Як правильно списати основні засоби: правила, документи та облік

16 April 2025

Списання основних засобів — це звична, але не така вже й проста процедура в роботі бухгалтера. Незалежно від причини списання (знос, втрата, непридатність для подальшого використання чи модернізація), необхідно дотриматися чітких вимог до оформлення документів, а також правильно відобразити операцію в обліку.

У статті розглянемо повний порядок дій: від підготовки акту списання до внесення змін у бухгалтерський і податковий облік. Пояснимо, як впливає списання на податкові зобов’язання, зокрема — на ПДВ, та які нюанси важливо врахувати, щоб уникнути помилок і штрафів.

Матеріал буде корисним бухгалтерам, фінансовим спеціалістам та підприємцям, які хочуть бути впевнені у правильності ведення обліку при списанні основних засобів.

• Акт на списання основних засобів (Наказ № 818)
• Акт на списання основних засобів форма ОЗ-3

Види списання основних засобів: за власною ініціативою чи вимушено

Списання (ліквідація) основних засобів може відбуватись у двох основних випадках:

• Добровільне списання — коли підприємство самостійно ухвалює рішення про виведення об'єкта з експлуатації. Це може бути обумовлено фізичним чи моральним зносом, відсутністю економічної доцільності ремонту, модернізації або подальшого використання, неможливістю реалізації тощо.
• Вимушене списання — відбувається через непередбачувані обставини, які не залежать від підприємства. Сюди належать стихійні лиха, пожежі, воєнні дії, крадіжки, повне знищення об'єкта тощо.

Аналогічні правила застосовуються і до малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА), адже вони входять до складу основних засобів. Порядок оформлення, бухгалтерський і податковий облік у таких випадках практично однаковий.

Кожен тип списання має свої нюанси в оформленні та відображенні в обліку — їх важливо врахувати, щоб уникнути порушень та непорозумінь з податковими органами.

• Бухгалтерські та податкові наслідки видів ліквідації

Порівняння бухгалтерського та податкового обліку: добровільне vs вимушене списання ОЗ

Показник	Добровільне списання (за ініціативою підприємства)	Вимушене списання (через форс-мажор)
Бухгалтерський облік	Використовується субрахунок 976 «Списання необоротних активів». Проводки: – Залишкова вартість: Дт 976 Кт 10 – Накопичений знос: Дт 131 Кт 10 Інші ситуації: – ПДВ на залишкову вартість: Дт 976 Кт 6432 → Дт 6432 Кт 6411 – Повністю зношене майно: Дт 131 Кт 10 – Списання дооцінки: Дт 411 Кт 441 – Безоплатно отримане майно: Дт 424 Кт 745	Схема обліку аналогічна. Однак списання зазвичай оформлюється без ПДВ. Необхідно мати підтвердження: акти, довідки поліції, висновки про форс-мажор
Податок на прибуток (малодоходники)	Податкові наслідки збігаються з бухгалтерськими. Витрати зменшують фінрезультат	Те ж саме
Податок на прибуток (великодоходники)	Фінрезультат: + залишкова вартість за бухобліком (п.138.1 ПКУ) – податкова залишкова вартість (п.138.2 ПКУ, тільки для виробничих ОЗ) Якщо ОЗ був невиробничим — зменшення не проводиться	Застосовуються ті ж правила, однак можливі винятки у разі знищення майна
Єдиний податок	Немає специфіки. Облік аналогічний загальній системі	Те ж саме
ПДВ	Ліквідація прирівнюється до продажу (п.189.9 ПКУ). ПДВ нараховується на звичайну ціну, але не нижче залишкової вартості	ПДВ не нараховується, якщо є документи, що підтверджують форс-мажор або крадіжку

На що звернути увагу

• При добровільному списанні майже завжди потрібно нараховувати ПДВ із залишкової вартості.
• При вимушеному списанні (пожежа, крадіжка, військові дії) — податкові зобов’язання з ПДВ не виникають, але обов’язково потрібні підтверджуючі документи.

Процедура добровільного списання основних засобів у 2025 році

Добровільне списання (ліквідація) основного засобу — це рішення підприємства, коли майно вже не придатне до використання, не підлягає ремонту або продажу. Щоб оформити таку операцію, слід дотриматися певного порядку:

1. Створити комісію — за наказом керівника формується постійно діюча комісія (зазвичай та сама, що приймає ОЗ в експлуатацію).
2. Проаналізувати стан об’єкта — комісія має з'ясувати, чому об’єкт більше не відповідає критеріям активу (знос, поломка, моральне старіння тощо).
3. Оформити Акт списання ОЗ — у документі зазначаються висновки комісії, причини списання, технічний стан майна.
4. Обґрунтувати недоцільність відновлення — у тому ж акті або окремим документом слід зафіксувати, чому ремонт або модернізація є економічно невигідними.
5. Додати інвентарну картку — її долучають до акту як додаток.
6. Підписати документи — акт складається у двох примірниках і затверджується керівником підприємства. Один залишається у бухгалтера, інший — у матеріально відповідальної особи.

Зверніть увагу: окремий наказ на списання ОЗ не є обов’язковим — достатньо затвердженого акта. Проте у випадку добровільної ліквідації платники ПДВ зобов’язані нараховувати податок незалежно від причин списання. Якщо ж хочете уникнути ПДВ — оформлюйте як вимушене списання з належним підтвердженням.

ПДВ при добровільному списанні основних засобів: що потрібно знати

Якщо підприємство є платником ПДВ, то під час добровільного списання ОЗ виникає обов’язок нарахувати податкові зобов’язання. Щоб правильно все оформити, дотримуйтесь наступного алгоритму:

1. Оцінка вартості об’єкта
   Визначте звичайну (ринкову) ціну майна. Це можна зробити:
• за участі незалежного оцінювача;
• самостійно (на основі даних про ціни на аналогічні об’єкти: скріни з сайтів, вирізки з друкованих ЗМІ тощо).
  
  
2. Порівняння звичайної та залишкової вартості
• Якщо ЗЦ ≤ ЗВ, базою для ПДВ буде залишкова вартість.
• Якщо ЗЦ > ЗВ, ПДВ нараховується з звичайної ціни.
  
  
3. Нарахування ПДВ
   
   
• Податкові зобов’язання формуються у тому звітному періоді, коли здійснюється ліквідація.
• Складається податкова накладна з типом причини «05» та умовним ІПН 400000000000. Постачальник і отримувач — одне й те саме підприємство.
• Таблична частина накладної заповнюється у звичному порядку.
• ПДВ нараховується лише один раз — згідно з п. 189.9 ПКУ.
  
  
4. Строки реєстрації податкової накладної
   
   
• Якщо ліквідація відбулася з 1 по 15 число місяця — накладна реєструється з 16 до кінця місяця.
  Якщо подія трапилася після 15 числа — реєстрація відбувається з 1 по 15 число наступного місяця.

Важливо: при добровільному списанні уникнути нарахування ПДВ не можна. Навіть якщо об'єкт повністю зношений, обов’язок з ПДВ все одно виникає.

Залишити заявку 067 341 76 94

Чому податкову накладну при списанні основних засобів реєструють у загальні строки

При списанні основних засобів податкову накладну (ПН) рекомендується реєструвати в загальні строки, оскільки:

1. Підстави для складання ПН
   Списання ОЗ класифікується як умовне постачання відповідно до пункту 189.9 ПК. У зв'язку з цим, реєстрація ПН повинна відбуватись за аналогією з ПН при продажу ОЗ, де застосовуються загальні строки.
2. Невідповідність умовам альтернативного строку
   Підпункт 201.10 ПК передбачає реєстрацію ПН упродовж 20 календарних днів після останнього дня місяця, у якому вона була складена, але цей термін стосується лише зведених ПН за пунктами 198.5 та 199.1 ПК. Операція зі списання ОЗ не підпадає під ці пункти, оскільки не відповідає їх умовам — списання є використанням ОЗ у негосподарській діяльності.
3. Пояснення для реєстрації ПН в загальні строки
   ПН на списання ОЗ не охоплюється вимогами альтернативного строку реєстрації. Тому реєстрація ПН має відбуватись згідно з загальними правилами, що передбачені для ПН при продажу.
4. Консультація та страхування
   Якщо виникають сумніви щодо строків реєстрації, можна звернутися за індивідуальною консультацією до ДПС через електронний кабінет. У разі сумнівів рекомендується реєструвати ПН у найближчі строки, щоб уникнути можливих помилок.

Зверніть увагу: ліквідація ОЗ є умовним постачанням, що підтверджує необхідність нарахування ПДВ згідно з п. 189.9 ПК.

Який акт використовувати для списання основних засобів

Акт списання основних засобів необхідний для документального оформлення як добровільного, так і вимушеного списання ОЗ. Для цього підприємства можуть обрати один із наступних варіантів:

1. Акт списання основних засобів (часткова ліквідація)
   Цю форму можна знайти в наказі Мінфіну від 13.09.2016 № 818 (Наказ № 818).
2. Акт списання групи основних засобів
   Теж затверджено Наказом № 818.
3. Акт списання транспортних засобів
   Також на основі Наказу № 818.
4. Акт на списання основних засобів ОЗ-3
   Цей бланк був затверджений наказом Мінстату від 29.12.1995 № 352 (Наказ № 352). Хоча цей наказ уже втратив чинність, форми документації, затверджені ним, досі можна використовувати.
5. Власний бланк
   Можна створити власну форму акта, взявши за основу один із наведених варіантів, але при цьому потрібно дотримуватися вимог, зазначених у частині 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Залишити заявку 067 341 76 94

Який бланк краще використовувати?

Найбільш актуальними для списання основних засобів є форми ОЗ-3 і ОЗ-4, які широко використовуються в бухгалтерських програмах. Вони задовольняють сучасні вимоги обліку, і їх можна застосовувати в роботі.

Щодо Наказу № 818, то його бланки були створені для державного сектору, проте їх можна використовувати і комерційними підприємствами. Наказ № 818 відповідає сучасним стандартам бухгалтерського обліку та є новішим, тому його бланки є більш відповідними.

У порівнянні з бланками ОЗ-3 та ОЗ-4 з Наказу № 352, нові форми з Наказу № 818 мають кілька переваг:

• Вони не містять зайвих реквізитів, які вже не використовуються (наприклад, код норми амортизації).
• У бланках Наказу № 818 є графа для вартості цінностей, що залишаються після списання, чого немає у старих бланках.
• Оновлені бланки відповідають сучасним стандартам та використовують гривні замість карбованців.

Зверніть увагу: хоча форми ОЗ-3 і ОЗ-4 з Наказу № 352 ще можна використовувати, бланки Наказу № 818 є більш актуальними і відповідають вимогам сучасного бухгалтерського обліку.

Списання основних засобів із нульовою залишковою вартістю

Як правильно оформити списання основних засобів, які мають нульову залишкову вартість? Платникам ПДВ вигідніше мати меншу залишкову вартість на момент списання, оскільки це дозволяє зменшити податкове навантаження. Проте потрібно бути обережними з різницею між залишковою вартістю (ЗВ) і ринковою ціною. Якщо ця різниця стає очевидною, то зростає ризик донарахування ПДВ податковими органами. Доводити, що і звичайна ціна, і ЗВ рівні нулю, не варто, оскільки навіть у разі ліквідації активу на момент списання його вартість не є рівною нулю.

Зверніть увагу: нульова ЗВ не є підставою для відсутності ПДВ при списанні основних засобів або малоцінних необоротних активів (МНМА).

Безпечнішими для списання є саме МНМА, амортизація яких нараховується за методом 100%. Для таких активів не потрібно визначати ліквідаційну вартість, і тому їх ЗВ може бути рівною нулю. Однак і в цьому випадку податкові органи можуть звернути увагу на звичайну ціну. Тому важливо правильно обґрунтувати необхідність ліквідації такого активу.

Залишити заявку 067 341 76 94

Проводки для списання основних засобів

Приклад списання основних засобів 1

Приклад 1 (ПДВ на залишкову вартість)

Підприємство списує верстат як морально застарілий, що не підлягає відновленню.

• Первісна вартість: 120 000 грн
• Дооцінка: не проводилася
• Ліквідаційна вартість: не визначалась
• Накопичена амортизація: 100 000 грн
• Залишкова вартість (ЗВ): 120 000 - 100 000 = 20 000 грн

Ринкову вартість подібного обладнання не можна достовірно визначити, тому як базу для нарахування ПДВ обрано залишкову вартість. Складено такі документи:

• Акт списання ОЗ (у двох варіантах — за формою ОЗ-3 і за Наказом № 818)
• Податкова накладна на умовне постачання ОЗ

Таблиця проводок

№	Господарська операція	Дт	Кт	Сума	Документ
1	Списана вартість верстату за нарахованим зносом (амортизацією)	131	104	100 000,00	Акт списання ОЗ, розрахунок бухгалтерії
2	Списана залишкова вартість верстату	976	104	20 000,00
3	Нараховане податкове зобов'язання з ПДВ за п. 189.9 ПК (умовне постачання) виходячи з ЗВ: 20 000 × 0,2 = 4 000	976	6432	4 000,00	Податкова накладна
4	Зареєстрована податкова накладна на умовне постачання ОЗ	6432	6413*	4 000,00	Податкова накладна
5	Витрати від списання віднесено на фінансовий результат іншої діяльності	793	976	24 000,00	Бухгалтерська довідка

Первинні документи для цієї ситуації

На основі наведених проводок, підприємство повинно скласти необхідні первинні документи для оформлення списання основних засобів, враховуючи всі відповідні нарахування та податкові зобов'язання.

Вимушене списання основних засобів (лівідація)

Списання основних засобів із ПДВ при форс-мажорних обставинах є ситуацією, де правильне документальне оформлення може допомогти уникнути нарахування ПДВ. Щоб це стало можливим, необхідно грамотно підготувати документи. Визначення правил для таких випадків міститься в Узагальнюючій податковій консультації, затвердженій наказом Мінфіну від 03.08.2018 № 673 (далі — УПК № 673), де зазначено:

• Перелік необхідних документів для уникнення ПДВ.
• Умови, за яких ПДВ не нараховується при наявності всіх необхідних документів.

Зверніть увагу: належне оформлення документів при вимушеній ліквідації ОЗ допоможе уникнути ПДВ та штрафних санкцій за його ненарахування.

Якщо ліквідація відбувається без згоди платника податку (наприклад, через викрадення, знищення або руйнування через непереборну силу), і є відповідний документ, що підтверджує факт знищення (або інший спосіб ліквідації), то така операція не розглядається як постачання основних засобів (п. 189.9 ПК). В такому разі не застосовується й п. 198.5 ПК щодо нарахування компенсаційного зобов’язання з ПДВ.

Залишити заявку 067 341 76 94

Документи для вимушеного списання основних засобів

УПК № 673 визначає наступні документи для підтвердження вимушеної ліквідації основних засобів:

• Сертифікат від Торгово-промислової палати (ТПП) про обставини непереборної сили.
• Витяг з реєстру про припинення права власності на основні засоби через їхнє повне знищення.
• Акт про факт пожежі, складений ДСНС.
• Витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань про викрадення основних засобів.
• Інші документи, що підтверджують факт знищення, зруйнування чи викрадення основних засобів згідно з чинним законодавством.

У разі знищення основних засобів внаслідок воєнних обставин можна скористатися рекомендаціями з листа Мінфіну від 10.10.2022 № 41010-06-62/23254 щодо порядку списання знищеного або зіпсованого майна через російську збройну агресію.

Як уникнути ПДВ при списанні основних засобів

Ще одним способом уникнути нарахування ПДВ є підтвердження того, що основні засоби були знищені, розібрані або змінені таким чином, що їх вже не можна використовувати за первісним призначенням. У такому випадку для оформлення списання достатньо рішення постійно діючої комісії підприємства та акту на списання основних засобів (за формою ОЗ-3 або довільною формою з усіма обов'язковими реквізитами).

Проте, важливо пам'ятати, що оформлення будь-якого списання актом за формою ОЗ-3 не автоматично звільняє від ПДВ. Потрібно обґрунтувати саме факт знищення основних засобів як активу. Наприклад:

• Промисловий знос будівлі: шляхом підриву чи спалення, коли не залишаються матеріали або деталі, які можна використовувати в майбутньому.
• Розібрання основних засобів: необхідно підтвердити, що всі частини основних засобів були оприбутковані як запасні частини, а не зникли під час розбирання. У разі відсутності детального акту про оприбуткування запасів, податківці можуть не визнати акт списання, що призведе до нарахування ПДВ.

Іноді безпечніше продати основні засоби неплатнику ПДВ, а потім купити деталі у нього, ніж складати акти на списання та ризикувати штрафними санкціями за "ліквідаційний" ПДВ.

Зверніть увагу: один лише акт на списання основних засобів не забезпечує звільнення від ПДВ. Необхідно чітко підтвердити факт знищення або зміни статусу активу.

Порядок списання основних засобів у разі форс-мажору

Якщо основні засоби списуються через форс-мажор, і цей факт може бути підтверджений, порядок дій виглядатиме наступним чином:

1. Створити комісію для списання основних засобів або використовувати постійну комісію (та, що вже існує при придбанні та введенні ОЗ в експлуатацію).
2. Провести інвентаризацію та скласти інвентаризаційний опис з вказанням причин їхнього знищення чи зникнення.
3. Зібрати всі необхідні документи, що підтверджують наявність форс-мажору.
4. Скласти акт на списання ОЗ за будь-якою формою.
5. Оцінити розмір збитків.

Залишити заявку 067 341 76 94

Бухгалтерські проводки при списанні основних засобів

Приклад 2: Пожежа (ПДВ не нараховується)

• Приклад списання основних засобів 2

На підприємстві через пожежу в цеху згорів верстат. Комісія визнала неможливість його відновлення. Існує акт від ДСНС, а також інвентаризаційний опис. Як правильно оформити списання основних засобів?

• Первісна вартість верстату: 80 000 грн.
• Накопичена амортизація: 30 000 грн.

Оскільки є необхідні документи, ПДВ не нараховується.

№	Господарська операція	Дт	Кт	Сума	Документ
1	Списана вартість верстату у частині нарахованого зносу (амортизації)	131	104	30 000	Акт списання ОЗ, розрахунок бухгалтерії
2	Списано залишкову вартість верстату (= 80 000 - 30 000)	976	104	50 000
3	Витрати від списання віднесено на фінансовий результат іншої діяльності	793	976	50 000	Бухгалтерська довідка

Приклад 3: Крадіжка (ПДВ не нараховується)

• Приклад списання основних засобів 3

На підприємстві сталася крадіжка комп’ютера (через розбите вікно). Винні особи не встановлені. Є акт від МВС і інвентаризаційний опис.

• Первісна вартість комп’ютера: 30 000 грн.
• Накопичена амортизація: 10 000 грн.

Оскільки є необхідні документи, ПДВ не нараховується.

№	Господарська операція	Дт	Кт	Сума	Документ
1	Списана вартість комп’ютера у частині нарахованого зносу	131	104	10 000	Акт списання ОЗ, розрахунок бухгалтерії
2	Списана залишкова вартість комп’ютера (= 30 000 - 10 000)	976	104	20 000
3	Відображено на позабалансовому рахунку вартість комп’ютера до завершення кримінального розслідування	072		20 000	Інвентаризаційний опис
4	Витрати від списання віднесено на фінансовий результат іншої діяльності	793	976	20 000	Бухгалтерська довідка

Таким чином, для кожного випадку списання основних засобів необхідно правильно оформити документи та здійснити відповідні бухгалтерські проводки, щоб уникнути проблем з податковими органами.

Замовити дзвінок