Відрядження Україною

07 November 2023

Бухгалтеру несе відповідальність за правильне документальне оформлення відряджень. Для уникнення помилок необхідно добре розумітися на процедурі відрядження, визначенні кандидатів для направлення у відрядження, знати трудові права відряджених, правила обліку та оформлення їх часу, а також процедуру розрахунку добових. Крім того, існують особливості, пов'язані з відрядженнями у вихідні дні, відрядженнями на власному чи службовому автомобілі. Весь цей аспект відряджень в Україні розглядається у цьому огляді.

Відрядження: офіційний виїзд до іншого міста чи населеного пункту

Відрядження є поїздкою співробітника підприємства в інший населений пункт, відмінний від місця його постійної роботи, з метою виконання службового доручення.

Ця поїздка підпорядковується наступним умовам:

1. Вона повинна здійснюватися за розпорядженням керівника, і співробітник не має права вирушити у відрядження за власною ініціативою. І тому обов'язково видається наказ від керівника.

2. Відрядження завжди має обмежений термін і ніколи не є безстроковим. Терміни встановлюються у наказі про відрядження та можуть відповідати трудовому контракту.

3. Кожне відрядження обов'язково має чітко визначену мету, пов'язану з виконанням службового завдання. Не передбачається відрядження без конкретної мети, і ця мета завжди вказується у наказі про відрядження.

4. Відрядження має бути документально підтверджено.

5. Вона має бути пов'язана з основною (господарською) діяльністю підприємства, посадовою інструкцією відрядженого співробітника та його певними трудовими функціями. Не можна відправляти співробітника на укладення договорів чи правочини, не пов'язані з його робочими обов'язками.

Організація відряджень та оплата їх видатків регулюються законами України про працю та податкове законодавство. Для уточнення норм та правил, пов'язаних із відрядженнями, можна звернутися до Інструкції про службові відрядження в межах України та за її межами (наказ Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, далі – Інструкція № 59). Слід зазначити, що Інструкція № 59 застосовується переважно до бюджетних установ та підприємств, які отримують фінансування з державного бюджету, а також регулює відрядження державних службовців. Однак для звичайних комерційних підприємств та некомерційних організацій вона є лише рекомендаціями.

Важливо, що Інструкція № 59 має рекомендаційний характер підприємствам.

Що не розглядається як службове відрядження

З перерахованих вище критеріїв випливає, що не кожна поїздка може розглядатися як відрядження. Фактично, не є відрядженням наступні випадки:

1. Поїздки у межах одного населеного пункту. Наприклад, виїзд на доручення керівника всередині міста, такі як поїздка з офісу на склад і назад або для укладання договору з іншим підприємством у цьому місті.

2. Постійна робота співробітника поза населеним пунктом. Наприклад, якщо працівник проживає у місті, а офіс підприємства знаходиться у місті, але робочий цех знаходиться за його межами, і працівники туди доставляються щодня. У цьому випадку їхня робота поза містом не вважається відрядженням.

3. Робота за вахтовим методом. Це схоже на попередній випадок, але розвезення не щоденне. Наприклад, робітників відправили працювати на 2 тижні, після чого вони повертаються назад. Зазвичай такі робітники отримують доплату за роботу за вахтовим методом відповідно до умов колективного договору.

4. Поїздки співробітників, робота яких пов'язана з роз'їздом або пересуванням. Прикладами можуть бути торгові представники, супервайзери і водії. Однак така форма роботи має бути прописана у трудовому договорі, і працівникам не виплачуються добові. Однак можливі доплати, обумовлені трудовим контрактом, за роботу, яка потребує роз'їзду. Подробиці оформлення таких працівників можна знайти у листах Мінфіну від 16 лютого 2017 року № 31-08030-16-10/4313 та Мінпраці від 13 вересня 2006 року № 905/13/84-06.

5. Поїздки співробітника до іншого населеного пункту без відповідного наказу керівника компанії.

6. Поїздка співробітника для виконання завдання, що не входить до його трудових функцій згідно з трудовим законодавством. Наприклад, відправка робітника на закупівлю сировини, хоча закупівля не входить до його трудових обов'язків, а його робота пов'язана тільки з її подальшою обробкою.

7. Поїздка, не пов'язана з основною господарською діяльністю підприємства. Мета відрядження повинна завжди відповідати трудовим функціям співробітника і має бути явно прописана.

Важливо відзначити, що постійна робота в іншому населеному пункті, робота за вахтовим методом та робота з роз'їзним характером не розглядаються як відрядження.

Залишити заявку 067 341 76 94

Поїздка на навчальні заходи чи семінар не вважається відрядженням

Важливо, що такі випадки також розглядаються як відрядження:

1. Поїздки, пов'язані з навчанням працівника та підвищенням його кваліфікації. У таких випадках працівнику виплачують компенсації відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28 червня 1997 року № 695 (далі – Постанова № 695).

2. Поїздки на семінари.

Щодо семінарів, тут існують різні точки зору державних органів:

• Згідно з листом Міністерства фінансів України від 20 травня 2013 року №31-07230-16-27/15177, поїздка на семінар розглядається як аналог навчання, і до таких працівників застосовуються норми Постанови №695.

• Згідно з листом Міністерства соціальної політики України від 13 вересня 2019 року № 1318/0/206-19, поїздка на семінар може розглядатися як відрядження або навчання на віддаленому місці, залежно від мети семінару, місця його проведення, видачі документів про освіту та інших факторів.

Як визначити статус семінару? Важливо проаналізувати мету та зміст самого семінару. Наприклад, якщо мета семінару полягає у презентації продукції підприємства, його можна оформити як відрядження, за умови, що ця мета буде чітко прописана у наказі про відрядження. Важливо, щоб мета поїздки мала господарську спрямованість, а чи не навчальну.

Проте, слід пам'ятати, що не можна оформляти відрядження з метою підвищення кваліфікації.

Обмеження для відправлення працівників у відрядження, які мають дітей

Не кожна поїздка працівників є відрядженням, проте законодавство дозволяє направляти у відрядження практично всіх працівників підприємства, включаючи тимчасових працівників, сезонних працівників та працівників із неповним робочим часом. Також засновників та членів керівних органів компанії можна відправляти у відрядження.

Тимчасові рамки відряджень бажано встановлювати у трудових договорах, хоча законодавчо вони обмежені для небюджетних організацій. Однак кожен працівник зазвичай погоджується на відрядження, маючи на увазі конкретні терміни.

Слід врахувати, що є абсолютна заборона на направлення у відрядження наступних категорій працівників:

• Вагітні жінки (згідно зі статтею 176 Трудового кодексу України).
• Жінки, які мають дітей віком до 3 років (згідно зі статтею 176 Трудового кодексу України).
• Батьки, які мають дітей віком до 3 років і які виховують їх за відсутності матері. Ця ситуація вважається аналогічною до тривалої госпіталізації матері (згідно зі статтею 186 Трудового кодексу України).
• Опікуни, піклувальники, прийомні батьки та батьки-вихователі дітей віком до 3 років (згідно зі статтею 186 Трудового кодексу України).

Ці категорії працівників вважаються захищеними та направлення їх у відрядження є порушенням трудового законодавства, що підлягає штрафу. Відповідно до пункту 1 статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення адміністративний штраф на посадових осіб становить від 510 до 1700 гривень за кожне таке порушення. Також передбачено фінансовий штраф згідно зі статтею 265 Трудового кодексу України, яка становить одну мінімальну зарплату на підприємстві за кожне порушення.

Слід зазначити, що відрядження вагітних жінок та жінок, які мають дітей до 3-х років, а також батьків, які мають дітей у тому ж віці та які виховують їх без матерів, а також опікунів, піклувальників, прийомних батьків та батьків-вихователів дітей до 3 років. заборонено законом.

Однак є й категорії працівників, яких можна направити у відрядження за певних умов:

• Жінки, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей з інвалідністю (згідно зі статтею 177 Трудового кодексу України).
• Батьки, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей з інвалідністю та які виховують їх без матерів або перебувають на тривалому лікуванні (згідно зі статтею 186 Трудового кодексу України).

Для відправлення таких працівників у відрядження необхідно:

• Попереднє повідомлення шляхом надсилання повідомлення.
• Ознайомлення з правом відмови, яке має здійснити роботодавець. Це може бути оформлено у наказі на відрядження, який працівник підписує, як окремий пункт.

Працівник повинен дати письмову згоду на відрядження, яке також можна оформити у наказі на відрядження або як окремий документ.

Однак в умовах надзвичайного стану або у разі згоди з боку працівника роботодавець може відправити у відрядження працівників, які мають дітей. Виняток зроблено відповідно до статті 8 та статті 9 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах надзвичайного стану» від 15 травня 2022 року № 2136 і стосується вагітних жінок та жінок з дітьми до одного року.

Залишити заявку 067 341 76 94

Обмеження для направлення працівників у відрядження під час відпустки, лікарняного та державних свят

Відправлення співробітника у відрядження у період його відпустки можливе за умови його відкликання з відпустки, згідно з частиною 3 статті 12 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504.

Проте існує повна заборона на направлення у відрядження:

• Працівників у період їхньої тимчасової непрацездатності, згідно з листом Міністерства соціальної політики України від 15 листопада 2013 року № 656/18/99-13.
• Особ, які працюють на основі цивільно-правових договорів (вони за визначенням не можуть бути відправлені у відрядження, і в таких договорах категорично заборонено використовувати термін «відрядження»).

Штрафи за відправлення таких працівників у відрядження аналогічні.

Процедура документального оформлення відрядження в Україні

Документальне оформлення відряджень в Україні потребує уважного дотримання певних етапів. Один із обов'язкових документів, який необхідно скласти при направленні працівника у відрядження, - це наказ про відрядження. Наказ пов'язує відрядження із конкретною господарською метою. Загалом процедура документального оформлення відрядження складається з трьох основних етапів:

Давайте розглянемо ці етапи докладніше.

1. Наказ про відрядження

У наказі про відрядження необхідно обов'язково вказати таку інформацію:

• Мета поїздки.
• Завдання (за потреби).
• Пункт призначення, включаючи місто чи міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства чи установи, куди направляється працівник.
• Терміни - дата початку та закінчення відрядження.
• Джерело фінансування видатків - цей пункт застосуємо лише до бюджетних установ.
• Інші ключові моменти, такі як вид транспорту, інформація про можливі обмеження щодо сум та цілей використання засобів відрядження, якщо вони застосовні (див. пункт 1 розділу II та пункт 1 розділу III Інструкції № 59).

Якщо відрядження здійснюється на запрошення іншої сторони, наказ про відрядження слід додати копію запрошення та програму заходів.

Важливо, що транспортні квитки повинні відповідати маршруту, зазначеному у наказі про відрядження.

2. Документи та посвідчення особи

Копія наказу про відрядження та документ, що підтверджує особу, обов'язково повинні знаходитись у працівника під час відрядження, особливо якщо відрядження передбачає проживання у готелі.

3. Авансовий звіт

Після повернення з відрядження працівник повинен подати авансовий звіт, який також називається "Звіт про використання засобів відрядження" або "Під звіт". Цей звіт складається лише у письмовій формі.

Важливо, що не подання авансового звіту, весь отриманий аванс працівником стає йому додатковим доходом.

Якщо працівник отримав гроші, але не мандрував з будь-якої причини, він зобов'язаний повернути кошти протягом трьох банківських днів після прийняття наказу про скасування відрядження (див. пункт 11 розділу II Інструкції № 59 та роз'яснення Державної податкової служби).

Якщо аванс видавався на банківську картку, то працівнику надається три дні повернення коштів після завершення відрядження.

Залишити заявку 067 341 76 94

Обмеження на максимальний термін відрядження в Україні

Максимальний термін відрядження в Україні не обмежений для комерційних підприємств, що означає, що тривалі відрядження, що перевищують 30 днів, є допустимими. Однак, для більш тривалих відряджень рекомендується врегулювати умови трудового договору. Приклад наказу відрядження представлений нижче.

                                                              ЗАВАНТАЖИТИ ЗРАЗОК

Якщо під час відрядження працівник має відправитися в інше відрядження, наприклад, зі Львова до Івано-Франківська, тоді можна випустити додатковий наказ про внесення змін до попереднього наказу про відрядження та вказати новий маршрут. Важливо повідомити працівника про це факсом або електронною поштою та надати йому копію наказу.

Відрядження: надання авансу та форма його оформлення

Інструкція №59 рекомендує надавати аванси на відрядження виключно у безготівковій формі, перераховуючи кошти на карткові рахунки працівників або через корпоративні платіжні картки. Також невикористані кошти слід повертати на відповідний рахунок.

Ця вимога є обов'язковою для бюджетних установ і подається як рекомендація для комерційних підприємств. Ці зміни набули чинності 12 травня 2020 року.

Сума авансу може бути довільною. Навіть якщо аванс видається готівкою, обмеження на суму 50 тисяч гривень для розрахунків між юридичними особами та фізичними особами не діє. Цю інформацію підтверджують податкові органи в Інструкції із застосування податкового законодавства. Однак рекомендується обережність при поверненні сум понад 50 тисяч гривень. У таких випадках краще скористатися банківськими рахунками через касу банку, оскільки виняток стосується лише видачі коштів на відрядження, а не їх повернення.

Відсутність авансу під час відправлення у відрядження

Відправлення працівника у відрядження без надання авансу є порушенням трудового законодавства, що ґрунтується на ст. 121 КЗпП та п. 170.9 ТК. У разі відрядження працівникові слід виплачувати добові, які мають покривати витрати на харчування, проїзд та оренду житла відповідно до закону (ст. 121 КЗпП). Хоча закон не передбачає прямої вказівки на надання авансу для цих витрат, існує роз'яснення від Мінсоцполітики, яке вказує на можливе накладення штрафу за відправлення працівника у відрядження без надання авансу (лист від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13). У випадках, коли виданий аванс виявляється недостатнім, працівнику може бути надано компенсацію після повернення.

Аванс може бути наданий готівкою з каси підприємства або перерахований на картковий рахунок працівника (корпоративна, зарплатна чи особиста картка).

Залишити заявку 067 341 76 94

Процес табелювання у відрядженні

У табелі обліку робочого часу слід відзначати дні відрядження за допомогою кодів "ВД" або "07". Якщо співробітник захворів під час відрядження, такі дні слід відзначати як " ТН " чи " 26 " .

У розділі табеля "Відпрацьовано за місяць" необхідно вказувати робочі дні (години) відповідно до робочого графіка підприємства на період відрядження. Наприклад, якщо на підприємстві встановлено 8-годинний робочий день, то дні відрядження слід враховувати як 8-годинний робочий день.

Якщо дні відрядження припадають на вихідний день, слід використовувати такі позначення:

• "ВД" у загальному випадку;
• "НУ" (або код "05") у разі, якщо співробітник перевищив норму робочого часу за місяць та виконав понаднормову роботу.

Відрядження у вихідні дні

Якщо співробітник перебуває у відрядженні у дні, які, згідно з графіком підприємства, повинні бути для нього вихідними, слід дотримуватись наступних правил:

1. Загалом передбачається, що у такі дні співробітник відпочиває, і тому оплачуватиметься лише робочий час під час відрядження. Виняток становлять добові, оскільки вони становлять компенсацію витрат харчування та особисті потреби, і, отже, нараховуються кожну добу, включаючи вихідні дні.

2. Якщо співробітник фактично виконав роботу у вихідний день, всі умови можуть бути вирішені за взаємною згодою сторін. Наприклад, можна надати інший день відпочинку або сплатити роботу у вихідний день у подвійному розмірі, згідно зі статтею 72 Кодексу Законів про працю (КЗпП). Важливо зазначити, що працівник повинен мати документальні підтвердження своєї роботи у вихідний день, такі як підписаний договір, акт виконаних робіт у зазначений день, накладна на отримання товарно-матеріальних цінностей та інші докази (згідно з листом Міністерства праці від 19.06.2008 р. № 154 / 13 / 116-08).

3. Якщо обов'язок співробітника працювати у вихідний день під час відрядження явно прописаний у наказі про відрядження, додаткових доказів не потрібно. Вважається, що співробітник виконав роботу у вказаний вихідний день.

Відпочинок після виїзду чи повернення з відрядження

Вважається, що у такі дні працівники також мають право на відпочинок. Конкретні вимоги Кодексу законів про працю із цього питання не встановлюють. Зазвичай, рішення про надання дня відпочинку в таких ситуаціях приймається відповідно до рекомендацій, викладених в Інструкції 59:

1. При відправленні працівника у відрядження у вихідний день після його повернення надається додатковий день відпочинку (згідно з пунктом 10 розділу I Інструкції 59).
2. Після повернення з відрядження у вихідний день надання дня відпочинку залежить від розсуду керівника або вимог, встановлених у колективному договорі (згідно з пунктом 11 розділу I Інструкції 59).

Витрати на відрядження в Україні: ставки на проживання та харчування

Добові є кошти, виділені покриття особистих потреб працівника у відрядженні, такі як харчування, і вимагають документального підтвердження, крім наказу про відрядження.

Розмір добових для комерційних підприємств не обмежений і може бути будь-якої суми. У разі бюджетних установ розмір добових для відрядження в Україні 2022 року становить 300 гривень. Часто підприємства орієнтуються на цю суму, коли розглядають питання щодо добових для своїх співробітників.

Проте є податкове обмеження, пов'язані з поняттям " додаткового блага " працівника. Це обмеження становить 0,1 мінімальної зарплати (2022 року добові під час відрядження в Україні не повинні перевищувати 650,00 гривень). Суми добових, менші за цю цифру, не обкладаються податком на дохід фізичних осіб та ВЗ. Якщо добові перевищують 650,00 гривень, сума надлишку оподатковується як "додаткове благо" з використанням натурального коефіцієнта (як зазначено у роз'ясненні ДПС). Інші податки, такі як податок на прибуток та податкові різниці, не залежать від цієї цифри.

Наприклад, якщо сума добових становить 750 гривень 2022 року, надлишок становитиме 100 гривень. На цю суму необхідно сплатити:

• Податок на дохід фізичних осіб (ПДФО): 100,00 грн × 1,2195 × 0,18 = 21,95 гривень, де 1,2195 – натуральний коефіцієнт, 18% – ставка ПДФО;
• ВЗ: 100,00 грн. × 0,015 = 1,5 гривень. Відповідно до роз'яснень податкових органів, натуральний коефіцієнт не застосовується при розрахунку ВЗ.

Єдиний внесок на соціальне страхування із суми надлишку добових не сплачується, тому що добові не є частиною оплати праці. При заповненні Додатка 4ДФ для таких виплат використовується ознака доходу "118" (зайво витрачені та не повернені кошти) відповідно до роз'яснення ДПС о 103.02 ЗІР. Якщо сума добових не перевищує 650,00 гривень у 2022 році, вони не відображаються у Додатку 4ДФ.

Залишити заявку 067 341 76 94

Методи підрахунку тривалості відрядження

Добові виплати під час відрядження є практично невід'ємною частиною процесу. Якщо відрядження продовжується менше доби, працівник має право на повну суму добових.

Якщо співробітник виїжджає у відрядження увечері, то день початку відрядження розглядається відповідно до принципу "24:00". Навіть якщо поїзд вирушив о 23:55 12 червня, день початку відрядження буде 12 червня з нарахуванням добових, незважаючи на те, що працівник був у ньому лише 5 хвилин. Аналогічні правила застосовуються під час повернення.

Важливо пам'ятати, що "24:00" є часом поділу доби у відрядженні та визначення добової.

Суму добових можна встановити у внутрішніх правилах відряджень підприємства або визначити щоразу у наказі про відрядження. Рекомендується дотримуватись стандартної суми добових, незалежно від посади працівника. Єдиною можливою відмінністю можуть бути відмінності у розмірі добових залежно від географічного розташування (наприклад, витрати на харчування та особисті потреби можуть бути вищими у столиці порівняно з відрядженнями в межах області). Однак добові для керівників підприємства не повинні суттєво відрізнятись від тих, що виплачуються звичайним менеджерам.

Важливо, що відрядження завжди супроводжується виплатою добових. Для комерційних підприємств розмір добових обмежений.

При визначенні суми добової для співробітника у відрядженні враховується кількість діб, зазначених у наказі, а також дати на квитках. У цьому випадку нараховуються добові за кожен повний день, навіть якщо співробітник їде, наприклад, о 23:55, і повертає о 04:00 – кожен із цих днів розглядається як окремий день з нарахуванням добових (у даному випадку як два різні дні).

Розрахунок добових та виплат у відрядженні

Після повернення з відрядження працівникові мають бути нараховані такі компенсації:

1. Добові за 2023 рік.
2. Компенсація документально підтверджених видатків.
3. Заробітна плата за дні перебування у відрядженні. Розрахунок здійснюється на основі найбільшого показника: середньої заробітної плати за два попередні місяці або середньоденного заробітку працівника за місяць відрядження.

Для визначення середньої заробітної плати використовуйте Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений ухвалою Кабінету Міністрів України № 100 від 08.02.1995.

Компенсація витрат у період відрядження

Відповідно до вимог Кодексу законів про працю (КЗпП), роботодавець зобов'язаний компенсувати відрядженим працівникам витрати на проїзд та оренду житла. Крім того, працівники мають право на відшкодування інших видатків. Важливо, що бухгалтерам бюджетних установ слід бути обережними, оскільки у разі відряджень у бюджетних установах діють обмеження згідно з Постановою № 98, включаючи обмеження за статтями готельних рахунків та скорочення суми добових у разі надання харчування в готелі та ін. Ці обмеження не застосовуються до комерційних підприємств.

Витрати, які компенсуються працівнику, не оподатковуються з доходу фізичних осіб, якщо вони не належать до поняття "додаткове благо". Зокрема, вважаються недодатковим благом такі витрати (пункт "а" підпункт 170.9.1 ПК):

• Проїзд, включаючи бронювання квитків на подорож і назад, а також на місці відрядження, включаючи оренду транспорту.
• Оплата вартості проживання в готелях, включаючи витрати на харчування та побутові послуги, включені до готельних рахунків.
• Оренда квартир.
• Оплата телефонних розмов.

Однак, якщо співробітнику компенсуються витрати, які не входять до перерахованих категорій (або не підтверджуються відповідними документами), на них мають бути сплачені податок на дохід фізичних осіб (ПДФО) та ВЗ. У разі таких виплат також потрібна сплата єдиного внеску на соціальне страхування (ЕСВ), оскільки такі витрати розглядаються як "інші виплати, що мають індивідуальний характер" відповідно до пункту 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.02.2004 №5.

Якщо суми, виділеної для відрядження, не вистачає, працівник може використовувати свої власні кошти. За наступної компенсації таких витрат немає необхідності сплачувати податки (відповідно до узагальнюючої податкової консультації, затвердженої наказом Мінфіну від 26.04.2019 № 181).

Залишити заявку 067 341 76 94

Бухгалтерський облік витрат під час відряджень в Україні

Бухгалтерські записи під час відрядження оформляються так, як показано в таблиці нижче.

Складнощі та можливі проблеми, пов'язані з відрядженнями

Розглянемо аспекти виняткових ситуацій, які можуть спричинити труднощі у поданій таблиці.

• ПОШИРЕНІ ПИТАННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

Залишити заявку 067 341 76 94