Декретні в податковому розрахунку 2025: приклад

26 March 2025

Оформлення декретних виплат — важливий етап у кадровому та бухгалтерському обліку кожного підприємства. Особливу увагу слід приділяти правильному відображенню таких виплат у податковому розрахунку, аби уникнути помилок та штрафних санкцій. У 2025 році порядок заповнення податкового розрахунку залишається актуальним для всіх роботодавців, які нараховують допомогу по вагітності та пологах своїм працівницям.

Декретні виплати відображають у Податковому розрахунку за формою ДФ, заповнюючи відповідні графи таблиць. Оскільки такі виплати мають свої особливості щодо нарахування та оподаткування, важливо знати, як правильно внести інформацію, щоб уникнути неточностей.

У цій статті розглянемо основні правила відображення декретних у податковому розрахунку, типові помилки, яких варто уникати, а також надамо практичний приклад заповнення для зручності бухгалтерів.

Як правильно відобразити декретні виплати у місячному Податковому розрахунку доходів, ЄСВ, ПДФО та ВЗ: приклади розрахунку декретних та зразки заповнення Додатків Д1, Д5 і 4ДФ для декретних — у цій статті.

Скачати файли:

• Зразок заповнення Додатка Д1
• Зразок заповнення Додатка 4ДФ
• Зразок заповнення Додатка Д5

Замовляйте бухгалтерські послуги зараз!

Залишити заявку 067 341 76 94

Відображення декретних виплат у Податковому розрахунку 2025 року

Розділ І основної частини (зведений ЄСВ)

Перший розділ основної частини Податкового розрахунку (також відомий як Зарплатний звіт або об’єднаний звіт) формується на основі даних з Додатка Д1, що спрощує його заповнення. Тут міститься персоніфікована інформація про доходи та суму сплаченого ЄСВ, яка переноситься до розділу І Податкового звіту.

Декретні виплати — Додаток Д1 (Єдиний соціальний внесок)

У Додатку Д1 Податкового розрахунку декретна відпустка розподіляється за місяцями, на які вона припадає, і за які була нарахована допомога. Кількість рядків у документі відповідає кількості місяців декретної відпустки. Сума декретних виплат розподіляється пропорційно до днів відпустки, що випадають на кожен місяць. У графах Додатка Д1 вказується:

• графа 08 — зазвичай, при застосуванні ставки ЄСВ 22%, зазначається код «42» (допомога у зв’язку з вагітністю та пологами). Якщо ж жінка має інвалідність, може бути код «43» з ставкою 8,41%. Для декретниць з інвалідністю також можуть використовуватися коди «44» або «45», якщо вони є членами УТОГ, УТОС або громадських організацій осіб з інвалідністю;

• графа 10 — вказується місяць і рік, на які припадає період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;

• графа 14 — вказується загальна кількість днів перебування у трудових відносинах за місяць;

• графа 15 — зазначається кількість календарних днів декретної відпустки за відповідний місяць.

Зверніть увагу на нюанси заповнення даних про кількість днів перебування у трудових відносинах (графа 14) та днів у декретній відпустці (графа 15) за:

1. Перший місяць декрету: У місяці, коли працівниця йде у відпустку, графа 14 не заповнюється, якщо вищезазначена інформація про зарплату є. Кількість днів трудової діяльності вказується в графі 14 рядка з зарплатою. Виняток — якщо декрет починається з 1 числа місяця і зарплата відсутня, тоді графа 14 повинна бути заповнена.

2. Кожен повний місяць: Для цих місяців графи 14 і 15 заповнюються та відповідають одна одній. Це стосується місяців, коли працівниця була у відпустці з 1 до останнього дня місяця без зарплатних виплат.

3. Останній місяць декрету: У графі 14 вказується кількість календарних днів цього місяця. Якщо декретна відпустка завершується посеред місяця, все ще зазначається повна кількість днів у місяці, незалежно від можливого звільнення працівниці після відпустки.

Інші графи Додатка Д1 заповнюються відповідно до загальних правил.

Залишити заявку 067 341 76 94

Приклад відображення декретних виплат у Додатку Д1 Об'єднаної звітності

Працівниця організації з 24 березня 2025 року йде у декретну відпустку терміном на 126 календарних днів. Завершення декретної відпустки заплановано на 27 липня 2025 року. Заробітна плата за період з березня 2024 по лютий 2025 становить 184500 грн. Середньоденний розмір допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами розраховується так:

184500 грн ÷ 365 к. дн. = 505,48 грн

Сума допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами не може перевищувати:

1. Двократний розмір мінімальної заробітної плати, яка була встановлена на момент настання страхового випадку (пункт 2 частини 4 статті 12 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105). У березні 2025 року це обмеження складає 262,81 грн (8000 грн ÷ 30,44);

2. Мінімальну зарплату, яка була встановлена на момент настання страхового випадку (частина 2 статті 12 Закону № 1105). У березні 2025 року це обмеження становить 525,62 грн (2 × 8000 грн ÷ 30,44).

Перевірка дотримання вказаних обмежень виглядає так:

262,81 грн < 505,48 грн < 525,62 грн

Отже, сума декретних виплат становитиме:

505,48 грн × 126 к. дн. = 63690,48 грн

Помісячний розрахунок декретних виплат представлений у таблиці нижче.

Працівниці було нараховано зарплату за робочі дні березня 2025 року в розмірі 5300,00 грн, а ЄСВ склав 1166,00 грн (5300 грн × 0,22).

Протягом усіх місяців декретної відпустки доходи працівниці перевищували мінімальну базу ЄСВ, яка дорівнює мінімальній зарплаті відповідного місяця (березень-липень 2025 — 8000 грн).

Приклад заповненого Додатка Д1, що враховує вказані раніше особливості, подано нижче.

Залишити заявку 067 341 76 94

Чи діє мінімальна база ЄСВ у останній місяць декретної відпустки?

Так, мінімальна база ЄСВ застосовується відповідно до загальних правил, але не в місяці нарахування декретних. Після розподілу суми декретних за місяцями перебування у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами, у деяких місяцях декретні можуть бути нижчими за мінімальну зарплату. У такому випадку до працівниці застосовуються загальні правила донарахування мінімальної бази ЄСВ. Спеціальних правил щодо декретниць у цьому контексті немає. Однак у останньому місяці відпустки можуть виникнути певні труднощі, оскільки на момент нарахування декретних ще не відомо, який дохід працівниця отримає за цей місяць.

При заповненні Додатка Д1 на час декрету бухгалтер має інформацію лише про частину доходу — розподілені декретні. Донарахування ЄСВ на різницю між мінімальною та фактичною базою ЄСВ, якщо така виникає, на цьому етапі не проводиться. У майбутньому можуть виникнути різні ситуації, пов'язані з останнім місяцем декрету:

1. Мінімальна база ЄСВ може не застосовуватися. Наприклад, якщо працівниця звільняється у цьому місяці, оскільки умовою для застосування мінімальної бази є перебування у трудових відносинах протягом повного календарного місяця.

2. Мінімальна база ЄСВ може застосовуватися. Це можливо або під час складання поточного Додатка Д1, або шляхом подання уточнюючого Додатка Д1 за місяць, коли нараховувалися декретні. Наприклад, якщо працівниця повертається на роботу після декрету і, крім розподілених декретних, отримує ще й зарплату. У такому випадку потрібно порівняти мінімальну базу ЄСВ (мінімальну зарплату за відповідний місяць) з фактичною сумою нарахувань (розподілені декретні та інші виплати, якщо такі є). Якщо мінімальна зарплата перевищує фактичну суму, то потрібно донарахувати ЄСВ на різницю. Мінімальна база ЄСВ у 2025 році становить 8000 грн (січень-грудень).

Правила застосування мінімальної бази визначені в підпункті «6» частини 2 розділу ІІІ Інструкції про порядок нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженій наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449.

Як відобразити декретні виплати у Додатку 4ДФ

Допомога у зв'язку з вагітністю та пологами не враховується в загальному місячному оподатковуваному доході платника податків і не підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором (ВЗ). Проте це не звільняє від необхідності відображати цю допомогу у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку. Всі доходи, виплачені фізичним особам податковим агентом, повинні бути вказані, незалежно від їхнього оподаткування. Отже, сума декретних виплат вноситься у Додаток 4ДФ під ознакою доходу «128». Ці правила викладені в Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, а також сум утриманого з них податку і нарахованого єдиного внеску, затвердженому наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.

Оскільки ПДФО та ВЗ не застосовуються, графи 4а, 4, 5а та 5 у рядку з декретними виплатами мають залишатися порожніми. Приклад заповнення Додатка 4ДФ представлений нижче.

Залишити заявку 067 341 76 94

Декретні виплати 2025— Додаток Д5

У Додатку Д5 фіксується дата початку та закінчення декретної відпустки. Графи цього додатка заповнюються наступним чином:

• Графа 07 — вказується категорія «5», що свідчить про те, що особі надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами.
• Графа 10 — зазначається дата початку/закінчення відпустки. Важливо зазначити, що ці дати не вказуються одночасно. У Додатку Д5 за місяць виходу у відпустку вказується дата початку, а в Додатку Д5 за місяць повернення — дата закінчення.
• Графи 11-12 — заповнюються відповідно до стандартних вимог.
• Графа 16 — вноситься інформація про наказ (розпорядження) щодо надання декретної відпустки.

Графи 13-15 не заповнюються, оскільки декретниця продовжує перебувати у трудових відносинах з установою.

Приклад заповненого Додатка Д5 Податкового розрахунку представлений нижче.

Замовити дзвінок