Касова дисципліна 2024 (2025)

09 November 2023

Основним документом, який встановлює правила щодо проведення готівкових розрахунків у касі організації, є Положення про виконання касових операцій у національній валюті в Україні. Цей документ було затверджено Правлінням Національного банку України від 29 грудня 2017 року за номером 148 (далі — Положення № 148). Дотримання таких правил для підприємства зазвичай називається дотриманням касової дисципліни.

Каса на підприємстві 2024 (2025)

Основним регулюючим документом, який встановлює правила у сфері готівкових розрахунків у касі підприємства, є Положення про проведення касових операцій у національній валюті в Україні. Це Положення було затверджено ухвалою Правління Національного банку України від 29.12.2017 № 148 (далі — Положення № 148). Дотримання цих правил для підприємства прийнято називати дотриманням касової дисципліни.

Розглянемо деякі робочі аспекти касової дисципліни для підприємства.

Каса є окремим місцем або приміщенням, призначеним для проведення готівкових розрахунків, а також прийому, видачі та зберігання готівки, а також інших цінностей і касових документів (згідно з пунктом 8 пункту 3 Положення № 148).

Таким чином, касою може вважатися:

1. Окремо обладнане приміщення;
2. Окремо виділене робоче місце у бухгалтерії чи іншому приміщенні з необхідним обладнанням для готівкових розрахунків, зберігання готівки та грошових документів;
3. Місце проведення розрахунків у торговій точці (точці надання послуг, виконання робіт) з використанням реєстраторів розрахункових операцій (РРО або розрахункових квитанцій (РК).

Хоча законодавство не встановлює конкретних вимог до облаштування каси підприємства, рекомендується, щоб касир мав металеву шафу (або сейф із ящиком для касового апарату) з ключами, доступ до яких є тільки в нього. Дублікати ключів рекомендується зберігати в опломбованих касиром пакетах (скринях) у керівництва чи охорони, залежно від внутрішніх правил підприємства. Наявність сигналізації в касі, організація охорони та транспортування касира при переміщенні великих сум та ін. - вирішення цих питань лежить на розсуд керівника підприємства, оскільки саме він несе відповідальність за адекватне обладнання каси, а також за зберігання та транспортування готівки (згідно з пунктом 38 Положення №148).

Отже, згідно з Положенням № 148, керівники підприємств зобов'язані забезпечувати правильне облаштування каси підприємства та безпечне зберігання готівки у ній. Для контролю над касової дисципліною проводяться інвентаризації кас.

Для інвентаризації каси, згідно з наказом керівника, утворюється комісія. Після завершення інвентаризації каси комісія складає акт про результати інвентаризації наявних коштів.

Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахунку всіх готівки, цінних паперів, чекових книжок та іншого, що зберігається у касі. Акт складається у двох примірниках та підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою. Один екземпляр акта передається до бухгалтерії підприємства, а інший залишається у матеріально відповідальної особи.

Інвентаризація кас проводиться кожному підприємстві у встановлені керівником терміни, з перерахунком готівки і перевіркою інших цінностей, що у касі.

Залишок готівки в касі звіряється з даними бухгалтерського обліку. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надмірною готівкою в касі.

При використанні реєстраторів розрахункових операцій у розрахунках підприємство зіставляє суму наявної готівки дома проведення розрахунків із сумою, зазначеної у звіті РРО (в РК і КОРО).

При виявленні дефіциту чи надлишку цінностей у касі під час інвентаризації в акті вказується сума дефіциту чи надлишку, і навіть з'ясовуються обставини їх виникнення. Сума дефіциту відшкодовується відповідно до законодавства України, а надлишок враховується у касі та зараховується до доходу відповідного підприємства.

Популярні послуги компанії:

• Юридична адреса в Україні;
• Юридична адреса у Києві та області;
• Послуги бухгалтера;
• Бухгалтерські послуги;
• Фінансова звітність ФОП. 

[$button-form]] 

Методи впровадження касової дисципліни на підприємстві

Управління дисципліною у касі – це дотримання встановлених внутрішніми документами підприємства, положенням та іншими нормативними актами Нацбанку України правил прийому, зберігання та видачі готівки. Внутрішні документи, такі як накази про касову дисципліну, є обов'язковими, але рекомендуються зміцнення касової дисципліни. Важливі аспекти, які можуть бути відображені в цих документах, наведено в таблиці.

Для забезпечення дотримання цих правил підприємству слід зробити наступні кроки або перевірити, що вже було зроблено:

1. Облаштування каси, згідно з пунктом 38 розділу IV Положення № 148. Це може включати обладнання каси, таке як сейф, стіл, шафа, ящик та інші елементи, а також вирішення питань сигналізації та додаткової охорони.
2. Оформлення договору повної матеріальної відповідальності з касиром із двома примірниками: один для касира, інший для керівника підприємства. Касир також має бути ознайомлений із Положенням № 148.
3. Твердження порядку оприбуткування готівки в касі, що може бути відображено в окремому документі або інших внутрішніх документах підприємства.
4. Твердження посадової інструкції касира, у якій визначено його обов'язки.
5. Розрахунок та затвердження ліміту готівки в касі на основі середньоденного надходження або видачі готівки.
6. Укладання договору з банком про відкриття рахунку та визначення термінів здачі виручки та іншої готівки (пункт 50 розділу V Положення № 148).
7. Вирішення питань організації касових операцій у відокремлених підрозділах, якщо вони присутні, включаючи ведення касової книги, використання електронних фіскальних чеків, контрольно-касових апаратів та інших аспектів.

Готівка на підприємстві

Дотримання касової дисципліни передбачає дотримання певних правил:

1. Отримана готівка обов'язково має бути оприбуткована, навіть якщо вона відразу ж буде видана. Підприємство має відображати фактичний прихід готівки у касовій книзі на повну суму, навіть за наявності реєстратора розрахункових операцій (РРО). Відображення готівки в контрольно-касовій машині (КУРО) не вважається оприбуткуванням, за винятком відокремлених підрозділів.

2. Підприємство немає права зберігати готівку в касі понад встановлений ліміт. Надлишкові кошти мають бути здані до банку. Винятки з ліміту включають гроші, призначені для виплати зарплати, гроші, здані наступного дня або видані під звіт, а також кошти, що надійшли у святкові, вихідні чи неробочі дні, якщо вони були здані в перший робочий день.

3. Підприємство має дотримуватись термінів здачі готівки до банку, визначених умовами договору. Зазвичай це щодня, крім випадків, коли час роботи підприємства не збігається з роботою банку або у відсутності банку в місці розташування.

4. Підприємство має дотримуватися обмежень за готівковим розрахунками, встановлені правилами. Ці обмеження включають максимальні суми готівкових розрахунків між суб'єктами господарювання, підприємством і фізичною особою, а також цілі використання готівки, яка була знята з банківського рахунку.

5. Банк може вимагати надання підтверджуючих документів при знятті готівки на підтвердження підстав готівкових розрахунків.

    

Оформлення готівки під звіт для економічних цілей

Зверніть увагу, що у розділі II пункту 8 Положення № 148 встановлено винятки щодо обмеження у 50 тис. грн для видачі готівки на відрядження, але не передбачено виключення для видачі готівки під звіт на господарські потреби. Настійно не рекомендується перевищувати ліміт у 50 тис. грн. при видачі готівки, що підтверджено податковими консультаціями ГУ ДПС у Сумській області від 18.07.2018 р. № 3158/ІНК/18-28-14-06-31 та від 14.08.2012. №3531/ІНК/18-28-14-06-31.

Хоча є судова практика на користь підприємств, які не розглядають видачу таких коштів, як платіж, рекомендується уникати ризиків.

Важливо: підзвітні особи, які здійснюють розрахунки з підприємством або фізичною особою, повинні дотримуватися ліміту в 10 тис. грн на день.

Крім того, при взаємодії з суб'єктами господарювання, підзвітна особа також повинна дотримуватися обмежень у 10 тис. грн, оскільки на момент проведення платежу вона виступає від імені підприємства та діє від його особи (індивідуальна податкова консультація ДПС від 23.08.2018 р. №3719/ 6/99-99-14-03-03-15/ІНК).

Дотримання правил касової дисципліни у філіях та представництвах

Щодо відокремлених підрозділів, вони можуть уникнути використання касової книги, якщо не застосовують прибуткові та видаткові касові ордери. У разі використання реєстратора розрахункових операцій (РРО) оприбуткуванням вважається формування фіскального звітного чека (Z-звіту), який обов'язково повинен зберігатися в електронній формі протягом 1095 днів. У разі виходу з ладу РРО або відсутності електроенергії слід використовувати контрольно-касову машину (КУРО) (абзац 2 пункту 11 розділу II Положення № 148).

Строго рекомендується ознайомитись з індивідуальною податковою консультацією від Державної податкової служби від 12.09.2019 № 143/6/99-00-05-04-01-15, де надаються роз'яснення з питань оприбуткування готівки відокремленими підрозділами.

Проте, незважаючи на можливості, відокремленим підрозділам рекомендується вести касову книгу, оскільки вона полегшує розрахунок залишку по касі на кінець дня та забезпечує дотримання касового ліміту.

Юридична відповідальність за порушення касової дисципліни

Кожна людина, яка займається готівкою, має обізнано ставитись до можливих санкцій за порушення касової дисципліни. Ці санкції включають:

1. Фінансові штрафи, передбачені Законом про реєстратори розрахункових операцій (РРО). Ці санкції застосовуються до підприємства у разі порушення законодавства про реєстраторів розрахункових операцій.

   Адміністративні штрафи згідно з Кодексом про адміністративні правопорушення (КоАП). Вони можуть бути накладені на посадових осіб та співробітників, які беруть участь у фінансових операціях.

Розглянемо кожен вид штрафів докладніше.

Фінансові санкції за порушення касової дисципліни

Указом № 436/95 було передбачено певні фінансові санкції:

1. За перевищення ліміту каси у розмірі дворазової суми надлімітної готівки за кожен день.
2. За неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) приходу готівки — у розмірі п'ятиразової суми неоприбуткованої суми.
3. За перевищення термінів використання виданої готівки під звіт, а також за видачу готівки під звіт без надання повного звіту про попередні видачі — у розмірі 25% від суми, виданої під звіт.
4. За проведення готівкових розрахунків без надання одержувачем платіжного документа (наприклад, товарного чи касового чека, квитанції до прибуткового ордера тощо) — у розмірі сплачених коштів.

Хоча вимоги Положення про касові операції залишаються чинними, порушення їх нині не тягне за собою фінансових санкцій. Однак податкові органи все ще мають право проводити перевірки щодо дотримання касової дисципліни та фіксувати порушення у відповідних актах перевірки, про що згадується у нар. VI Положення про касові операції.

Адміністративні санкції за порушення касової дисципліни

Таким чином, залишається розглянути порушення, за які передбачено адміністративну відповідальність.

1. Перевищення обмеження на готівку. Відповідно до пункту 6 Положення про касові операції, суб'єкти господарювання мають право проводити розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами:

• між собою – у сумі до 10000 гривень;
• з фізичними особами – у сумі до 50000 гривень.

Перевищення зазначених лімітів спричинить накладення штрафу відповідно до статті 16315 Кодексу про адміністративні правопорушення. Фізичні особи-підприємці та посадові особи юридичних осіб можуть бути притягнуті до відповідальності та оштрафовані у розмірі від 100 до 200 НМДГ (від 1700 до 3400 гривень). При повторному порушенні протягом року особа, яка раніше вже зазнала адміністративного стягнення, може бути оштрафована на суму від 500 до 1000 НМДГ (від 8500 до 17000 гривень). За такі порушення провадиться розслідування податковими органами (див. статтю 2342 Кодексу про адміністративні правопорушення).

Пунктом 7 Положення про касові операції передбачено, що фізичні особи також мають право протягом одного дня проводити розрахунки із суб'єктами господарювання лише в межах суми 50000 гривень (за одним або декількома платіжними документами). У разі перевищення цього ліміту відповідальність за порушення несе одержувач коштів (його посадові особи), оскільки фізичним особам не передбачено адміністративної відповідальності за такі дії. Очікується, що у такій ситуації штрафуватимуть саме отримувача коштів за недостатній контроль суми платежу при отриманні готівки.

1. Несвоєчасне здавання виручки. При встановленні ліміту каси підприємства також мають визначити терміни здавання готівкової виручки до банку. Відповідно до пункту 48 Положення про касові операції встановлено такі обмеження:
   підприємства, які у населених пунктах із банківськими установами, зобов'язані щодня здавати виручку у день її отримання касу;

• підприємства, у яких робочий день не дозволяє здати виручку в день її отримання, повинні здавати її наступного дня надходження;
• підприємства, розташовані у населених пунктах без банків, повинні здавати виручку не рідше ніж раз на 5 робочих днів.

Порушення цих строків може призвести до накладення штрафів відповідно до статті 1644 Кодексу про адміністративні правопорушення. Особи, відповідальні за здачу виручки, можуть бути оштрафовані у розмірі від 17 до 88 НМДГ (від 289 до 1496 гривень) за перше порушення та від 43 до 175 НМДГ (від 731 до 2975 гривень) за повторне порушення протягом року. Рішення про накладення штрафу ухвалює Національна поліція (див. статтю 222 Кодексу про адміністративні правопорушення).

Нагадаємо, що вищевказані адміністративні стягнення можуть бути застосовані не пізніше ніж через 2 місяці з дати вчинення правопорушення (див. статтю 38 Кодексу про адміністративні правопорушення).

[$button-form]]