Як правильно провести остаточний розрахунок із працівником при звільненні
22 May 2025
Звільнення працівника — завершальний етап трудових відносин, який потребує не лише юридичної, а й фінансової чіткості. Щоб уникнути порушень та штрафів, роботодавець зобов’язаний вчасно та правильно провести остаточний розрахунок. Це стосується не лише нарахування заробітної плати, а й компенсації за невикористані відпустки, вихідної допомоги (за потреби) та утримань із зарплати.
У 2025 році залишаються актуальними базові вимоги законодавства, але на практиці виникає багато нюансів — особливо в умовах мобілізації, відпусток без збереження зарплати, скорочення штату або переведення працівника за угодою сторін.
У цій статті ми детально розглянемо, як правильно здійснити розрахунок при звільненні: які виплати передбачені, у які строки вони мають бути виплачені, як оформити розрахункові документи та які податкові наслідки врахувати.
Які виплати має отримати працівник при звільненні
У день звільнення роботодавець зобов’язаний провести з працівником повний фінансовий розрахунок. До обов’язкових виплат належать:
- заробітна плата — за фактично відпрацьовані дні у місяці звільнення, включаючи останній день;
- компенсація за всі невикористані дні відпустки — як основної, так і додаткової (зокрема соціальної відпустки на дітей);
- вихідна допомога — у випадках, передбачених законодавством.
У подальших розділах розберемося, як правильно нараховуються ці виплати та на що звернути увагу.
Як розрахувати зарплату в останньому місяці роботи
Зарплата працівника за останній місяць роботи розраховується у звичайному порядку — пропорційно фактично відпрацьованим дням. Якщо працівник має право на доплату до мінімальної зарплати, її також необхідно здійснити, але відповідно до частки місяця, яку він відпрацював.
Приклад: Якщо працівник звільняється у травні 2025 року та відпрацював 12 із 22 робочих днів, сума мінімальної зарплати, яку йому слід виплатити, становить
4363,64 грн (8000 ÷ 22 × 12, де 8000 грн — мінімальна зарплата).
Важливо: доплата до мінімалки не враховує виплати за невідпрацьований час — зокрема компенсації відпустки чи вихідної допомоги.
Останній день роботи є робочим днем, тому за нього також обов’язково нараховується зарплата.
Компенсація за невикористану відпустку — що варто знати
У день звільнення працівник має право отримати компенсацію за всі невикористані дні відпустки — без обмежень по кількості. Компенсувати можна як відпустки за поточний рік, так і за минулі періоди. Також допускається комбінований варіант: частину днів працівник може використати, а за решту — отримати компенсацію.
Це стосується усіх видів відпусток, включно з додатковими соціальними, наприклад, для працівників із дітьми.
Вибір між «відгуляти» чи «отримати компенсацію» — виключно за працівником.
Компенсація має бути виплачена в день звільнення разом із рештою виплат.
Розрахунок відпускної компенсації здійснюється за тими ж правилами, що й для звичайних відпускних. Але є виняток: дні відпустки, не використані до 31.12.2023 року, компенсуються з урахуванням виплат 2023 року.
Калькулятор відпускної компенсації допоможе точно визначити кількість днів та суму виплати.
Зверніть увагу:
- аліментні утримання з компенсації не проводяться, якщо вона стосується менш ніж двох років;
- ЄСВ нараховується, як і на зарплату;
- утримуються ПДФО та військовий збір;
- у звіті (Додаток 4ДФ) сума компенсації показується разом із зарплатою під кодом доходу 101.
Коли працівнику належить вихідна допомога
Не кожен працівник має право на вихідну допомогу. Вона виплачується лише у випадках, передбачених ст. 44 КЗпП:
- відмова працювати в іншій місцевості;
- зміна істотних умов праці;
- скорочення штату або чисельності;
- невідповідність займаній посаді (кваліфікація чи стан здоров’я);
- поновлення на посаді іншого працівника;
- порушення трудового законодавства роботодавцем;
- припинення повноважень службових осіб.
Ця виплата не входить до фонду оплати праці, тому на неї не нараховується ЄСВ (згідно з Інструкцією №5 та Переліком №1170).
Проте вихідна допомога включається до оподатковуваного доходу працівника, тому утримуйте:
- ПДФО — 18%,
- військовий збір — 1,5%.
У податковому звіті (4ДФ) відображайте її з ознакою доходу 127.
Приклад розрахунку виплат при звільненні
Як розрахувати компенсацію при звільненні: типовий приклад
Ситуація: Працівника звільняють 30 травня 2025 року у зв'язку зі скороченням штату. Розрахунковий період — березень і квітень 2025 року.
Дані про відпрацьовані дні:
- Березень: 21 робочий день, з них фактично відпрацьовано — 18 днів (3 дні лікарняного);
- Квітень: 22 робочих дні, відпрацьовано — 10 днів (інше — відпустка за свій рахунок).
Зарплата:
- За березень — 9400 грн (зарплата) + 1600 грн (лікарняні);
- За квітень — 4700 грн (зарплата).
У розрахунку не враховуються лікарняні, відпустка за власний рахунок і дні призупинення трудового договору (якщо були).
Середньоденна зарплата: (9400 + 4700) / (18 + 10) = 14100 / 28 = 503,57 грн
Середня кількість робочих днів за два місяці: (21 + 22) / 2 = 21,5 днів
Сума вихідної допомоги: 503,57 × 21,5 = 10826,76 грн
Бухгалтерські проведення:
|
№ |
Операція |
Дт |
Кт |
Сума, грн |
|
1 |
Нарахування вихідної допомоги |
949 |
663 |
10826,76 |
|
2 |
Утримано ПДФО (18%) |
663 |
641 |
1948,82 |
|
3 |
Утримано військовий збір (5%) |
663 |
642 |
541,34 |
|
4 |
Виплата працівнику |
663 |
311 |
8336,60 |
|
5 |
Витрати віднесено на фінрезультат |
791 |
949 |
10826,76 |
У разі звільнення з підстав, передбачених порушенням трудового законодавства, розмір вихідної допомоги подвоюється: 21653,52 грн.
Розрахунок при відсутності заробітку в розрахунковому періоді
Ситуація: Звільнення 30 травня 2025 року, але з 1 вересня 2024 року підприємство призупинило трудові договори. У березні-квітні 2025 року заробітку не було.
Алгоритм дій:
- Якщо немає зарплати в березні-квітні, беремо січень-лютий 2025;
- Якщо немає зарплати й за січень-лютий, розрахунок проводиться за тарифною ставкою;
- Якщо тарифна ставка < мінзарплати, беремо мінімальну зарплату (у травні 2025 — 8000 грн).
Припущення: Оклад дорівнює мінзарплаті.
Середньоденна зарплата: (8000 + 8000) / (21 + 22) = 16000 / 43 = 372,09 грн
Середня кількість робочих днів: (21 + 22) / 2 = 21,5 днів
Сума вихідної допомоги: (16000 / 43) × 21,5 = 8000 грн (заокруглено до межі мінзарплати)
Відповідальність за затримку розрахунку
Якщо роботодавець не виплатив компенсації в день звільнення, він зобов'язаний компенсувати середній заробіток за увесь період затримки — до моменту фактичного розрахунку (ст. 117 КЗпП).
Відсутність коштів не звільняє від відповідальності. Працівник має право звернутись до суду (ст. 233 КЗпП).
Штраф за невиплату вихідної допомоги
Якщо роботодавець не виплатив вихідну допомогу, це вважається порушенням строків виплати зарплати (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП).
Штрафи:
- Роботодавець — 3 мінімальні зарплати (24000 грн);
- Посадова особа — адміністративний штраф від 510 до 1700 грн (ст. 41 КпАП).
Виняток: Під час воєнного стану, якщо роботодавець виконав припис контролюючого органу у строк, штраф не застосовується (ч. 3 ст. 16 Закону № 2136-IX).
