Відповідальність за несплату ЄСВ у 2025 році: штрафи, пеня та наслідки для бізнесу
29 May 2025
Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) — це обов’язковий платіж, який мають сплачувати як фізичні особи-підприємці, так і юридичні особи за найманих працівників. Порушення строків сплати або повна несплата ЄСВ тягнуть за собою фінансові санкції, незалежно від причин — забули, не було коштів чи виникла помилка в реквізитах.
У 2025 році законодавство залишає за податковими органами право застосовувати як штрафи, так і пеню. При цьому відповідальність може бути як фінансовою, так і адміністративною. Особливо пильними мають бути ФОП, які не здійснюють діяльність, але офіційно не припинили її — для них ЄСВ також залишається обов’язковим.
У цій статті ми розглянемо, які саме штрафи передбачено за несплату ЄСВ у 2025 році, хто несе відповідальність, у яких випадках можливе звільнення від штрафів та як правильно діяти, якщо порушення вже сталося.
Що загрожує за затримку або несплату ЄСВ
ЄСВ сплачують усі страхувальники:
- юридичні особи — за найманих працівників;
- ФОП — за себе та найманих осіб;
- самозайняті особи («незалежники») — за себе, а також за працівників, якщо вони є;
- резиденти Дія City, які мають зобов'язання щодо ЄСВ.
Нарахування та контроль сплати веде податкова служба, яка й накладає санкції. При цьому всі податки на зарплату — ПДФО, військовий збір і ЄСВ — звітуються в межах об’єднаної звітності (Податкового розрахунку та додатків до нього).
Хто може отримати штраф за порушення
Санкції за несвоєчасну або неповну сплату ЄСВ передбачені для:
- підприємств на будь-якій системі оподаткування;
- ФОП усіх груп (єдинники і загальносистемники);
- самозайнятих осіб (адвокати, нотаріуси, інші незалежні професіонали);
- ФОП і самозайнятих осіб із працівниками (крім єдинників 1 групи, яким заборонено мати найманих працівників);
- резидентів Дія City.
Хто не підлягає штрафам за ЄСВ
Не штрафуються за несплату ЄСВ особи, які беруть участь у системі добровільно — за договором про добровільну участь у загальнообов’язковому державному соцстрахуванні. Вони подають Додаток ЄСВ 2 у складі декларації про майновий стан і доходи.
Такі особи не несуть відповідальності за несвоєчасне подання звітності чи несплату внеску. Проте періоди, за які не подано звіт, не зараховуються до страхового стажу.
- Податковий розрахунок 2025 (excel)
- Оновлений Податковий розрахунок
- Додаток Д1
- Додаток Д2
- Додаток Д3
- Додаток 4ДФ
- Додаток Д5
- Додаток Д6
Яка відповідальність передбачена
Існує два основні типи відповідальності за порушення правил сплати ЄСВ:
|
Види санкцій |
Особливості |
|
Фінансова |
Стосується недоплат, несвоєчасної сплати або помилок у звітності. Сплачує суб’єкт господарювання (ФОП або підприємство). |
|
Адміністративна |
Накладається на посадових осіб (наприклад, директора або головбуха). |
Підставою для фінансової відповідальності є Закон про ЄСВ, а адміністративну регулює Кодекс про адмінправопорушення (КпАП).
Таблиця штрафів і пені за ЄСВ
Основні фінансові санкції
|
Порушення |
Сума штрафу (законодавчі підстави: ст. 25 Закону про ЄСВ, п. 120.1 ПКУ) |
|
Нарахування з порушенням (донарахування за минулі періоди) |
10% від суми за кожен звітний період, максимум — 50% |
|
Несплата або затримка з виплатами (зарплата, лікарняні, тощо) |
10% від несплаченої суми |
|
Несплата ФОП або «за себе» |
20% від несплаченої суми |
|
Несвоєчасна/неподана звітність (Податковий розрахунок) |
340 грн |
|
Повторне таке саме порушення протягом року |
1020 грн |
|
Недоліки у бухгалтерському обліку |
136–255 грн |
Приклад: якщо ФОП-єдинник не сплатив ЄСВ за І квартал 2025 року (мінімум — 5280 грн), то штраф становитиме 1056 грн (20% від суми), плюс пеня.
Які штрафи та пеня з ЄСВ не застосовувались у період карантину та воєнного стану
У визначені періоди держава надала пільги щодо фінансових санкцій за ЄСВ:
- Період дії карантину: з 1 березня 2020 року до 30 червня 2023 року штрафи та пеня не застосовувались за:
- несвоєчасну сплату (перерахування) ЄСВ;
- часткову або несвоєчасну сплату внеску, що нараховується на зарплату, лікарняні, декретні тощо;
- затримку зі звітністю з ЄСВ.
- Це передбачено п. 911 Прикінцевих та перехідних положень Закону про ЄСВ. ДПС роз’яснила положення у листі від 08.04.2020 № 9 (с. 9).
- Період воєнного стану: з 24 лютого 2022 року по 1 серпня 2023 року штрафи та пеня також не нараховувалися відповідно до п. 921 та п. 922 Закону про ЄСВ (див. роз’яснення ДПС в Івано-Франківській області).
Таким чином, у період з 1 березня 2020 року до 31 липня 2023 року штрафи та пеню з ЄСВ фактично не застосовували.
Хто відповідає за нарахування штрафів і пені з ЄСВ
Нараховувати штрафи та пеню з ЄСВ має винятково Державна податкова служба (ДПС).
Якщо платник самостійно виявив помилку щодо ненарахованого або несплаченого ЄСВ, він зобов’язаний донарахувати суму внеску та відобразити її у звітності відповідно до п. 2 розділу VI Інструкції № 449 (затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449). Водночас:
- жодного обов’язку самостійно розраховувати штрафи чи пеню у звітності не передбачено;
- немає спеціальних полів у звітних формах;
- платник має дочекатися відповідного нарахування ДПС та отримання вимоги про сплату недоїмки.
Як розраховується пеня за прострочення сплати ЄСВ
Пеня нараховується згідно з ч. 10 ст. 25 Закону про ЄСВ:
- Розмір пені — 0,1% суми недоїмки за кожен день прострочення.
- Відлік ведеться з наступного дня після граничної дати сплати ЄСВ до дня фактичної оплати включно (п. 5 розд. VII Інструкції № 449).
Приклад:
Підприємство 05.09.2024 виплатило працівнику матеріальну допомогу, однак не нарахувало та не сплатило ЄСВ на суму 12 000 грн.
Це порушення виявили під час перевірки у лютому 2025 року, а внесок сплатили 27.02.2025.
Розрахунок санкцій:
- Штраф 20%:
12 000 × 0,2 = 2400 грн - Пеня за 176 днів (05.09.2024–27.02.2025):
12 000 × 0,1 × 176 / 100 = 2112 грн
Загальна сума до сплати:
2400 + 2112 = 4512 грн
Які адміністративні штрафи передбачені за порушення з ЄСВ
Окрім фінансових санкцій, ДПС має право застосовувати адміністративні штрафи до посадових осіб підприємств та ФОПів відповідно до ст. 165¹ КУпАП.
Адміністративні штрафи з ЄСВ
|
Порушення |
Адмінштраф (перше) |
Адмінштраф (повторне протягом року)** |
|
Порушення порядку розрахунку та нарахування ЄСВ |
510–680 грн |
680–850 грн |
|
Несвоєчасна або неповна сплата ЄСВ (сума до 300 НМДГ — 908 400 грн у 2025 році*) |
680–1360 грн |
2550–5100 грн |
|
Те саме порушення, але в сумі понад 300 НМДГ |
1360–2040 грн |
2550–5100 грн |
|
Неподання або подання звіту з ЄСВ у спотвореній формі |
510–680 грн |
680–850 грн |
* Порог 300 НМДГ у 2025 р. розраховується не від 17 грн, а від 3028 грн (податкова соціальна пільга), тобто:
300 × 3028 = 908 400 грн.
** «Рік» у контексті штрафів рахується не календарно, а з моменту останніх дій/перевірки ДПС (роз’яснення ЗІР 201.09).
Важливо:
- Штрафи не підсумовуються за кожне однотипне порушення — накладається один штраф за всі такі випадки.
- Штрафи можуть бути застосовані до кількох осіб одночасно (наприклад, до керівника та бухгалтера).
- Термін притягнення до адмінвідповідальності — 2 місяці:
- для разових порушень — з дати порушення;
- для тривалих порушень — з дати їх виявлення.
Як не потрапити на штрафи з ЄСВ
Щоб уникнути штрафних санкцій за ЄСВ, варто заздалегідь подбати про правильність обліку та своєчасність подання звітності. Найперше — дотримуйтеся термінів сплати ЄСВ і подання звітів, не ігноруйте вимоги щодо заповнення реквізитів.
Нижче наведено основні строки подання звітності та сплати ЄСВ:
|
Категорія платника ЄСВ |
Терміни сплати ЄСВ |
Строк подання звітності з ЄСВ |
|
Підприємства та ФОП при виплаті зарплати, лікарняних тощо |
У день виплати — одночасно з виплатою |
Не пізніше ніж через 20 к. днів після останнього дня звітного місяця (Додаток Д1 до Податкового розрахунку) |
|
ФОП на загальній системі («за себе») |
Щокварталу — до 20-го числа місяця після закінчення кварталу |
До 20 лютого року, що настає після звітного, — додаток з ЄСВ до декларації про майновий стан |
|
ФОП на єдиному податку («за себе») |
Раз на квартал — до 20-го числа місяця після закінчення кварталу* або щомісячно авансом до 20-го числа кожного місяця |
До 10 лютого року, що настає після звітного, — додаток з ЄСВ до декларації з єдиного податку |
*Наприклад, ЄСВ за I квартал 2025 року слід було сплатити до 20 квітня 2025 року (включно).
Також зверніть увагу на важливі особливості при заповненні звітності:
- застосування мінімальної бази нарахування ЄСВ;
- відображення лікарняних, декретних, відпускних у Додатку Д1;
- перехідні виплати — з попередніх місяців тощо;
- правильне заповнення всіх обов’язкових реквізитів (ПІБ, ІПН, КВЕД тощо).
Навіть незначні помилки — як-от вказання ініціалів замість повного імені працівника — можуть призвести до визнання звіту неподаним, а отже, — до штрафів.
Що робити, якщо вам нарахували штраф з ЄСВ
Якщо податковий орган виявив порушення, то він надсилає вимогу про сплату недоїмки, яка оформлюється згідно з Додатком 7 до Інструкції №449. У такому разі необхідно:
- сплатити суму боргу, штраф та пеню протягом 10 календарних днів з моменту отримання вимоги.
Крім Додатку 7, є й інші типи рішень податкової:
- Додаток 14 — рішення про накладення штрафів за порушення обліку, що впливає на розрахунок ЄСВ;
- Додаток 13 — рішення про штрафи за донарахування ЄСВ податковим органом або платником.
У разі ухилення від сплати ЄСВ справа може передаватися на примусове стягнення — з блокуванням банківських рахунків (включно з картковими), арештом майна та забороною виїзду за кордон для відповідальних осіб або ФОП.
Як оскаржити штраф або вимогу з ЄСВ
Платник має право оскаржити рішення ДПС щодо штрафних санкцій або пені. Це можна зробити:
- Адміністративним шляхом — подавши скаргу до вищого органу ДПС;
- У судовому порядку.
У разі подання скарги:
- Необхідно повідомити письмово ДПС, яка винесла рішення, протягом 10 календарних днів з дати його отримання;
- Після подання скарги призупиняється обов’язок сплати недоїмки, штрафу та пені;
- ДПС має 30 календарних днів на розгляд скарги (відповідно до п. 1 розд. IV Порядку, затвердженого наказом Мінфіну №1124 від 09.12.2015).
Не підлягають оскарженню:
- ЄСВ-зобов’язання, які платник самостійно визнав;
- рішення, що вже оскаржувалися в судовому порядку;
- рішення, які вже один раз були розглянуті в порядку адміністративного оскарження.
На замітку: Завжди зберігайте копії поданої звітності, платіжні документи, листування з податковою та документи, що підтверджують підстави для розрахунків (лікарняні листи, накази про відпустку тощо). Це допоможе захистити себе в разі спору з ДПС.
