Облік заробітної плати в Україні: що потрібно знати роботодавцю

23 June 2026

 

Облік заробітної плати в Україні: що потрібно знати роботодавцю

Облік заробітної плати - це один із ключових напрямів бухгалтерського обліку для ФОП, ТОВ та інших роботодавців. Якщо бізнес має найманих працівників, він зобов’язаний правильно оформити трудові відносини, нараховувати зарплату, утримувати податки, сплачувати ЄСВ та подавати звітність.

Помилки у зарплатному обліку можуть призвести до штрафів, донарахувань, претензій працівників і перевірок контролюючих органів. Тому роботодавцю важливо розуміти, як правильно вести облік заробітної плати в Україні та які документи потрібно мати.

Що включає облік заробітної плати

Облік заробітної плати - це не лише розрахунок суми до виплати працівнику. Це комплекс дій, який охоплює кадрові документи, бухгалтерські нарахування, податки, звітність і контроль строків.

До зарплатного обліку входить:

• оформлення працівників;
• ведення кадрових документів;
• облік робочого часу;
• нарахування основної зарплати;
• розрахунок авансу;
• розрахунок відпускних;
• розрахунок лікарняних;
• нарахування премій, доплат і компенсацій;
• утримання ПДФО та військового збору;
• нарахування ЄСВ;
• подання зарплатної звітності;
• зберігання первинних документів.

Правильний зарплатний облік допомагає роботодавцю уникнути порушень трудового та податкового законодавства.

Оформлення працівника перед нарахуванням зарплати

Перед тим як допустити людину до роботи, роботодавець повинен належно оформити трудові відносини.

Зазвичай потрібно:

• отримати документи працівника;
• укласти трудовий договір або оформити заяву;
• видати наказ про прийняття на роботу;
• подати повідомлення до податкової про прийняття працівника;
• визначити посаду, оклад, графік роботи та умови праці;
• внести дані до кадрового обліку.

Працівник не може бути допущений до роботи без оформлення трудових відносин. Це одна з найпоширеніших підстав для штрафів під час перевірок.

Які документи потрібні для обліку зарплати

Для правильного обліку заробітної плати роботодавець повинен мати кадрові та бухгалтерські документи.

До основних документів належать:

• штатний розпис;
• накази про прийняття, переведення та звільнення;
• трудові договори;
• посадові інструкції;
• табелі обліку робочого часу;
• розрахунково-платіжні відомості;
• розрахункові листки;
• накази про відпустки;
• документи щодо лікарняних;
• накази про премії, доплати та компенсації;
• банківські платіжні документи;
• звітність щодо ПДФО, військового збору та ЄСВ.

Саме документи підтверджують правомірність нарахування зарплати, податків і внесків. Якщо документів немає або вони оформлені неправильно, під час перевірки можуть виникнути питання до роботодавця.

Залишити заявку 067 939 40 12

Як часто потрібно виплачувати заробітну плату

Заробітна плата в Україні виплачується працівникам регулярно.

Основні правила:

• зарплата виплачується не рідше двох разів на місяць;
• проміжок між виплатами не повинен перевищувати 16 календарних днів;
• виплата має бути здійснена не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який вона нарахована;
• якщо день виплати припадає на вихідний або святковий день, зарплату потрібно виплатити напередодні.

На практиці роботодавець встановлює дати виплати авансу та основної частини заробітної плати у внутрішніх документах.

Які податки сплачуються із заробітної плати

Із зарплати працівника утримуються податки, а роботодавець додатково нараховує ЄСВ.

Основні платежі:

• ПДФО - 18%;
• військовий збір - 5%;
• ЄСВ - 22%, який нараховується роботодавцем на фонд оплати праці.

Важливо розуміти різницю:

• ПДФО утримується із заробітної плати працівника;
• військовий збір також утримується із зарплати працівника;
• ЄСВ не утримується із зарплати, а сплачується роботодавцем додатково.

Для окремих категорій працівників можуть діяти спеціальні ставки ЄСВ. Наприклад, для працівників з інвалідністю за наявності підтвердних документів може застосовуватися ставка 8,41%.

Як розраховується зарплата до виплати

Під час розрахунку зарплати бухгалтер визначає:

• суму нарахованої заробітної плати;
• суму ПДФО;
• суму військового збору;
• суму ЄСВ, яку сплачує роботодавець;
• суму, яку працівник отримає на руки або на картковий рахунок.

Наприклад, якщо працівнику нараховано зарплату, з неї утримуються ПДФО та військовий збір. Після цього працівник отримує чисту суму до виплати. ЄСВ роботодавець сплачує окремо за рахунок власних коштів.

Податкова соціальна пільга при нарахуванні зарплати

У деяких випадках працівник може мати право на податкову соціальну пільгу з ПДФО.

ПСП може застосовуватися, якщо:

• працівник подав заяву роботодавцю;
• надав підтвердні документи;
• його дохід не перевищує граничний розмір;
• пільга застосовується лише за одним місцем роботи.

У 2026 році для самотньої матері або самотнього батька пільга на дитину може застосовуватися за спеціальними правилами. Якщо працівник має право на ПСП, база для ПДФО зменшується на суму пільги.

Військовий збір при цьому утримується із загальної суми нарахованої зарплати без зменшення на ПСП.

Залишити заявку 067 939 40 12

Облік відпускних, лікарняних і премій

Зарплатний облік охоплює не тільки звичайну місячну зарплату. Окремо потрібно правильно розраховувати інші виплати.

До таких виплат належать:

• відпускні;
• компенсація за невикористану відпустку;
• лікарняні;
• премії;
• надбавки;
• доплати;
• оплата понаднормової роботи;
• оплата роботи у святкові та неробочі дні;
• оплата простою.

Відпускні та лікарняні мають свої правила розрахунку. Для лікарняних важливо правильно визначити період непрацездатності, середньоденну зарплату та джерело фінансування.

Звітність по заробітній платі

Роботодавець зобов’язаний подавати звітність щодо доходів працівників, утриманих податків і нарахованого ЄСВ.

У звітності відображаються:

• суми нарахованої зарплати;
• суми ПДФО;
• суми військового збору;
• суми ЄСВ;
• дані щодо працівників;
• інформація про трудові відносини;
• періоди роботи та нарахувань.

У 2026 році для ФОП із найманими працівниками діє квартальний формат звітності щодо ПДФО, військового збору та ЄСВ. Для юридичних осіб звітність щодо працівників подається щомісячно.

Порушення строків подання звітності може призвести до штрафів і додаткових питань з боку податкової.

Типові помилки роботодавців

Найчастіше проблеми із зарплатним обліком виникають через неуважність або відсутність системного бухгалтерського супроводу.

Поширені помилки:

• працівника допустили до роботи без оформлення;
• не подали повідомлення до податкової;
• неправильно визначили оклад або графік роботи;
• не ведеться табель обліку робочого часу;
• зарплата виплачується з порушенням строків;
• неправильно розраховані відпускні;
• неправильно розраховані лікарняні;
• не врахована податкова соціальна пільга;
• неправильно нараховано ЄСВ;
• звітність подана з помилками;
• відсутні первинні документи.

Навіть одна помилка у зарплатному обліку може вплинути на податкову звітність, витрати підприємства та права працівника.

Відповідальність роботодавця

За порушення у сфері оплати праці та податкового обліку можуть застосовуватися фінансові санкції.

Ризики для роботодавця:

• штрафи за неоформлених працівників;
• штрафи за порушення строків виплати зарплати;
• донарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ;
• пеня за несвоєчасну сплату;
• штрафи за неподання або несвоєчасне подання звітності;
• трудові спори з працівниками;
• перевірки контролюючих органів.

Особливо уважно потрібно ставитися до оформлення працівників, виплати зарплати двічі на місяць, правильності податкових утримань і своєчасної сплати ЄСВ.

Чому варто передати облік зарплати бухгалтеру

Облік заробітної плати потребує точності, знання законодавства та постійного контролю строків.

Професійний бухгалтерський супровід допомагає:

• правильно оформити працівників;
• вести кадрові документи;
• розраховувати зарплату без помилок;
• правильно застосовувати ПСП;
• контролювати ПДФО, військовий збір та ЄСВ;
• подавати звітність у встановлені строки;
• підготувати документи у разі перевірки;
• уникнути штрафів.

MOGOL ALFA допомагає ФОП та юридичним особам вести облік заробітної плати відповідно до вимог законодавства України.

Залишити заявку 067 939 40 12

Висновок

Облік заробітної плати в Україні - це комплексний процес, який включає кадрові документи, нарахування зарплати, податки, ЄСВ, звітність і відповідальність роботодавця.

Щоб уникнути штрафів і претензій, роботодавцю потрібно правильно оформляти працівників, своєчасно виплачувати зарплату, зберігати документи та подавати звітність. Для бізнесу це не формальність, а важлива частина стабільної роботи.