Електронний лікарняний лист: інструкція для бухгалтера 2024

• Алгоритм заповнення заяви-розрахунку на отримання лікарняних, декретних та інших соцвиплат ЗАВАНТАЖИТИ

• Алгоритм заповнення заяви-розрахунку - ПАМ'ЯТКА ЗАВАНТАЖИТИ

• Алгоритм заповнення повідомлення на виплату лікарняних, декретних та інших соцвиплат ЗАВАНТАЖИТИ

• Алгоритм заповнення повідомлення - ПАМ'ЯТКА ЗАВАНТАЖИТИ

Для яких соціальних виплат потрібні електронні лікарняні (або е-лікарняні)?

Е-лікарняні - це документи, що видаються закладами охорони здоров'я (ЗОЗ) і є підставою для виплат працівникам у таких випадках

• Тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або загальної травми (лікарняний).
• Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами (декретна відпустка).
• Лікарняний по догляду за хворою дитиною.
• Лікарняний по догляду за хворим членом сім'ї.
• Лікарняний по догляду за дитиною, коли особа, яка доглядає за дитиною, хворіє.
• Карантин.
• Обсервація та самоізоляція під час карантину для запобігання поширенню COVID-19.
• Реабілітаційне лікування в санаторно-курортних та оздоровчих закладах.
• Ортопедичне протезування.

eПравові підстави для надання лікарняних викладені в пункті 16 статті 1 Закону № 1105 від 23 вересня 1999 року "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування". Відповідно до цього закону, листки непрацездатності можуть бути видані лише за допомогою електронного реєстраційного програмного забезпечення. Крім того, лікар відображає в електронному лікарняному актуальний код, що вказує на причину тимчасової непрацездатності.

Важливо зазначити, що інформація про те, що медичний заклад видав працівнику електронний лікарняний, автоматично відображається в кабінеті застрахованої особи на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України. Однак, в умовах воєнного часу, коли часто трапляються перебої з електропостачанням, можуть знадобитися паперові листки непрацездатності.

Залишити заявку 067 341 76 94

Чи можна використовувати паперові лікарняні в 2024 році під час введеного воєнного стану?

Наразі ні, проте ця можливість може з'явитися найближчим часом. Ситуація на середину лютого 2024 року така:

1. Дія паперових лікарняних була продовжена до 01 січня 2024 року через обставини воєнного стану, як це вказано в наказі Міністерства охорони здоров'я від 25.03.2022 року № 522.

2. Починаючи з 01 січня 2024 року діє нова редакція Закону «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 23 вересня 1999 року № 1105, яка передбачає використання лише електронних лікарняних. Наразі Міністерство охорони здоров'я не видавало жодних наказів щодо продовження терміну використання паперових лікарняних. Отже, з 01 січня 2024 року застосовується лише електронний лікарняний.

3. Проте існує проєкт наказу «Про внесення змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства охорони здоров'я України», який передбачає можливість використання паперових лікарняних під час воєнного стану та наступних трьох місяців:

• • для продовження та закриття лікарняних, які були видані особам до 01 жовтня 2021 року;

  • коли спливає строк для внесення змін до медвисновку про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медвисновків в електронній системі;

  • на підставі свідоцтва та рішення суду про усиновлення дитини;

  • при технічних проблемах або помилках в передачі даних між Електронним реєстром лікарняних і Реєстром медвисновків в електронній системі, якщо це перешкоджає формуванню електронного лікарняного протягом 7 днів з моменту створення медвисновку про тимчасову непрацездатність;

  • коли у воєнний час доступ користувачів електронної системи до центральної бази заблоковано.

Отже, хоча наразі єдиним варіантом є електронний лікарняний, існує можливість, що паперові лікарняні знову стануть доступні в окремих ситуаціях, якщо згаданий проєкт наказу буде прийнятий і опублікований. На даний момент на 11 лютого 2024 року цей проєкт наказу ще не існує.

На який термін діє е-лікарняний і коли можливі страхові виплати?

Страхові виплати можливі відповідно до частини 5 статті 24 Закону № 1105 із затвердженим електронним лікарняним не пізніше, ніж через 6 календарних місяців від таких подій:

1. Відновлення працездатності.

2. Закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

3. Смерть застрахованої особи або її члена сім'ї.

Як визначити день видачі е-лікарняного?

Правильно визначити день видачі е-лікарняного важливо, оскільки оплата лікарняних можлива лише після того, як вони отримають статус "готовий до сплати (виданий)". Тут варто врахувати відмінності між звичайними лікарняними і декретними.

У разі звичайного е-лікарняного день видачі визначається наступним чином:

1. З тимчасової непрацездатності - через 7 днів після закриття листка непрацездатності (див. пункт 3 Розділу ІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 17.06.2021 року № 1234, далі - Порядок № 1234).

2. З вагітності та пологів - через 7 днів з дати відкриття листка непрацездатності (див. пункт 1 Розділу ІІІ Порядку № 1234).

Але через технічні обмеження, лікарняний може не отримати статус "Готовий до сплати" в системі. У цьому випадку бухгалтер повинен самостійно враховувати 7 днів після закриття для звичайного е-лікарняного або 7 днів після відкриття для е-лікарняного "Вагітність та пологи". Схему розрахунку для останнього наведено нижче

Чому сім днів? Тому що лікар може вносити зміни в електронний лікарняний лише протягом семи днів з моменту його створення. Тому на восьмий день інформація в такому лікарняному стає остаточною і роботодавець може почати виплачувати допомогу.

Залишити заявку 067 341 76 94

Терміни обробки е-лікарняного 2024

Після того, як е-талон отримав статус "готовий до оплати (виданий)", він повинен бути оброблений у строки, зазначені в таблиці нижче; деякі з цих строків змінилися з 1 січня 2024 року у зв'язку з передачею виплат від Фонду соціального страхування (ФСС), що припинив своє існування, до Пенсійного фонду (далі - "Фонд").

Що змінилося у термінах опрацювання електронних лікарняних з 2024 року?

Звернімо увагу на оновлені строки опрацювання електронних лікарняних, які набули чинності з 1 січня 2024 року:

1. Зменшилася тривалість розгляду відповідальною особою страхувальника питань, пов'язаних з лікарняними у відпустці по вагітності та пологам з 10 днів до 3 робочих днів.

2. Визначено, що строк розгляду питань, пов'язаних зі звичайними лікарняними, складає 10 робочих днів, а для лікарняних у відпустці по вагітності та пологам встановлено окремий строк (деталі наведено вище).

3. Зменшилася тривалість виплат коштів з Фонду соціального страхування - з 10 днів до 3 робочих днів.

Крім того, згідно зі змінами в законодавстві з 1 січня 2024 року було припинено згадування про комісії з соціального страхування, які регулювалися Законом № 1105. Тепер рішення може бути прийняте керівником установи або уповноваженими особами (групами осіб) без утворення окремих комісій. Процедуру регулює спрощений порядок, який може включати менше осіб, наприклад, 2 особи, або призначення головного бухгалтера установи чи заступника керівника.

З 1 січня 2024 року форма електронної заяви-розрахунку перемістилася на веб-портал Пенсійного фонду, де вона стала доступною у електронному кабінеті. Там же можна знайти електронну форму повідомлення про виплату коштів. Важливо відзначити, що форми цих документів залишилися незмінними, відповідно до раніше затверджених Фондом соціального страхування України і Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у відпустці за тимчасової втрати працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві. Наразі цей порядок продовжує діяти попри ліквідацію Фонду соціального страхування України і до розробки Пенсійним фондом України нового порядку (деталі вказані у постанові правління Пенсійного фонду України від 21 грудня 2022 року № 28-3)

Залишити заявку 067 341 76 94

Чи завжди потрібно подавати заяву-розрахунок при опрацюванні електронних лікарняних?

Подання заяви-розрахунку та повідомлення не є обов'язковими у всіх випадках. Щодо заяви-розрахунку до Фонду, слід враховувати наступне:

1. Заяву-розрахунку подається лише у разі, якщо потрібно отримати виплати з Фонду за звичайними лікарняними, коли відсутність на роботі триває 6 календарних днів і більше. Якщо строк лікарняного не перевищує 5 календарних днів, заяву-розрахунок не подається, оскільки немає потреби у фінансовій підтримці від Фонду. Для таких лікарняних також не потрібно надсилати повідомлення про виплату коштів, оскільки немає фінансування від Фонду, про яке потрібно повідомляти.

2. Щодо декретних відпусток, лікарняних по догляду за дитиною або хворим членом сім'ї, заяву-розрахунок завжди подається, оскільки виплати за ці види лікарняних здійснюються з першого дня за рахунок Фонду. У цих випадках необхідно також готувати повідомлення до Фонду про виплату коштів.

Важливо відзначити, що діючими залишилися форми заяви-розрахунку та повідомлення про виплату коштів, які були розроблені колишнім Фондом соціального страхування. Можливо, у майбутньому Пенсійний фонд розробить свої власні форми.

Що бухгалтер повинен враховувати при обробці електронних лікарняних у 2024 році

Коли бухгалтер отримує інформацію про відкриття електронного лікарняного, він може розпочати підготовку до його оплати та визначити наступні аспекти:

1. Страховий стаж працівника, включаючи загальний стаж і стаж за останні 12 місяців перед страховим випадком (згідно зі статтею 12 і статтею 14 Закону № 1105).

2. Розрахунковий період для обчислення середньоденного заробітку (згідно з пунктами 25-28 Порядку № 1266).

3. Дні та місяці, коли працівник був відсутній на роботі з поважних причин у розрахунковому періоді (згідно з пунктом 3 Порядку № 1266). Важливо відзначити, що з 01 січня 2024 року призупинення трудового договору у зв'язку з агресією РФ також вважається поважною обставиною, і ці дні не враховуються при розрахунку тривалості розрахункового періоду.

4. Розмір заробітної плати, яку працівник отримав протягом розрахункового періоду (згідно з пунктом 32 Порядку № 1266).

Ці дані необхідні для обчислення середньоденного заробітку працівника при розрахунку як звичайних лікарняних, так і декретних. Ці відомості також використовуються при заповненні заяви-розрахунку при отриманні виплат з Фонду.

Як обробляти е-лікарняний для співробітника, який працює за сумісництвом

Працівники, які працюють за сумісництвом або є внутрішніми сумісниками, також мають право на оплату лікарняного відсутності та допомогу з вагітності та пологів. Іншими словами, електронний лікарняний, зареєстрований в системі, може бути підставою для отримання виплат як від основного місця роботи, так і від сумісного місця. У цьому випадку роботодавець, де працівник працює як сумісник, може скористатися електронними даними з веб-порталу Пенсійного фонду без потреби у фізичному лікарняному аркуші. Важливо зауважити, що роботодавець, де працює працівник за сумісництвом, має доступ до цифрової копії лікарняного з номером "ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1", де останній символ позначає порядковий номер копії. У заяві-розрахунку роботодавець все одно вказує лише унікальний номер лікарняного без розширення після крапки, тобто "ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х".

Проте, якщо паперовий лікарняний аркуш використовується у зв'язку з обставинами воєнного стану, діє попередній порядок – працівник повинен зробити копію паперового лікарняного та отримати її підтвердження на основному місці роботи.

При обробці лікарняного відсутності сумісника, включаючи електронний лікарняний, також необхідно вимагати від працівника подання довідки про середню заробітну плату на основному місці роботи. Ця довідка потрібна для обчислення максимального обмеження доходів, що враховуються в розрахунковому періоді:

• доходи за місяць в розрахунковому періоді за всіма місцями роботи не можуть перевищувати максимальну базу ЄСВ (еквівалент 15 мінімальних заробітних плат за місяць);
• середньоденний дохід не може перевищувати розрахунковий дохід, обчислений як максимальна база ЄСВ за останній місяць розрахункового періоду поділена на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

При оплаті лікарняного суміснику у заяві-розрахунку слід чітко вказувати інформацію про одержувача, підставу для оплати та суму нарахованої допомоги окремими рядками

Залишити заявку 067 341 76 94