Зразок інвойсу: як правильно оформити рахунок-фактуру
22 May 2025
Інвойс — це один із ключових документів у зовнішньоекономічній діяльності. Його використовують для підтвердження вартості товарів або послуг у розрахунках між контрагентами, особливо коли йдеться про міжнародні угоди. Документ слугує підставою для платежів, митного оформлення, а іноді й для бухгалтерського обліку.
Правильно оформлений інвойс допоможе уникнути непорозумінь із партнерами та податковими органами. У цій статті ви знайдете не лише пояснення, що обов’язково має міститися в інвойсі, а й готовий зразок документа українською та англійською мовами.
Завантажуйте шаблон, адаптуйте його під свої потреби та використовуйте в щоденній роботі — без помилок і зайвих питань.
Що таке інвойс: коротко про головне
Інвойс — це документ, який супроводжує міжнародні торговельні операції. У ньому зазначаються найменування товарів, їх кількість, ціна, технічні характеристики (вага, колір тощо), а також реквізити продавця й покупця, умови доставки.
В українському законодавстві господарські операції визнаються в обліку лише на підставі первинних документів (ч. 1 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні № 996-ХIV).
Інвойс як первинний документ: коли це можливо
Згідно з законодавством, первинний документ фіксує факт господарської операції та повинен містити перелік обов’язкових реквізитів (ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.4 Положення № 88):
- назву документа;
- дату складання;
- найменування компанії, що склала документ;
- зміст операції, її обсяг та одиницю виміру;
- посади відповідальних осіб;
- підписи або інші ідентифікатори учасників операції.
Інвойс може вважатися первинним документом, якщо містить усі ці реквізити та підтверджує факт господарської операції.
Втім, сам по собі інвойс не є підтвердженням оплати. Рух коштів фіксує банківська платіжна інструкція, саме її дата і є підставою для проведення відповідного бухгалтерського запису. Аналогічно, надходження товарів чи надання послуг інвойс не підтверджує — для цього використовують накладні та акти.
Чи може інвойс замінити інші документи: накладну або акт
Інвойс може мати силу накладної або акта, якщо є «гібридним» документом. Тобто — містить не лише реквізити, а й зафіксований факт постачання товару або отримання послуг. У такому разі документ може називатися, наприклад, «рахунок-акт» або «рахунок-накладна».
Це важливо, адже лише після передачі активів покупцю (разом із вигодами та ризиками) вони вважаються оприбуткованими. Якщо документ не фіксує цього моменту, то він не може бути підставою для визнання доходів або витрат.
Звичайний (не гібридний) інвойс не підтверджує перехід права власності, тому використовувати його замість акта або накладної небезпечно з точки зору обліку та податкових наслідків.
Інвойс і податкові органи: що варто врахувати
Навіть якщо Міністерство фінансів допускає використання рахунку-фактури (інвойсу) як підстави для обліку послуг без акта, податкова практика значно суворіша. Контролюючі органи вимагають наявності накладних, актів або митних декларацій для підтвердження реальності операцій.
Крім того, рахунок не має юридичної сили зобов’язання. Його можна оплатити або скасувати — отже, він не гарантує факт господарської події.
Якою мовою має бути інвойс: мовні вимоги
Згідно з вимогами Положення № 88, первинні документи в Україні мають складатися українською мовою. Якщо інвойс складено іноземною мовою (зазвичай англійською), потрібно забезпечити автентичний переклад. Найкраще — одразу оформити двомовний документ.
Для підприємців (ФОПів) інвойс може слугувати підставою для обліку, лише якщо в ньому чітко вказано факт передачі товару або надання послуги, і це підтверджується умовами договору. В іншому разі — обов’язкове складання накладної або акта.
