Лікарняні у 2025 році: як правильно нарахувати та оплатити
26 June 2025
Тимчасова непрацездатність працівника — поширена ситуація, з якою стикається майже кожна установа. У 2025 році діють оновлені правила щодо електронних лікарняних, строків подання заяв-розрахунків та механізму виплати допомоги.
Правильне оформлення лікарняного, обчислення середньої заробітної плати, а також дотримання термінів і процедур — критично важливі для отримання фінансування з ПФУ без затримок. Роботодавці повинні знати, які дії здійснювати на кожному етапі: від отримання е-лікарняного до виплати працівнику компенсації за дні відсутності.
У цій статті зібрані головні правила, приклади розрахунків і пояснення, які допоможуть уникнути типових помилок під час нарахування лікарняних у 2025 році.
- Заява-розрахунок лікарняних — приклад
- Зразок повідомлення про виплату коштів застрахованим особам
- Зразок заповнення Додатка Д1 Податкового розрахунку
Хто оплачує лікарняні: роботодавець чи ПФУ?
Працівник має право на оплату всіх календарних днів тимчасової непрацездатності. Перші 5 днів лікарняного зазвичай покриває роботодавець. Починаючи з 6-го дня, виплати здійснює Пенсійний фонд України (ПФУ) за рахунок страхових внесків.
Водночас є винятки: якщо працівник доглядає хвору дитину віком до 14 років, то лікарняний оплачується ПФУ з першого дня.
Нормативна база для розрахунку лікарняних
Перед тим як здійснити розрахунок лікарняних, слід ознайомитись із такими документами:
- Закон України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (№ 1105);
- Постанова КМУ № 1266 (Порядок обчислення середньої зарплати);
- Постанова КМУ № 440 (Порядок оплати перших п’яти днів непрацездатності).
Покроковий розрахунок лікарняних
Щоб правильно обчислити лікарняні:
- Визначте розрахунковий період;
- Встановіть його тривалість у календарних днях;
- Просумуйте всі виплати, що враховуються;
- Розрахуйте середньоденну заробітну плату;
- Помножте на кількість оплачуваних днів лікарняного.
Правила єдині як для днів, що оплачує роботодавець, так і для тих, що компенсуються ПФУ. Винятком є оформлення документів: для отримання коштів від ПФУ подається заява-розрахунок і повідомлення про виплату.
Що враховувати у 2025 році
У 2025 році діють такі особливості:
- Розрахунковий період за рік — 365 днів (лютий 2025 — не високосний);
- Підвищено граничне обмеження середньоденного заробітку (макс. база єСВ зросла з 15 до 20 мінзарплат);
- Військовий збір становить 5%.
Як визначити розрахунковий період
Варіанти визначення:
- 12 місяців до початку хвороби — якщо стаж роботи понад рік;
- Кількість повних місяців — якщо працівник працює менше року;
- Фактично відпрацьовані дні — якщо стаж менше одного місяця.
У разі хвороби в перший робочий день, розрахунок базується на посадовому окладі.
Як рахувати календарні дні періоду
Загальна кількість днів у періоді зазвичай становить 365. Високосний рік додає ще один день. Святкові та неробочі дні не виключаються з обрахунку.
Дні, які виключаються з періоду
Згідно з Порядком № 1266, з періоду не враховуються:
- дні відпустки без збереження зарплати;
- період лікарняного (у т. ч. догляд за дитиною до 14 років);
- декретна відпустка;
- відпустка для догляду за дитиною до 3 або 6 років;
- призупинення трудового договору через війну;
- строк військової служби, якщо зарплату зберігали.
Якщо період < 12 місяців
Приклади:
- Працівник з 05.12.2024, захворів 07.04.2025: Період: січень-березень 2025 (31 + 28 + 31 = 90 к. днів).
- Працівник з 17.03.2025, захворів 13.04.2025: Період: 17.03.2025–12.04.2025 (15 + 12 = 27 к. днів).
У цих випадках із кількості днів також потрібно виключати дні, що не відпрацьовані з поважних причин (див. вище).
Виплати, що враховуються при обчисленні лікарняних
Для розрахунку суми лікарняних необхідно враховувати лише ті виплати, на які нараховувався ЄСВ, і які припадають на розрахунковий період. Якщо якийсь місяць виключений з розрахункового періоду, то й виплати за цей місяць також не враховуються. Орієнтиром у визначенні правильності нарахування є графа 10 Додатку Д1, що вказує місяць, за який було здійснено виплату (відповідно до п. 32 Порядку № 1266 та листа ПФУ № 13488-15877/Р-03/8-2800/23 від 07.04.2023).
Що не враховується при розрахунку:
- оплата перших 5 днів непрацездатності (за кошти роботодавця);
- допомога з тимчасової непрацездатності (виплачується ПФУ);
- виплати у зв'язку з вагітністю та пологами;
- виплати за виключені з розрахунку місяці;
- нарахування, що не обкладаються ЄСВ (наприклад, соцдопомога).
Особливої уваги заслуговують перехідні відпускні: якщо частина відпустки припадає на місяць поза межами розрахункового періоду, вона не враховується.
Обчислення лікарняних із перехідними відпускними: приклад
Розрахунковий період: квітень 2024 – березень 2025
Працівник мав відпустки:
- вересень – жовтень 2024: 4000 грн (вересень), 3500 грн (жовтень)
- березень – квітень 2025: 5000 грн (березень), 3000 грн (квітень)
До розрахунку включаються:
- 4000 + 3500 = 7500 грн (вересень і жовтень)
- 5000 грн (березень)
Разом: 12 500 грн
Як розрахувати середньоденну зарплату
Формула стандартна:
Середньоденна = сума виплат за розрахунковий період ÷ кількість календарних днів
У разі відсутності розрахункового періоду:
Середньоденна = посадовий оклад ÷ 30,44
Число 30,44 використовується згідно з п. 5 Порядку № 1266 як середньомісячна кількість днів.
Мінімальна межа не встановлена, а от максимальні обмеження існують:
- для працівників зі страховим стажем < 6 місяців;
- за розміром максимальної бази ЄСВ.
Обмеження середньоденної через нестачу страхового стажу
Якщо страховий стаж < 6 місяців за останній рік, то середньоденна не може перевищувати:
8000 ÷ 30,44 = 262,81 грн (для квітня 2025, при мінімальній зарплаті 8000 грн)
Це стосується саме лікарняних, не декретних виплат.
Максимальна межа середньоденної зарплати
Граничне значення визначається за максимальною базою ЄСВ за останній місяць розрахункового періоду. У 2025 році вона дорівнює 20 мінімальним зарплатам.
Приклад для квітня 2025:
8000 × 20 = 160000 грн, отже середньоденна не більше 160000 ÷ 30,44 = 5256,24 грн
Якщо реальна середньоденна перевищує цю суму, до розрахунку лікарняних береться лише максимально допустиме значення.
Формула розрахунку лікарняних
Загальна сума лікарняних обчислюється за формулою:
Лікарняні = Середньоденна зарплата × Кількість днів непрацездатності × Коефіцієнт страхового стажу
Коефіцієнт залежить від тривалості страхового стажу, згідно з ч. 1 ст. 17 Закону № 1105. Ось відповідні значення:
|
Страховий стаж |
Коефіцієнт |
|
До 3 років |
0,5 |
|
Від 3 до 5 років |
0,6 |
|
Від 5 до 8 років |
0,7 |
|
Понад 8 років |
1,0 |
|
Пільгові категорії осіб (незалежно від стажу) |
1,0 |
До пільгових категорій належать:
- постраждалі від Чорнобильської катастрофи (кат. 1–3);
- батьки, що доглядають за хворою дитиною до 14 років, яка постраждала від ЧАЕС;
- ветерани війни, учасники Революції Гідності, родини загиблих;
- жертви нацистських переслідувань;
- донори з правом на пільги (Закон № 931).
Коли лікарняні не нараховуються
Не оплачуються дні, якщо:
- зафіксоване порушення режиму лікування;
- надана лише медична довідка, а не листок непрацездатності;
- хвороба припала на відпустку без збереження зарплати;
- хвороба під час догляду за дитиною до 3 або 6 років;
- дія трудового договору призупинена через війну;
- працівник доглядає за хронічно хворим у період ремісії або здоровою дитиною на карантині.
Оплачуються дні хвороби, що припали на щорічну відпустку, — вона продовжується на відповідний період.
Хто сплачує лікарняні
- Перші 5 календарних днів — коштом установи;
- З 6-го дня — за рахунок ПФУ.
У разі декількох е-лікарняних слід перевірити, чи це один страховий випадок. Якщо різні — установа знову сплачує перші 5 днів.
Для догляду за хворою дитиною до 14 років — всі дні сплачує ПФУ.
Хто має право видавати лікарняні
Можуть видавати:
- лікарі державних, комунальних та приватних ЗОЗ;
- лікарі протезно-ортопедичних закладів;
- фельдшери (у разі відсутності лікаря).
Не можуть видавати:
- лікарі швидкої допомоги;
- лікарі судмедекспертизи;
- лікарі курортів, косметологій, туристичних баз;
- стоматологи, що працюють без показань.
Терміни оформлення лікарняних
|
Етап оформлення |
Граничний термін |
|
Рішення комісії про призначення виплат |
10 робочих днів після статусу "готовий" |
|
Подання заяви-розрахунку |
5 робочих днів після рішення |
|
Зарахування коштів від ПФУ |
3 робочих дні після подання заяви |
|
Виплата працівнику |
у найближчий день виплати зарплати |
|
Повідомлення про виплату |
до 1 місяця з моменту виплати |
Для "декретних" — строки коротші: рішення — 3 робочих дні.
Коли е-лікарняний вважається "готовим до сплати"
Електронний листок непрацездатності набуває статусу «готовий до сплати» через 7 днів після дати його закриття. Наприклад:
- Дата відкриття: 14.04
- Дата закриття: 21.04
- Дата готовності до сплати: 29.04
Від цієї дати відраховуються строки подання документів.
Для лікарняних за вагітністю та пологами дата готовності визначається за іншим порядком.
Призначення лікарняних: як оформити рішення
Відтепер лікарняні можуть призначатися не лише комісіями з соціального страхування, а й безпосередньо роботодавцем або уповноваженою особою (ч. 3 ст. 22 Закону № 1105). Важливо, щоб у закладі був внутрішній наказ або положення про таку комісію чи порядок дій уповноважених осіб.
Для оформлення рішення можна використати документ довільної форми — наприклад, аналог протоколу засідання комісії з соцстраху (за постановою ФСС № 13 від 19.07.2018 р.). Хоча ПФУ офіційно не оновлював форму, вона залишається актуальною.
Якщо рішення позитивне — бухгалтерія проводить нарахування. Для перших 5 днів лікарняного (за рахунок установи) достатньо бухгалтерської довідки. Якщо ж лікарняний триває більше 5 днів, подається заява-розрахунок до ПФУ через електронний кабінет. Після розгляду кошти перераховуються на спеціальний рахунок установи для подальшої виплати працівникам.
Бухгалтерський облік лікарняних: особливості
В обліку слід розділяти витрати за рахунок установи та за рахунок ПФУ. Нижче наведено приклад бухгалтерських проводок у бюджетній установі:
|
Операція |
Дт |
Кт |
Сума (грн) |
|
Оплата перших 5 днів |
8011, 8111 |
6511 |
5000 |
|
Допомога за рахунок ПФУ |
2114 |
— |
3000 |
|
ЄСВ (22% від 8000) |
8012, 8112 |
6313 |
1760 |
|
Утримання ПДФО (18%) з 5000 |
6511 |
6311/1 |
900 |
|
Утримання ВЗ (5%) з 5000 |
— |
6311/2 |
250 |
|
Надходження від ПФУ |
2314 |
2114 |
3000 |
|
ПДФО (18%) з 3000 |
6511 |
6311/1 |
540 |
|
ВЗ (5%) з 3000 |
— |
6311/2 |
150 |
|
Сплата ЄСВ |
6313 |
2313 |
1760 |
|
Сплата ПДФО з бюджету |
6311/1 |
2313 |
900 |
|
Сплата ПДФО з коштів ПФУ |
— |
2314 |
540 |
|
Сплата ВЗ з бюджету |
6311/2 |
2313 |
250 |
|
Сплата ВЗ з коштів ПФУ |
— |
2314 |
150 |
|
Виплата працівнику (5000 - 900 - 250) |
6511 |
2313 |
3850 |
|
Виплата з ПФУ (3000 - 540 - 150) |
— |
2314 |
2310 |
Оподаткування лікарняних: ПДФО, ВЗ, ЄСВ
Лікарняні оподатковуються за тими ж правилами, що й зарплата. Застосовуються ставки:
- ПДФО — 18%;
- військовий збір (ВЗ) — 5%;
- ЄСВ — 22% (або 8,41% для осіб з інвалідністю).
ЄСВ сплачується за рахунок витрат установи. Податкова соціальна пільга (ПСП) може застосовуватись, як і до зарплати.
Відображення лікарняних у звітності: Додаток Д1
У Додатку Д1 лікарняні відображаються окремо за кожен місяць:
|
Категорія застрахованої особи |
Код |
|
Працівник без інвалідності |
29 |
|
Працівник з інвалідністю |
36 |
У графі 10 зазначається місяць у форматі ММРРРР, за який нараховані лікарняні.
Відображення перехідних лікарняних у звітності
При перехідних лікарняних:
- Суми розподіляються між місяцями пропорційно до днів;
- Вказуються в місяці нарахування;
- У Додатку Д1 формуються окремі рядки для кожного місяця;
- Якщо дохід < мінімальної зарплати — донараховується ЄСВ до мінімальної бази.
Для розподілу знову використовується середньоденна зарплата, яку раніше визначили для розрахунку допомоги.
Відображення лікарняних у Додатку 4ДФ: що потрібно знати
У Податковому розрахунку за формою № 4ДФ відображаються всі нарахування, прирівняні до заробітної плати, включаючи лікарняні. Це стосується як перших 5 днів, що оплачує установа, так і днів, які фінансуються за рахунок ПФУ.
Лікарняні мають ознаку доходу «101», як і звичайна зарплата. Тож вони не виділяються окремо в Додатку 4ДФ, а включаються до загальної суми доходу працівника за відповідний місяць. Жодних спеціальних кодів або додаткових позначок для лікарняних не передбачено — вони «зливаються» з зарплатою в один рядок.
Приклад відображення у Додатку 4ДФ
У квітні 2025 року працівниці нараховано:
- зарплата — 7500 грн
- лікарняні — 8000 грн
- загальна сума доходу — 15 500 грн
- ПДФО: 15 500 × 18% = 2790 грн
- військовий збір (ВЗ): 15 500 × 5% = 775 грн
Ці суми вказуються єдиним рядком у таблиці Додатку 4ДФ за відповідний звітний місяць.
