Повідомлення про виплати працівникам: коли та як подається до ПФУ
08 May 2025
З 2023 року повідомлення про виплату коштів застрахованим особам набуло особливої важливості — Пенсійний фонд України тепер здійснює функції перевірки відповідності страхових виплат. Роботодавці зобов'язані вчасно інформувати ПФУ про кожну виплату заробітної плати чи лікарняних.
Цей документ є частиною оновленої системи взаємодії між роботодавцем і державними органами та має подаватися не лише для дотримання формальностей, а й для уникнення штрафів і непорозумінь з боку перевіряючих органів.
У цій статті розглянемо, хто, коли і як має подавати повідомлення про виплату коштів працівникам, які форми використовуються, та що може загрожувати у разі порушення строків подання.
- Бланк повідомлення про виплату коштів застрахованим особам
- Зразок повідомлення про виплату коштів застрахованим особам
- Як на вебпорталі ПФУ подати повідомлення про виплату коштів застрахованим особам
Звітування про надану фінансову допомогу працівникам відбувається через подання до Пенсійного фонду України (надалі — ПФУ або Фонд) спеціального повідомлення. По суті, це документ-звіт про використання коштів, що були надані установі для виплат працівникам.
Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам (далі — Повідомлення) містить таблицю, у якій зазначаються:
- перелік працівників, яким виплачено кошти;
- їхні ідентифікаційні коди;
- реквізити листків непрацездатності;
- дати фактичних виплат;
- суми, що були перераховані.
Документ має встановлену форму, якої слід обов’язково дотримуватись.
Яку форму повідомлення використовують у 2025 році?
Хоча функції Фонду соціального страхування передані Пенсійному фонду, нова форма повідомлення ще не затверджена. Тому на практиці у 2025 році страхувальники продовжують користуватись чинним Порядком № 12, затвердженим постановою ФСС від 19.07.2018 № 12.
Цей Порядок регламентує правила фінансування страхувальників для надання допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, вагітністю та пологами, а також окремих компенсацій потерпілим на виробництві.
Відповідно, бланк повідомлення про виплати працівникам, які надаються за рахунок ПФУ, базується саме на положеннях Порядку № 12.
Коли потрібно подавати повідомлення до ПФУ?
Подати повідомлення потрібно протягом одного місяця з дати фактичної виплати коштів працівнику, а не з моменту отримання їх на спецрахунок (відповідно до п. 10 Порядку № 12). Це важливо для правильного розрахунку граничного строку.
Якщо дата подачі припадає на вихідний, краще подати документ заздалегідь — у Порядку немає чіткого роз’яснення щодо перенесення строків.
Важливі строки, які варто памʼятати
|
Подія |
Строк |
|
Надходження коштів на спецрахунок |
До 3 робочих днів після подання заяви-розрахунку (ст. 26 Закону № 1105) |
|
Виплата працівникам |
У найближчий зарплатний день (аванс або основна виплата) — ст. 24 Закону № 1105 |
|
Подання Повідомлення |
Протягом одного місяця з дати виплати коштів працівнику |
Приклад:
Отримали кошти з ПФУ — 20.02.2025
Виплатили їх працівникам — 25.02.2025
Гранична дата подачі повідомлення — 25.03.2025
Наслідки несвоєчасного подання повідомлення
Хоча штраф за прострочення подачі повідомлення не передбачено, Фонд має право ініціювати перевірку. Якщо страхувальник не надає інформацію про виплати протягом трьох місяців, ПФУ може перевірити, як саме використовувались отримані кошти (п. 11 Порядку № 12).
Способи подання повідомлення про виплату коштів у 2025 році
У 2025 році страхувальники мають три варіанти подання Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам:
- Особисто подати документ до органу ПФУ.
- Надіслати поштою — рекомендованим листом із описом вкладення.
- Подати онлайн через електронний кабінет страхувальника на вебпорталі Пенсійного фонду України, використовуючи кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Для зручності користувачів надається дві інструкції:
Розширена з ілюстраціями (можна завантажити нижче)
Коротка інструкція онлайн-подачі через кабінет ПФУ:
- Увійдіть до електронного кабінету страхувальника на порталі ПФУ.
- У лівому меню оберіть:
«Заяви-розрахунки та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам». - Встановіть параметри пошуку потрібної заяви — за періодом чи номером лікарняного.
- Натисніть кнопку «Пошук».
- У списку знайдіть заяву зі статусом «Оплачено», натисніть на її номер.
- У полі «Додаток про тимчасову непрацездатність» виберіть потрібний лікарняний — натисніть «Створити повідомлення».
- Перейдіть до блоку «Дані щодо виплати» — натисніть на іконку олівця, щоб відредагувати.
- Система автоматично підтягне суму виплати — перевірте та заповніть інші обов’язкові поля.
- Натисніть «Продовжити», далі — «Сформувати повідомлення».
- Підпишіть документ КЕПом та натисніть «Підписати та відправити в ПФУ».
Як правильно заповнити Повідомлення про виплату: головні правила
При внесенні даних у Повідомлення важливо дотримуватись чітких вимог, щоб уникнути повернення документа або перевірки з боку Фонду:
- Сума вказується фактична, тобто та, яку реально перерахували працівнику. Якщо частина коштів не виплачена — вона залишається на рахунку.
- У Повідомлення включаються лише страхові виплати, профінансовані ПФУ. Оплата перших 5 днів лікарняного, яку здійснює роботодавець за власні кошти, не включається.
- Сума виплати зазначається повною, включаючи податки (ПДФО, військовий збір). Це означає, що у звіті фіксуються всі витрачені кошти Фонду, незалежно від того, куди саме вони були спрямовані — працівнику чи на податки.
Зверніть увагу: Повідомлення не повинно містити виплати, які здійснені за рахунок установи — лише ті, що профінансовані Фондом соціального страхування / ПФУ.
Зразок заповнення форми повідомлення про виплату лікарняних Фонду
Нижче наведено приклад заповненого повідомлення про виплату коштів застрахованим особам на бланку Фонду.
