Електронний чек: e-чек

04 December 2023

У даному огляді буде розглянуто принципи функціонування електронних чеків та програмних реєстраторів розрахункових операцій (ПРРО) як альтернативи традиційним касовим апаратам.

Функціонування системи ПРРО та е-чеків

Система роботи програмного реєстратора розрахункових операцій (пРРО) та електронних фіскальних чеків (е-чек) описується наступним чином:

1. Програмний РРО, відомий як пРРО, представляє собою програму, яка встановлюється на пристрої продавця. Його основна функція - реєстрація електронного фіскального чека на сервері реєстрації фіскальних чеків у Державній податковій службі (ДПС) через мережу Інтернет. Навіть при тимчасовому відсутності зв'язку пРРО може працювати в офлайн-режимі до 36 годин.
2. Покупець отримує електронний чек у вигляді повідомлення на свою електронну адресу (e-mail) або через популярні месенджери, такі як Viber, Telegram. Також можливий варіант зчитування QR-коду з екрану пристрою, на якому встановлено пРРО, або отримання чека на телефон за допомогою технології безконтактної передачі даних NFC. Чек також може бути надрукований на принтері.
3. З використанням отриманого електронного чека покупець може перевірити інформацію про продавця на веб-сайті ДПС, використовуючи функцію пошуку фіскального чека.

Після встановлення програмного рішення на пристрій пРРО підлягає реєстрації відповідно до вимог ДПС. Порядок реєстрації, ведення реєстру та використання програмних реєстраторів розрахункових операцій затверджено наказом Міністерства фінансів від 23.06.2020 р. № 317.

Принцип функціонування пРРО та е-чеків

Електронний фіскальний чек має ідентичні реквізити порівняно зі звичайним чеком. Це означає, що для е-чека використовується та сама форма ФКЧ-1, що й для чеків, виданих звичайними касовими апаратами. Інформацію щодо обов’язкових реквізитів та саму форму можна знайти у Положенні про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затвердженому наказом від 21.01.2016 № 13 (далі — Положення № 13). Проте серед цих реквізитів є елементи, які можуть бути притаманні лише електронним чекам, а саме:

1. QR-код (рядок 26) – необов’язковий реквізит, який вказується лише за наявності;
2. Позначка щодо режиму роботи (офлайн/онлайн) (рядок 27);
3. Контрольне число, сформоване в режимі офлайн (рядок 28). Це число формується за допомогою одностороннього алгоритму хешування даних, і для всіх програмних РРО за певний період часу використовується одна хеш-функція, визначена Державною податковою службою (ДПС);
4. ФН – фіскальний номер програмного реєстратора розрахункових операцій (рядок 30).

Важливо зазначити, що для програмних РРО не передбачено вказання заводського номера реєстратора розрахункових операцій (рядок 29).

Чи необхідний принтер для роботи програмного РРО?

Згідно з попередніми відповідями податківців, принтер не є обов'язковим компонентом для роботи програмного реєстратора розрахункових операцій (пРРО), як вказано у Інформаційному листі № 3, присвяченому пРРО. Однак сучасні виробники пропонують портативні пристрої, обладнані програмним забезпеченням для пРРО і вбудованим міні-принтером. Зовнішнім виглядом і розмірами такі пристрої схожі на POS-термінали, проте вони оснащені сенсорним екраном на всю площу пристрою замість кнопок.

Нові рішення включають інтегровані пристрої, які об'єднують пРРО і POS-термінал, що друкує фіскальний касовий чек і квитанцію про оплату банківською карткою. Також доступне програмне забезпечення для смартфонів, яке може приймати платежі від клієнтів, включаючи технологію безконтактної оплати NFC, і одночасно генерувати електронний фіскальний чек.

Важливо відзначити, що POS-терміналі призначені для прийняття банківських карток, і квитанція, яку вони надають, не замінює фіскальний касовий чек. Таким чином, в точках роздрібного продажу для безготівкових розрахунків картками або іншими електронними платіжними засобами (ЕПЗ) потрібно використовувати як пРРО, так і POS-термінал.

Переваги використання програмних РРО та е-чеків

Серед ключових переваг програмних реєстраторів розрахункових операцій (пРРО) можна відзначити наступні:

1. Можливість офлайн-роботи: Навіть при відключенні електропостачання або тимчасовому перериванні Інтернет-зв’язку пристрій, на який встановлено пРРО, може продовжувати свою роботу без перерви протягом до 36 годин, а за місяць – до 168 годин. Це дозволяє уникнути необхідності використання паперових книг обліку розрахункових операцій (КОРО) та розрахункових книжок (РК).

2. Автоматичний звіт за добу роботи: Система пРРО автоматично формує звіт за добу роботи (Z-звіт), розпочинаючи новий день роботи «з нуля». Це звільняє продавця від необхідності вручну керувати закінченням доби.

3. Автоматичний перехід в офлайн-режим: Процес переходу в офлайн-режим відбувається автоматично, навіть якщо продавець не помічає втрату Інтернет-зв’язку, наприклад, у випадку відключення електроенергії.

4. Інтеграція з сучасними автоматизованими системами: ПРРО може легко інтегруватися з автоматизованими касами самообслуговування, Інтернет-магазинами, POS-терміналами тощо, що робить його високотехнологічним рішенням.

5. Синхронізація з моментом доставки на основі післяплати: ПРРО може бути налаштований на синхронізацію з моментом оплати покупцем посилки чи товару післяплатою (накладеним платежем), що дозволяє відправляти електронний фіскальний чек одразу після оплати. Це відповідає вимогам Закону про РРО щодо видачі чека при розрахунковій операції.

6. Гнучкість по ціні та обслуговуванню: Вартість та обслуговування пРРО можуть бути ефективнішими в порівнянні зі звичайними РРО, залежно від обсягів діяльності продавця та вибору конкретного рішення (наприклад, безкоштовного від ДПС, від сторонніх розробників, із вбудованим пристроєм-носієм тощо). Важливо враховувати можливості інтеграції з іншим програмним забезпеченням, що робить пРРО більш універсальним рішенням.

Необхідність використання пРРО під час надзвичайного стану

На сьогодні всі суб’єкти господарювання повинні використовувати РРО/пРРО, незалежно від наявності надзвичайного стану, за винятком суб’єктів, які належать до єдиників 1 групи та мають постійне звільнення, а не тільки на період надзвичайного стану. Проте, з 01.01.2022 по 30.09.2023 року діє звільнення від РРО-штрафів (згідно із Законом від 30.06.2023 № 3219-IX), за винятком таких видів діяльності:

1. Продаж підакцизних товарів, з вимогою вказання штрих-кодів акцизних марок на фіскальних чеках.

2. Купівля-продаж іноземної валюти.

3. Діяльність у сфері грального бізнесу.

4. Продаж виробів медичного призначення.

5. Продаж виробів ювелірних та з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

6. Продаж технічно складних виробів, що потребують гарантійного обслуговування.

З 01 жовтня 2023 року звільнення від РРО-штрафів залишається лише для суб’єктів господарювання, які не можуть виконати вимоги Закону про РРО через розташування на тимчасово окупованій території, територіях поточних чи можливих особливих обставин.

Невидача фіскального касового чека (у паперовій та/або електронній формі) для вищезазначених винятків може призвести до застосування штрафу у розмірі 25% вартості проданих товарів (робіт, послуг) при першому порушенні (50% – у випадку повторення) (п. 15 Прикінцевих положень Закону про РРО).