Як розрахувати компенсацію за невикористану відпустку у 2025 році: ключові правила

16 April 2025

У трудових відносинах бувають ситуації, коли працівник не використав частину або всю свою щорічну відпустку. Згідно з чинним законодавством, така відпустка не «згорає», а підлягає компенсації — особливо у разі звільнення.

У 2025 році порядок нарахування грошової компенсації за невикористані дні відпустки залишається актуальним і потребує точного дотримання норм законодавства. Як правильно визначити кількість днів для компенсації, які документи оформити та які помилки варто уникати — розглянемо у цьому матеріалі.

Ця інструкція буде корисна як бухгалтерам, так і роботодавцям, які хочуть уникнути штрафів та непорозумінь з працівниками.

• Зразок заяви про звільнення на заміну невикористаної щорічної відпустки на компенсацію
• Зразок наказу про звільнення та виплату компенсації за невикористану щорічну та соціальну відпустку
• Зразок наказу про звільнення та утримання надміру виплачених відпускних

Коли працівник має право на компенсацію за невикористану відпустку

Отримати грошову компенсацію за невикористану щорічну відпустку (як основну, так і додаткову) працівник може не лише у разі звільнення. Але для цього мають бути виконані певні умови, передбачені статтею 83 КЗпП України:

• працівник використав щонайменше 24 календарні дні щорічної відпустки за поточний рік;
• компенсація виплачується за бажанням працівника, а не з ініціативи роботодавця;
• працівнику виповнилося 18 років.

Важливо: компенсацію дозволено надавати лише за щорічну відпустку (основну або додаткову). Інші види відпусток, наприклад, соціальні, не підлягають компенсації без звільнення. Оскільки мінімальна тривалість щорічної відпустки становить 24 календарні дні, отримати компенсацію без звільнення можуть лише ті працівники, які мають подовжену тривалість щорічної відпустки або додаткові відпустки.

У випадку, якщо працівник має право лише на 24 календарні дні стандартної щорічної відпустки, компенсацію за невикористані дні він може отримати лише при звільненні. При цьому він має вибір: використати відпустку перед звільненням із виплатою відпускних або одразу отримати грошову компенсацію за всі невикористані дні.

У звичайних умовах дозволено компенсувати лише частину відпустки, яка перевищує 24 календарні дні. Повна грошова компенсація (в тому числі за відпустки «на дітей») передбачена лише при припиненні трудових відносин.

Залишити заявку 067 939 40 12

Компенсація подовжених та додаткових щорічних відпусток: що варто знати

Подовжені й додаткові щорічні відпустки передбачені Законом України «Про відпустки» № 504, а також галузевими нормативно-правовими актами, які регулюють специфіку трудових відносин у різних сферах, наприклад, Закон «Про державну службу» № 889. Серед таких категорій:

• педагогічні, наукові та науково-педагогічні працівники – 56 календарних днів щорічної основної відпустки;
• особи з інвалідністю ІІІ групи – 26 календарних днів;
• неповнолітні працівники (до 18 років) – 31 день;
• особи, що працюють у шкідливих або важких умовах – додаткова щорічна відпустка до 35 днів;
• працівники з ненормованим робочим днем – до 7 додаткових днів;
  держслужбовці – 30 календарних днів;
• прокурори, судді, посадові особи місцевого самоврядування – за спеціальними нормами, передбаченими окремими законами.

Важливо: компенсацію без звільнення можна отримати лише за ті дні, що перевищують мінімум у 24 календарні дні. При звільненні ж компенсуються всі невикористані дні.

Типові приклади:

Приклад 1: подовжена основна відпустка
Доцент має щорічну відпустку тривалістю 56 днів. Він може використати 24 дні для відпочинку, а за решту 32 дні — отримати компенсацію. Це поширена практика для працівників ВНЗ, зокрема приймальних комісій. Якщо доцент звільняється (наприклад, відпрацював із 1 вересня 2024 до 30 червня 2025), компенсація виплачується за всі 56 днів — за умови, що трудовий стаж перевищує 10 місяців.

Приклад 2: додаткова відпустка за ненормований день
Головний бухгалтер, який має право на додаткову відпустку за ненормований робочий день, за рік накопичує: 24 дні основної та 7 днів додаткової відпустки. Якщо він бере 26 днів відпустки, 5 днів можуть бути компенсовані грошима (24 + 7 – 26 = 5), за умови надання відповідної заяви.

Компенсація при звільненні: соціальні та інші додаткові відпустки

Соціальні додаткові відпустки можуть бути компенсовані грошима лише у випадку звільнення, і то не всі. Закон «Про відпустки» (ст. 19 та 24) передбачає виплату компенсації лише за певні категорії таких відпусток, зокрема:

• матерям, які мають двох і більше дітей віком до 15 років;
• одиноким матерям;
  матерям, які усиновили дитину;
• батькам, які виховують дитину з інвалідністю підгрупи А I групи (у т. ч. батько — за відсутності матері).

Тривалість такої відпустки — 10 календарних днів, а у разі наявності кількох підстав — до 17 календарних днів, не враховуючи святкових. Важливо: така відпустка не підлягає поділу, тобто її не можна частково «відгуляти», а решту компенсувати — лише повністю в одному форматі: або використання, або грошова компенсація при звільненні.

Серед соціальних і додаткових відпусток, які не входять до складу щорічних, лише відпустка «на дітей» підлягає компенсації — і тільки при припиненні трудових відносин. Інші додаткові види таких відпусток не компенсуються навіть при звільненні (відповідно до ст. 24 Закону), зокрема:

• для учасників бойових дій;
• осіб з інвалідністю внаслідок війни;
• навчальні;
• творчі;
• для підготовки до змагань;
• «чорнобильські».

Типові приклади:

Приклад 3: відпустка «на дітей»
Матір двох дітей віком 8 і 10 років має право на 24 календарних дні основної відпустки та 10 днів соціальної відпустки на дітей. Поки вона продовжує працювати, отримати компенсацію не може — відпустка «на дітей» не компенсується в процесі роботи. Але при звільненні вона може отримати грошову компенсацію за всі 34 дні або частково використати частину відпустки, а решту — компенсувати. Водночас відпустка «на дітей» має бути використана повністю або компенсована — поділити її не дозволяється.

Приклад 4: відпустка учасника бойових дій
Начальник військового обліку має 24 дні щорічної відпустки та 10 днів додаткової відпустки як учасник бойових дій. У разі звільнення компенсацію він отримає лише за 24 дні основної відпустки. Додаткову — потрібно обов’язково використати до моменту звільнення, адже грошова компенсація за неї не передбачена.

Залишити заявку 067 939 40 12

Виплата компенсації відпустки при звільненні: коли і за що платять

При звільненні працівник має право на грошову компенсацію за всі невикористані дні відпустки, але важливо враховувати кілька ключових моментів:

• Правило "24 календарні дні" діє для кожного робочого року. Тобто за кожен рік роботи компенсація надається лише за ті дні, що перевищують мінімум у 24 дні.
• Відпустки на дітей накопичуються не за робочий, а за календарний рік, тому розрахунок відбувається по-іншому.
• Додаткові відпустки, такі як для учасників бойових дій чи навчальні, не накопичуються — якщо працівник їх не використав у відповідному році, право на них втрачається.

Типові приклади:

Приклад 5: не був у відпустці два роки
Працівник протягом двох робочих років не брав щорічну основну відпустку, тож у нього накопичилось 48 календарних днів (24 + 24). Поки він працює, компенсація за це не надається — це можливо лише при звільненні. Водночас така ситуація порушує норми трудового законодавства, адже роботодавець зобов’язаний надати працівнику відпустку вчасно.

Приклад 6: накопичена відпустка "на дітей"
Працівниця не використовувала соціальну відпустку на дітей у 2023 і 2024 роках та звільнилася у 2025-му. В такому випадку вона має право на компенсацію за всі 30 календарних днів: по 10 за кожен з календарних років.

Важливо: накопичення понад 24 днів ще не означає автоматичної компенсації. Необхідно розраховувати «надлишок» окремо по кожному робочому року для щорічної відпустки та по календарному — для соціальних.

Компенсація відпустки під час воєнного стану: особливості

Попри складні обставини, працівники зберігають право на компенсацію за невикористану відпустку, навіть під час дії воєнного стану. Однак законодавством встановлено певні обмеження.

Так, згідно з частиною 1 статті 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» №2136 від 15.03.2022 р., роботодавець має право обмежити щорічну основну відпустку 24 календарними днями за поточний робочий рік. Решта днів, які не були використані через це обмеження, можуть бути компенсовані у разі звільнення або за заявою працівника, якщо дозволяють умови.

Залишити заявку 067 939 40 12

Інші випадки компенсації: смерть працівника, сумісники, переведення

Окрім класичних підстав — звільнення чи за заявою працівника — компенсація відпустки може бути нарахована у наступних ситуаціях:

• У разі смерті працівника. Компенсація за всі невикористані відпусткові дні надається членам його сім’ї. Якщо таких немає — вона переходить у спадщину. Процедура така ж, як при звільненні: подається заява від родича та видається відповідний наказ (абзац 6 ст. 24 Закону про відпустки).
• Переведення до іншого роботодавця. З 2022 року можливість передавати компенсацію за невикористану відпустку на нове місце роботи скасована. Раніше ця норма дозволяла перераховувати компенсацію підприємству, куди переходить працівник, однак тепер її виключено із закону.
• Сумісники. Якщо працівник працює за сумісництвом, то компенсація за відпустку розраховується на загальних умовах, так само як для основного місця роботи.

Висновок: незалежно від підстав — звільнення, воєнний стан чи інші життєві ситуації — компенсація за відпустку нараховується за правилами, визначеними законом. У кожному випадку потрібні підтверджуючі документи та дотримання порядку оформлення.

Як розраховується компенсація за відпустку у 2025 році

Після визначення кількості невикористаних днів відпустки наступний крок — розрахунок суми грошової компенсації. Цей процес відбувається за тими ж правилами, що й нарахування відпускних. Основний документ, яким слід керуватися — Порядок № 100, затверджений постановою Кабміну від 08.02.1995 р.

Формула проста:

Компенсація = Кількість днів невикористаної відпустки × Середньоденна зарплата

Як визначити розрахунковий період?

У більшості випадків це 12 календарних місяців, що передують місяцю звільнення або виплати компенсації. Якщо працівник працює в бюджетній установі менше року, розрахунок ведеться за фактично відпрацьовані повні місяці. Але є винятки:

• Місяць укладення трудового договору не враховується, якщо працівник вийшов не з 1-го робочого дня місяця.
• Місяць звільнення або виплати компенсації також не включається.

Як розраховується середньоденна зарплата?

Середньоденна зарплата = Загальна сума виплат за розрахунковий період ÷ Кількість календарних днів розрахункового періоду (без свят і неробочих днів)

З календарного періоду виключаються дні:

• державних свят і неробочих днів;
• неоплачуваної відпустки;
• відпустки по догляду за дитиною до 3 або 6 років;
• вимушеного простою не з вини працівника;
• періодів, коли неможливо встановити дохід через бойові дії (актуально для періоду воєнного стану).

Які виплати враховуються при розрахунку?

До суми для розрахунку компенсації включаються всі виплати, за які зберігається середній заробіток, зокрема:

• оплата відпустки (у тому числі декретної);
• зарплата під час службових відряджень;
• лікарняні;
• оплата періоду виконання державних або громадських обов’язків тощо.

Замовити дзвінок