Щомісячна звітність по ЄСВ, ПДФО та військовому збору у 2025 році: оновлені правила
22 May 2025
У 2025 році податкова звітність за найманих працівників залишається обов’язковою для всіх роботодавців. Місячне подання звіту з єдиного соціального внеску (ЄСВ), податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військового збору вимагає особливої уваги до строків, правильності нарахувань і оновлень у формах.
Особливої актуальності набувають питання щодо коректного заповнення об’єднаної форми звітності, яка об'єднує дані про всі три платежі. Помилки у такій звітності можуть мати серйозні наслідки — від штрафів до блокування податкового кредиту у контрагента.
У цьому матеріалі розглянемо, хто подає щомісячну звітність, за якими формами і в які строки, а також як уникнути найпоширеніших помилок у звітуванні за працівників у 2025 році.
- Податковий розрахунок 2025 (excel)
- Оновлений Податковий розрахунок
- Додаток Д1
- Додаток Д2
- Додаток Д3
- Додаток 4ДФ
- Додаток Д5
- Додаток Д6
Актуальний бланк об’єднаної звітності з ПДФО, ВЗ і ЄСВ у 2025 році
Чинна форма Податкового розрахунку (так званої об’єднаної звітності) затверджена наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4. Востаннє її було оновлено наказом Мінфіну від 24.01.2025 № 39, а зміни до цього наказу також були внесені ще одним документом — наказом Мінфіну від 30.01.2025 № 53.
Подача за старою формою дозволялася лише до 10 лютого 2025 року включно — для звіту за IV квартал 2024 року. Починаючи з січня 2025 року діє оновлена форма Податкового розрахунку, яка подається щомісяця. Заповнення відбувається відповідно до Порядку, затвердженого тим же наказом № 4
Що таке Податковий розрахунок: коротко про суть звіту
Податковий розрахунок — це об’єднана звітність, яка замінила одразу два документи: щомісячний звіт з ЄСВ та квартальний звіт щодо ПДФО і військового збору (ВЗ). Таке об’єднання передбачено п. 4 ч. 2 ст. 6 Закону № 2464.
Повна назва документа — «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, та сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску».
Основна особливість — персоніфікованість: дані у звіті подаються у розрізі фізичних осіб. Роботодавець виступає податковим агентом, звітуючи і за ПДФО, і за ЄСВ, і за ВЗ.
З 2025 року — щомісячна зарплатна звітність
Починаючи з 1 січня 2025 року, Податковий розрахунок подається щомісячно. Такі зміни передбачені оновленою редакцією п. 51.1 Податкового кодексу України. Причина — забезпечення своєчасного надходження інформації до Пенсійного фонду.
До цього роботодавці звітували щокварталу, і якщо не подавали довідкові звіти, то дані могли надходити із затримкою до 2 місяців.
Основні зміни в місячному Податковому розрахунку
Перехід до місячного звіту призвів до виключення низки полів і реквізитів, які втратили актуальність:
- Тип «Довідковий» більше не застосовується — зникли відповідні додатки Д1, Д5, Д6 з цим типом.
- Квартал звітування більше не зазначається — тепер у реквізиті 2 вказується лише рік і місяць.
- Розбивка ЄСВ по місяцях у основній частині звіту не застосовується.
- Номери місяців у кварталі і номери додатків більше не використовуються.
- Внесено редакційні зміни до приміток і нумерації рядків, наприклад, у секції чисельності працівників (нова нумерація — 101–108 замість 101–110).
Пеня: що змінилося в звіті
У розділі ІІІ Податкового розрахунку оновлено поля, що стосуються пені:
- Поле 5: змінено назву, тепер воно чітко вказує на суму пені, нараховану самостійно платником.
- Поле 5.1: отримало нове призначення — зазначається номер попереднього розрахунку, де було припущено помилку. Якщо пеня виправляється, значення у полі 5 подається зі знаком мінус.
Оновлення у Додатку 4ДФ: зміни щодо КАТОТТГ
Уточнено формулювання щодо заповнення рядка 32 у Додатку 4ДФ. Код КАТОТТГ вказується:
- за місцезнаходженням основного податкового агента чи відокремленого підрозділу;
- за адресою нотаріуса (державного або приватного), якщо звіт подається від їхнього імені.
Нові правила подання Податкового розрахунку: хто звітує у 2025 році
У 2025 році Порядок № 4 доповнено положеннями щодо обов’язку подавати Податковий розрахунок для нових категорій осіб:
- нотаріусів;
- суб’єктів господарювання, які укладають або сприяють укладенню біржових угод;
- органів/посадових осіб, що присутні під час укладення та оформлення цивільно-правових договорів між фізичними особами (купівлі-продажу, міни, поставки тощо).
Нотаріуси, як і раніше, щомісяця подають інформацію до ДПС за місцем своєї діяльності щодо:
- договорів купівлі-продажу (міни) між фізособами, які були посвідчені протягом місяця (із зазначенням ціни, суми ПДФО і військового збору);
- свідоцтв про право на спадщину;
- договорів дарування.
Нові коди для додатків у Податковому розрахунку
У зв’язку з оновленнями з’явилися нові коди, які слід використовувати під час заповнення додатків до Податкового розрахунку.
Таблиця 1. Коди застрахованих осіб (КЗО) — Додаток Д1
|
Код |
Опис |
|
82 |
Гіг-спеціалісти з інвалідністю |
|
83 |
Інші гіг-спеціалісти (раніше – код 26) |
Таблиця 2. Ознаки доходів — Додаток 4ДФ
|
Код |
Призначення |
|
124 |
Добровільні пенсійні та страхові внески, сплачені третьою особою (крім резидента-роботодавця/Дія Сіті) |
|
125 |
Пенсійні/медичні внески за рахунок резидента-роботодавця |
|
204 |
Такі самі внески, але за рахунок резидента Дія Сіті |
Таблиця 3. Код у Додатку Д5
|
Код |
Призначення |
|
9 |
Гіг-спеціалісти за гіг-контрактом (раніше – код 3) |
Календар подання Податкового розрахунку у 2025 році
Єдиний Податковий розрахунок у 2025 році, як і решта місячної звітності, подається до 20 числа (включно) наступного місяця. Якщо дата припадає на вихідний, вона переноситься.
Таблиця 4. Крайні терміни подачі
|
Звітний період |
Кінцева дата подачі |
|
Січень 2025 |
20.02.2025 (четвер) |
|
Лютий 2025 |
20.03.2025 (четвер) |
|
Березень 2025 |
21.04.2025 (понеділок) |
|
Квітень 2025 |
20.05.2025 (вівторок) |
|
Травень 2025 |
20.06.2025 (пʼятниця) |
Структура об'єднаного Податкового розрахунку
Об’єднаний Податковий розрахунок має статус податкової декларації і складається з:
- основної частини — містить загальні дані про роботодавця, інформацію про додатки, статистику щодо працівників та узагальнені дані по ЄСВ (3 розділи);
- додатків — обов’язкових або факультативних залежно від наявності подій, що підлягають відображенню.
Таблиця 5. Найпоширеніші додатки
|
Додаток |
Призначення |
Хто подає |
|
Д1 |
Відомості про нарахування доходів застрахованим особам |
Усі |
|
4ДФ |
Дані щодо ПДФО та військового збору |
Усі |
|
Д5 |
Дані про трудові відносини, військову службу |
За наявності подій* |
|
Д6 |
Облік спецстажу |
За потреби (спецкатегорії осіб) |
*Серед подій, які зобов'язують подати Д5: прийняття/звільнення працівника, переведення, декретна відпустка тощо.
Увага:
Підвищення в посаді, укладення чи розірвання договору, вихід з декрету — усе це підстави для подання Додатка Д5.
Як подавати об'єднану звітність з ЄСВ та ПДФО у 2025 році
Податковий розрахунок (єдину звітність) подають:
- В електронній формі — через Електронний кабінет з кваліфікованим електронним підписом (ідентифікатор J0500110 — для юросіб, F0500110 — для ФОП).
- У паперовій формі — особисто або поштою. Документ має бути підписаний, а за наявності — і скріплений печаткою.
У разі подання в паперовому вигляді є три варіанти:
- Подати особисто разом з електронною формою на електронному носії.
- Подати лише в паперовому вигляді, якщо додатки містять не більше 5 рядків.
- Надіслати поштою з повідомленням і описом вкладення — також за умови, що додатки мають до 5 рядків.
Розрахунок подається до податкового органу за основним місцем обліку платника.
Подання звітності у разі наявності філій або структурних підрозділів
Якщо підприємство має філії, які не ведуть облік зарплати та не сплачують ПДФО/ВЗ, такі підрозділи подають окремі розрахунки за працівників у своєму складі:
- Подання здійснюється за основним місцем обліку головного підприємства.
- У рядку 032 головної частини зазначають код КАТОТТГ підрозділу.
- Складається лише Додаток 4ДФ за відповідний місяць, у якому було нарахування.
Приклад: якщо є два підрозділи, подаються три розрахунки:
- Один — від головного підприємства (весь ЄСВ і лише ПДФО/ВЗ за головний офіс).
- Два — від кожного підрозділу (тільки ПДФО/ВЗ).
Сплату ЄСВ за філії здійснює головна організація централізовано за своїм місцезнаходженням.
Які виплати відображаються в єдиній звітності
У Податковому розрахунку вказують не лише зарплатні виплати, а й:
- Винагороди за цивільно-правовими договорами (ЦПД);
- Виплати ФОПам і самозайнятим особам (лише дохід);
- Соціальні виплати, зокрема допомоги з догляду за дітьми чи людьми з інвалідністю.
Усі виплати фізособам, щодо яких суб’єкт є податковим агентом, підлягають включенню до розрахунку, навіть якщо вони не оподатковуються.
Нумерація Податкового розрахунку та додатків: як не помилитись
Номер Податкового розрахунку вказується у рядку 02 основної частини та у всіх додатках. Нумерація ведеться послідовно за кількістю поданих розрахунків за той самий місяць:
- Якщо подано лише один «Звітний» — номер 1.
- Якщо подано «Звітний» (№1), а потім «Уточнюючий» — отримує №2, наступний — №3.
- Якщо філія подає ще один розрахунок — наприклад, №3 (незалежно від того, скільки «Звітних» вже подано).
Нумерація не залежить від місяця. За кожен місяць «Звітний» розрахунок починається з №1.
Помилки у нумерації не виправляють, а далі ведуть коректний порядок.
Додатки не мають власного номера — лише номер розрахунку.
Кількість працівників: які показники звітувати
У Податковому розрахунку подаються різні показники кількості працівників із різними правилами підрахунку. Розбіжності стосуються врахування жінок у декреті, сумісників тощо.
|
Показник |
Місце в звіті |
Включаються жінки у декреті |
Включаються працівники на лікарняному |
Враховуються зовнішні сумісники |
|
Облікова кількість штатних працівників |
рядок 102 |
Так |
Так |
Ні |
|
Середньооблікова кількість штатних працівників |
рядок 101 |
Ні |
Так |
Ні |
|
Кількість застрахованих осіб, яким нараховано зарплату |
рядок 103 |
Ні |
Так (за нарахування) |
Так (за нарахування) |
|
Кількість працівників за трудовими договорами |
рядок 04 Дод. 4ДФ |
Ні |
Так (якщо був дохід за ознакою «101») |
Так (якщо був дохід за ознакою «101») |
1 — Показники визначаються згідно з Інструкцією зі статистики кількості працівників (наказ Держкомстату № 286 від 29.09.2005) та роз’ясненнями ДПС (ЗІР 201.04.01).
2 — Має співпадати з даними у Додатку Д1.
3 — Якщо кількість працівників змінювалась у місяці, береться максимальна фактична кількість.
Приклад для підприємства з директоркою у декреті:
|
Показник |
Значення |
|
Облікова кількість |
1 |
|
Середньооблікова |
0 |
|
Застраховані особи з нарахованою зарплатою |
0 |
|
Працівники за договорами |
0 |
Так заповнюється звіт, якщо директорка — єдина працівниця, яка перебуває у відпустці по догляду за дитиною.
Коли не потрібно подавати порожні додатки або звіт з ПДФО та ЄСВ
Іноді трапляється ситуація, коли немає що декларувати — ні в додатках, ні в самому Податковому розрахунку. Як діяти в таких випадках? Ось що говорить законодавство: підпункт «б» п. 176.2 ПКУ, Порядок № 4, а також лист ДПС від 07.04.2021 № 2123/0/99-00-04-02-01-09 (далі — Лист № 2123).
Коли подавати Додатки Д5 та Д6?
Ці додатки подаються лише за наявності підстав:
- Додаток Д5 — якщо протягом місяця були початок або завершення трудових відносин. Докладно — у зносці до таблиці додатків (п. 5 розд. IV Порядку № 4).
- Додаток Д6 — подається лише за наявності робочих місць, що підпадають під спеціальний стаж. Якщо таких немає — додаток не формується (п. 6 розд. IV Порядку № 4).
Порожні Д5 і Д6 подавати не потрібно. Також їх не слід позначати на титульній сторінці розрахунку, якщо вони не формуються.
Чи подавати сам Податковий розрахунок?
Податковий розрахунок подається лише за наявності нарахованих доходів протягом звітного періоду (п. 1 розд. II Порядку № 4, пп. «б» п. 176.2 ПКУ). Якщо:
- немає працівників;
- не було виплат за цивільно-правовими договорами (ЦПД) — розрахунок не подається.
Але якщо працівники є, хоча й не працювали (наприклад, перебували у відпустці за власний рахунок чи мали призупинені трудові відносини під час воєнного стану) — ситуація стає спірною. Особливо щодо Додатків Д1 і 4ДФ.
За Порядком № 4, Додаток Д1 не подається, якщо взагалі не використовувалася праця фізичних осіб (п. 1 розд. IV). Проте формулювання «не використовувалася праця» залишає простір для трактувань.
Що радить ДПС у листі № 2123?
- Додаток 4ДФ — подавати завжди, коли подається Податковий розрахунок, навіть без показників.
- Додаток Д1 — подавати, якщо були трудові відносини або ЦПД хоча б один день. У протилежному разі — можна подати пустий.
Практична таблиця: коли подавати звіт і додатки
|
Господарська ситуація (є хоча б 1 день у місяці) |
Податковий розрахунок |
Додаток Д1 |
Додаток 4ДФ |
|
Взагалі немає працівників/ЦПД/виплат |
❌ |
❌ |
❌ |
|
Є ЦПД, але без виплат |
✅ |
✅ (графа 14) |
✅ (нульові) |
|
Є працівники або ЦПД з виплатами |
✅ |
✅ |
✅ |
|
Є лише ЄСВ (наприклад, лікарняні, декретні) |
✅ |
✅ |
✅ (з озн. «128») |
Коли штрафують за неподання Податкового розрахунку?
Об’єднаний Податковий розрахунок із ПДФО, ВЗ та ЄСВ — це податкова декларація, тож до нього застосовуються типові штрафи:
- 1020 грн — за перше порушення;
- 2040 грн — при повторному протягом року (п. 119.1 ПКУ).
Під час воєнного стану штрафи не застосовуються, якщо у платника немає можливості подати звітність вчасно (п. 69.1 підрозд. 10 Перехідних положень ПКУ).
Проте можливий адміністративний штраф для посадових осіб:
- 34–51 грн за перше порушення;
- 51–85 грн — при повторному (ст. 163⁴ КпАП).
Висновок
- Порожні Додатки Д5 і Д6 не подаються і не зазначаються.
- Додаток 4ДФ подається завжди, якщо є Податковий розрахунок.
- Додаток Д1 подається при наявності трудових/ЦПД відносин або подається порожнім.
- Податковий розрахунок не подається, якщо немає ні працівників, ні виплат.
Якщо сумніваєтесь — подайте порожній розрахунок або зверніться за індивідуальною консультацією до ДПС. За це штрафу не буде.
