Як виправити помилки у Додатку 4ДФ: покрокова інструкція
27 March 2025
Основні принципи виправлення помилок у Додатку 4ДФ
Додаток 4ДФ до Податкового розрахунку містить інформацію про персоніфіковані дані щодо:
- доходів працівників (заробітної плати, виплат за цивільно-правовими договорами та інших доходів);
- податку на доходи фізичних осіб (ПДФО);
- військового збору (ВЗ).
При коригуванні помилок у Додатку 4ДФ необхідно керуватися положеннями Порядку № 4, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4. Цей документ регулює заповнення та подання Податкового розрахунку податковими агентами.
Як виправити помилки у Додатку 4ДФ
Існує два основні способи коригування даних у Податковому розрахунку:
- Подання «Звітного нового» або «Уточнюючого» розрахунку (див. приклади 1-4). Це найбільш універсальний метод, який підходить для більшості випадків.
- Коригування через поточний Податковий розрахунок (див. приклад 5). Цей варіант використовується лише для перерахунку ПДФО, зокрема як добровільного, так і обов’язкового (наприклад, річного перерахунку). Використання цього методу дозволяє уникнути штрафів відповідно до п. 119.1 ПКУ.
Далі розглянемо обидва варіанти детальніше, з конкретними прикладами.
Коли використовувати Додаток 4ДФ «Звітний новий» та «Уточнюючий»
У таблицях нижче наведено підходи до виправлення помилок, залежно від термінів подання коригуючого Податкового розрахунку:
- «Звітний новий» застосовується, якщо коригування проводиться до закінчення кінцевого строку звітування. У заголовній частині документа вказується звітний рік, квартал і місяць, за який подається виправлення.
- «Уточнюючий» використовується після завершення строку подання звітності. У заголовній частині зазначаються дані періоду, що підлягає коригуванню (рік, квартал, місяць).
Обидва методи мають спільний порядок внесення змін, що відрізняє їх від процедури виправлення помилок у Додатку Д1. Інформація в Додатку 4ДФ вноситься лише за тими рядками, які підлягають уточненню.
Виправлення помилок через подання Додатків 4ДФ «Звітний новий» або «Уточнюючий»
На відміну від Додатка Д1, у Додатку 4ДФ обох типів — «Звітний новий» і «Уточнюючий» — застосовується єдиний механізм виправлення як розрахункових, так і нерозрахункових помилок. Основна відмінність між цими двома видами помилок наступна:
- Розрахункові (сумові) помилки — стосуються некоректного відображення сум доходів, податків (ПДФО, ВЗ), а також сум процентів, виграшів та їхнього оподаткування. Такі помилки можуть призвести до штрафів. На схемі нижче ці поля позначені рожевим кольором.
- Нерозрахункові (несумові) помилки — не впливають на розмір податкових зобов’язань. На схемі ці помилки позначені зеленим кольором.
Серед нерозрахункових помилок можна виділити дві категорії:
- Табличні помилки — включають некоректні дані в податковому номері, ознаці доходу, ПСП, датах прийняття та звільнення. Наприклад, помилка у податковому номері може призвести до штрафу, якщо її не виправити самостійно протягом 30 днів після отримання повідомлення від податкової (п. 119.3 ПК).
- Нетабличні помилки — це невірні дані, зазначені у верхній частині форми, наприклад, код територіальної одиниці (ряд. 032) або кількість працівників (ряд. 04, 05). Такі неточності зазвичай не призводять до штрафів, тому виправляти їх чи ні — залишається на розсуд бухгалтера.
На схемі нижче позначено поля Додатка 4ДФ, у яких можуть бути як розрахункові, так і нерозрахункові помилки. Сірим кольором виділено ті, що використовуються для їхнього виправлення.
Таблиця: Правила виправлення помилок у Додатку 4ДФ
|
Вид помилки |
Спосіб виправлення |
Як виправити |
|
Розділ І (розрахункові та табличні нерозрахункові помилки) |
||
|
Помилковий (зайвий) рядок |
«1»/«0» |
Видаляється помилковий рядок шляхом повторного заповнення, але в колонці 10 вказується код «1» (вилучення). Часто використовується разом із додаванням нового рядка. |
|
Пропущений рядок |
«1»/«0» |
Додається новий рядок з необхідними даними. У колонці 10 вказується код «0» (включення нового рядка). |
|
Рядок із помилкою |
«1»/«0» |
Спочатку створюється рядок для виключення (код «1»), а потім новий рядок з правильними даними (код «0»). |
|
Розділ ІІ (розрахункові помилки) |
||
|
Помилка щодо процентів |
Коригувальний |
Використовуються два рядки: один для додавання правильних даних, інший для вилучення помилкових. |
|
Помилка щодо виграшів у лотерею |
Коригувальний |
Аналогічно: один рядок для коректних даних, другий — для виключення неправильних. |
|
Помилка щодо військового збору (до 2021 року) |
Коригувальний |
Використовуються два рядки — один для додавання правильних даних, інший для виключення помилкових. |
|
Нетабличні нерозрахункові помилки |
||
|
Помилка у заголовній частині |
«1»/«0» |
Окремого механізму для виправлення таких помилок немає, але їх можна виправити разом з іншими помилками у Додатку 4ДФ. Якщо інших помилок немає, слід подати два уточнюючих звіти: один на виключення старих даних (код «1»), другий — на додавання правильних (код «0»). |
Важливі нюанси
Як у розділі І, так і у розділі ІІ Додатка 4ДФ застосовується коригувальний підхід: неправильні дані подаються рядком на виключення («1»), а правильні — рядком на додавання («0»). Важливо, що перед числовими значеннями у видалених рядках не проставляються «мінуси».
Коригування сум доходів минулих періодів у поточному Податковому розрахунку
Внести зміни до даних попередніх місяців можливо через поточний Додаток 4ДФ у Податковому розрахунку типу «Звітний». Однак це можливо лише за таких умов:
- помилка стосується неправильного розрахунку ПДФО, наприклад, через відсутність кінцевих даних про лікарняні, відпускні або помилкове застосування ПСП;
- дані виправленого Додатка 4ДФ співпадають з бухгалтерським обліком.
Ця ситуація не є типовою помилкою бухгалтера, а скоріше вимушеною необхідністю, що виникає через неповні вихідні дані на момент розрахунку зарплати. Наприклад, після коригування лікарняних або відпускних виявляється, що ПСП мала застосовуватися або, навпаки, не повинна була використовуватися.
Однак цей метод не застосовується в таких випадках:
- якщо дані Додатка 4ДФ за попередні місяці не відповідають бухгалтерському обліку;
- при виправленні сум доходів;
- при коригуванні сум військового збору (ВЗ).
У таких ситуаціях слід подавати Податковий розрахунок «Звітний новий» або «Уточнюючий» за правилами виправлення помилок через механізм «1»/«0».
Результати такого коригування відображаються в Додатку 4ДФ за той місяць, у якому перерахунок фактично виконаний. Окремих граф чи спеціальних механізмів виправлення для таких випадків не передбачено. Тому помилка виправляється таким чином (згідно з роз’ясненням ДПС 103.25 ЗІР):
- у графах 3а та 3 відображається дохід працівника за поточний місяць;
- у графах 4а та 4 зазначається скоригована сума ПДФО, з урахуванням недоплати або переплати. Якщо ПДФО зменшується, то відповідно зменшується і поточний ПДФО, а якщо збільшується — поточна сума податку теж коригується. При недостатності суми ПДФО у поточному місяці можна використати наступний. У певних випадках у графі 4а можливе від’ємне значення ПДФО (зі знаком «мінус»), якщо утримання податку у цьому періоді не проводилося. Проте слід пам’ятати про обмеження загальних сум утримань із зарплати, передбачені ч. 1 ст. 128 КЗпП.
Приклади коригування помилок у Додатку 4ДФ («Звітний новий» або «Уточнюючий»)
Якщо крайній термін подання звітності за березень 2025 (21 квітня 2025 року) ще не настав, можна подати Податковий розрахунок разом із Додатком 4ДФ у форматі «Звітний новий» (місяць «3», рік «2025»).
Коли ж помилки виявлено після 21 квітня 2025 року, подається Податковий розрахунок із Додатком 4ДФ у форматі «Уточнюючий». Форма залишається такою ж, як і для «Звітного нового», лише додається відповідна відмітка у верхньому правому куті.
Як виправляти помилки?
Коригування розрахункових та нерозрахункових помилок у Додатку 4ДФ «Звітний новий» або «Уточнюючий» здійснюється за допомогою кодів у графі 10:
- 1 – видалення рядка;
- 0 – додавання нового рядка.
Важливі нюанси при заповненні
- У початкових реквізитах Податкового розрахунку робиться позначка в рядку 064.
- У Додатку 4ДФ заповнюються лише ті рядки, які коригуються – дублювати правильні рядки не потрібно.
- Підсумковий рядок «Всього» (графи 3а, 3, 4а, 5а та 5 розділу І) не заповнюється при внесенні виправлень у «Звітний новий» або «Уточнюючий».
- Нумерація Податкових розрахунків має бути коректною.
- Якщо інші додатки не містять помилок, їх не потрібно подавати. Втім, якщо зміни зачіпають Додаток Д1 (наприклад, не врахували дохід нового працівника), його також слід подати разом із коригуючими даними.
Коригування помилок через поточний Додаток 4ДФ (перерахунок ПДФО)
⚠ Важливо! Виправлення через поточний Податковий розрахунок можливе лише у випадку перерахунку ПДФО.
Приклад («Уточнюючий», річний перерахунок)
При поданні Податкового розрахунку за ІІІ квартал 2024 року:
- У грудні 2025 року працівнику було нараховано та виплачено 10 000 грн зарплати (ПДФО – 1 800 грн, ВЗ – 500 грн).
- За результатами річного перерахунку сума ПДФО має збільшитися на 300 грн.
У заповненому Додатку 4ДФ («Звітний») у графах 4а та 4 зазначається 2 100 грн замість 1 800 грн (1800 + 300). Однак слід пам’ятати про можливі обмеження щодо утримань із заробітної плати.
