Як здійснюються виплати після смерті працівника: порядок і юридичні нюанси

01 May 2025

Виплата заробітної плати та інших компенсацій після смерті працівника є важливим аспектом трудових відносин, який потребує ретельного юридичного регулювання. Кожен роботодавець повинен знати, які саме суми та в якій формі повинні бути виплачені родичам померлого працівника, щоб уникнути порушень законодавства.

У разі смерті працівника важливо провести розрахунок за невиплачену зарплату, компенсацію за невикористану відпустку, а також інші належні виплати. Згідно з українським законодавством, є певні строки для здійснення цих виплат, а також правила щодо того, хто має право отримати ці кошти. У статті ми розглянемо ключові моменти, які допоможуть роботодавцям правильно виконати свої обов’язки в таких ситуаціях.

• Бухгалтерські проведення з виплати допомоги на померлого працівника
  

Документальне підтвердження смерті працівника

Офіційне припинення трудових відносин у разі смерті працівника можливе лише після отримання відповідного підтвердження — документа, що засвідчує факт смерті. Найчастіше це свідоцтво про смерть, яке надають родичі, зацікавлені в отриманні належних виплат. Інформацію про найближчих родичів зазвичай містить особова картка працівника (типова форма № П-2).

Основним документом для оформлення — є свідоцтво про смерть, видане органами державної реєстрації актів цивільного стану.

У випадках, коли працівник зник безвісти, факт його смерті встановлюється виключно на підставі судового рішення (відповідно до ст. 46 Цивільного кодексу України). Стандартний строк для такого визнання — 3 роки. Однак він може бути скороченим у разі надзвичайних обставин:

• 6 місяців — якщо є підстави вважати людину загиблою;
• 1 місяць — після техногенних або природних катастроф;
• 2 роки — після завершення воєнних дій.

Порядок звільнення померлого працівника

Після отримання документа, що підтверджує смерть працівника (свідоцтва або рішення суду), роботодавець повинен внести відповідні записи в облікові документи: табель обліку робочого часу, наказ про звільнення, а також трудову книжку.

Цивільно-трудові відносини припиняються в день смерті працівника, однак у табелі обліку необхідно зафіксувати період між фактичною датою смерті та датою видання наказу:

• Код "І" (30) — використовується, якщо відомо про смерть, але свідоцтво ще не надано (інша причина неявки).
• Код "НЗ" (28) — якщо працівник зник безвісти, а причина відсутності не встановлена.

Після цього роботодавець видає наказ про припинення трудових відносин, у якому зазначає формулювання:
«Робота (посада) припинена (дата) у зв’язку зі смертю / визнанням померлим за рішенням суду».

Залишити заявку 067 341 76 94

Як оформити трудову книжку після смерті працівника

Після видання наказу про звільнення у трудовій книжці працівника необхідно зробити відповідний запис:

• у графі 2 вказується дата внесення запису (дата наказу);
• у графі 3 — формулювання: «Робота припинена (дата) у зв’язку зі смертю», де вказується фактична дата смерті;
• у графі 4 — дата і номер наказу про звільнення.

Передача трудової книжки здійснюється родичам під розписку або надсилається поштою на їхню вимогу (відповідно до п. 4.3 Інструкції № 58). Для цього родичі мають подати:

• заяву на ім’я керівника підприємства;
• свідоцтво про смерть;
• документи, що підтверджують спорідненість.

Якщо за трудовою книжкою ніхто не звернувся (відсутні родичі), підприємство зобов’язане зберігати її протягом 50 років. Після закінчення цього терміну книжку можна утилізувати (згідно з п. 6.2 Інструкції № 58).

Хто має право отримати заробітну плату та виплати померлого працівника

Право на отримання належних працівникові виплат після його смерті мають члени його сім’ї або спадкоємці. Відповідно до ст. 1227 ЦКУ та ч. 6 ст. 83 КЗпП, до таких виплат належать:

• нарахована, але не виплачена заробітна плата;
• компенсація за щорічну відпустку та додаткову відпустку (наприклад, у разі наявності неповнолітніх дітей або дитини з інвалідністю);
• допомога з тимчасової непрацездатності;
• компенсації за шкоду здоров’ю;
• інші соціальні виплати.

Виплати можуть отримати спадкоємці або члени сім’ї. Якщо спадкоємець проживав разом із померлим на день смерті, він вважається таким, що прийняв спадщину, якщо не відмовився від неї протягом шести місяців (ст. 1270 ЦКУ).

Підставою для виплат є:

• заява родича або спадкоємця;
• документи, що підтверджують спорідненість (паспорт, свідоцтва про шлюб або народження);
• свідоцтво про смерть;
• за необхідності — довідка про спільне проживання.

До найближчих членів сім’ї належать: чоловік або дружина, неповнолітні діти (навіть якщо не проживали разом). Повнолітні діти або інші родичі — батьки, брати, сестри, онуки, бабусі, дідусі, тітки, дядьки, племінники тощо — можуть претендувати на виплати лише за умови спільного проживання або наявності заповіту.

Залишити заявку 067 341 76 94

Оподаткування виплат померлому працівнику

Нараховані суми, що підлягають виплаті після смерті працівника, оподатковуються на загальних підставах, оскільки стосуються періоду, коли особа ще була правоздатною. Це означає, що утримуються:

• податок на доходи фізичних осіб (ПДФО),
• військовий збір (ВЗ),
• єдиний соціальний внесок (ЄСВ), якщо є відповідні підстави.

Останнім податковим періодом вважається день смерті працівника. У Податковому розрахунку ці виплати відображаються у Додатку 4ДФ за ознакою доходу «101», з використанням ідентифікаційного номера померлого (ЗІР, категорія 103.25).

Якщо працівник мав право на податкову соціальну пільгу (ПСП), її враховують лише до останнього місяця, в якому настав факт смерті.

Чи нараховується лікарняний після смерті працівника

У разі, якщо листок непрацездатності був належним чином оформлений, по ньому можуть бути проведені виплати, навіть якщо працівник помер під час хвороби. Якщо день смерті припадає на період дії лікарняного, оплата здійснюється включно до дати смерті (лист ФСС від 14.08.2009 № 04-06/Н-152з-198).

Якщо лікарняний оформлено до моменту звільнення, він оплачується на загальних підставах разом із ЄСВ.

Якщо ж лікарняний став «готовим до сплати» вже після звільнення (тобто смерті), то підприємство оплачує всі дні тимчасової непрацездатності, але вже без нарахування ЄСВ, адже обов’язки страхувальника припиняються після смерті.

У Податковому розрахунку такі виплати також зазначаються під кодом доходу «101» із вказанням ідентифікаційного номера померлого.

Залишити заявку 067 341 76 94

Як діяти, якщо ніхто не звернувся за виплатами

Бувають ситуації, коли родичі або спадкоємці не звертаються за виплатами, належними померлому. Але списати таку заборгованість неможливо, оскільки строк позовної давності щодо заробітної плати не обмежується (ст. 225 КЗпП).

У такому разі рекомендується:

1. Надіслати рекомендований лист відомим родичам як доказ вжитих дій з боку підприємства.
2. Якщо результату немає — після закінчення 6 місяців з моменту смерті, можна перерахувати кошти на депозит нотаріуса (ч. 1 ст. 537 ЦКУ). Послуга платна, нотаріус надає підтверджувальний документ (лист Мін’юсту від 12.03.2012 № 113-0-2-12/13.1).

Якщо гроші вже були переказані на зарплатну картку, слід негайно повідомити банк про смерть працівника. Банк має закрити рахунок, щоб уникнути неправомірного зняття коштів особами, які не мають на це права.

Виплата допомоги на поховання у 2025 році: хто може отримати та як оподатковується

Роботодавець за останнім місцем роботи (у тому числі перед виходом на пенсію) має право надати допомогу на поховання працівника. Допомога може бути виплачена:

• грошима безпосередньо родичу померлого;
• у вигляді оплати послуг третіх осіб (наприклад, ритуальних служб);
• у формі внутрішніх ресурсів компанії (наприклад, транспорт для перевезення тіла).

Для оформлення виплати потрібна:

• заява родича;
• копія свідоцтва про смерть;
• наказ по підприємству про надання допомоги.

Оподаткування допомоги на поховання

Відповідно до пп. «б» пп. 165.1.22 ПКУ:

• Не підлягає оподаткуванню ПДФО і ВЗ сума допомоги до 8480 грн (подвійний розмір податкової соціальної пільги — 2 × 4240 грн у 2025 році). У Податковому розрахунку така виплата зазначається з ознакою доходу «146»;
• Оподатковується ПДФО і ВЗ частина, яка перевищує 8480 грн — вона вважається додатковим благом (ознака доходу «126» у Додатку 4ДФ).

Чи нараховується ЄСВ?

Ні, на допомогу на поховання ЄСВ не нараховується, оскільки ці виплати не входять до фонду оплати праці (п. 14 Переліку, постанова КМУ №1170 від 22.12.2010).

Залишити заявку 067 341 76 94

Допомога на поховання для родичів не працівників: варіанти оподаткування

Якщо звертається не родич померлого працівника, а працівник підприємства, який організовує поховання свого родича, або якщо підприємство не було останнім місцем роботи померлого — така допомога оподатковується на загальних підставах (ознака «126»).

Однак краще оформити її як благодійну нецільову допомогу — за наявності заяви від отримувача, вона:

• не оподатковується ПДФО та ВЗ, якщо не перевищує 4240 грн на одного отримувача на рік;
• відображається у Податковому розрахунку з кодом доходу «169».

Облік витрат, пов’язаних із померлим працівником: приклади проведень

Нижче наведено приклади типових бухгалтерських проведень, що стосуються виплат та витрат, пов’язаних зі смертю працівника:

Господарська операція	Дт	Кт	Сума, грн
Перерахування зарплати померлого працівника на депозит нотаріуса	377	311	10 000,00
Нарахування вартості послуг нотаріуса	92	685	1 000,00
Списання заборгованості по зарплаті	661	377	10 000,00
Оплата послуг нотаріуса	685	311	1 000,00
Віднесення адміністративних витрат на фінансовий результат	791	92	1 000,00

Замовити дзвінок