Інвентаризація грошових коштів

04 December 2023

Гроші цінують уважність, тому важливо не пропустити інвентаризацію коштів. Гроші існують у двох формах: готівковій та безготівковій. Перевірка готівки є більш доступною, але не позбавленою нюансів процедурою. З іншого боку, інвентаризація безготівкових коштів вимагає більшої уваги та ретельності. У даній статті ми розглянемо, як підготуватися до інвентаризації, на що звертати увагу при перевірці банкнот і рахунків, а також як правильно задокументувати результати.

• Акт інвентаризації грошових коштів БЛАНК
• Акт інвентаризації грошових коштів ЗРАЗОК

Інвентаризація каси є прямим обов'язком будь-якого підприємства, згідно з пунктом 46 Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148. Здійснювати інвентаризацію касових коштів повинна постійно діюча інвентаризаційна комісія. Важливо проводити інвентаризацію коштів в строки, визначені керівником. Також слід зауважити, що інвентаризація каси є обов'язковою у випадках зміни матеріально відповідальної особи (МОВ) та перед складанням річної фінансової звітності.

Інвентаризація каси: основні аспекти

Перед початком інвентаризації матеріально відповідальна особа заповнює розписку з додатка 7 до Положення про касові операції. Після цього інвентаризаційна комісія (таблиця) бере на себе відповідальність за проведення процедури.

• Комісія перевіряє касу

Акт інвентаризації каси

Оформлення результатів інвентаризації грошових коштів завершується складанням Акта про результати інвентаризації наявних коштів (див. Додаток 1). Цей акт оформляється у двох екземплярах: один для бухгалтерії та інший для матеріально відповідальної особи. У випадку проведення інвентаризації при зміні касира рекомендується скласти три примірники акта: для бухгалтерії, для матеріально відповідальної особи, яка здає, і для тієї, яка отримує цінності.

Додаток 1

ЗАВАНТАЖИТИ ЗРАЗОК

Інвентаризації каси: облік результатів

Оптимальний варіант — відсутність виявлених аномалій комісією. Це дуже задовільно, працюємо далі з таким підходом.

Доцільний випадок — виявлення готівки в касі, яка не підтверджена касовими документами. Цю суму слід вважати надлишком готівки в касі. Вона має бути зарахована як дохід: Д-т 301 «Готівка в національній валюті» — К-т 719 «Інші доходи від операційної діяльності».

Несприятливий сценарій — виявлення недостачі коштів. У такому випадку йдеться про недолік. Суму недостачі повинна компенсувати особа, з якою укладено договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. В обліку недостачі слід відобразити так:

• Д-т 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» — К-т 301;
• Д-т 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» — К-т 716 «Відшкодування раніше списаних активів»;
• Д-т 301 — К-т 375 або Д-т 661 «Розрахунки за заробітною платою» — К-т 375 (залежно від способу погашення — готівкою чи із зарплати за заявою матеріально відповідальної особи).

У випадку виявлення недостачі чи надлишків цінностей в касі, обов'язково зафіксуйте їх у відповідному акті і ретельно вивчіть обставини їх виникнення.

Інвентаризація поточного рахунку

Наступним етапом є перевірка фактичних балансів на поточних, валютних та інших рахунках під час інвентаризації. Це необхідно, передусім, для забезпечення точності фінансової звітності. Інвентаризаційна комісія приділить особливу увагу рахунку 31 «Рахунки в банках», зокрема його субрахункам:

• 311 «Поточні рахунки в національній валюті»;
• 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті»;
• 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті»;
• 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті».

Отримайте у бухгалтерії інформацію щодо залишків на банківських рахунках, яка може бути витягнута з комп’ютерної програми за рахунком 31 з розбивкою за субрахунками.

Далі отримайте виписку з рахунку у банку (особисто чи через систему «клієнт-банк»). Цей документ надасть інформацію щодо:

• стану рахунку (активний чи заблокований);
• суми гривень чи валюти на рахунку.

Інвентаризація поточних рахунків документаційне оформлення

Спеціальної форми для відображення результатів інвентаризації банківських рахунків не існує. Ви можете розробити її за своїм розсудом, враховуючи, що в документі повинно бути:

1. Назва бланку, дата та місце складання.
2. Назва підприємства, від імені якого складено документ.
3. Зміст, обсяг та одиниці виміру господарської операції.
4. Посади осіб, відповідальних за проведення господарської операції і правильність її оформлення.
5. Особистий підпис або інші дані, що ідентифікують особу, яка брала участь у проведенні господарської операції (згідно з п. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV; п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88).

Також додайте специфічну інформацію, таку як номер, валюта і стан рахунку (активний чи заблокований), назва обслуговуючого банку, суми коштів на рахунку згідно з даними бухгалтерського обліку та результатами інвентаризації (Примірний зразок інвентаризаційного опису див. в Додатку 2). Окремим рядком вказуйте виявлені нестачі, залишки та відхилення.

Додаток 2

ЗАВАНТАЖИТИ ЗРАЗОК