потрібно і повідомлення про виплату коштів.
- Декретні та догляд за дитиною/хворим родичем. У таких випадках заява-розрахунок подається завжди, адже виплата проводиться за рахунок ПФУ з першого дня. Відповідно, завжди необхідно подавати й повідомлення до ПФУ про виплату.
Як подати заяву-розрахунок на основі паперового лікарняного
У 2025 році залишається можливість подавати заяву-розрахунок на підставі паперового лікарняного, якщо замість електронного було видано саме його. Для цього у формі потрібно обрати тип листка непрацездатності «паперовий», вказати його серію та номер, а також додати кольорову скан-копію документа. З цього питання ПФУ надало відповідне роз’яснення.
Якщо ж працівник має і електронні, і паперові лікарняні одночасно, необхідно формувати окремі заяви-розрахунки для кожного виду (це також підтверджено у роз’ясненнях ПФУ).
Що повинен врахувати бухгалтер при підготовці е-лікарняного
Отримавши інформацію про відкриття е-лікарняного, бухгалтер може одразу розпочати підготовку до розрахунку виплати, зокрема визначити:
- Страховий стаж працівника — загальний та за останні 12 місяців до настання страхового випадку (ч. 4 ст. 12, ст. 14 Закону № 1105).
- Розрахунковий період для визначення середньоденного заробітку (пп. 25–28 Порядку № 1266).
- Періоди невідпрацьованого часу через поважні причини (п. 3 Порядку № 1266), зокрема й призупинення трудового договору через військові дії.
- Нараховану зарплату у розрахунковому періоді (п. 32 Порядку № 1266).
Ці показники необхідні для коректного розрахунку середньоденного заробітку, що застосовується при нарахуванні як лікарняних, так і декретних. На підставі цих даних заповнюється заява-розрахунок до ПФУ.
Як оформити лікарняний для працівника-сумісника
Працівники, які працюють за сумісництвом або є внутрішніми сумісниками, також мають право на оплату тимчасової непрацездатності та допомогу по вагітності та пологах. Для цього е-лікарняний є достатньою підставою як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом.
Роботодавцю за місцем сумісництва достатньо скористатися даними електронного кабінету страхувальника на веб-порталі ПФУ. Друкувати лікарняний або завіряти його за основним місцем роботи не потрібно.
У кабінеті роботодавець бачить цифрову копію лікарняного із унікальним номером у форматі «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1». При заповненні заяви-розрахунку вказується основний унікальний номер лікарняного — без додаткового розширення після крапки.
Якщо лікарняний паперовий, потрібно діяти за старими правилами: працівник має надати копію документа, завірену за основним місцем роботи.
Також важливо отримати від працівника довідку про середню зарплату за основним місцем роботи для дотримання обмежень:
- Загальні доходи за всіма місцями роботи не можуть перевищувати максимальну базу ЄСВ (20 мінімальних зарплат — тимчасово у 2025 році).
- Середньоденний заробіток також обмежується — обчислюється діленням максимальної бази ЄСВ за останній місяць розрахункового періоду на 30,44 (п. 4 Порядку № 1266).
При оплаті е-лікарняного внутрішньому суміснику в заяві-розрахунку потрібно зазначити дані про отримувача, підставу для виплати та суму допомоги окремими рядками.
