Як правильно відобразити простій та відпустку без збереження заробітної плати в об'єднаному звіті з ПДФО, ВЗ та ЄСВ
01 May 2025
У процесі ведення кадрового обліку та складання звітності в Україні важливим аспектом є правильне відображення простою та відпустки за свій рахунок в об'єднаному звіті з податку на доходи фізичних осіб (ПДФО), військового збору (ВЗ) та єдиного соціального внеску (ЄСВ). Здається, що ці моменти не мають значного впливу на фінансові результати підприємства, але неправильне відображення таких періодів у звітності може призвести до штрафів та непорозумінь з податковими органами.
У цій статті ми розглянемо, як правильно вказати простій та відпустку без збереження заробітної плати у відповідних звітах, що потрібно врахувати при заповненні кожного з полів і які нюанси слід знати для уникнення помилок. Якщо ви не хочете, щоб ваша звітність стала причиною неприємностей з контролюючими органами, ця інструкція буде корисною для вас.
- Простій у Додатку Д1 Податкового розрахунку приклад заповненя
- Відпустка за свій рахунок у Додатку Д1 приклад заповнення
Відображення простою в об'єднаному звіті з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у 2025 році
При складанні Податкового розрахунку (об'єднаного звіту) важливо врахувати всі наслідки простою. Зокрема, необхідно правильно відобразити:
- оплату простою — її показують у додатках Д1, 4ДФ та основній частині Податкового розрахунку;
- мінімальну базу ЄСВ — зазначають у Додатку Д1;
- можливе застосування податкової соціальної пільги (ПСП) — це вказується у Додатку 4ДФ.
Зупинимось на деталях, які стосуються оплати простою та нарахування ЄСВ.
Як показати оплату простою та нарахування ЄСВ
Оплата праці під час простою, якщо це сталося не з вини працівника, відноситься до складу додаткової заробітної плати і є виплатою за невідпрацьований час (пп. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати від 13.01.2004 № 5). Отже, на суму оплати простою потрібно нараховувати ЄСВ.
Проте, нарахування ЄСВ залежить не від наявності простою, а від суми заробітної плати за місяць, в якому був простій. Якщо загальний дохід за цей місяць менший за мінімальну зарплату, то потрібно провести доплату ЄСВ.
Простій не з вини працівника, наприклад через обставини воєнного стану або карантину, має бути оплачений хоча б на рівні 2/3 окладу (ст. 113 КЗпП). Це означає, що окрім цієї частини окладу, працівник може не отримати інших доплат чи премій, і зарплата може бути меншою за мінімальну. У 2025 році мінімальна зарплата становить 8000 грн, і якщо сума зарплати працівника менша за 8000 грн, необхідно провести доплату до мінімальної бази і нарахувати ЄСВ на цю різницю (ч. 5 ст. 8 Закону № 2464). Тому ЄСВ за місяць не може бути меншим за 1760 грн (8000 грн × 0,22).
Увага: якщо в результаті простою зарплата за місяць становить менше ніж 8000 грн, потрібно провести доплату ЄСВ до рівня 1760 грн.
У разі, коли простій тривав цілий місяць, застосовуються такі правила:
- не потрібно доплачувати до мінімальної зарплати;
- необхідно донарахувати ЄСВ, якщо фактична сума менша за мінімальну, але були інші виплати.
Далі розглянемо, як відобразити різницю між мінімальною та фактичною базою ЄСВ у Додатку Д1, а також як заповнити Додаток 4ДФ за допомогою конкретного прикладу. Однак перед заповненням об'єднаного звіту варто переконатися, що простій правильно відображений у табелі обліку робочого часу.
Як табелювати простій у обліку робочого часу
Простій у табелі обліку робочого часу слід позначити кількістю годин, як і звичайний робочий день, використовуючи літеру «П» замість «Р».
Приклад 1 (зарплата, простій, ЄСВ з мінімальної бази, Податковий розрахунок)
Працівник працює на підприємстві, де з 07.04.2025 по 25.04.2025 оформлений простій. Оклад працівника дорівнює мінімальній заробітній платі — 8000 грн. Також він отримував 50% премії. У квітні 2025 року нараховано 22 робочих дні (або 176 робочих годин). Проте працівник відпрацював лише 7 робочих днів, тобто 56 робочих годин. На простій припало 15 робочих днів, що складає 120 робочих годин (15 × 8 годин).
Дані для розрахунків:
- Зарплата за окладом за відпрацьовані дні: 8000 × 56 ÷ 176 = 2545,45 грн;
- Оплата простою у квітні 2025: 8000 × (2/3) × 120 ÷ 176 = 3636,36 грн;
- Премія 50% працівнику за час простою та роботи у квітні не нараховувалась.
У такому випадку важливо перевірити, чи потрібно нараховувати доплату до мінімальної заробітної плати. Оскільки оплата за 7 робочих днів була здійснена на рівні мінімальної зарплати, додаткових доплат не потрібно. Оплата простою не враховується при розрахунку доплати до мінімальної зарплати, оскільки це є виплата за невідпрацьований час (пп. 2.2.12 Інструкції № 5).
Сумарна зарплата за місяць: 2545,45 + 3636,36 = 6181,81 грн. Це фактична база для нарахування ЄСВ.
Перевірка мінімальної бази ЄСВ: 6181,81 < 8000.
Різниця між мінімальною і фактичною базою ЄСВ: 8000 – 6181,81 = 1818,19 грн
Розрахунок ЄСВ:
- ЄСВ з фактичної бази: 6181,81 × 0,22 = 1360,00 грн;
- ЄСВ на різницю між мінімальною та фактичною базою: 1818,19 × 0,22 = 400,00 грн.
Загальна сума ЄСВ: 1360,00 + 400,00 = 1760 грн
Простій не має окремого відображення у Податковому розрахунку, оскільки оплата за час простою є частиною заробітної плати. Однак може виникнути необхідність відобразити різницю між мінімальною та фактичною базою ЄСВ, як показано у прикладі.
Відображення мінімальної бази ЄСВ у Податковому розрахунку
При донарахуванні ЄСВ до мінімальної бази, у основній частині Податкового розрахунку потрібно відобразити:
- у ряд. 2.5 — різницю між мінімальною та фактичною базою нарахування ЄСВ (по всіх працівниках);
- у ряд. 3.5 — нарахований ЄСВ на суму цієї різниці (по всіх працівниках).
У Додатку Д1 Податкового розрахунку зарплату працівника та додаткову базу ЄСВ відображають в окремих рядках:
- у графі 09 — код КТН «13», що означає нарахування ЄСВ на різницю між мінімальною та фактичною базою;
- у графі 18 — суму різниці між мінімальною та фактичною базою ЄСВ;
- у графі 20 — суму ЄСВ на різницю між мінімальною та фактичною базою.
На основі даних із Прикладу 1 можна подати зразок заповнення Додатку Д1 до Податкового розрахунку.
Простій у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку
Додаток 4ДФ не передбачає окремих правил для відображення нарахованої зарплати в місяці, коли був простій. Проте слід звернути увагу на загальний дохід працівника за місяць, адже він може бути меншим за розмір, що дає право на застосування податкової соціальної пільги (ПСП). У 2025 році ця межа становить 4240 грн. Якщо працівник має двоє та більше дітей, розмір ПСП збільшується. Для двох дітей граничний рівень доходу складає 8480 грн (4240 × 2) і так далі.
Розрахунок податків у прикладі 1:
- ПДФО: 6181,81 × 0,18 = 1112,73 грн;
- Військовий збір (ВЗ): 6181,81 × 0,05 = 309,09 грн.
Зарплата до виплати (довідково, оскільки в Додатку 4ДФ ця сума не відображається):
6181,81 – 1112,73 – 309,09 = 4759,99 грн.
Як правильно заповнити Додаток 4ДФ для цього прикладу, можна побачити у Додатку 2.
Відображення відпустки без збереження заробітної плати у Податковому розрахунку 2025
Відпустку за власний рахунок необхідно відображати в Додатку Д1 так само, як і простій. Важливо враховувати мінімальну базу ЄСВ, що становить 8000 грн у 2025 році. В залежності від ситуації є два варіанти нарахування ЄСВ:
Варіант 1: ЄСВ нараховується за мінімальною базою, якщо відпустка за власний рахунок не покриває весь місяць, а працівник має заробіток. У такому разі потрібно порівняти суму заробітку з мінімальною базою. Навіть якщо працівник відпрацював лише один день, необхідно нарахувати ЄСВ на різницю.
Варіант 2: ЄСВ не нараховується, якщо відпустка за власний рахунок триває весь місяць і працівник не отримував доходів (премії, оплати за щорічні відпустки, компенсації, тощо). У цьому випадку ЄСВ не нараховується, оскільки база для нарахування дорівнює нулю, але в Податковому розрахунку слід вказати нульові суми ЄСВ.
Увага: Якщо в працівника відсутні всі доходи за місяць (якщо він не працював і не отримував інших виплат), то ЄСВ не нараховується.
Відпустки без збереження заробітної плати, надані за погодженням сторін в умовах воєнного стану, можуть перевищувати обмеження у 30 календарних днів на рік, що діє для звичайних відпусток. Такі відпустки можуть тривати повний місяць і більше.
Щодо ПДФО, ситуація аналогічна до простою: може бути застосована ПСП, якщо дохід працівника дуже низький або відсутній.
Виключення із застосування мінімальної бази ЄСВ
Мінімальна база ЄСВ не застосовується для зарплати:
- Сумісників — ЄСВ нараховується на їх фактичний дохід;
- Нових працівників, які почали працювати в середині місяця або звільнені в тому ж місяці;
- Працівників з інвалідністю — для яких застосовується знижена ставка ЄСВ — 8,41%.
Воєнний стан чи карантин не додають нових винятків до застосування мінімальної бази ЄСВ.
Інші винятки можна знайти в пп. «6» розділу ІІІ Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообовʼязкове державне соціальне страхування, затвердженій наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449.
