Штатний розпис у 2025 році: правила складання, зразок і актуальні вимоги
12 June 2025
Штатний розпис — один із ключових кадрових документів будь-якого підприємства, установи чи організації. Саме цей документ визначає структуру підприємства, назви посад, кількість працівників і розміри посадових окладів. Наявність штатного розпису є обов’язковою вимогою як для державного, так і для приватного сектору.
У 2025 році діють певні оновлення щодо оформлення та затвердження штатного розпису. Щоб уникнути помилок і проблем із контролюючими органами, варто знати всі актуальні правила та зміни.
У цій статті ми розповімо, як правильно скласти штатний розпис, наведемо готовий зразок і дамо корисні рекомендації щодо заповнення документа з урахуванням чинного законодавства.
Види штатних розписів та особливості їх заповнення
Штатний розпис формується відповідно до форм, затверджених наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57. Існує дві основні форми:
- штатний розпис;
- типовий штатний розпис.
Штатний розпис застосовують державні органи та органи місцевого самоврядування (ОМС). Типовий штатний розпис — для бюджетних установ, підпорядкованих цим органам. Головна різниця між цими формами — у відображенні фонду оплати праці. Держоргани та ОМС зазначають лише фонд заробітної плати за посадовими окладами, бюджетні установи — весь фонд, включно з основною, додатковою зарплатою, преміями та компенсаціями.
Ще одна відмінність — у графах для кодів. Держоргани зобов’язані зазначати класифікаційний код посади державної служби, а бюджетні установи можуть додати графу з кодом із Класифікатора професій для зручності заповнення податкової звітності.
Перед складанням документа варто звернутися до головного розпорядника коштів — він може затвердити галузеву форму штатного розпису.
Штатний розпис — це внутрішній документ, що містить:
- структуру підрозділів організації чи установи;
- кількість штатних одиниць за кожною посадою;
- посадові оклади;
- місячний фонд оплати праці (лише за окладами — для держорганів, повністю — для бюджетних установ).
Відповідальність за складання штатного розпису несуть бухгалтерія та кадрова служба. Бухгалтери відповідають за цифри оплати праці, кадровики — за правильність назв посад і кодів відповідно до:
- Класифікатора професій ДК 003:2010;
- кваліфікаційних вимог;
- посадових обов’язків.
Штатний розпис має враховувати вимоги законодавства, специфіку діяльності установи, нормативи чисельності, положення про оплату праці. Особливо важливо дотримуватися вимог абзацу 4 пункту 28 Порядку № 228 — фонд оплати праці повинен відповідати доведеним бюджетним асигнуванням. Якщо фінансування зміниться, доведеться переглядати і сам розпис, і структуру установи.
Як правильно заповнити штатний розпис: покрокова інструкція
Ось що потрібно зазначити у штатному розписі:
- Назви підрозділів і посад.
- Класифікаційні коди посад.
- Кількість штатних одиниць.
- Розміри посадових окладів.
- Надбавки та доплати (за потреби).
- Фонд заробітної плати на місяць і на рік.
Назви підрозділів оформлюйте відповідно до затвердженої структури установи. Посади впорядковуйте за ієрархією: спочатку керівники, потім — спеціалісти, далі — інший персонал. Назви посад мають відповідати Класифікатору професій і кваліфікаційним довідникам.
До штатного розпису включайте і ті підрозділи, які фінансуються за рахунок власних надходжень (згідно з п. 37 Порядку № 228).
Для спрощення заповнення Податкового розрахунку (зокрема, додатка Д5), установи можуть додати окрему графу з кодом професії або створити окремий довідник посад.
Графа з класифікаційним кодом є обов’язковою для держорганів, які провели класифікацію посад держслужби.
Кількість штатних одиниць установлюється на основі нормативів, але в умовах обмеженого фінансування слід керуватися абзацом 4 пункту 28 Порядку № 228, аби не перевищити обсяги бюджетних асигнувань. У графі можуть бути як цілі, так і дробові значення (0,3; 0,5; 1,5).
Посадовий оклад зазначається у повному розмірі на одну штатну одиницю. Для визначення розмірів окладів у 2025 році орієнтуйтеся на такі постанови Кабміну:
- № 1409 від 29.12.2023 — для держслужбовців з класифікацією посад;
- № 1335 від 22.11.2024 — для сектору безпеки і оборони;
- № 15 від 18.01.2017 — для держслужбовців без класифікації посад;
- № 268 від 09.03.2006 — для місцевого самоврядування;
- № 1298 від 30.08.2002 — для бюджетних установ.
Надбавки та доплати вказуються окремо. Їхній перелік та розміри регулює колективний договір.
Фонд заробітної плати на місяць визначають шляхом множення посадового окладу (або суми всіх виплат) на кількість штатних одиниць. Для бюджетних установ враховуються всі складові заробітної плати.
Фонд заробітної плати на рік обчислюють множенням місячного фонду на кількість місяців роботи.
Наприкінці таблиці обов’язково зазначають загальні підсумки — кількість посад і загальний фонд зарплати, які переносяться до грифа затвердження документа.
Хто підписує та затверджує штатний розпис
Штатний розпис установи підписують її керівник разом із керівником фінансового підрозділу або бухгалтерської служби. Затверджує документ керівник установи, уповноважений це робити. Підпис скріплюється гербовою печаткою із зазначенням дати.
Щодо бюджетних установ нижчого рівня, їхній штатний розпис затверджується одночасно з кошторисом головним розпорядником бюджетних коштів (п. 37 Порядку № 228). Детальніше про те, хто затверджує кошториси й штатні розписи різних установ — у таблиці:
|
Кому |
Хто затверджує |
|
Секретаріату Кабінету Міністрів України |
Держсекретар Кабміну за погодженням із Мінфіном |
|
Міністерствам: — за програмою «Керівництво та управління» — за іншими програмами, що виконує апарат міністерства |
Держсекретар міністерства за погодженням із Мінфіном; Керівник міністерства |
|
Територіальним органам міністерств |
Держсекретар міністерства |
|
Іншим центральним органам виконавчої влади |
Керівник органу за погодженням із Мінфіном; Керівник органу |
|
Територіальним органам цих органів |
Керівник органу |
|
Обласним, Київській, Севастопольській міським держадміністраціям |
Голови відповідних держадміністрацій |
|
Президіям національних академій наук |
Керівники за погодженням із Мінфіном; Керівники |
|
Бюджетним установам місцевого підпорядкування |
Міські, селищні, сільські голови або керівники виконавчих органів |
|
Установам, залученим до заходів воєнного стану |
Їхні керівники (за наданими повноваженнями) |
|
Національним ЗВО, яким передбачено призначення у бюджеті |
Керівники за погодженням із головним розпорядником, якщо інше не передбачено законом |
|
Закладам фахової передвищої освіти без статусу юрособи |
Головний розпорядник, якщо інше не передбачено законом |
|
Установам без вищестоящої організації |
Райдержадміністрації або виконкоми відповідних рад |
Головні розпорядники можуть установлювати власні порядки затвердження штатних розписів, якщо це не суперечить законодавству.
Як змінити штатний розпис протягом року
Керівник установи має право своїм наказом уносити зміни до штатного розпису, якщо:
- змінено структуру установи (створено чи ліквідовано структурні підрозділи);
- змінено умови оплати праці (оклади, надбавки, доплати);
- введено нові або ліквідовано наявні посади (професії) чи змінено їхні назви.
Законодавство не обмежує кількість чи періодичність змін. Вони залежать виключно від потреб установи.
Особливості затвердження штатного розпису для ЗДО
Наприклад, наказом МОН від 27.01.2025 № 100 визначено нові тарифні розряди для керівних та педагогічних працівників закладів дошкільної освіти, які почали діяти з 01.01.2025, хоча сам наказ набрав чинності лише 03.03.2025. Тож у березні видали наказ про зміни до штатного розпису заднім числом — із 01.01.2025.
Цей наказ є підставою для бухгалтера провести перерахунок зарплати за січень і лютий 2025 року, а з березня зарплата вже нараховується за новими окладами.
При скороченні посад чи ліквідації підрозділів дату введення змін необхідно обрати так, аби дотриматися вимог частини третьої статті 32 КЗпП — попередити працівників про звільнення або зміну умов праці щонайменше за два місяці. У період воєнного стану — до введення змін.
Зміна мінімальної зарплати: чи потрібно змінювати штатний розпис
Посадові оклади у бюджетній сфері встановлює Кабінет Міністрів України. Зміна розміру мінімальної зарплати автоматично не змінює посадові оклади, тому держоргани й органи місцевого самоврядування не зобов’язані затверджувати нові штатні розписи лише через зростання мінімальної зарплати.
Проте якщо у штатному розписі передбачено доплату до рівня мінімальної зарплати, її розмір слід переглянути. Також необхідно скоригувати фонд заробітної плати.
У таких випадках бюджетні установи затверджують новий штатний розпис або вносять зміни до чинного — з дати підвищення мінімальної зарплати. При цьому розміри посадових окладів залишаються незмінними, змінюється лише сума доплати до «мінімалки» і відповідно — фонд оплати праці.
