Як розрахувати декретні виплати у 2025 році: приклади та пояснення

24 April 2025

Плануючи вихід у декрет, важливо заздалегідь розуміти, як розраховуються виплати по вагітності та пологах. У 2025 році правила залишаються знайомими, проте є деякі нюанси, на які варто звернути увагу.

У цій статті ми розглянемо, за якою формулою обчислюються декретні, які доходи враховуються для розрахунку середньоденної зарплати, а також на конкретних прикладах покажемо, як правильно визначити суму виплат. Матеріал буде корисним як для працівників, так і для бухгалтерів, які оформлюють відповідні документи.

Переходьте до огляду, щоб уникнути помилок і заздалегідь спланувати свої фінанси під час декретної відпустки.

• Заява працівниці на надання декретної відпустки
• Наказ на декретну відпустку
• Заява-розрахунок до Фонду
• Повідомлення про виплату коштів
• Додаток 4 ДФ з ПДФО та ВЗ до Податкового розрахунку (зарплата + декретні)
• Декретні у Додатку Д1 Податкового розрахунку

Які документи необхідні для нарахування декретних у 2025 році

Щоб працівниці було нараховано допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами (декретні), потрібно підготувати такі документи:

• електронний листок непрацездатності (е-лікарняний), відкритий за вагітністю та пологами;
• заяву працівниці про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами;
• наказ підприємства про надання такої відпустки;
• заяву-розрахунок, подану до Пенсійного фонду України (ПФУ).

Після виплати допомоги підприємство зобов'язане надіслати до ПФУ повідомлення про виплату коштів. Усі ці документи оформлюються відповідно до чинного законодавства і є основою для правильного розрахунку декретних.

Залишити заявку 067 939 40 12

Які нормативні акти регулюють розрахунок декретних виплат

Перед тим як приступити до обчислення суми декретних, варто уважно ознайомитися з основними нормативними актами, що регламентують цей процес. До них належать:

• Закон України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105 (Закон № 1105);
• Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для нарахування виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 р. № 1266 (Порядок № 1266).

Ці документи містять детальні правила обчислення середньої зарплати та визначення суми допомоги для вагітних працівниць.

Як оформити документи для нарахування декретних у 2025 році

Першим кроком для отримання декретних є оформлення листка непрацездатності, який зазвичай відкривають на 30-му тижні вагітності. Після відкриття лікарняного працівниця має:

• повідомити бухгалтера про наявність е-лікарняного для перевірки його в Електронній системі охорони здоров'я (ЕСОЗ);
• подати заяву на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами;
• вказати у заяві дату початку декретної відпустки, яка не може бути раніше дати відкриття лікарняного.

Після цього керівник підприємства видає відповідний наказ про надання відпустки.

Покрокова інструкція оформлення і виплати декретних

Далі порядок дій такий:

• дочекатися, коли електронний листок непрацездатності отримає статус «Готовий до сплати». Для декретних лікарняних (з кодом причини 2) цей статус присвоюється через 7 днів після відкриття листка (відповідно до п. 1 розділу ІІІ Порядку МОЗ № 1234);
• уповноважені особи підприємства (або комісія із соцстрахування) мають ухвалити рішення про призначення допомоги протягом трьох днів після зміни статусу лікарняного;
• бухгалтер формує та подає заяву-розрахунок через електронний кабінет Пенсійного фонду України. У межах одного подання можна включати до 200 лікарняних;
• після подання потрібно дочекатися надходження коштів з ПФУ на спеціально відкритий банківський рахунок страхувальника — зазвичай це відбувається протягом трьох робочих днів.

Важливо пам’ятати: розрахунок суми допомоги проводиться від дати початку відпустки, яка зазначена у наказі, а не з моменту відкриття листка непрацездатності.

Залишити заявку 067 939 40 12

Як правильно відраховувати 7 днів після відкриття е-лікарняного

Семиденний термін, необхідний для зміни статусу електронного листка непрацездатності в ЕСОЗ, відлічується не від дня відкриття лікарняного, а з наступного календарного дня. Наприклад, якщо е-лікарняний відкрито 28 квітня 2025 року, відлік починається з 29 квітня 2025 року. У такому випадку статус «Готовий до сплати» листок має отримати 6 травня 2025 року, тобто на восьмий день від початку відліку.

Важливо: у випадках вагітності та пологів продовження терміну через внесення змін до медичного висновку малоймовірне. Саме з моменту набуття статусу «Готовий до сплати» листок непрацездатності вважається офіційно виданим.

Тривалість декретної відпустки залежно від обставин

Розрахунок виплат за лікарняним через вагітність і пологи залежить від тривалості декретної відпустки, яка визначається залежно від особливостей кожного випадку.

Якщо працівниця оформляє відпустку з дати, зазначеної в листку непрацездатності, її тривалість зазвичай становить:

• 126 календарних днів — стандартна тривалість: 70 днів до пологів і 56 днів після;
• 140 календарних днів — у разі ускладнених пологів або народження кількох дітей (додається ще 14 днів до стандартних 126);
• 180 календарних днів — для жінок, які належать до постраждалих від Чорнобильської катастрофи.

Усі декретні виплати покриваються Пенсійним фондом України. Деталізовану інформацію щодо тривалості декретної відпустки дивіться у таблиці:

Страховий випадок	Тривалість відпустки, к. днів	Підстава
Вагітність і пологи	126 (70 до пологів + 56 після)	ч. 1 ст. 18 Закону №1105; п. 6.1 Інструкції №455
Пологи для жінок, постраждалих внаслідок ЧАЕС (І–ІІІ категорії)	180 (90 до пологів + 90 після)	ч. 1 ст. 18 Закону №1105; п. 6.3 Інструкції №455
Ускладнення під час пологів або багатоплідна вагітність	140 (70 до пологів + 70 після)	ч. 1 ст. 18 Закону №1105; п. 6.2 Інструкції №455
Несвоєчасне звернення за медичною допомогою (до пологів не спостерігали)	56	п. 6.4 Інструкції №455
При ускладненнях без нагляду під час вагітності	70	п. 6.4 Інструкції №455
Жінки, постраждалі внаслідок ЧАЕС, без медичного супроводу вагітності	90	п. 6.4 Інструкції №455
Передчасні пологи (до 30 тижнів): народження живої дитини	140	п. 6.5 Інструкції №455
Передчасні пологи (мертвонародження)	70	п. 6.5 Інструкції №455
Усиновлення однієї дитини	56	ч. 2 ст. 18 Закону №1105; п. 6.11 Інструкції №455
Усиновлення двох і більше дітей	70	ч. 2 ст. 18 Закону №1105; п. 6.11 Інструкції №455
Усиновлення жінкою (постраждалою від ЧАЕС)	90	ч. 2 ст. 18 Закону №1105; п. 6.11 Інструкції №455
Штучне переривання вагітності без ускладнень	3	п. 6.7 Інструкції №455
Штучне переривання вагітності з ускладненнями або за медпоказаннями	Увесь період непрацездатності	п. 6.8 Інструкції №455

Примітки:

• Інструкція №455 — це документ МОЗ від 13.11.2001 р. №455, що регулює порядок видачі листків непрацездатності.
• При усиновленні замість листка непрацездатності подається копія судового рішення про усиновлення. Заяву потрібно подати не пізніше трьох місяців з дня набрання законної сили рішенням. У разі пропуску строку право на відпустку втрачається.

Залишити заявку 067 939 40 12

Як розраховуються декретні виплати у 2025 році

Допомога у зв’язку з вагітністю та пологами у 2025 році нараховується у розмірі 100% середньої заробітної плати (доходу) працівниці. Тобто сума денної виплати дорівнюватиме її середньоденному заробітку. Порядок розрахунку таких виплат регламентується Порядком №1266.

Формула для визначення суми декретних виглядає так:

сума декретних = тривалість декретної відпустки (календарні дні) × середньоденна заробітна плата

Щоб обчислити середньоденну заробітну плату, використовується формула:

середньоденна зарплата = сума виплат за розрахунковий період / (кількість календарних днів розрахункового періоду – дні, які виключаються)

Розмір середньоденної зарплати залежить від виплат, нарахованих за місяці розрахункового періоду, та фактичної кількості днів, що враховуються.

Як визначається розрахунковий період для нарахування декретних

Розрахунковим періодом є 12 календарних місяців, що передують місяцю початку декретної відпустки. Він обчислюється у календарних днях, але із виключенням певних періодів:

• днів тимчасової непрацездатності (лікарняних);
• періоду відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• відпустки для догляду за дитиною до 3-х або 6 років;
• днів відпустки без збереження заробітної плати;
• часу призупинення трудових відносин через військову агресію.

Приклад:
Якщо працівниця йде у декрет 28 квітня 2025 року, її розрахунковий період — з квітня 2024 року по березень 2025 року. Якщо дата виходу у декрет — 28 травня 2025 року, розрахунковим періодом буде травень 2024 — квітень 2025 року. Базова тривалість — 365 днів.
Однак, якщо в цей період працівниця була, наприклад, 6 днів на лікарняному і 10 днів у відпустці без збереження зарплати, розрахунковий період зменшується до 349 днів (365 – 6 – 10).

Особливості врахування святкових і неробочих днів:

• При розрахунку виплат за вагітністю та пологами святкові дні враховуються та оплачуються.
• При усиновленні святкові дні виключаються з розрахункового періоду (згідно зі ст. 181 Закону «Про відпустки»).

Якщо працівниця працює менше ніж 12 місяців, розрахунок здійснюється за фактично відпрацьовані повні календарні місяці. Якщо ж менше місяця — розрахунковим періодом буде фактичний відпрацьований час.

Зверніть увагу: дні минулих лікарняних і відпусток без збереження зарплати до розрахунку середньої зарплати для декретних не включаються.

Залишити заявку 067 939 40 12

Які виплати враховуються при розрахунку декретних у 2025 році

Для правильного нарахування допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами необхідно чітко знати, які саме виплати можна враховувати при обчисленні середньоденного заробітку. Порядок визначення суми виплат регулюється Порядком №1266.

У розрахунок середньоденної зарплати включаються лише ті виплати за місяці розрахункового періоду, на які нараховано єдиний соціальний внесок (ЄСВ). Проте існують винятки — деякі виплати до уваги не беруться. Зокрема, не враховуються:

• оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності (лікарняних за рахунок роботодавця);
  допомога по тимчасовій непрацездатності (оплачувана коштом ПФУ);
• допомога у зв’язку з вагітністю та пологами (декретні);
• будь-які виплати (наприклад, премії або відпускні), нараховані за місяць, який повністю виключено з розрахункового періоду (наприклад, місяць лікарняного або відпустки без збереження зарплати);
• матеріальна допомога разового характеру, що не обкладається ЄСВ (на лікування, оздоровлення дітей, поховання чи інші соціально-побутові потреби).

Таким чином, для розрахунку декретних беруться лише ті виплати, які були нараховані за фактично відпрацьований час та є базою для нарахування ЄСВ.

Мінімальний розмір середньоденної зарплати для обчислення декретних у 2025 році

При розрахунку допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами важливо пам'ятати: сума виплат за місяць не може бути меншою, ніж сума, обчислена виходячи з мінімальної заробітної плати на момент настання страхового випадку (п. 2 Порядку №1266).

Якщо фактична середня зарплата працівниці нижча за цей мінімум, розрахунок середньоденної виплати проводиться за формулою з використанням коефіцієнта «30,44» — середньої кількості календарних днів у місяці:

середньоденна виплата = мінімальна зарплата ÷ 30,44

У 2025 році мінімальна заробітна плата встановлена на рівні 8000 грн. Відповідно, мінімальна середньоденна зарплата дорівнює:

8000 ÷ 30,44 ≈ 262,81 грн

Таким чином, мінімальна сума допомоги за 126 календарних днів декретної відпустки складе:

262,81 × 126 = 33 114,06 грн.

Важливо! Якщо у 2025 році мінімальна зарплата підвищиться, вже нараховані декретні перераховувати не потрібно. Також немає обов'язку «дотягувати» щомісячні виплати до мінімальної зарплати. Мінімальне обмеження застосовується лише на рівні середньоденної виплати.

Однак у деякі місяці може виникати різниця для нарахування ЄСВ — коли фактична база менша за мінімальну. Це стосується місяців з 28 або 30 календарними днями. Детальніше — у таблиці:

Мінімальна допомога у зв'язку з вагітністю та пологами у 2025 році

Місяць	Кількість днів	Мінімальна середньоденна зарплата, грн	Мінімальна сума допомоги, грн	Мінімальна база ЄСВ, грн	ЄСВ-різниця, грн
Січень	31	262,81	8147,11	8000	–
Лютий	28	262,81	7358,68	8000	641,32
Березень	31	262,81	8147,11	8000	–
Квітень	30	262,81	7884,30	8000	115,70
Травень	31	262,81	8147,11	8000	–
Червень	30	262,81	7884,30	8000	115,70
Липень	31	262,81	8147,11	8000	–
Серпень	31	262,81	8147,11	8000	–
Вересень	30	262,81	7884,30	8000	115,70
Жовтень	31	262,81	8147,11	8000	–
Листопад	30	262,81	7884,30	8000	115,70
Грудень	31	262,81	8147,11	8000	–

Залишити заявку 067 939 40 12

Максимальні обмеження середньоденної зарплати для розрахунку декретних у 2025 році

Обмеження через недостатній страховий стаж

Якщо працівниця за 12 місяців перед виходом у декрет має страховий стаж менше 6 місяців, її середньоденна зарплата обмежується. Для розрахунку використовується подвійний розмір мінімальної зарплати, поділений на середню кількість календарних днів у місяці (30,44):

середньоденна зарплата ≤ (мінімальна зарплата × 2) ÷ 30,44

Для 2025 року розрахунок виглядає так:

Місяць страхового випадку	Максимальна середньоденна зарплата, грн	Максимальні декретні за 126 днів, грн
Січень–грудень	525,62	66228,12

(Розрахунок: 8000 грн × 2 ÷ 30,44 = 525,62 грн; 525,62 × 126 = 66228,12 грн)

Загальні обмеження для всіх працівниць

Окрім обмеження для недостатнього стажу, для всіх працівниць також діють такі правила:

• середньоденна зарплата не може перевищувати суму, визначену шляхом ділення максимальної бази нарахування ЄСВ за останній місяць розрахункового періоду на 30,44;
• сума допомоги у розрахунку за місяць не повинна бути більшою за максимальну базу ЄСВ для відповідного місяця.

У 2025 році максимальна база для нарахування ЄСВ дорівнює 20 мінімальних зарплат, тобто:

8000 × 20 = 160000 грн

Таке обмеження стосується кожного місяця окремо, і найбільше актуальне для місяців із 31 календарним днем.

Максимальна допомога у зв'язку з вагітністю та пологами у 2025 році

Місяць	Кількість днів	Максимальна середньоденна зарплата, грн	Розрахунок допомоги за місяць, грн	Максимальна база ЄСВ, грн
Січень	31	3942,18	122207,58	160000
Лютий	28	5256,24	147174,72	160000
Березень	31	5256,24	162943,44	160000
Квітень	30	5256,24	157687,20	160000
Травень	31	5256,24	162943,44	160000
Червень	30	5256,24	157687,20	160000
Липень	31	5256,24	162943,44	160000
Серпень	31	5256,24	162943,44	160000
Вересень	30	5256,24	157687,20	160000
Жовтень	31	5256,24	162943,44	160000
Листопад	30	5256,24	157687,20	160000
Грудень	31	5256,24	162943,44	160000

Примітки:

• Розрахунок середньоденної зарплати:
• 3942,18 грн = (8000 × 15) ÷ 30,44
• 5256,24 грн = (8000 × 20) ÷ 30,44
• Максимальна база ЄСВ у 2025 році: 160000 грн (8000 × 20)

Приклад розрахунку декретних виплат у 2025 році

Умови задачі

Працівниця уклала трудовий договір 25 листопада 2024 року. 28 квітня 2025 року було оформлено е-лікарняний із причиною «Вагітність і пологи» (код непрацездатності «2»), тривалість — 126 календарних днів.

Розрахунковий період: грудень 2024 року — березень 2025 року (листопад 2024 виключається, оскільки це неповний місяць роботи).

Виплати за розрахунковий період подані у таблиці:

Місяць розрахункового періоду	Фактичний заробіток, грн	Кількість к. днів	Відсутність з поважних причин, днів
Грудень 2024	8000,00	31	–
Січень 2025	5721,00	31	4*
Лютий 2025	8000,00	28	–
Березень 2025	8000,00	31	–
Разом	29721,00	121	4

*У січні була відпустка за власний рахунок.

Розрахунок середньоденної зарплати

Середньоденна зарплата:

29721 грн ÷ (121 – 4) дні = 29721 ÷ 117 = 254,03 грн

Оскільки стаж працівниці за останні 12 місяців менший за 6 місяців, застосовуються обмеження:

• Максимальне обмеження: 525,62 грн — обмеження дотримане, оскільки 254,03 грн ˂ 525,62 грн.
• Мінімальне обмеження: 262,81 грн — обмеження не дотримане, бо 254,03 грн ˂ 262,81 грн.

Тому для розрахунку декретних необхідно використовувати мінімальну середньоденну зарплату квітня 2025 — 262,81 грн.

Сума допомоги по вагітності та пологах

Розрахунок загальної суми:

262,81 грн × 126 днів = 33114,06 грн

Розподіл декретних по місяцях та нарахування ЄСВ

Місяць	Кількість днів	Сума допомоги (грн)	Зарплата за місяць (грн)	ЄСВ з суми допомоги та зарплати (грн)	ЄСВ-різниця (грн)	ЄСВ з різниці (грн)	Загальний ЄСВ за місяць (грн)
Квітень	3	788,43	8200	1977,45	–	–	1977,45
Травень	31	8147,11	–	1792,36	–	–	1792,36
Червень	30	7884,30	–	1734,55	115,70	25,45	1760,00
Липень	31	8147,11	–	1792,36	–	–	1792,36
Серпень	31	8147,11	–	1792,36	–**	–**	1792,36
Разом	126	33114,06	8200	9089,08	115,70	25,45	9114,53

Примітки:

• ЄСВ-різниця застосовується, якщо сума допомоги та зарплати в місяці менша мінімальної зарплати (8000 грн). Мінімальний внесок ЄСВ за 2025 рік: 8000 × 0,22 = 1760 грн.
• У серпні мінімальна база ЄСВ не застосовується, оскільки працівниця планує повернутись до роботи.
• Загальна сума ЄСВ включає 7310,53 грн ЄСВ із самих декретних виплат.

Залишити заявку 067 939 40 12

Порядок документального оформлення декретних виплат через ПФУ

Для оформлення виплати декретних використовуються ті самі документи, що й для лікарняних. Для оформлення рішення уповноваженої особи чи комісії можна використовувати документ довільної форми, взявши за основу протокол з постанови ФСС від 19.07.2018 р. № 13. Після позитивного рішення уповноважених осіб з соціального страхування, бухгалтерія може розпочати нарахування декретних виплат.

Далі, в найкоротші строки, подається до ПФУ заяву-розрахунок спеціальної форми, що зараз можна подати через електронний кабінет ПФУ. Після розгляду отриманих документів, ПФУ перераховує кошти на окремий поточний рахунок установи для виплати декретних працівникам, зазначеним у заяві-розрахунку.

Нижче наведена таблиця, що демонструє строки проходження кожного етапу оформлення декретних виплат.

ТЕРМІНИ ОФОРМЛЕННЯ ДЕКРЕТНИХ ВИПЛАТ

Етап	Термін оформлення
Рішення уповноважених осіб про призначення соцвиплат	3 робочих дні* (з дня набуття е-лікарняного «вагітність і пологи» статусу «Готовий до сплати»)
Подання заяви-розрахунку	5 робочих днів (з дня прийняття рішення уповноваженими особами чи комісією з соцстрахування)
Зарахування коштів ПФУ на спецрахунок страхувальника	3 робочих дні
Виплата декретних	У найближчий день виплати зарплати (авансу або за другу половину місяця), що настає після отримання соцвиплати з ПФУ
Повідомлення про виплату коштів	1 місяць з дня виплати

*Або з дня подачі паперового листка непрацездатності на розгляд уповноважених осіб.

Зразок заповненої заяви-розрахунку, складеної на основі раніше розглянутого прикладу, надається нижче.

ЄСВ і декретні виплати у Додатку Д1

На суму декретних нараховується ЄСВ за ставкою 22% (для осіб з інвалідністю — 8,41%).

Усі декретні виплати відображаються в Додатку Д1 до Податкового розрахунку за той місяць, у якому вони були нараховані, незалежно від кількості днів (місяців) перебування працівниці в декретній відпустці. Нижче наведено зразок заповненого Додатка Д1, складеного на основі раніше розглянутого прикладу, де було здійснено помісячний розподіл суми декретних виплат.

Нарахування декретних: бухгалтерські проводки

Бухгалтерські проводки для нарахування декретних виплат бюджетною установою наведено в таблиці нижче. Дані цифри були взяті з попереднього прикладу.

ОБЛІК ДЕКРЕТНИХ В БУХГАЛТЕРСЬКИХ ПРОВЕДЕННЯХ

№	Господарська операція	Дт	Кт	Сума, грн
1	Подано заяву-розрахунок до ПФУ для отримання декретних виплат	2114	6511	33114,06
2	Нараховано ЄСВ на суму декретних (за розрахунком)	8012	6313	7310,53
3	Отримано декретні виплати на спецрахунок	2314	2114	33114,06
4	Виплачено декретні працівниці	6511	2314	33114,06
5	Сплачено ЄСВ за декретними виплатами	6313	2313	7310,53
6	Витрати віднесено на фінансовий результат виконання кошторису	5511	8012	7310,53

Замовити дзвінок