Інвентаризація розрахунків з дебіторами та кредиторами
12 November 2023
Ймовірно, перевірка розрахунків становить найсуттєвіший етап щорічної інвентаризації. Це важливо не лише для визначення сум, які боржники повинні вам, а й для визначення ваших власних зобов'язань. Для цього необхідно перевірити розрахунки з контрагентами, скласти акт інвентаризації та прийняти рішення щодо списання певних заборгованостей. Розглянемо основні аспекти проведення такої інвентаризації.
Проведення інвентаризації активів і зобов'язань є обов'язковим перед складанням річної бухгалтерської звітності. Інвентаризація розрахунків проводиться у три останні місяці до дати балансу (пункт 10 розділу І Положення про інвентаризацію активів і зобов'язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879; надалі - Положення № 879).
Частота проведення інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами. Інвентаризацію дебіторської та кредиторської заборгованості підприємства слід проводити з урахуванням вимог пункту 7 розділу ІІІ Положення № 879.2.
Перевірка фінансових розрахунків
Для підтвердження існування заборгованості перед інвентаризаційною комісією надаються виписки про заборгованість, оформлені у вигляді актів звірення.
Звірення розрахунків може проводитися в рамках окремого договору або всіх укладених угод.
Період звірення розрахунків може починатися з дати попереднього звірення, початку дії договору (у випадку одного договору) або з початку договірних відносин.
Стандартної форми акта звірення взаємних розрахунків між контрагентами не існує, тому його складають у відповідності до вимог до первинних документів (див. Додаток 1).
Окрім обов'язкових реквізитів, в акті звірення слід вказувати дати і номери договорів, розрахункових документів, суму заборгованості за даними кредитора і дебітора, а також суму розбіжностей.
Результати інвентаризації розрахунків фіксуються актом інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (далі — акт інвентаризації). Для цього можна використовувати стандартну форму акта, затверджену наказом Мінфіну від 17.06.2015 № 572 (див. Додаток 2).
У акті інвентаризації слід вказувати найменування проінвентаризованих субрахунків і суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованостей, безнадійних боргів та кредиторської і дебіторської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності вже минув (пп. 7.5 розділу ІІІ Положення № 879).
До акта інвентаризації розрахунків додається довідка про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув (див. Додаток 3). У ній вказуються найменування і місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості. Суми прострочених заборгованостей відображаються у довідці з вказівкою:
- осіб, винних у простроченні позовної давності дебіторської заборгованості;
- назви і адреси дебіторів або кредиторів;
- суми, причини, дати і підстави виникнення заборгованості.
У випадках, коли дебітор не реагує на акт звірення або лист із запитаннями повертається, оскільки контрагента неможливо знайти, суми таких заборгованостей також повинні відображатися у довідці до акта інвентаризації. Цю довідку складають у відповідності до власного вибору.
Після завершення інвентаризації прострочена дебіторська заборгованість може бути списана за рахунок резерву сумнівних боргів. Пропозиції щодо цього надає інвентаризаційна комісія, а остаточне рішення приймає керівник підприємства на підставі протоколу інвентаризаційної комісії (див. Додаток 4).
Вирішення відмінностей у розрахунках
Суми фінансових розрахунків між контрагентами повинні бути відображені ідентично. Під час перевірки може виявитися, що зобов'язання постачальника та покупця за один і той самий період відображені в різних сумах.
Ця розбіжність може бути пов'язана, зокрема, з відсутністю фактурації поставок (відсутність первинних документів від постачальників). У таких випадках постачальники повинні надати покупцям відповідні документи або повідомити про причини їх неподання чи відсутність такої заборгованості. Якщо отримувач виявить зміну цін (або кількості) в наданих документах щодо невідфактурованих поставок, він повинен внести відповідні коригування в облік.
У випадку, якщо розбіжності не вирішені до кінця звітного періоду або залишилися невизначеними, розрахунки з дебіторами і кредиторами обидві сторони відображають у сумах, що випливають із бухгалтерського обліку, і вважають правильними (пп. 7.2 розділу ІІІ Положення № 879).
Важливо зауважити, що в акті інвентаризації можуть бути враховані як підтверджені, так і не підтверджені актами звірення заборгованості. Це визначено у листі Мінфіну від 18.09.2007 № 31-34000-10-10/18896.
Звертаємо увагу, що розбіжності, які не вирішені або не визначені з дебіторами і кредиторами, відображають у сумах, що випливають із записів у бухгалтерському обліку.
Крім того, акт звірення розрахунків, разом із актом інвентаризації, є підставою для відображення суми заборгованості у бухгалтерському обліку згідно з П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість» та П(С)БО 11 «Зобов’язання». Це може включати поточну, сумнівну, безнадійну заборгованість та інші операційні доходи чи витрати.
Розбіжності (кількісні та сумові), включаючи на рахунках обліку зобов'язань і забезпечень, розрахунків з дебіторами, за результатами інвентаризації і висновків інвентаризаційної комісії щодо їх врегулювання, слід відображати у протоколі засідання інвентаризаційної комісії.
Розподіл заборгованості в обліку
У випадку виявлення, що сутність зобов'язаності або строки її погашення не відповідають відображенню на рахунках бухгалтерського обліку після проведення інвентаризації розрахунків із контрагентами, рекомендується провести рекласифікацію заборгованості.
Довгострокову кредиторську заборгованість (або її частину), яка повинна бути погашена протягом 12 місяців з дати балансу, слід перенести у розряд поточних зобов'язань.
Врахування списання заборгованості в обліку
Зразок оформлення Акта звірення розрахунків із дебіторами та кредиторами
Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами приклад заповнення
Зразок створення Довідки до акта інвентаризації розрахунків
Зразок складання протоколу інвентаризаційної комісії
Зразок складання Акта інвентаризації заборгованості з дебіторів або кредиторів, що перейшла термін позовної давності та підлягає списанню
