Електронний підпис
16 November 2023
Що таке електронний підпис?
Електронний підпис (ЕП) - це зашифровані електронні дані, які підписувач додає або логічно пов'язує з іншими електронними даними, наприклад, електронними документами або звітами, замість реального особистого підпису. Електронний підпис призначений для використання при створенні електронних документів відповідно до статті 6 Закону № 851 від 22 травня 2003 року "Про електронні документи та електронний документообіг".
Альтернативою електронному підпису в організації підписів між документами є передача документів факсом. Можливості електронного підпису набагато ширші. У більшості випадків електронний підпис необхідний для податкових декларацій. Тому Податковий кодекс України неодноразово посилається на використання електронного підпису.
Закон № 2155 від 5 жовтня 2017 року "Про електронні довірчі послуги" створює основу для використання електронних підписів. Закон визначає два види ЕП, які розглядаються тут.
Види електронного підпису
Існує два види електронного підпису:
- Надійний ЕП, створений за результатом криптографічного перетворення електронних даних з використанням особистого ключа, однозначно пов'язаного з підписувачем;
- Кваліфікований електронний підпис. Це вдосконалена версія посиленого ЕП, створена за допомогою інструменту КЕП на основі кваліфікованого сертифіката відкритого ключа.
Таким чином, при використанні ЕП доступні два ключі: приватний та публічний. Відкритий ключ використовується податковою службою або іншими органами, до яких підписувач подає звіт, для зчитування закритого ключа. Особистий ключ можна зберігати на USB-накопичувачі або аналогічному носії.
Удосконалені і та кваліфіковані електронні підписи: в чому різниця?
Різниця між удосконаленими та кваліфікованими електронними підписами полягає у ступені захисту та довіри до особистого ключа електронного підпису. Так, у випадку з ЕП ключ розміщується на захищеному носії; при використанні ЕП перевіряються обидва ЕП, але при використанні КЕП, крім перевірки цілісності коду ЕП, також перевіряється, чи дійсно ключ зберігається на відповідному носії, наприклад, на флеш-накопичувачі токенів. Наприклад, якщо ключ зберігається на іншому носії в результаті копіювання з оригінального відповідного носія ЕП, система повинна повідомити, що їй невідомо, що особистий ключ зберігається на відповідному носії ЕП.
Примітка: Особисті ключі КЕП повинні зберігатися в безпечному місці.
Якщо для зберігання особистих ключів використовується звичайна флешка, це не КЕП, а лише посилений ЕП. Такі ключі більше не приймаються для цілей оподаткування (див. нижче). Пристрої-носії КЕП повинні відповідати пункту 2 Порядку використання електронних довірчих послуг в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року.
Електронні підписи та електронний документообіг
Перш ніж використовувати електронні підписи, відносини між учасниками електронного документообігу, наприклад, між двома компаніями, повинні бути скріплені угодою про затвердження електронних документів.
Потік електронних документів забезпечується шляхом подання заяви про приєднання до Угоди про визнання електронних документів ("Заява про приєднання до Угоди"). Цей спосіб описаний у визначенні електронного документа в пункті 2 глави 1 наказу Казначейства № 557 від 6 червня 2017 року під назвою "Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами".
Типи носіїв кваліфікованого електронного підпису
Законодавство не містить конкретних вимог до носія, на якому повинні зберігатися особисті ключі КЕП. На практиці використовуються різні типи носіїв:
- КЕП зберігається на захищених фізичних носіях, які називаються "токенами"; токени виглядають як звичайні флеш-накопичувачі. Насправді, це саме те, на що він схожий. Він нагадує зашифровану USB-флешку, але має свої унікальні особливості;
- КЕП на смарт-картах; по суті, це варіант попереднього варіанту на основі токенів;
- КЕП використовує сертифіковані хмарні сервіси. Це означає, що доступ до носія КЕП здійснюється через Інтернет. Однією з його переваг є те, що доступ до нього можна отримати з будь-якої точки світу, навіть за межами України, і не виникає питання фізичного знищення носія КЕП, що зараз є важливим під час спірних ситуацій. Більше інформації про хмарні електронні підписи можна знайти на сайті Дія;
- КЕП в ідентифікаційних картках; чіп в ідентифікаційній картці використовується як носій і зчитується за допомогою технології NFC. З цією технологією знайомий кожен, хто використовує банківську картку для оплати за допомогою смартфона. Особливістю цього методу є те, що документи можна підписувати за допомогою смартфона користувача, наприклад, за допомогою додатку Дія. Однак цей тип КЕП підходить для особистого приватного використання та для фізичних осіб-підприємців. Для отримання додаткової інформації про цей тип КЕП відвідайте веб-сайт Департаменту з питань імміграції.
КЕП: особливості
На прикладі токенів флеш-накопичувачів носії КЕП мають такі характеристики:
- Неможливо скопіювати інформацію з таких інструментів і перенести її на інший USB-накопичувач або комп'ютер;
- Використання особистого ключа вимагає введення пароля, який можна ввести лише сім разів;
- Особистий ключ зберігається в пам'яті пристрою, і користувач не може маніпулювати особистим ключем (змінювати, видаляти тощо), не пошкодивши токен. Тільки Акредитований центр сертифікації ключів (АЦСК), який видав токен, може визнати такий ключ недійсним. Флеш-токен все ще залишається носієм багаторазового використання, але виявляється, що користувачі не можуть нічого з ним зробити.
Особи, які зобов'язані мати електронний цифровий підпис
Зобов'язані використовувати лише захищені носії особистих ключів:
- Національні органи влади;
- Органи місцевого самоврядування;
- Державні господарські підприємства та установи;
- Державний реєстратор;
- Нотаріуси.
Чому використання КЕП може бути проблематичним?
Проблема з КЕП в безпечному середовищі полягає у вартості токенів. Якщо вони потрібні у вашій компанії, вам потрібно щонайменше два:
- для головбуха;
- для директора.
Якщо компанія також використовує печатку, потрібен третій токен. Якщо змінюється особа, відповідальна за бухгалтерію або управління, необхідно також змінити приватний ключ. Те саме стосується зміни прізвища бухгалтера або керівника. Однак носій токену може залишатися тим самим. Як зазначалося вище, сервісний центр також може його замінити.
Крім того, існує ще одна проблема з перетворенням звичайного (розширеного) ЕП на КЕП. Якщо всі одночасно звертатимуться до АЦСК, утворюватимуться черги. Це особливо незручно під час карантину та надзвичайного стану. З цих причин початок обов'язкового запровадження КЕП кілька разів переносився, тоді як використання удосконаленої ЕП для цілей оподаткування дозволено.
Чому КЕП є обов'язковим для цілей оподаткування?
Використання КЕП є обов'язковим для цілей оподаткування відповідно до статті 17 Закону 851. Відповідно, електронні обміни між юридичними та фізичними особами, що передбачають відправлення, отримання та зберігання електронних даних, які потребують накладення власноручного підпису на паперові носії та автентифікації в електронних системах органів державної влади, повинні здійснюватися з використанням кваліфікованого електронного довірителя. послуги повинні здійснюватися з використанням сервісу.
Отже, для цілей оподаткування КЕП слід використовувати для наступних цілей:
- Робота в електронних кабінетах (п. 42.5 ПКУ);
- реєстрація податкових накладних в ЄРПН та розрахунків коригування (п. 201.1 ПКУ);
- Подання податкової звітності (пп. 48.5.1 ПКУ).
Порядок застосування електронного підпису
Електронні підписи накладаються на електронні документи в такому порядку:
- Перший: підпис головного бухгалтера;
- Другий: підпис відповідальної особи;
- Третя - електронна печатка (у разі використання печатки).
Електронні печатки по суті є різновидом ЕП, і вимоги до них такі ж самі. Якщо закон вимагає використання КЕП, електронна печатка також повинна відповідати цим вимогам.
Використання електронного підпису в податкових накладних
Підпис керівника на податковій накладній потрібен лише у випадку, якщо у постачальника (продавця) немає бухгалтера. Тому для компаній, які мають бухгалтера або тільки бухгалтера, достатньо лише електронного підпису керівника бухгалтерії (бухгалтера).
Використання КЕП для РРО
Підприємства мають право використовувати посилений електронний підпис замість КЕП при застосуванні програмно-касових апаратів (РРО). Цей дозвіл діє незалежно від надзвичайного стану чи карантину. Насправді, стаття 3 Закону про РРО передбачає, що використання посиленого електронного підпису є достатнім для використання РРО.
Як отримати електронний підпис?
Електронний підпис можна отримати в будь-якому АЦСК; за отримання та підтримку електронного підпису в АЦСК сплачується плата. Однак ви також можете отримати електронний підпис безкоштовно, наприклад, через податкову інспекцію (ЕЦП ІДД податкової інспекції) або визнаний сервіс Приват24. Ви також можете обрати інші АЦСК. На сайті податкової служби є інформація про те, як отримати ЕЦП.
Послуги з отримання електронного підпису називаються електронними довірчими послугами. Усі постачальники ЕЦП повинні бути включені до спеціального переліку, який називається Довірчий список Центрального засвідчувального органу Мінцифри (Закон 2155, стаття 1, пункт 6).
На який термін видається кваліфікований електронний підпис?
Як правило, КЕП видається максимум на два роки. Однак деякі з них видаються на один рік. Термін дії КЕП можна продовжити, якщо він не закінчився і немає змін у реєстраційних даних. Цю процедуру можна здійснити за допомогою з'єднання з податковою службою. Якщо термін дії ключа закінчився, потрібно особисто відвідати АЦСК.
Як перевірити електронний підпис?
Перевірити послуги можна на офіційному сайті Центрального засвідчувального органу, в розділі "Довірчі послуги" ви знайдете опцію "Перевірити підпис". Завантажте файл електронного документа з цифровим підписом і натисніть на кнопку "Перевірити".
Чи може одна особа мати два або більше електронних підписів з різних АЦСК?
Так, це можливо. Податкові органи зазначають, що суб'єкт господарювання може одночасно використовувати два ЕЦП від різних кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг. Але за умови повідомлення АЦСК інформації про отримання таких ключів(див. роз'яснення в міжрегіональній податковій консультації щодо взаємодії АЦСК з КЕП).
Процедура зміни КЕП при зміні бухгалтера, директора або інших даних
Якщо змінюється бухгалтер або інша особа, відповідальна за бухгалтерський облік, яка використовує КЕВ, наприклад, коли бухгалтер звільняється, необхідно виконати наступну процедуру:
- Компанія повинна надіслати запит на анулювання КЕП до АЦСК, який видав КЕП. Скасування має бути здійснене протягом двох годин;
- Окрім заповненого свідоцтва про реєстрацію компанії (якщо потрібно отримати більше одного КЕП), новий працівник повинен надати оригінал або нотаріально завірену копію статуту компанії та копію паспорта заявника.
Якщо така особа підписує податкову декларацію або податкову накладну, про зміну даних необхідно повідомити податкову. Наприклад, якщо змінилася особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку. Для цього інформацію про КЕП нового підписувача потрібно повідомити в електронному вигляді до ДПС за місцем реєстрації.
