Видаткова накладна: призначення, використання та особливості

16 April 2025

Видаткова накладна — це важливий документ у бухгалтерії, який підтверджує факт передачі товарів або послуг від постачальника до покупця. Вона є невід'ємною частиною документообігу для підприємств, що займаються торгівлею або надають послуги, і використовується для правильного обліку витрат та формування податкових зобов'язань.

Оформлення видаткової накладної необхідне не тільки для дотримання законодавчих вимог, але й для контролю за рухом товарів та активів на підприємстві. У цьому документі зазначається важлива інформація про товар, його кількість, вартість, а також умови постачання. Як і інші первинні документи, видаткова накладна має юридичну силу і може бути використана як доказ у разі перевірок або спірних ситуацій.

• Видаткова накладна БЛАНК
• Видаткова накладна ЗРАЗОК

Чи є видаткова накладна документом первинного обліку?

Так, видаткова накладна є первинним бухгалтерським документом. Вона містить всі необхідні реквізити, визначені частиною 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Це документ, який підтверджує факт передачі товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) від постачальника до покупця. У накладній зазначаються такі важливі відомості, як:

• дата здійснення операції;
• реквізити постачальника та покупця;
• найменування і кількість товару;
• одиниці виміру, ціна та вартість;
• місце постачання;
• посади та підписи осіб, відповідальних за відпуск та приймання ТМЦ.

Згідно з визначенням Закону про бухоблік, первинний документ фіксує відомості про господарську операцію і є основою для бухгалтерського обліку.

Залишити заявку 067 341 76 94

Основні характеристики видаткової накладної

Видаткова накладна — це документ, який виписується покупцю, що підтверджує передачу товарів або послуг. Як правило, видаткова накладна є одночасно «вхідною» накладною для отримувача, яка використовується для обліку отриманих товарно-матеріальних цінностей. Це означає, що для іншої сторони вона виступає як прибуткова накладна. Важливо зазначити, що термін «прибуткова накладна» офіційно не використовується, хоча в облікових програмах саме так зазвичай маркуються такі документи.

Також існують інші види накладних, зокрема:

• Внутрішня накладна — застосовується для переміщення ТМЦ всередині підприємства, наприклад, накладна-вимога (форма М-11);
• Товарно-транспортна накладна (ТТН) — документ, що підтверджує факт перевезення ТМЦ, але не передачу товару покупцю.

Як правильно оформити видаткову накладну?

Видаткові накладні на сьогодні є документами довільної форми, що дозволяє підприємствам самостійно розробляти бланки накладних. Головною вимогою є відповідність форми накладної вимогам щодо обов’язкових реквізитів первинних документів, зазначених у Законі про бухгалтерський облік.

На практиці більшість підприємств використовують форми накладних, які вже були створені в облікових програмах для автоматизації бухгалтерії. Щодо форми для внутрішнього переміщення ТМЦ (М-11), вона вже втратила свою юридичну силу, але може бути використана підприємствами як зразок або за умови затвердження відповідним внутрішнім наказом.

Форма видаткової накладної має включати такі реквізити, як суми ПДВ, а також може містити додаткові поля, такі як номер банківського рахунку.

Залишити заявку 067 341 76 94

Чи можливо використовувати видаткову накладну для послуг?

Ні, видаткова накладна в основному призначена для товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), оскільки саме товар можна видавати покупцю. Послуги ж, на відміну від товарів, надаються, а не передаються фізично. Проте, хоча немає прямої заборони, іноді в видаткових накладних можна зустріти і послуги, особливо якщо вони супутні товару. Наприклад, при продажу техніки, як-от ноутбук або смартфон, накладна може містити послугу з налаштування програмного забезпечення. Якщо ж операція стосується тільки послуг без товарів, тоді для оформлення використовується акт приймання-передачі наданих послуг або акт виконаних робіт.

Обов'язкові реквізити видаткової накладної

Видаткова накладна, як первинний документ, повинна містити обов'язкові реквізити, визначені частиною 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність». Ось основні з них:

• Назва документа: Документ може мати назву «Накладна», без обов'язковості включення слова «видаткова». Проте для внутрішніх накладних слово «внутрішня» часто використовується.
• Дата складання: Дата повинна відповідати дню фактичного здійснення господарської операції, зазвичай це день передачі товару.
• Назва підприємства: Назва організації, яка складає накладну, може бути скороченою або повною.
• Зміст і обсяг операції: У разі якщо компанія є платником ПДВ, слід обов'язково зазначити суму ПДВ, навіть якщо це не вимагається самими стандартами бухгалтерського обліку.
• Одиниця виміру: У накладній може бути зазначено будь-яку одиницю виміру (наприклад, шт., кг, літри).
• Посади осіб, що відповідальні за операцію: Важливо вказати посади осіб, які здійснили господарську операцію, та підписати документ.
• Ідентифікація учасників: Накладна повинна містити підпис або інші дані, що ідентифікують осіб, які брали участь у виконанні операції.

Крім того, видаткова накладна може містити додаткові реквізити, такі як:

• код підприємства згідно з ЄДРПОУ;
• номер документа;
• місце складання накладної;
• банківський рахунок;
• підстава для здійснення операції (наприклад, договір купівлі-продажу);
• документ, що підтверджує особу одержувача або його повноваження (наприклад, довіреність).

Залишити заявку 067 341 76 94

Чи мають бути зазначені посади підписантів у видатковій накладній?

Так, в видатковій накладній обов'язково повинні бути вказані посади осіб, які брали участь у господарській операції. Згідно з вимогами Закону про бухоблік, у первинних документах мають бути зазначені посади осіб, що отримують товар, а також відповідальних за правильність оформлення документа, разом з їх підписами. Це дозволяє чітко визначити, хто безпосередньо здійснив приймання-передачу товарно-матеріальних цінностей.

Чи потрібно ставити печатку на видатковій накладній?

Ні, на видатковій накладній не обов'язково ставити печатку. Закон про бухоблік не вимагає її наявності серед обов'язкових реквізитів первинних документів, як це зазначено у частині 2 статті 9. Також згідно з Положенням № 88, підпис особи на документі є достатнім, і печатка може бути присутня, але не є обов'язковою. Відсутність печатки на документі не має юридичних наслідків. Основне значення має правильність підписів і заповнення всіх необхідних реквізитів.

Чи важлива видаткова накладна для платників ПДВ?

Так, для платників ПДВ видаткова накладна має велике значення. Важливо, щоб дані у видатковій та податковій накладній співпадали в деталях, таких як опис товару, ціна, кількість тощо. Якщо видаткова накладна відсутня або містить помилки, це може поставити під сумнів господарську операцію, і покупець може втратити право на податковий кредит під час перевірки. Накладна підтверджує початок фізичного руху товарно-матеріальних цінностей, що є необхідним для правильного обліку ПДВ.

Замовити дзвінок