Акт узгодження взаєморозрахунків з контрагентами

25 September 2023

Акт узгодження взаєморозрахунків з контрагентами — це важливий документ, який підтверджує відповідність даних про фінансові взаєморозрахунки між двома сторонами. Його основна мета — звірити заборгованість, виявити можливі розбіжності та уникнути непорозумінь у подальшій співпраці. Особливо актуальним складання такого акта стає наприкінці звітного періоду або перед проведенням аудиторських перевірок.

Завдяки акту узгодження сторони отримують офіційне підтвердження залишків заборгованості на певну дату. Документ підписується представниками обох сторін та є доказом для врегулювання фінансових питань, зокрема й у судовому порядку, якщо виникне така потреба.

У цій статті ви знайдете пояснення, коли доцільно оформлювати акт узгодження взаєморозрахунків, які реквізити він повинен містити, а також приклад заповнення для зручності використання у роботі.

• ЗРАЗОК Акта звірки взаєморозрахунків ЗАВАНТАЖИТИ
• БЛАНК Акта звірки взаєморозрахунків ЗАВАНТАЖИТИ

Залишити заявку 067 341 76 94

Акт звірки взаєморозрахунків

Акт звірки взаєморозрахунків — це юридичний документ, що відображає стан розрахунків між двома сторонами, які можуть бути партнерами або контрагентами. В акті фіксується, хто чому і скільки винен, і визначається наявність можливих розбіжностей між сторонами.

Складання акту звірки розрахунків може мати різні специфікації:

1. Проводиться перед проведенням інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості, зазвичай за 3 місяці до складання річної фінансової звітності, як це визначено Положенням про інвентаризацію активів та зобов'язань (наказ Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879).

2. Відбувається відповідно до вимог угоди купівлі-продажу, оренди, постачання або іншої угоди між сторонами. Тут частота і строки складання акту визначаються угодою.

3. Може бути складений за домовленістю сторін у будь-який момент, якщо виникли суперечки щодо суми платежів, які можна вирішити шляхом перевірки розрахунків.

4. За рішенням суду, коли суд зобов'язує сторони у справі погодити існуючу заборгованість та офіційно задокументувати всі виявлені розбіжності за допомогою акта звірки.

5. За бажанням сторін може бути складений у будь-який момент усною домовленістю.

Хто складає акт звірки взаєморозрахунків

Акт звірки взаєморозрахунків складається кредитором, наприклад, продавцем, який відправляв товари без попередньої оплати (згідно з частиною 1 Положення № 879). Кредитор готує виписку з аналітичних рахунків, що вказує на його заборгованість, і надсилає цю виписку своїм дебіторам перед проведенням інвентаризації заборгованості. Фактично ці виписки виступають в якості актів звірки (або актів звіряння) розрахунків.

Дебітор має два варіанти реакції: погодитися із сумами або висловити свої заперечення. Якщо контрагент не згоден із сумами, він може відмовитися підписувати акт звірки і надати свої заперечення, або ж підписати акт з вказівкою на суми, які він вважає вірними (якщо акт звірки передбачає для цього відповідні рядки).

Щодо строки, протягом якого дебітор повинен відповісти (підписати акт і повернути його кредитору), законодавство не встановлює конкретних термінів. Раніше нормативно-правові акти встановлювали строк в 10 днів. Тому, можливо, є розумним вважати цей термін оптимальним для очікуваної відповіді і запропонувати дебітору відповісти протягом 10 днів. Такий строк можна регулювати безпосередньо у договорі з контрагентом.

Важливо зауважити, що будь-яка із сторін може ініціювати звірку і створити акт звірки першою.

Популярні послуги компанії:

• Юридична адреса в Україні;
• Юридична адреса у Києві та області;
• Послуги бухгалтера;
• Бухгалтерські послуги;
• Фінансова звітність ФОП. 

Залишити заявку 067 341 76 94

Чи може контрагент відмовитися від підписання мирової угоди?

Так, контрагент може відмовитися підписувати акт звірки взаєморозрахунків, оскільки відсутні правові підстави для примусового підписання цього документа та його повернення. Існують, однак, дві ситуації, коли це може бути обов'язковим:

1. Рішення або ухвала суду передбачає проведення звірки. Невиконання цього рішення чи ухвали суду може призвести до штрафу від 1 до 10 прожиткових мінімумів для працездатних осіб (згідно з частиною 1 статті 135 Господарського процесуального кодексу України).

2. Договір між контрагентами передбачає певні наслідки чи санкції за відмову підписати акт звірки та уникнути проведення звірки заборгованості. Такі умови можуть бути включені у договір і вказувати, наприклад, що "Невідповідь на цей акт звірки або відсутність заперечень до вказаних даних протягом ... днів надає право підприємству «...» вважати заборгованість погодженою."

У всіх інших випадках бізнес-партнер може відхилити акт звірки без наслідків.

Важливо зауважити, що жоден нормативний акт не зобов'язує контрагента (дебітора) підписувати акт звірки взаєморозрахунків.

Щоб уникнути таких ситуацій, рекомендується включити умови щодо звірки в договір про надання послуг, купівлю-продаж чи інший договір:

• Зазначення необхідності проведення звірки.
• Частота проведення звірки.
• Строки підписання та надсилання акта звірки.
• Процедура підписання акта, включаючи умови у випадку розбіжностей.
• Методи вирішення розбіжностей, що містяться в акті звірки.
• Строки для надання відповіді контрагентом, надсилання підтверджуючих документів тощо.

В будь-якому разі рекомендується надсилати акт звірки контрагентові рекомендованим листом з повідомленням про вручення. Це може служити доказом в суді у разі ухилення дебітора від підписання акта та сплати заборгованості.

Чи можна не складати акт звірки взаєморозрахунків

Так, можна. Однак, бажано підготувати акт-розрахунок на момент проведення інвентаризації.

Оскільки акт звірки є основним документом, що підтверджує наявність заборгованості та її розмір, то залишок коштів на рахунку на момент інвентаризації не може бути підставою для того, щоб не складати акт звірки. Однак це не так у випадку з цим актом. Він складається на підставі первинних документів і не містить інформації про конкретні господарські операції, як це роблять первинні документи.

Примітка: Акт звірки є необов'язковим, але бажаним документом для цілей інвентаризації.

Крім того, тим же Положенням про інвентаризацію № 879 передбачено, що для цілей інвентаризації можуть використовуватися тільки дані бухгалтерського обліку, якщо розбіжності не усунені і вважаються правильними (ч. 2 п. 7.2 Положення № 879). Другий - відсутність такої дії знижує достовірність залишків по взаєморозрахунках. Така дія є особливо бажаною за наявності значних зобов'язань.

Залишити заявку 067 341 76 94

Який правовий статус акта звірки взаєморозрахунків

Правовий статус акта звірки взаєморозрахунків залишається наразі певною мірою невизначеним і це можна пояснити рядом ключових аспектів:

1. Відсутність Конкретних Нормативних Вимог: Положення № 879, яке є основним документом щодо обліку розрахунків, не надає чітких і вичерпних вказівок щодо процедури складання та підписання акта звірки. Це призводить до того, що саме поняття "акт звірки" не визначено у документі, і він не є обов'язковим елементом для закріплення розрахунків між контрагентами.

2. Відсутність Правової Відповідальності за Відсутність Акта Звірки: Важливою рисою є те, що відсутність акта звірки не призводить до правової відповідальності жодної зі сторін. З іншого боку, сам факт наявності акта звірки також не накладає жодних юридичних обов'язків на контрагентів.

3. Первинні Документи як Основа Доказів: Найбільш розповсюдженою практикою є використання акта звірки як доказу в справі для підтвердження конкретних фактів, таких як наявність заборгованості та її розмір. Проте для цього акт повинен бути підтверджений відповідними первинними документами та містити підписи уповноважених осіб.

4. Роль Інформаційного Документа: Найчастіше акт звірки взаєморозрахунків виконує функцію інформаційного документа. Він допомагає сторонам вчасно виявляти можливі розбіжності в розрахунках і вирішувати їх. Такий акт служить інструментом для збереження точності та чесності фінансових відносин між контрагентами.

Отже, на сьогоднішній день акт звірки залишається в певній мірі не визначеним щодо його точного правового статусу. Його роль полягає переважно в тому, щоб служити інформаційним засобом для контролю та узгодження фінансових облікових даних між бізнес-партнерами.

Залишити заявку 067 341 76 94

Як діяти у разі виникнення розбіжностей у акті звірки взаєморозрахунків?

У разі, якщо виникають розбіжності у акті звірки взаєморозрахунків, слід діяти згідно наступних кроків:

1. Перевірка на Відсутність Розбіжностей: Перш за все, переконайтесь, що в акті звірки відсутні будь-які розбіжності. Це відбувається, коли кінцевий баланс, відображений в бухгалтерському обліку кредитора, збігається з кінцевим балансом, відображеним у бухгалтерському обліку контрагента (дебітора). У цьому випадку підписаний акт звірки є документом, що підтверджує суму відповідної заборгованості.

2. Обмін Документами: У разі наявності розбіжностей, контрагент, у якого є розбіжності, має представити копії документів, які підтверджують суми, відображені в його бухгалтерському обліку, для подальшого розгляду кредитором. Це означає, що сторони спробують вирішити причину розбіжностей, обмінюючися копіями відповідних первинних документів, таких як видаткові накладні, платіжні доручення тощо.

3. Складання Коригованого Акта: У випадку, якщо кредитор погоджується з розбіжностями і має всі необхідні первинні документи, він може скласти новий акт звірки з коригованими сумами та внести відповідні зміни у бухгалтерському обліку. Однак, якщо кредитор не згоден з розбіжностями або не має відповідних первинних документів, він повинен повідомити про це контрагента (дебітора). Подібні дії також проводить і контрагент (дебітор).

4. Акт Звірки з Розбіжностями: У випадку розбіжностей в акті звірки, важливо внести їх у відповідну колонку "Розбіжності" та підрахувати загальну суму розбіжностей (бажано вказати цю суму словами) в кінці акта.

5. Повернення Акта з Приписом: Якщо ви є дебітором і вас не влаштовують розбіжності, рекомендується повернути підписаний акт з відзначкою, що ви не погоджуєтеся з сумою заборгованості та просите предоставити копії підтверджувальних документів (або взагалі не підписувати акт, якщо це зазначено вище).

Загалом, вирішення розбіжностей в акті звірки взаєморозрахунків вимагає співпраці обох сторін та обміну необхідними документами для уточнення облікових даних та підтвердження суми заборгованості.

Особи, які підписують мирові угоди при проведенні взаєморозрахунків

Незважаючи на те, що закон не зобов'язує сторони використовувати акт взаєморозрахунків у процесі співпраці, важливість здійснення взаєморозрахунків та підписання відповідного акту не варто недооцінювати.

Вага акта звірки збільшується, якщо його підписує не лише головний бухгалтер, а й керівник установи. Це надає йому юридичної сили, адже керівник уповноважений представляти інтереси сторін, а акт, підписаний лише керівником бухгалтерії, є нічим іншим, як коригуванням балансу (постанова ВГСУ від 05.06.2014 у справі № 913/2988/13, постанова ВГСУ від 05.06.2014 у справі № 916/ Постанова Верховного Суду від 04 грудня 2019 року у справі № 1727/17).

Для проведення звірки з контрагентом потрібно визначити обороти та сальдо розрахунків між сторонами. Зазвичай це включає такі рахунки:

Для дебіторської заборгованості:

• Рахунок 361 "Покупці".
• Рахунок 371 "Аванси видані".
• Рахунок 377 "Інші дебітори".

Для кредиторської заборгованості:

• Рахунок 631 "Постачальники".
• Рахунок 681 "Аванси отримані".
• Рахунок 685 "Інші кредитори".

Нульове сальдо розрахунків свідчить про відсутність заборгованості між сторонами.

Акт звірки повинен бути підписаний та надісланий у двох екземплярах: один залишається у дебітора, інший надсилається назад кредитору.

Нижче наведений приклад заповнення акта звірки заборгованості між сторонами на основі операцій, які відбулися у липні 2023 року:

Залишити заявку 067 341 76 94

Акт звірки взаєморозрахунків

Між ТОВ "Едельвейс" та ТОВ "Орхідея"

Дата складання: 31 липня 2023 р.

Підстава для складання: Звірка розрахунків на основі операцій у липні 2023 р.

Сторона 1 (Дебітор): ТОВ "Едельвейс"

Сторона 2 (Кредитор): ТОВ "Орхідея"

Обороти та сальдо розрахунків:

Рахунок	Дебет (грн)	Кредит (грн)
Рахунок 361	0	10000
Рахунок 371	0	0
Рахунок 377	28000	0
Рахунок 631	10000	0
Рахунок 681	0	0
Рахунок 685	0	0
Кінцеве сальдо	18000	10000

Розбіжності: Відсутні.

Термін для повернення акта контрагентом: 10 серпня 2023 р.

Додатки:

1. Копія рахунку за поставлені ТМЦ від 6 липня 2023 р.
2. Копія рахунку за отриману оплату від 10 липня 2023 р.

Підписи сторін:

Представник ТОВ "Едельвейс": __________________________

Представник ТОВ "Орхідея": ___________________________

Звертаємо вашу увагу на необхідність зазначення всіх необхідних реквізитів та точних оборотів та сальдо для правильної звірки розрахунків.

• ЗАВАНТАЖИТИ ЗРАЗОК АКТУ

Залишити заявку 067 341 76 94