Компенсація за невикористану відпустку: розрахунок, оформлення, оподаткування та облік

26 September 2023

• Заява про компенсацію за невикористану відпустку ЗРАЗОК ЗАВАНТАЖИТИ

Загальний порядок виплати компенсації за невикористану відпустку

Порядок оплати надання відпусток регулюється Законом "Про відпустки" від 15 листопада 1996 року № 504 (далі - Закон про відпустки) та Кодексом законів про працю.

Повністю замінити відпустку компенсацією за невикористану відпустку без звільнення працівника не можна згідно зі статтею 2 Закону про відпустки. Це можливо лише частково, і тільки за наступних умов (згідно зі статтею 24 Закону про відпустки):

1. Це повинно бути виключно бажанням співробітника, а не рішенням роботодавця. Іншими словами, працівник повинен подати заяву про компенсацію за невикористану відпустку.

2. Співробітник повинен бути старше 18 років. Якщо йому 18 років чи менше, він повинен повністю використовувати свою річну відпустку, а не замінювати її компенсацією (згідно з абзацом 5 статті 24 Закону про відпустки).

3. Співробітник повинен використати мінімальну тривалість щорічної та додаткової відпустки, яка становить 24 календарні дні.

4. Грошова компенсація за невикористану відпустку без звільнення можлива тільки за щорічну відпустку (основну і додаткову). На соціальну додаткову відпустку на дітей, якщо працівниця продовжує працювати, компенсація "за заявою" НЕ передбачена. Причини цього розглянемо пізніше.

5. Право на компенсацію відпустки мають як основні працівники, так і сумісники.

Особливості виплати компенсації за невикористану відпустку під час надзвичайного стану

Особливості виплати компенсації за невикористану відпустку під час надзвичайного стану мають свої особливості, зазначені в абзаці 3 частини 1 статті 12 Закону "Про організацію трудових відносин в умовах надзвичайного стану" від 15 березня 2022 року № 2136 (далі - Закон № 2136):

1. Під час дії надзвичайного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні невикористаних днів щорічної відпустки, тобто не надавати працівнику відпустку на ці дні.

2. Не діє норма, яка передбачає обов'язковий поділ щорічних відпусток на частини будь-якої тривалості з умовою існування неперервної частини тривалістю 14 календарних днів. Це означає, що відпустку можна поділити на частини, кожна з яких може бути коротшою за 14 календарних днів, або взагалі не ділити на частини, навіть якщо працівник виразив бажання це зробити.

Важливо відзначити, що навіть у разі звільнення працівника під час дії надзвичайного стану, йому все одно належить грошова компенсація, яка передбачена статтею 24 Закону про відпустки (дивіться вище). Отже, роботодавець може відмовити працівникові у наданні невикористаних днів щорічної відпустки під час надзвичайного стану, але зобов'язаний оплатити ці дні, якщо працівник вирішить звільнитися.

Додаткові особливості розрахунку відпусток під час надзвичайного стану будуть розглянуті пізніше.

Необхідно підкреслити, що під час надзвичайного стану компенсація відпусток залишається в силі і не скасовується.

Залишити заявку 067 341 76 94

Як складається заява на отримання компенсації за невикористану відпустку?

Зразок заяви на отримання компенсації за невикористану відпустку (компенсація в разі відсутності звільнення):

• СКАЧАТИ ЗРАЗОК 

У випадку, якщо працівник планує звільнитися, він повинен визначити у своїй заяві про звільнення, чи бажає він скористатися своєю щорічною відпусткою перед виходом із роботи. У разі, якщо працівник вирішує звільнитися без використання відпустки, компенсація за невикористані дні відпустки виплачується йому незалежно від того, чи було вказано це в його заяві. Остаточний розрахунок із працівником, який включає компенсацію за невикористані дні відпустки (якщо такі дні є), покладається на плечі роботодавця. Більш детальну інформацію з цього питання можна знайти у матеріалі про "Порядок нарахування розрахункових сум при звільненні"

Як розрахувати кількість невикористаних днів щорічної відпустки

Кількість невикористаних днів щорічної відпустки залежить від кількості відпрацьованих днів, виходячи з формули розрахунку відпускних. Щоб зрозуміти цей розрахунок, давайте згадаємо, що таке робочий рік. Він починається з дня укладення трудового договору (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки) і після цього дата початку робочого року залишається незмінною. Наприклад, якщо працівник прийнятий на роботу 15 травня 2022 року, його робочий рік буде 15 травня 2022 року - 14 травня 2023 року, 15 травня 2023 року - 14 травня 2024 року і так далі.

Приклади визначення кількості днів для компенсації відпустки можуть бути наступні:

Приклад 1: Невикористана щорічна відпустка тривалістю 31 день. У цьому випадку працівник повинен взяти відпустку на 24 дні, і компенсація за невикористану відпустку може бути виплачена за решту 7 днів.

Важливо відзначити, що 24 дні - це стандартна кількість календарних днів для розрахунку відпускних, яку відраховується за кожен робочий рік. Якщо співробітник нагромадив значну кількість днів відпустки протягом кількох років, то він має використовувати 24 дні на кожен робочий рік.

Увага: робочий рік починається з першого дня роботи на підприємстві і не співпадає з календарним роком, що розпочинається 1 січня. Кожного працівника "робочий рік" визначається індивідуально.

Приклад 2: Невикористана щорічна відпустка мінімальної тривалості. Протягом 2 робочих років працівник накопичив 48 календарних днів відпустки і бажає отримати компенсацію за частину з них. У цьому випадку варто відмовити, оскільки працівник вже отримав 24 дні на кожен робочий рік, і загальна кількість днів відпустки (2 × 24 = 48) не перевищує цю межу.

Важливо відзначити, що ситуація, описана в прикладі 2, порушує законодавство про працю, оскільки відмова у наданні повноцінної щорічної відпустки тривалістю 24 дні протягом 2 років підряд заборонена (згідно зі статтею 80 КЗпП).

Залишити заявку 067 341 76 94

Відповідальність за порушення порядку компенсації невикористаних днів відпустки

Відповідальність за порушення порядку компенсації невикористаних днів відпустки є серйозною і передбачає наступні наслідки:

1. Навіть у випадку наполягань співробітника на грошовій компенсації відпустки, бухгалтеру і керівнику слід відмовити йому, оскільки співробітник не має на це права, за винятком одного варіанта - це відпустка під час звільнення (деталі нижче).

2. Якщо ви погоджуєтеся на прохання співробітника і компенсуєте його відпустку грошима, то ризикуєте отримати штрафи від Держпраці за неправомірну грошову компенсацію відпустки:

   • Фінансова відповідальність: порушення "інших вимог трудового законодавства" (ст. 265 КЗпП) може призвести до штрафу в розмірі однієї мінімальної зарплати на момент виявлення порушення в цілому по всім працівникам (у січні-грудні 2023 року це 6700 гривень).

   • Адміністративна відповідальність: порушення вимог законодавства про працю (абз. 2 ст. 41 КУпАП) може призвести до штрафу в розмірі від 510 до 1700 гривень за перший раз і від 1700 до 5100 гривень за повторне порушення протягом року.

Важливо дотримуватися відповідних норм і правил у справлянні відпусток і компенсації за невикористану відпустку, оскільки порушення може призвести до значних фінансових і адміністративних наслідків для підприємства.

Як виплачувати компенсацію за невикористану відпустку при звільненні

Виплата компенсації за невикористану відпустку при звільненні є обов'язком роботодавця, і вона регулюється законодавством. В цьому контексті проводяться розрахунки для невикористаних днів відпустки, включаючи:

1. Щорічну основну та додаткову відпустку. В цьому випадку компенсується весь залишок невикористаних днів відпустки, незалежно від ліміту "24 дня".

2. Додаткову відпустку на дітей. Якщо працівник мав накопичену невикористану додаткову відпустку на дітей, то ця відпустка також підлягає компенсації при звільненні.

При звільненні, співробітник має право вирішити, яким чином він бажає розв'язати питання відпустки:

• Він може взяти відпустку перед звільненням і бути звільненим в останній день її тривалості. В цьому випадку він отримує оплату відпустки перед її початком відповідно до стандартних правил.

• Якщо у співробітника є накопичені дні відпустки за минулі роки, він може "відгуляти" їх перед звільненням і отримати відпустку в повному обсязі.

Важливо враховувати, що право на відпустку перед звільненням належить лише працівнику, і ця відпустка надається на його вимогу. Щодо звільнення за порушення трудової дисципліни, то в цьому випадку компенсація відпустки є єдиним варіантом і її обов'язково виплачує роботодавець.

Компенсація за невикористану відпустку на дітей має свої особливості в залежності від обставин та правових норм

Нижче наведено важливу інформацію щодо цього питання:

1. Право на додаткову відпустку на дітей:

   • Надається матерям, які мають двоє або більше дітей віком до 15 років або дітей з інвалідністю.
   • Одинокі матері мають право на цю відпустку незалежно від кількості дітей, які їм належать, а також від їх віку.

2. Компенсація за додаткову відпустку на дітей:

   • Якщо співробітниця звільняється, їй нараховується компенсація за невикористану додаткову відпустку на дітей.
   • Якщо співробітниця продовжує працювати, то вона не має права на компенсацію за цю відпустку.

3. Відмінності в розрахунках:

   • Додаткова відпустка на дітей має інший порядок розрахунку. Вона не враховується за робочим роком, а за календарним. Тому розрахунки для неї проводяться інакше.
   • Тривалість додаткової відпустки на дітей залежить від кількості підстав для її надання і може становити 10 днів або 17 днів (якщо є більше однієї підстави).

4. Документальне підтвердження:

   • При виплаті компенсації за додаткову відпустку на дітей, роботодавець може вимагати від співробітниці довідку, в якій зазначено, що інший батько дітей не скористався правом на цю відпустку та не отримував компенсацію за цей період.

Загалом, компенсація за невикористану додаткову відпустку на дітей можлива при звільненні співробітниці, але не надається, якщо вона продовжує працювати. Важливо дотримуватися вимог законодавства та вимагати від співробітниці відповідні документи для компенсації за цю відпустку.

Залишити заявку 067 341 76 94

Приклади розрахунку кількості днів компенсації відпустки на дітей 2024

Приклад 3. Невикористана додаткова соціальна відпустка на дітей. Співробітниця розпочала роботу на підприємстві 15 липня 2021 року. У неї двоє дітей віком до 15 років. У 2021 році їй не надавали відпустку на дітей, оскільки вона використала її на попередньому місці роботи (згідно з листом Мінсоцполітики від 31 липня 2014 року № 292/13/133-14). У період з 2022 по 2024 роки вона не подавала заяву на "дитячу" відпустку. 9 жовтня 2024 року вона звільняється.

При звільненні співробітниці слід компенсувати 30 днів відпустки на дітей (10+10+10) за 2022, 2023 та 2024 роки відповідно. Навіть якщо рік 2024 року не відпрацьовано повністю, всі 10 днів відпустки на дітей будуть компенсовані. Однак на новому місці роботи у 2024 році вже не буде доступу до соціальної відпустки "на дітей". Щодо 2021 року, вважаємо, що відпустка на дітей була використана на попередньому місці роботи, якщо немає доказів зворотної.

Зауважте: додаткова соціальна відпустка на дітей розглядається за календарний рік, а не за робочий.

Приклад 4. Коли накопичилися і щорічна, і відпустка на дітей. Співробітниця має 24 невикористані дні основної щорічної відпустки та 10 днів відпустки на дітей. Вона хоче:

• взяти основну відпустку на 14 днів;
• використати 10 днів відпустки на дітей;
• замінити решту 10 днів основної відпустки компенсацією.

Чи можна у цьому випадку отримати компенсацію за невикористану відпустку?

На перший погляд, суми "24 дні" дотримуються:

• основна відпустка (14 днів) + відпустка на дітей (10 днів) = 24 дні

Однак так робити не можна (згідно з листом Мінсоцполітики № 132). І тут співробітниця, продовжуючи працювати, немає права компенсацію відпустки. Навіть якщо вона піде у відпустку на 24 дні, вона залишиться 10 днів відпустки на дітей, які не можна замінити на грошову компенсацію. Однак при звільненні грошова компенсація має бути нарахована за 34 дні.

Чи компенсуються інші відпустки

Ні, інші відпустки, які не належать до щорічних, не компенсуються. Ось перелік таких відпусток, що не підлягають компенсації:

1. Навчальні відпустки: Вони надаються працівникам для підвищення кваліфікації або отримання освіти, і їх тривалість та умови визначаються окремо. Ці відпустки не компенсуються, оскільки їх призначають для навчання, а не для відпочинку.

2. Творчі відпустки: Це відпустки, які надаються працівникам для здійснення творчої діяльності, наприклад, для написання книги або створення твору мистецтва. Їх також не компенсують.

3. Відпустки для підготовки до участі у змаганнях: Якщо працівник бере участь у спортивних змаганнях і отримує відпустку для підготовки, ця відпустка також не підлягає компенсації.

4. Додаткові відпустки для учасників особливих обставин, включаючи учасників АТО/ООС: Ці відпустки надаються особам, які брали участь у військових операціях або суперечкаах. Вони мають спеціальний статус і не компенсуються.

5. "Чорнобильські" відпустки: Ця категорія відпусток надається особам, які мають право на пільги в зв'язку з подіями на Чорнобильській АЕС. Вони також не підлягають компенсації.

Компенсація відпусток застосовується лише до щорічних та деяких інших специфічних відпусток, згідно з трудовим законодавством і правилами компанії.

Залишити заявку 067 341 76 94

Інші правила щодо відпускних

На додаток до загальних правил, згаданих вище, є кілька нюансів у цій ситуації:

• Роботодавець не може перерахувати відпускні новому роботодавцю працівника. Так було раніше. Сьогодні дозволяється лише остаточний і повний розрахунок з працівником;
• Працівник не може відмовитися від компенсації при звільненні і одразу отримати відпускні на новому місці роботи. Це також було раніше в законі про відпустки, але вже ні. Цей нюанс випливає з вищесказаного. Однак, як зазначалося вище, працівники мають право взяти відпустку перед звільненням (це право може бути обмежене роботодавцем під час надзвичайного стану).
• Розмір компенсації за невикористану відпустку має бути повідомлений працівникові так само, як і будь-які інші виплати, що нараховуються при звільненні (ч. 1 ст. 47 Кодексу законів про працю України). Це означає, що сума компенсації, а також загальна сума невикористаної відпустки повинні бути вказані окремо;
• У разі смерті працівника сім'я, що залишилася в живих, може отримати компенсацію за невикористану відпустку разом з іншими виплатами (КЗпП, ст. 83, п. 6; Закон про відпустки, ст. 24, п. 6). Лише у разі відсутності, ці суми стають частиною спадщини. Визначення сім'ї міститься у статті 3 Сімейного кодексу України.

Терміни виплати компенсації за невикористану відпустку залежать від ситуації:

Без звільнення: Якщо компенсація за невикористану відпустку виплачується працівнику без його звільнення, то виплата може статися в будь-який момент, який повинен бути зазначений в наказі про надання відпустки. Наприклад, це може бути одноразова виплата відпускних або безпосередньо після використання відпустки (згідно з листом Мінсоцполітики від 07.12.2016 року № 731/13/116-16).

При звільненні: Компенсація за невикористану відпустку повинна бути виплачена працівнику в день його звільнення. Якщо співробітник не працював у цей день, то виплата має відбутися не пізніше наступного робочого дня після пред'явлення працівником вимоги про розрахунок (згідно зі статтею 116 КЗпП).

Роботодавець повинен дотримуватися встановлених термінів виплати компенсації за невикористану відпустку, оскільки порушення цих термінів може призвести до нарахування штрафів згідно зі статтею 265 КЗпП.

Процедура виплати компенсації за невикористану відпустку виглядає наступним чином:

• Без звільнення: Виплата компенсації здійснюється на підставі заяви працівника та наказу роботодавця.
• При звільненні: Заява працівника не є обов'язковою, оскільки це обов'язок роботодавця. Підставою для нарахування компенсації є сам наказ про звільнення.

Як розрахувати суму компенсації за невикористану щорічну відпустку

Для розрахунку суми компенсації за невикористану щорічну відпустку, використовують аналогічні правила, що і при розрахунку відпускних. Процедура розрахунку компенсації за невикористану відпустку включає наступні етапи:

1. Визначення кількості невикористаних днів відпустки: Кількість днів для щорічних відпусток визначається за робочий рік, а для відпусток на дітей - за календарний рік.

2. Розрахунковий період: Обирається рівним 12 місяцям перед місяцем нарахування компенсації.

3. Виключення святкових і неробочих днів: З розрахункового періоду виключаються святкові та неробочі дні.

4. Розрахунок середньоденної зарплати: Обчислюється середнє значення зарплати за розрахунковий період.

5. Врахування виплат за період: Враховуються будь-які інші виплати, які були отримані працівником протягом розрахункового періоду, так само, як і при розрахунку відпускних.

Отже, розрахунок компенсації за невикористану щорічну відпустку виконується з дотриманням вищезазначених кроків.

Приклад 5. Розрахунок кількості днів компенсації щорічної відпустки.

Працівник звільняється 02.06.2023 року (останній робочий день). День прийняття на роботу - 05.09.2021 року. Працівник має 24 календарних дні основної відпустки і 7 календарних днів щорічної додаткової відпустки за шкідливі умови. Протягом цього періоду працівник не користувався відпусткою.

Отже, за робочий рік з 05.09.2021 по 04.09.2022 року він має невикористані 24 + 7 днів відпустки.

В поточному робочому році (з 05.09.2022 по 01.06.2023 року) працівник відпрацював 270 календарних днів. Кількість святкових і неробочих днів за цей період становить 0 днів (дні, які припали на надзвичайний стан, починаючи з 24.03.2022, не враховуються, тобто з дати набуття чинності Закону № 2136). Проте в минулому робочому році (з 05.09.2021 по 04.09.2022 року) було 365 календарних днів і 5 святкових і неробочих днів.

Розрахунок кількості днів невикористаної щорічної відпустки за поточний робочий рік виглядає так:

Для щорічної основної відпустки: 24 × (270 - 0) / (365 - 0) = 17,75 ≈ 18 календарних днів.

Для щорічної додаткової відпустки за шкідливі умови: 7 × (270 - 0) / (365 - 0) = 5,18 ≈ 5 календарних днів.

Отже, загальна сума компенсації за невикористану щорічну відпустку складається з 54 календарних днів.

Залишити заявку 067 341 76 94

Як розрахувати суму компенсації за невикористану відпустку

Правильно розрахувати суму компенсації за невикористану відпустку допоможе наступна формула

Приклад 6: Розрахунок суми компенсації за невикористану відпустку Припустимо, що працівнику з прикладу 5 за розрахунковий період нарахована заробітна плата в розмірі 156 000 грн, лікарняні - 7 000 грн і 10 днів лікарняного. Розрахунковий період - червень 2022 - травень 2023 року. Розрахунок відпускних здійснюється наступним чином: Середньоденна заробітна плата = (156000 +7000) / (365 - 0) = 446,58 грн. (для цілей розрахунку 0 днів - це кількість святкових днів, які не надаються у зв'язку з воєнним станом (Закон № 2136)); Компенсація за невикористану відпустку = 446,58 х 54 = 24115,32 грн. Таким чином, розрахунок компенсації за невикористану відпустку відбувається так само, як і для відпускних.

Як оподатковуються невикористані відпускні

Порядок оподаткування компенсації за невикористану відпустку не відрізняється від порядку оподаткування звичайної відпустки. Податок на доходи фізичних осіб та військовий збір

Податок на доходи фізичних осіб та військовий збір з відпускних сплачується на загальних підставах із заробітної плати (ч. 2 ст. 164 Податкового кодексу). Соціальні пільги для цілей оподаткування визначаються так само, як і для розрахунку звичайних відпускних. У додатку 4ДФ до податкового розрахунку допомога при звільненні відображається під кодом "101". Податок на заробітну плату також повинен бути задекларований у розділі І Додатку 4ДФ.

Єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування. Відпускні є частиною заробітної плати, а тому нараховуються так само, як і заробітна плата.

Як відобразити компенсацію за невикористану відпустку в бухгалтерському обліку 

Для відображення компенсації за невикористану відпустку в бухгалтерському обліку, використовуються ті самі проводки, що і для відпускних. Якщо підприємство використовує резерв відпускних, то компенсацію можна відобразити за рахунок цього резерву, зокрема за допомогою субрахунку 471 "Забезпечення оплати відпусток".Ось приклад бухгалтерських проведень на основі даних прикладу 6:

Залишити заявку 067 341 76 94