Мобілізовані працівники, тероборона: як нарахувати ПДФО та ЄСВ, звітність, розрахунок середньої зарплати

29 October 2023

Під час введення повномасштабного вторгнення, фахівці у галузі бухгалтерії зіштовхуються з численними запитаннями щодо обчислення податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) та єдиного соціального внеску для мобілізованих працівників, а також з правильним відображенням цих категорій працівників у фінансовій звітності. Важливо зазначити, що мобілізовані працівники – це особи, які були призвані на службу, незалежно від того, чи вони були призвані через загальну мобілізацію чи через призов як резервісти. З точки зору бухгалтерського обліку, ця різниця немає значення. У той час як "тероборона" включає в себе добровольців, які уклали контракти з командувачами відповідних підрозділів. Крім того, існує окрема категорія працівників, які належать до цивільної оборони, і вони укладають контракти з командувачами добровольчих формувань, створених на місцевому рівні територіальними громадами. 

Нарахування ПДФО та ЄСВ мобілізованим або тероборонцям

Важливо відзначити, що оподаткування доходів фізичних осіб (ПДФО) та єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (ЄСВ) застосовується лише до тих осіб, які зберігають середній розмір доходу. Законодавством передбачено гарантії щодо збереження цього середнього розміру доходу для працівників, які перебувають на службі в територіальних оборонних формуваннях.

Однак для тих, хто вступив на службу за добровільною угодою (ЗСУ), роботодавець має право визначити, чи нараховувати податок та внесок за власним вибором. У наступному тексті ми розглянемо ці питання більш докладно. Необхідно, щоб дані про таких працівників і нараховані суми були належним чином відображені в податковій звітності відповідно до відповідних додатків.

Військовий збір та ПДФО

Перед здійсненням будь-яких фінансових операцій важливо переконатися, що у вас є всі необхідні документи. Серед цих документів повинні бути такі:

1. Укладений контракт з територіальною обороною або відповідною організацією.
2. Документи від ТЦК (територіальних центрів керування), які виконують функції комісаріатів та підтверджують факт призову.
3. Для осіб, які служать у цивільній обороні, довідки від сільради або міської ради, які підтверджують їх статус.
4. Внутрішній наказ про звільнення відповідно до статті 119 зі збереженням середнього заробітку.
5. Крім цього, може знадобитися копія квитка з відповідними відмітками. Територіальним оборонцям також може знадобитися копія наказу про їх зарахування до підрозділу.

Виплати тероборонцям є аналогом заробітної плати і підлягають оподаткуванню згідно загальних правил. Ось порядок оподаткування для цієї категорії працівників:

1. ПДФО (Податок на доходи фізичних осіб) нараховується за ставкою 18%.
2. ВЗ обчислюється за ставкою 1,5%.
3. Якщо виплата заробітної плати мобілізованим працівникам здійснюється на добровільних засадах (тобто без призову), то податкова соціальна пільга не застосовується до цих виплат.

Ці дані повинні бути належним чином відображені в фінансовій звітності. У додатку 4ДФ ці виплати реєструються під кодом 101, так само, як звичайна заробітна плата. Додатки 5 та 6 до податкового розрахунку не заповнюються. У кадровому обліку в табелі відмітка робиться під кодом ІН (інші причини неявок). У трудовій книжці не потрібно робити відповідні відмітки.

Залишити заявку 067 341 76 94

Єдиний соціальний внесок

У березні Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) нараховувався за стандартними правилами. Проте пізніше уряд встановив правило, за яким ЄСВ не нараховується для таких категорій:

1. Фізичні особи-підприємці (ФОП), які сплачують єдиний податок і віднесені до 2-ї та 3-ї групи.

2. Юридичні особи, які віднесені до 3-ї групи оподаткування.

Важливо відзначити, що це правило застосовується лише до службовців, яких було мобілізовано. Щодо тероборонців ця ініціатива не розповсюджується. В настоянний час, виплати для мобілізованих визначаються на розсуд роботодавця. Якщо роботодавець вирішить сплачувати ЄСВ за ці виплати, то він може відмовитися від їх нарахування. Проте, щодо цих виплат, які нараховуються тероборонцям, ЄСВ нараховується відповідно до звичайних правил.

Роботодавцю слід пам’ятати, що будь-які вже сплачені суми ЄСВ за мобілізованих працівників та тероборонців не підлягають поверненню.

Яким чином можна розрахувати середню заробітну плату мобілізованого працівника або тероборонця

Тероборонцями можуть бути як особи, які призвані на обов'язкову службу, так і ті, хто служить добровільно у сил Територіальної оборони. Важливо визначити мету такого розрахунку, оскільки пріоритети для цих працівників можуть відрізнятися в залежності від їхнього статусу.

Обидві категорії працівників мають свої трудові гарантії, включаючи:

1. Збереження робочого місця на тривалий час служби.

2. Збереження посади.

3. Збереження страхового стажу (в разі державних службовців — стажу державної служби).

Проте існують відмінності між цими двома категоріями. Наприклад, службовці не мають права на збереження середнього заробітку та стажу для отримання щорічної відпустки з початку дії повномасштабного вторгнення, згідно з Законом № 2232 від 19 липня 2022 року. У той час як тероборонці мають право на збереження середнього заробітку.

Ці відмінності важливо враховувати при розрахунках та підготовці відповідних документів для працівників у службі.

 Розрахунковий період для розрахунку середньої зарплати

Розрахунок середньої заробітної плати для тероборонців ґрунтується на нормативних документах та виконується з урахуванням нововведень, внесених у 2020 році. Згідно Порядку розрахунку №100, який був уведений ще в 1995 році, для цього використовується період двох календарних місяців.

Наприклад, якщо працівник уклав контракт як тероборонець у квітні 2022 року, то розрахунковим періодом будуть лютень та березень цього ж року. Виконання цих розрахунків не вимагає складних обчислень, і правила схожі на ті, які застосовуються при розрахунку середньої зарплати для працівників у відрядженнях.

Проте, існують ситуації, коли тероборонець не працював у два останні місяці. У такому випадку, необхідно взяти два попередні місяці для розрахунку. Наприклад, якщо контракт був укладений у квітні, а працівець не мав заробітку в лютому і березні, то розрахунок проводиться на основі січня 2022 та грудня 2021 року. У випадку, коли працівник з якихось причин не мав заробітку впродовж цих чотирьох місяців, для розрахунку використовується його оклад або мінімальна заробітна плата. Такий підхід також застосовується, коли працівник приєднався до підприємства пізніше, ніж два місяці до укладення контракту.

Порядок №100 не надає чітких вказівок щодо того, як розраховувати період, якщо працівник працював менше двох місяців, і тому досвідчені бухгалтери вважають найбільш логічним та практичним розраховувати середню зарплату на основі фактично відпрацьованого часу за цей період.

Залишити заявку 067 341 76 94

Обчислення середньої заробітної плати: алгоритм

Для розрахунку середнього заробітку для тероборонців, необхідно спочатку переконатися у наявності правильного наказу про їхнє звільнення, який відповідає статті 119 Кодексу законів про працю та визначає збереження середнього заробітку.

Розрахунок середньої заробітної плати здійснюється за такими правилами:

1. Розрахунок виконується лише один раз для подальшого використання протягом всього періоду дії повномасштабного вторгнення, або до повернення працівника на підприємство (зміни робляться лише у разі переведення тероборонця до ЗСУ).

2. У розрахунок включаються всі нараховані виплати, за винятком відпусток, одноразових премій (наприклад, до професійних свят), матеріальної допомоги, одноразових доплат та виплат у періоди простою (наприклад, у зв’язку з карантином).

3. Середня заробітна плата обчислюється на денній основі, розділяючи суму заробітку за два місяці на фактичну кількість відпрацьованих днів.

4. З загальної кількості робочих днів виключають відпустки, періоди тимчасової непрацездатності тощо.

Коли середня зарплата на день визначена, її можна використовувати для подальших розрахунків, зважаючи на кількість робочих днів у відповідному місяці, без індексації нарахованих сум.

Середній заробіток нараховується так само, як і звичайна заробітна плата, включаючи дві виплати на місяць: аванс і оплату за другу половину місяця. У разі, якщо працівник зобов'язаний сплачувати аліменти, ці виплати слід відраховувати з суми середнього заробітку. Повертаючись до свого робочого місця, тероборонець матиме можливість враховувати суми середнього заробітку за період його служби для відпусток, відряджень та інших операцій, оскільки його робочий та страховий стаж зберігається протягом цього періоду.

Зазначений алгоритм розрахунку для тероборонців, який базується на нормах Порядку №100, не застосовується до службовців ЗСУ. Проте, роботодавець має можливість надавати фінансову підтримку нашим захисникам. Отже, він може самостійно приймати рішення щодо нарахування та збереження середньої заробітної плати, існують такі альтернативні варіанти:

1. Використовувати суму поточного окладу як середню заробітну плату та розраховувати від неї.

2. Нараховувати 50% від середньої зарплати, яку розраховано за Порядком №100.

3. Встановлювати фіксовану виплату працівникові у розмірі мінімальної зарплати.

Варто відзначити, що ці кошти не компенсуються з державного бюджету і покриваються за рахунок роботодавця.

Крім того, роботодавець може надавати підтримку не лише самому службовцю ЗСУ, а й його сім’ї. У цьому випадку, матеріальна допомога виплачується в певній сумі, яка враховує фінансові можливості компанії. Проте всі такі дії повинні бути офіційно зафіксовані внутрішнім наказом і внесені в колективний договір на підприємстві. Це стосується будь-яких виділень, незалежно від статусу працівника, включаючи тероборонців.

Залишити заявку 067 341 76 94