Податкові накладні у 2025 році: коли та як реєструвати без помилок
15 May 2025
У 2025 році реєстрації податкових накладних залишаються критично важливими як для бухгалтерів, так і для підприємців. Вчасна реєстрація — це не лише обов’язок, передбачений Податковим кодексом, а й запорука уникнення штрафних санкцій та збереження податкового кредиту у контрагентів.
У статті розглянемо, які зміни очікують на платників ПДВ у 2025 році, які терміни подання та реєстрації податкових накладних встановлено, що загрожує за порушення та як не втрапити в податкову пастку.
Матеріал буде корисним не лише бухгалтерам, а й ФОПам, які є платниками ПДВ, — читайте, щоб тримати руку на пульсі змін та уникнути проблем із податковою.
- Податкова накладана: нова форма 2025
- Розрахунок коригування: нова форма 2025
- Податкова накладна зразок заповнення
Хто зобов’язаний реєструвати податкові накладні
Реєстрацію податкових накладних (ПН) здійснює особа, яка їх склала. Якщо ПН створила установа-постачальник, саме вона й подає документ до Єдиного реєстру податкових накладних (ЄРПН).
Але є винятки. Наприклад, у разі отримання товарів або послуг від нерезидента, обов’язок реєстрації ПН покладається не на постачальника, а на покупця — платника ПДВ.
Щодо розрахунків коригування (РК), то право на їх реєстрацію мають як постачальники, так і покупці — залежно від ситуації. Наводимо деталі у таблиці:
|
Обставини |
Хто реєструє РК |
|
Збільшується сума компенсації |
Постачальник |
|
Зменшується сума компенсації |
Покупець (після отримання РК від постачальника) |
|
РК не змінює суму компенсації ("нульові") |
Постачальник або покупець |
|
Послуги від нерезидента на території України |
Отримувач послуг |
|
РК до ПН, яка не видається покупцю |
Постачальник |
Умови реєстрації податкових накладних у 2025 році
ПН та РК можуть бути зареєстровані лише за умови наявності достатнього ліміту реєстрації, який обчислюється за формулою, наведеною в п. 2001.3 ПКУ.
Якщо сума ПДВ у ПН/РК перевищує наявний ліміт, необхідно поповнити електронний рахунок у системі СЕА ПДВ на відповідну суму. Тільки після цього можливе завершення реєстрації.
Кінцеві терміни реєстрації ПН та РК у 2025 році
Строки реєстрації ПН та РК залежать від дати їх складання або отримання. З 08.02.2023 року діють тимчасові строки, які встановлені Законом № 2876. Наводимо порівняльну таблицю строків:
|
Період складання |
Тип документа |
Тимчасові строки (з 08.02.2023)* |
Звичайні строки** |
|
1–15 число місяця |
Звичайні ПН та РК*** |
до 5-го числа наступного місяця |
до останнього дня поточного місяця |
|
16–кінець місяця |
Звичайні ПН та РК*** |
до 18-го числа наступного місяця |
до 15-го числа наступного місяця |
|
Протягом місяця |
Зменшуючі РК**** |
протягом 18 к. днів з моменту отримання |
протягом 15 к. днів з моменту отримання |
|
Протягом місяця |
Компенсуючі зведені ПН/РК |
20 к. днів після закінчення місяця |
20 к. днів після закінчення місяця |
* Тимчасові строки діють у період воєнного стану та 6 місяців після його завершення.
** Звичайні строки діятимуть після завершення перехідного періоду.
*** Також застосовуються до ПН/РК з нульовою ставкою, операцій, звільнених від ПДВ, та ПН з типом причини «15».
**** РК складаються постачальником, але реєструються покупцем.
Графік роботи ЄРПН у 2025 році: як подати ПН вчасно
У 2025 році реєстрація податкових накладних (ПН) та розрахунків коригування (РК) відбувається за тимчасовими нормами, встановленими на час дії воєнного чи надзвичайного стану (п. 69.18 підрозд. 10 Перехідних положень ПКУ).
Єдиний реєстр податкових накладних (ЄРПН) працює виключно у робочі дні з 08:00 до 20:00. У дні, коли закінчується граничний строк реєстрації ПН чи РК, операційний день розширюється на цілодобовий режим — з 00:00 до 24:00.
У вихідні дні подання документів через ЄРПН неможливе, адже система не працює. Зверніть увагу: під час дії воєнного стану святкові та неробочі дні офіційно не визначаються — тож розраховуйте строки лише за календарем робочих днів.
Порушення строків реєстрації ПН: що може зробити покупець
Якщо продавець вчасно не зареєстрував податкову накладну, покупець — платник ПДВ — втрачає право відобразити податковий кредит за відповідною операцією. Якщо ж ПН не буде зареєстрована протягом 1095 календарних днів, це право анулюється остаточно.
У разі, якщо ПН все ж реєструється із запізненням, податковий кредит покупець зможе включити лише в тому звітному періоді, коли відбулась реєстрація, а не в періоді придбання.
Що може зробити покупець у випадку затримки? Він має право подати скаргу до податкової — через Додаток 7 до декларації з ПДВ. Внаслідок цього податковий орган може ініціювати позапланову документальну перевірку постачальника протягом 90 календарних днів з моменту отримання скарги (п. 201.10 ПКУ).
Важливо! Якщо затримка реєстрації сталася через зупинку ПН/РК за рішенням ДПС (так зване «блокування» за п. 201.16 ПКУ), подати скаргу не можна.
Окремо варто зазначити, що скаргу можна подати не лише у випадку відсутності ПН, але й якщо в ній є суттєві помилки. Покупець має право зробити це протягом 365 календарних днів після граничного терміну подання декларації за відповідний звітний період. Цей строк не продовжується, навіть якщо він припадає на період дії карантину через COVID-19.
Автоматичне блокування ПН та РК у 2025 році: як працює система
У 2025 році податкові накладні (ПН) і розрахунки коригування (РК) можуть бути призупинені в реєстрації через автоматизовану систему моніторингу — це явище часто називають «блокуванням».
Робота системи ґрунтується на постанові Кабінету Міністрів України від 11.12.2019 р. № 1165, яка визначає порядок призупинення реєстрації ПН/РК в Єдиному реєстрі податкових накладних. Блокування відбувається, якщо документ не проходить за встановленими критеріями, зокрема щодо ризиковості платника або операції.
Штрафи за порушення строків реєстрації податкових накладних
Платник податку на додану вартість несе фінансову відповідальність за несвоєчасну реєстрацію ПН чи РК. Розмір штрафу визначається відсотком від суми ПДВ, зазначеної в документі, і залежить від тривалості прострочення — рахуючи з наступного дня після граничного строку подання до дня фактичної реєстрації.
Штрафи застосовуються лише після реєстрації ПН або РК, коли можна точно визначити кількість днів прострочення. У таблиці нижче наведено актуальні розміри штрафів для «звичайних» і «особливих» ПН/РК.
Штрафи за несвоєчасну реєстрацію ПН/РК у 2025 році
Для стандартних ПН і РК:
|
Строк прострочення |
Тимчасовий штраф* |
Звичайний штраф** |
|
До 15 календарних днів |
2% |
10% |
|
16–30 календарних днів |
5% |
20% |
|
31–60 календарних днів |
10% |
30% |
|
61–365 календарних днів |
15% |
40% |
|
366 і більше днів |
25% |
50% |
Для «особливих» податкових накладних:
|
Тип ПН/РК |
Розмір штрафу |
|
«Компенсуючі» ПН (п. 198.5 та п. 199.1 ПКУ) і РК до них |
2% від обсягу постачання без ПДВ, але не більше 1020 грн |
|
ПН з мінімальною базою (тип причини «15») і РК до них |
Як вище |
|
ПН і РК на звільнені від ПДВ операції |
Як вище |
|
ПН і РК на операції з постачання за ставкою 0% |
Як вище |
* Тимчасові штрафи діють з 8 лютого 2023 року — на період дії воєнного стану та ще 6 місяців після його скасування (п. 90 підрозд. 2 Перехідних положень ПКУ).
** Звичайні (базові) штрафи діяли до 08.02.2023 року і відновляться через 6 місяців після скасування воєнного стану (п. 120¹.1 ПКУ).
Додаткові санкції: що буде, якщо ПН або РК не зареєстровано зовсім
Якщо факт незареєстрованої ПН чи РК буде виявлено під час податкової перевірки, накладається окремий штраф у розмірі 50% суми ПДВ (пп. 120¹.2 ПКУ та 120².2 ПКУ).
Щодо «особливих» податкових накладних (наприклад, «компенсуючих»), у такому випадку діє інша санкція — 5% від обсягу постачання без ПДВ, але не більше 3400 грн.
