Добові на відрядження 2024
21 September 2023
Що таке добові на відрядження
Добові на відрядження – це витрати, які компенсуються працівникові за дні, проведені у відрядженні, і не вимагають спеціального підтвердження через документи. Ці виплати призначені для покриття витрат на харчування та інші особисті потреби працівника, перебуваючи в відрядженні.
Важливо розуміти, що добові не є заробітною платою за день відрядження і не включаються до фонду оплати праці, як визначено в Інструкції № 5.
З цього випливає низка наслідків:
- Добові не оподатковуються як зарплата.
- На них не нараховується єдиний соціальний внесок (ЄСВ) так, як це робиться для зарплати.
- Працівнику нараховується не лише добові за дні відрядження, але і його звичайна зарплата. Проте, розрахунок зарплати відрізняється трохи від звичайних робочих днів.
- Добові не піддаються індексації.
Ця особливість має важливе значення при складанні статистичної звітності, включаючи Звіт з праці (форма №1-ПВ). Варто відзначити, що дана консультація застосовується до комерційних підприємств, фізичних осіб-підприємців та неприбуткових організацій, і не стосується бюджетних установ та підприємств, фінансування яких здійснюється за рахунок державного бюджету. Для таких організацій діють окремі правила, визначені в Інструкції про службові відрядження та наказі Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (Інструкція № 59).
Популярні послуги компанії:
- Юридична адреса в Україні;
- Юридична адреса у Києві та області;
- Послуги бухгалтера;
- Бухгалтерські послуги;
- Фінансова звітність ФОП.
Коли не виплачуються добові на відрядження
Добові виплати є обов'язковими для роботодавця і здійснюються тільки в межах трудових відносин. Фізичним особам, які працюють на підставі цивільно-правових договорів (ЦПД), такі виплати не нараховуються і не виплачуються. У договорах цивільно-правового характеру слід уникати зазначення термінів, таких як "добові" чи "відрядження", оскільки це може призвести до визнання таких відносин як трудові, з наступними штрафними санкціями з боку Держпраці.
Однак є два випадки, коли добові не нараховуються працівникам підприємства, які перебувають у трудових відносинах:
- Робітники, чия робота передбачає постійні роз'їзди.
- Робітники, які працюють за вахтовим методом.
Важливо відзначити, що такі працівники не є відрядженими. У разі бажання роботодавця врегулювати це питання, можна використовувати інші форми компенсації, такі як:
- нарахування премій
- оплата праці за вищим окладом для цих посад
- надбавки за роз'їзний характер роботи.
Однак ці умови повинні бути визначені в трудовому договорі з працівником.
Фізичні особи-підприємці мають право відряджати на роботу найманих працівників, і в такому випадку є обов'язковими виплати добових. Однак сам фізичний особа-підприємець не може відряджати себе, і, отже, не отримує добові виплати
Добові на відрядження: харчування
Також добові ≠ харчування в день відрядження. Якщо працівник оплачує обід у складі рахунку за проживання в готелі, то вартість обіду не потрібно віднімати від суми добових. Вартість харчування в готелі не зменшує розмір добових. Це стосується загального корпоративного сектору (державні службовці відрізняються від нього). Обнадійливим аргументом тут є підпункт 2 "а" абзацу 2 підпункту 170.9.1.
Якщо харчування відбувається не в готелі, то воно взагалі не повинно оплачуватися працівнику. Але якщо воно було виплачено за розпорядженням керівника, то, по-перше, його потрібно оподатковувати як додаткове благо, а, по-друге, добові не змінюються.
Однак це стосується лише загального випадку, тобто якщо компанія не передбачила інше у своїх внутрішніх правилах, тобто якщо добові зменшуються, якщо оплачується харчування в готелі. Цей момент ми розглянемо нижче.
Максимальний та мінімальний розмір добових 2024
Добові виплати на звичайних підприємствах законодавчо не обмежені мінімальним або максимальним розміром. Однак існують певні обмеження і рекомендації, які слід враховувати.
Занизький розмір добових може призвести до порушення трудових прав працівника, оскільки ця сума має забезпечувати можливість покрити особисті потреби в харчуванні та інших витратах під час відрядження. Держпраці можуть вважати надто низький розмір добових за порушення трудового законодавства.
Рекомендована мінімальна сума добових може бути взята зі значень, які встановлені для бюджетних працівників. У бюджетників мінімальний розмір добових становить від 300 до 710 гривень в Україні та від 56 до 80 євро за кордоном, залежно від країни (згідно з Інструкцією № 98). Встановлення розміру добових нижче цих "бюджетних" норм може бути визнане порушенням трудового законодавства згідно з листом Міністерства соціальної політики від 21.12.2016 року № 1732/0/101-16/28.
Щодо високої виплати добових, то тут діє норма, визнана Податковим кодексом України (ПКУ). Згідно з нею, добові можуть становити до 10% мінімального розміру зарплати на 1 січня (в Україні це 710 гривень та 80 євро за кордоном, відповідно до пп. "а" п. 170.9.1 ПКУ). Підприємство може нараховувати добові вище цієї норми, але будь-яка сума, яка перевищує цей розмір, підлягає оподаткуванню як додаткове благо для працівника
Як визначити розмір добових на підприємстві:
-
Поширення свободи визначення: Законодавство надає велику свободу для визначення розміру добових.
-
Документальне оформлення: Важливо належним чином оформити розмір добових для уникнення проблем з податковими органами.
-
Внутрішній наказ або окремий наказ: Встановлення розміру добових може бути проведено шляхом затвердження внутрішнім наказом по підприємству Положення про відрядження або видання окремого наказу щодо розміру добових.
-
Перевага внутрішнього положення: Перший варіант (внутрішнє положення) є більш перевагою, оскільки дозволяє врегулювати інші аспекти відряджень та служити інструкцією для працівників.
-
Уникнення індивідуального затвердження: Затвердження суми добових в самому наказі про відрядження може призвести до індивідуального затвердження їх щоразу, що не є рекомендованим.
-
Рекомендація для відряджень за кордон: Визначення суми добових у наказі про відрядження рекомендується тільки для відряджень за кордон, які не мають систематичного характеру.
-
Перевірка та оновлення: Внутрішнє положення про відрядження слід періодично переглядати і оновлювати відповідно до змін в законодавстві і потреб підприємства.
-
Дотримання обмежень готівкових розрахунків: У разі використання готівки для виплати добових, слід дотримуватися обмежень, встановлених законодавством (зазвичай 50 000 гривень на день).
Зазначені кроки допоможуть підприємству ефективно визначити розмір добових для відряджень та забезпечити належне документальне оформлення, сприяючи уникненню податкових проблем і обґрунтованому використанню коштів під час відряджень.
Добові у внутрішніх правилах про відрядження
Розглянемо можливості, які надає розробка внутрішніх правил про відрядження для встановлення розміру добових. В ідеалі, правила повинні враховувати характер діяльності компанії, а також місця та цілі, з якими працівники найчастіше їздять у відрядження. Добові для відряджень в Україні можна затвердити як "середню" суму на день (наприклад, 100 грн.) або створити цілу систему, так звану "сітку" добових. Якщо з першим варіантом все зрозуміло, то в таблиці показані можливості для другого варіанту:
.png)
Те саме можна сказати і про міжнародні відрядження. Все залежить від особливостей країни, до якої відряджається працівник, та частоти таких поїздок. Інша річ, що не бажано варіювати розмір добових залежно від посади працівника. Це пов'язано з тим, що базові потреби в харчуванні однакові незалежно від посади.
Краще використовувати поняття "типових" витрат. Якщо розмір добових буде збільшено відповідно до податкового законодавства, положення Положення можуть бути переглянуті. При підготовці наказів про відрядження можна посилатися на правила відрядження (наприклад, "Добові виплачуються відповідно до пункту 2 правил відрядження").
Добові та документальне підтвердження
Добові витрати, які зазвичай не потребують спеціального документального підтвердження, можуть мати свої особливості. У визначенні на початку статті варто відзначити, що мова йде про спеціальне документальне підтвердження. Це означає, що не існує одного конкретного документа, який безпосередньо підтверджує добові витрати. Проте на практиці існують певні документи та джерела, які можуть служити підтвердженням нарахування добових:
-
Наказ керівника про відрядження, в якому визначаються період відрядження та дати виїзду та повернення працівника.
-
Квитки на проїзд, представлені працівником, які свідчать про те, коли він фактично відправився у відрядження та повернувся з нього.
-
Документи, що підтверджують виконання працівником конкретного завдання, пов'язаного з господарською діяльністю підприємства, такі як укладений договір або фактична доставка товарів.
У законодавстві для підприємств, що не є бюджетними, не визначено вимог щодо "спеціального документального підтвердження" добових. Проте, у випадку бюджетних установ, таке підтвердження вимагається у двох документах: в розділі II Інструкції № 59 і в Інструкції по відрядженнях для військовослужбовців та СБУ.
Незалежно від того, чи ви є "бюджетником" чи ні, рекомендується враховувати ці особливості, оскільки податкова служба дотримується такого підходу (наприклад, лист податкової від 18.06.2011 р. № 11327/6/15-0516).
Загалом, добові витрати на практиці все ж таки повинні мати документальне підтвердження, оскільки це вимога податкових органів.
.jpg)
Оподаткування добових витрат
Оподаткування добових витрат має свої особливості. Зазвичай, у звичайних обставинах, коли суми добових знаходяться в межах податкової норми, вони не вважаються доходом працівника і, отже, не підлягають оподаткуванню. На них не нараховуються податок на доходи фізичних осіб (ПДФО), військовий збір (ВЗ), і єдиний внесок на соціальне страхування (ЄСВ).
Загальновідомим фактом є те, що добові не враховуються у додатку 4ДФ Податкового розрахунку, який містить суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку.
Проте, існують ситуації, коли добові витрати підлягають оподаткуванню:
-
Добові нараховані вище встановленої норми, яка на 2024 рік становить більше 710 гривень за день в Україні чи 80 євро за кордоном.
-
Добові, нараховані за день, коли відрядження працівника не визнається податковими правилами. Наприклад, це може статися, якщо працівник перебував у відрядженні без погодження з керівником на додаткові дні, які не були охоплені наказом про відрядження і не були підтверджені наказом про продовження відрядження. Також це може стосуватися випадку, коли дати початку та завершення відрядження не відповідають датам відповідних квитків на проїзд, або коли працівник не подавав авансовий звіт вчасно після повернення з відрядження.
-
Відрядження не можна пов'язати з господарською діяльністю підприємства. Цей випадок може призвести до детальної перевірки податковими органами (деталі щодо документального оформлення добових вже обговорені вище).
У таких ситуаціях добові вважаються додатковим благом, отриманим працівником, і підлягають оподаткуванню. Наприклад, якщо сума нарахованих добових для поїздки до Києва становить 700 гривень, то 670 гривень залишаються неоподатковуваними, а 30 гривень за кожен додатковий день підлягають оподаткуванню та відображаються у додатку 4ДФ під кодом "118".
Увага: Оподаткування понаднормових добових:
- ПДФО = (добові – 710,00)×1,21951×0,18.
- ВЗ = (добові – 710,00)×1,5%;
- ЄСВ відсутній
