ФОП на загальній системі оподаткування у 2025 році: правила, обов’язки та звітність

03 April 2025

У 2025 році загальна система оподаткування для фізичних осіб-підприємців (ФОП) залишається актуальним варіантом для тих, хто працює з великими замовниками, має значні витрати або не підпадає під умови спрощеної системи. Така система потребує більш ретельного ведення обліку, сплати податку на доходи, ЄСВ та військового збору, а також своєчасного подання податкової звітності. У цій статті розглянемо ключові особливості загальної системи у 2025 році, щоб ви могли уникнути помилок і впевнено вести бізнес.

• Декларація про майновий стан і доходи 2025 приклад заповнення для ФОП

Коли та чому ФОП переходить на загальну систему оподаткування

Загальна система — це податкова модель, яку обирають фізичні особи-підприємці у разі, якщо не відповідають умовам для перебування на спрощеній системі. Основна відмінність — податки сплачуються не з усього отриманого доходу, а лише з прибутку, тобто доходу, зменшеного на документально підтверджені витрати.

Такий підхід може бути вигідним для підприємців, які мають суттєві витрати на ведення діяльності. Адже на спрощеній системі (особливо 3-тя група) податок нараховується з повної суми доходу, незалежно від витрат.

У яких випадках ФОП зобов’язаний або змушений перейти на загальну систему:

• Провадження видів діяльності, заборонених на спрощеній системі — наприклад, аудит, технічні випробування, організація гастролей, брокерська діяльність тощо (див. п. 291.5 ПКУ).
  
• Застосування форм розрахунків, заборонених для єдиного податку — наприклад, бартер або інші негрошові форми оплати.
  
• Перевищення ліміту доходу для 3-ї групи ЄП — з 2025 року гранична сума становить 9 336 000 грн (1167 мінімальних зарплат станом на 01.01.2025).
  

У таких ситуаціях перехід на загальну систему є обов’язковим або просто економічно доцільним.

Як подати заяву про перехід

Заява про перехід на загальну систему подається за тією ж формою, що й при реєстрації платником єдиного податку. Підприємець має повідомити податкову про зміну системи оподаткування у визначені строки.

Які податки сплачує ФОП на загальній системі у 2025 році

Фізична особа-підприємець на загальній системі оподаткування у 2025 році сплачує податки з чистого оподатковуваного доходу — прибутку, тобто суми доходу, зменшеного на документально підтверджені витрати.

Основні податки та внески для ФОП:

• Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) — 18%
  
• Військовий збір (ВЗ) — 5% (нова ставка з 2025 року, раніше була 1,5%)
• Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) — 22%
  
  

Ці податки обчислюються з однієї бази — чистого оподатковуваного доходу (ЧОД) за формулами:

ЧОД = Доходи – Витрати  

ПДФО = ЧОД × 18%  

ВЗ = ЧОД × 5%  

ЄСВ = ЧОД × 22%

У 2025 році порядок розрахунку не зазнав суттєвих змін, окрім збільшення ставки військового збору.

Додаткові податки та зобов’язання (залежно від ситуації):

• ПДВ (податок на додану вартість) — сплачується, якщо:
  
  
• ФОП зареєстрований як платник ПДВ добровільно;
  
  
• або зобов'язаний зареєструватися, якщо річний дохід перевищує 1 млн грн.
  Такий ФОП подає декларацію з ПДВ, реєструє податкові накладні.
  
  
• Податки за працівників — ПДФО, ВЗ та ЄСВ з заробітної плати найманих осіб.
  
  
• Податок на доходи нерезидентів (репатріація) — 15%
  Сплачується, якщо ФОП виплачує дохід юридичній особі-нерезиденту.
  Податок відображається у декларації з податку на прибуток підприємств із додатком ПН (як у юросіб), подається за підсумками року.
  
  

Інші можливі податки, збори та платежі:

• Транспортний податок
  
• Акциз
  
• Плата за землю (у т.ч. земельний податок)
  
• Податок на нерухомість (відмінну від земельної ділянки)
  
• Екологічний податок
  
• Рентна плата
  
• Мито (при експорті або імпорті)
  
• Туристичний збір
  
• Збір за паркування

Залишити заявку 067 341 76 94

Яку звітність подає ФОП на загальній системі у 2025 році

Фізична особа-підприємець, яка перебуває на загальній системі оподаткування, зобов’язана подавати кілька видів податкової звітності залежно від наявності найманих працівників.

Звітність ФОП «за себе»

Основний документ — Податкова декларація про майновий стан і доходи, яка подається один раз на рік. У ній відображаються:

• доходи та витрати підприємця;
  
• суми ПДФО та військового збору (ВЗ);
  
• сума ЄСВ за себе.
  

У складі цієї декларації обов’язково подаються такі додатки:

• Додаток ЄСВ 1 — для розрахунку та сплати ЄСВ;
  
• Додаток Ф2 — для визначення податкового зобов’язання з ПДФО та ВЗ;
  
• Додаток МПЗ — заповнюється, якщо ФОП володіє або користується сільськогосподарськими угіддями, для розрахунку мінімального податкового зобов’язання.
  

Звітність за найманих працівників

Якщо ФОП має найманих працівників, він зобов’язаний подавати Податковий розрахунок — так звану об'єднану звітність (зарплатний звіт), яка включає:

• ПДФО;
  
• військовий збір;
  
• ЄСВ за працівників.
  

Цей звіт подається щоквартально, протягом 40 календарних днів після завершення звітного кварталу.

Як вести облік доходів і витрат ФОП на загальній системі у 2025 році

Фізичні особи-підприємці на загальній системі оподаткування зобов’язані вести облік господарської діяльності відповідно до вимог Податкового кодексу. У 2025 році діють такі правила:

Форма обліку

Облік здійснюється у книзі обліку доходів і витрат за встановленою формою. У ній фіксуються всі надходження та витрати, пов’язані з діяльністю ФОП.

Визначення дати доходу

Доходом вважається фактичне надходження грошей або іншої форми компенсації. Тобто дохід визнається лише в момент оплати, а не при підписанні актів або накладних. Наприклад:

• отримав оплату в грудні — дохід за грудень;
  
• оплату отримано у січні — дохід фіксується у січні, навіть якщо товари відвантажені в грудні.
  

Умови визнання витрат

Щоб витрати можна було врахувати при розрахунку прибутку, мають бути виконані чотири умови одночасно:

1. Документальне підтвердження (договір, чек, банківська виписка тощо);
   
2. Факт сплати;
   
3. Зв’язок із отриманням доходу;
   
4. Витрата має бути у переліку дозволених (пп. 177.4 ПКУ).
   

Без виконання всіх умов разом витрати не можуть бути враховані.

Витрати, які не враховуються

• витрати на ремонт і поліпшення авто подвійного призначення (наприклад, легкові);
  
• ПДФО та ВЗ «за себе»;
  
• ПДВ, якщо ФОП є платником ПДВ;
  
• акцизний податок, податок на житлову нерухомість;
  
• транспортний податок (оскільки авто часто не використовується виключно в госпдіяльності).
  

Витрати, які враховуються

• ЄСВ «за себе» — у періоді, коли був сплачений;
  
• зарплата найманим працівникам;
  
• ЄСВ на зарплату працівників;
  
• оплата перших 5 днів лікарняного для працівників;
  
• передплата на фахову літературу, інтернет — за наявності документів і зв’язку з доходом;
  
• податок на нежитлову нерухомість, земельний податок.
  

Залишити заявку 067 341 76 94

Як ФОП вести книгу обліку доходів і витрат у 2025 році

ФОП на загальній системі оподаткування зобов’язані вести книгу обліку доходів і витрат за типовою формою, затвердженою Наказом Мінфіну від 13.05.2021 № 261. Додатково затверджено Порядок ведення книги, однак реєструвати її більше не потрібно.

Формати ведення книги

ФОП може вести книгу у зручній формі:

• Паперовій (наприклад, роздрукований Excel);
  
• Електронній, у тому числі через електронний кабінет платника.
  

Ведення книги в електронному кабінеті

У меню «Облік доходів і витрат» електронного кабінету можна вести облік онлайн — з можливістю додавати записи, виправляти помилки та формувати звіти.

Функціонал електронного кабінету дозволяє:

• виправляти помилки:
  
• якщо помилку виявлено того ж дня — її можна просто замінити;
  
• якщо пізніше — вноситься новий запис з уточненням (метод «червоне сторно», рядок підсвічується рожевим);
  
  
• вести облік амортизації — через режим «Облік амортизаційних відрахувань» для основних засобів і нематеріальних активів;
  
• переглядати історію — книга зберігається щонайменше 3 роки, доступна у будь-який момент.
  

Жодних зайвих формальностей

Під час ведення книги НЕ потрібно:

• прошивати або брошурувати;
  
• підписувати ЕЦП;
  
• подавати на реєстрацію до податкової.

Залишити заявку 067 341 76 94

Амортизація для ФОП на загальній системі: що потрібно знати у 2025 році

ФОП-загальники мають право списувати вартість основних засобів (ОЗ) і нематеріальних активів поступово — через амортизацію. Одразу включити повну вартість у витрати не можна (виняток — маловартісне обладнання до 20 000 грн).

Що таке амортизація?

Це поступове перенесення вартості придбаних ОЗ на витрати протягом строку їх корисного використання.
ФОП визначає цей строк самостійно (орієнтир — підпункт 177.4.9 ПК), а метод амортизації дозволено лише прямолінійний.

Основні правила обліку амортизації

• Початок нарахування — з місяця, що настає після введення об’єкта в експлуатацію.
  
• Введення в експлуатацію потрібно зафіксувати документально (акт, наказ тощо — форма довільна).
  
• Не підлягають амортизації:
  
• легкові автомобілі (навіть якщо використовуються для бізнесу),
  
• житлова нерухомість,
  
• земельні ділянки.
  
• Можна амортизувати:
  
• вантажні автомобілі,
  
• спецтехніку,
  
• обладнання вартістю понад 20 000 грн та строком служби від 1 року.
  
• Недорогі покупки (наприклад, перфоратор за 4000 грн або дриль за 5500 грн) можна одразу віднести до витрат як малоцінні активи (МНМА).

Відображення в обліку

• Щомісячно нараховуємо амортизацію, але в книзі обліку доходів і витрат (графа 10) записуємо раз на рік — загальну суму за календарний рік.
  
• Якщо ОЗ покращуються (модернізація, реконструкція), такі витрати збільшують первісну вартість об’єкта й амортизуються далі.
  
• Поточний ремонт — одразу до витрат, але лише нелегкових авто або спецтехніки.

Легкові чи вантажні: чим відрізняються?

За Законом України «Про автомобільний транспорт», легковий авто — це транспорт з до 9 місць включно з водієм.
Автомобілі з 10 і більше місцями вже не вважаються легковими — їх можна амортизувати (наприклад, мікроавтобуси).

Приклади

• Обладнання придбане в лютому 2025, введене в експлуатацію в березні — перша амортизація нараховується в березні.
  
• ФОП має 1 легковий і 3 вантажних авто — амортизуються лише вантажні.
  
• ФОП купив 6 перфораторів по 4000 грн — можна одразу списати як витрати (менше 20 000 грн за одиницю).

Залишити заявку 067 341 76 94

Реєстрація ФОП платником ПДВ: коли і як це працює

Фізичні особи-підприємці на загальній системі можуть бути платниками ПДВ як добровільно, так і обов’язково — залежно від обсягів діяльності (ст. 181–182 ПКУ):

• Обов’язкова реєстрація — якщо протягом останніх 12 календарних місяців обсяг оподатковуваних постачань перевищив 1 млн грн.
  
• Добровільна реєстрація — за бажанням підприємця, навіть якщо обсяг ще не досяг порогу.
  

Щоб зареєструватися платником ПДВ, необхідно подати заяву за формою № 1-ПДВ, затвердженою наказом Мінфіну від 14.11.2014 № 1130.

Вантажні авто та податковий кредит з ПДВ: що змінилося?

Раз ФОП на загальній системі тепер мають право амортизувати вантажні автомобілі, це автоматично відкриває ще одну важливу можливість — податковий кредит з ПДВ.

Тобто, якщо вантажівка придбана з ПДВ і використовується в господарській діяльності, підприємець має право:

• включити ПДВ до податкового кредиту, як і інші витрати, пов’язані з бізнесом;
  
• використовувати цей кредит на загальних підставах — аналогічно до юридичних осіб.
  

Важливо: Легкові автомобілі, як і раніше, не дають права на податковий кредит, бо не амортизуються.

Сплата ЄСВ для ФОП на загальній системі оподаткування в 2025 році

У 2025 році, як і в попередні роки, сума ЄСВ для ФОП на загальній системі залежить від мінімальної заробітної плати, яка в 2025 році становить 8000 грн. Це безпосередньо впливає на мінімальний та максимальний розмір ЄСВ, який потрібно сплачувати.

Основні моменти щодо сплати ЄСВ у 2025 році:

• Мінімальний розмір ЄСВ: визначається як мінімальна зарплата на місяць, помножена на 0,22. Для 2025 року це 1760 грн.
  
• Максимальний розмір ЄСВ: нараховується на 20 мінімальних зарплат, що дає суму 35200 грн у 2025 році. Цей ліміт був збільшений з 15 до 20 мінімальних зарплат за рішенням Закону про Державний бюджет на 2025 рік.
  
• База для розрахунку ЄСВ: визначається як чистий оподатковуваний дохід (прибуток) ФОП, помножений на 0,22.
  
• Звітність по ЄСВ: подається через Додаток ЄСВ 1 до Податкової декларації про майновий стан і доходи.
  
  

Сплата ЄСВ у 2025 році

З березня 2022 року, а також протягом 12 місяців після завершення воєнного стану, ФОП мали право не сплачувати ЄСВ. Проте з початку 2025 року це правило призупинено, і всі ФОП на загальній системі повинні сплачувати ЄСВ за себе.

Залишити заявку 067 341 76 94

Звітність та строки сплати податків для ФОП на загальній системі оподаткування в 2025 році

ПДФО «за себе»

Сума оподатковуваного прибутку ФОП визначається за результатами календарного року. Однак сплата ПДФО здійснюється через авансові платежі.

Авансові платежі ФОП розраховує самостійно, виходячи з фактичних даних, відображених у Книзі обліку доходів і витрат за підсумками кожного кварталу. Сплата цих платежів відбувається 20-го числа місяця наступного за кожним календарним кварталом, за винятком 4 кварталу. Для 4-го кварталу авансовий платіж не нараховується і не сплачується, оскільки вся сума ПДФО сплачується один раз за підсумками року, з урахуванням вже сплачених авансів.

Строки сплати ПДФО за 2025 рік:

• до 21 квітня 2025 — за І квартал 2025 (оскільки 20 квітня припадає на неділю);
  
  
• до 21 липня 2025 — за ІІ квартал 2025 (оскільки 20 липня припадає на неділю);
  
  
• до 20 жовтня 2025 — за ІІІ квартал 2025;
  
  
• до 10 травня 2026 — за IV квартал 2025 (на підставі 10 календарних днів після крайньої дати декларування, що у цьому випадку припадає на 30 квітня 2026).
  
  

Податкова декларація подається до 1 травня.

Військовий збір (ВЗ) «за себе»

Військовий збір сплачується один раз на рік на підсумки року. Він сплачується разом із ПДФО в межах загального податкового зобов'язання.

ЄСВ «за себе»

Всі ФОП, в тому числі й ті, що працюють на загальній системі, повинні сплачувати ЄСВ до 20-го числа місяця, наступного за звітним кварталом.

Строки сплати ЄСВ за 2025 рік:

• до 21 квітня 2025 — за І квартал 2025 (оскільки 20 квітня припадає на неділю);
  
  
• до 21 липня 2025 — за ІІ квартал 2025 (оскільки 20 липня припадає на неділю);
  
  
• до 20 жовтня 2025 — за ІІІ квартал 2025;
  
  
• до 20 січня 2026 — за IV квартал 2025.
  
  

Якщо крайній день припадає на вихідний, то термін сплати переноситься на найближчий робочий день.

Сплата податків для найманих працівників

Для найманих працівників ПДФО, ВЗ та ЄСВ сплачуються в стандартному порядку — під час виплати заробітної плати.

Замовити дзвінок