Книги обліку доходів фізичних осіб-підприємців (ФОП) 2025

12 September 2023

Що таке книга обліку доходів ФОП

Книга обліку доходів для ФОП та юридичних осіб є стандартною формою з певною кількістю розділів та рядків для заповнення, і вона обов'язкова для ведення в електронному або паперовому форматі, згідно з пунктом 177.10 Податкового Кодексу України.

Раніше, до 2021 року, існував обов'язковий формат книги обліку доходів для платників єдиного податку, але цей обов'язок був скасований згідно з пунктом 296.1 Податкового Кодексу України. Починаючи з 2021 року, ФОП-єдинники 1-2 груп та 3 групи, які не є платниками ПДВ, мають право вести облік доходів у довільній формі, фіксуючи щомісячно отримані доходи. ФОП-єдинники 3 групи, які є платниками ПДВ, також ведуть облік у довільній формі, включаючи доходи та витрати.

Головна мета книги обліку доходів полягає у збереженні інформації, необхідної для обчислення оподатковуваної частини доходів. Ця книга виконує кілька важливих функцій, включаючи:

• Визначення основи для розрахунку податку на доходи фізичних осіб (ПДФО).
• Заповнення щорічної податкової декларації.
• Використання податковими органами для контролю за діяльністю підприємця.
• Оприбуткування готівки, отриманої ФОП, які не використовують касовий апарат.

Актуальний формат книги обліку доходів ФОП був затверджений Міністерством Фінансів 13.05.2021 року і включає розділи для обліку амортизації нематеріальних активів та основних засобів. 

Популярні послуги компанії:

• Юридична адреса в Україні;
• Юридична адреса у Києві та області;
• Послуги бухгалтера;
• Бухгалтерські послуги;
• Фінансова звітність ФОП. 

Особливості відображення доходів у Книзі обліку з урахуванням банківської комісії

Крім того, якщо на рахунок підприємця надходить сума за вирахуванням банківської комісії (, через платіжні системи на кшталт LiqPay), дохід у Книзі обліку має бути зафіксована повна сума ("brutto"), указана в рахунку до сплати клієнтом. наприклад:

• Клієнт заплатив 10 000 грн, з яких 300 грн — комісія платформи.
• У Книгу вноситься 10 000 грн , а не 9700 грн.

Це правило підтверджено офіційним роз'ясненням ДФС (лист № 4435/Д/99-99-13-01-02-14/ІПК від 16.10.2018). Також за таких умов виникають питання щодо використання РРО — його необхідно від виду операції.

Штрафи за відсутність Книги обліку доходу ФОП

Якщо підприємець не веде Книгу обліку або втратив її, це можна призвести до:

• Штрафу 1020 грн (ч. 121.1 Податкового кодексу) — за порушення рядків зберігання облікових документів.

Термін зберігання Книги — 3 роки (1095 календарних днів) після подання податкової декларації за відповідний період.

Замовити дзвінок 

Практичні рекомендації:

1. Використовуйте суму-брутто для фіксації доходів, незалежно від вирахування банком.
2. Зберігайте Книгу обліку не менше 3 років після завершення звітного періоду.
3. При роботі з електронними платіжками уважно перевіряйте вимоги до РРО.

Дотримання цих правил допоможе уникнути конфліктів з контролюючими органами.

Як зберігати паперову версію

При заповненні паперової версії слід дотримуватися таких правил:

• використовуйте кулькову ручку темно-синього або чорного кольору;
• зберігайте запис розбірливим;
• вносьте зміни новим записом, супроводжуючи його підписом власника.

Як заповнити електронну версію

Зручним форматом є документ Excel. У майбутньому очікується, що на сайті Державної податкової адміністрації будуть створені індивідуальні кабінети, які дозволять підприємцям вносити податкову інформацію.

При цьому платник податків повинен отримати електронний підпис. При підготовці звітів в Excel податкові органи можуть вимагати паперову копію належним чином завіреної книги обліку. Оскільки немає конкретних рекомендацій щодо форматування, вважається прийнятним використовувати роздруковані документи з датою, підписом і позначкою "копія вірна". Бажано узгодити це питання заздалегідь.

Правила ведення книги обліку доходів та витрат для ФОП на загальній системі

Правила ведення книги обліку доходів та витрат для ФОП на загальній системі включають наступні вимоги:

1. Валюта заповнення книги - гривні та копійки.

2. Документацію та книгу обліку слід зберігати протягом 3 років, що охоплює період з 2021 по 2024 роки.

3. Кожний запис повинен бути підтверджений офіційним документом.

4. Коригування вносяться окремим рядком і підтверджуються підписом підприємця.

5. У випадку відсутності операцій, рядок слід залишити порожнім.

6. Наймані працівники мають обмежені права щодо ведення записів.

7. Підсумки слід уточнювати за рік, квартал і місяць.

8. Для підтвердження витрат використовуються такі документи: акт приймання-передачі виконаних послуг і платіжне доручення.

9. Зазначені витрати мають бути оплачені.

10. Важливо правильно вказати дату надання послуги.

11. Крім зазначених документів можна подати виписку з банківського рахунку

Замовити дзвінок 

Книги обліку доходів для платників єдиного податку

Книгу обліку доходів для платників єдиного податку можна вести у формі, яка найбільше підходить підприємцю: це можуть бути електронні таблиці, документи у форматі Word, звичайний зошит, журнал і таке інше. Тобто не обов'язково дотримуватися стандартного формату документа. Особи, які бажають продовжити використовувати класичну форму книги, можуть це робити на рівних. Обов'язкову реєстрацію облікової книги було скасовано.

В майбутньому розглядається можливість впровадження електронного кабінету для звітування підприємців на єдиній системі оподаткування, але ця можливість наразі не реалізована. Незалежно від цього правила, інші обов'язкові документи, що стосуються проведених господарських операцій, все ще обов'язково підлягають зберіганню

Термін зберігання книг обліку доходів

Зміни, внесені Законом України від 14.07.2020 № 786-IX та діючі з 01.01.2021 року, не призводять до скасування обов'язку платників єдиного податку з 1-ї до 3-ї групи ведення книги обліку доходів. Вони зобов'язані подавати податкову декларацію платника єдиного податку (ФОП) на підставі первинних документів, які контролюючі органи мають право перевіряти та вивчати під час проведення різних видів перевірок.

У випадку, якщо книгу обліку доходів не відновлено, вважається, що вона була відсутньою у платника єдиного податку на момент складання податкової декларації. Термін зберігання цієї книги становить не менше 1095 днів з дня подання податкової декларації, на підставі якої вона використовувалася. У випадку ліквідації платника документи за період його діяльності також повинні зберігатися не менше 1095 днів, що передують даті його ліквідації

Книга обліку доходів ФОП 1 групи

Книга обліку доходів ФОП 1 групи використовується фізичними особами-підприємцями 1 групи, які надають послуги побутового характеру або займаються торгівлею на ринку та не наймають персонал.

Ці приватні підприємці мають можливість вибору між оподаткуванням за загальною системою або спрощеною системою. У випадку вибору загальної системи, книга обліку доходів ФОП 1 групи є обов'язковою та повинна бути заповнена у визначеній формі. Щодо осіб, які сплачують єдиний податок, вони можуть не користуватися стандартною книгою, але зобов'язані вести записи про надходження коштів та витрат у довільній формі.

Важливо зауважити, що якщо річний обсяг виторгу перевищить 1 млн. гривень, підприємець автоматично перейде на загальну систему оподаткування.

Книга обліку доходів і витрат для приватних підприємців Тип 2

Приватний підприємець, як і бакалаври та звичайні платники податків, може займатися виробництвом продуктів харчування та напоїв, виготовленням та продажем товарів, а також наданням послуг юридичним та фізичним особам. Кількість найманих працівників обмежена до 10 осіб. Підприємець сплачує єдиний податок та внесок на соціальне страхування за себе та за кожного найманого працівника.

Фізичні особи-підприємці 2-ї групи також можуть обрати спрощену або загальну систему оподаткування. Підприємець 2 групи повинен заповнювати книгу обліку доходів і витрат відповідно до обраного варіанту.

Важливо: якщо дохід представника цієї групи перевищує 5 млн грн, необхідно обрати наступну категорію або перейти на загальну систему.

Книга обліку доходів ФОП 3 група 2025

Книгу обліку доходів для фізичних осіб-підприємців 3 групи на 2025 рік можуть вести представники цієї категорії, які займаються будь-якими видами підприємницької діяльності, за винятком заборонених видів. У цій групі немає обмежень щодо кількості працівників, і оплата соціального внеску та єдиного податку проводиться за кожного працівника окремо.

Заповнення книги обліку доходів ФОП 3 групи у 2025 році може відбуватися відповідно до встановленого формату на ОСН (Особистому сільському господарстві) або довільно на ЄСП (Єдиному соціальному внеску).

Важливо пам'ятати, що максимально допустимий річний дохід для цієї групи становить 5 млн гривень. При перевищенні цього ліміту можна вибрати між залишенням на попередній системі зі сплатою ПДВ або переходом на стандартний варіант, при якому єдиний податок знизиться до 3%

Замовити дзвінок