На що слід звернути увагу при використанні електронних трудових книжок

18 September 2023

Електронна трудова книжка

Електронна трудова книжка представляє собою цифровий аналог класичної паперової трудової книжки. Впровадження електронних трудових книжок призводить до наступних переваг:

1. Поступова заміна паперового документообігу, що відбувається внаслідок розвитку цифрових технологій. Цей процес, безумовно, стане стандартом у майбутньому.

2. Зменшення часових витрат на обробку паперових документів. Електронний формат є зручнішим і швидшим.

3. Забезпечення легкого доступу до інформації як для роботодавця, так і для працівників. Фізичні особи вже мають змогу перевіряти дані щодо свого страхового стажу в базі Пенсійного фонду України (ПФУ).

4. Мінімізація ризику втрати паперової трудової книжки та її подальшого відновлення. Це особливо актуально, якщо дані в електронній базі ПФУ відрізняються від записів у паперовій трудовій книжці.

5. Створення умов для автоматичного нарахування пенсій. У електронній трудовій книжці буде зберігатися повна інформація про стаж, включаючи записи про прийом на роботу, переведення і звільнення.

Електронні трудові книжки стали можливими після затвердження Порядку обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка самостійно забезпечує себе роботою, в електронній формі, згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 року № 1084 (далі - Порядок № 1084).

Однак, зараз облік трудової діяльності рекомендується вести в електронних трудових книжках, оскільки Закон України від 5 лютого 2021 року № 1217-IX набув чинності з 10 червня 2021 року. У вас є 5 років для повного переходу на електронні трудові книжки. Закон дозволяє вам використовувати як паперові, так і електронні трудові книжки протягом перехідного періоду. За бажанням працівника, паперову трудову книжку можна вести і після закінчення цього п'ятирічного періоду

Чи всі дані щодо стажу знаходяться у Реєстрі Пенсійного фонду?

Ні, можливо, що не всі дані там містяться. Тому рекомендується регулярно перевіряти та вести моніторинг інформації про ваш страховий стаж та правильність даних в електронних трудових книжках на порталі ПФУ. Помилки можуть виникати через:

1. Невірно внесені дані роботодавцем при реєстрації і припиненні трудових відносин та інші подібні ситуації.

2. Помилки, що можуть виникати під час обробки скан-копій працівниками Пенсійного фонду.

Крім того, інформація про деякі роки може бути відсутньою з технічних причин, особливо це стосується даних до 2011 року. Будьте уважними і слідкуйте за актуальністю даних в електронних трудових книжках.

Також важливо відзначити, що ви маєте можливість відмовитися від автоматичних пенсій, подавши повідомлення про свою небажаність отримувати пенсію до досягнення пенсійного віку або просто не надаючи дані щодо способу отримання пенсії до Пенсійного фонду після призначення пенсії.

Роки, які можуть не потрапити до електронного реєстру зайнятості

Електронний реєстр зайнятості може не включати дані до 2011 року, оскільки з 1 січня 2011 року запроваджено індивідуальні рахунки для пенсійних фондів та нарахування страхового стажу. Також існують проблеми до 1998 року.

Зверніть увагу, що пенсійний фонд може не мати даних про страхові внески за цей рік. Примітка: Перевірте дані в електронних трудових книжках, особливо до 2011 року.

Залишити заявку 067 341 76 94

Хто подає інформацію з паперових трудових книжок для електронного внесення даних

Роботодавець або працівник подає скановані або оцифровані копії документів, завірені КЕВ, через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду.

Внесення даних працівниками

Внесення даних роботодавцем

Після того, як роботодавець або фізична особа заповнили анкету та додали відскановані документи, фахівці пенсійного фонду переводять їх у цифровий формат і зіставляють записи в трудовій книжці з даними, що вже містяться в картці застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб.

Таким чином створюється остаточна версія електронної трудової книжки. Після оцифрування інформацію про трудовий та страховий стаж можна переглянути в особистому кабінеті на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду.

Підготовка до передавання сканкопій електронних трудових книжок на підприємстві вимагає обов'язкового аудиту документів

Ось перелік кроків та елементів для перевірки:

1. Перевірка титульного аркуша:

   • Порівняйте паспортні дані:

     • Прізвище, ім'я та по батькові працівника.
     • Дату народження.

   • Врахуйте також наступне:

     • Наявність підпису власника трудової книжки, яким він підтверджує правильність внесених даних.
     • Підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок.
     • Печатку закладу, де була заповнена трудова книжка вперше.

2. Перевірка записів про зміни ПІБ:

   • В разі зміни прізвища, імені або по батькові працівника, роботодавець повинен зробити відповідні записи у трудовій книжці. Це потребує документів, що підтверджують зміни, таких як паспорт, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про зміну прізвища, імені або по батькові тощо.

   • Зміни вносяться на першій сторінці трудової книжки:

     • Колишнє прізвище закреслюється однією рискою, і записується нове.
     • Внутрішній бік обкладинки містить інформацію про документ, на підставі якого зроблено запис, з його реквізитами.
     • Запис завіряється підписом відповідальної особи і печаткою підприємства.

Ці кроки допоможуть забезпечити точність та актуальність інформації у електронних трудових книжках на вашому підприємстві.

Залишити заявку 067 341 76 94

Як виправити знайдені помилки

Неправильно вказано ім'я або дату народження. Така трудова книжка вважається зіпсованою, і законодавство передбачає її списання та видачу трудової книжки іншого зразка. Якщо попередній роботодавець допустив помилку, працівник повинен звернутися до цього роботодавця для виправлення помилки. Якщо попереднє місце роботи ліквідоване, ситуацію потрібно виправляти в судовому порядку.

Відсутність запису про зміну прізвища. Працівник на даний момент є останнім роботодавцем і повинен внести відповідні зміни.

Сканування трудової книжки для Пенсійного фонду: підготовка та процес

Перед відправкою скан-копій трудових книжок на портал Пенсійного фонду необхідно дотримуватися певних кроків та підготовити необхідні документи. Ось послідовність дій:

1. Ретельний аудит трудової книжки:

   • Перед скануванням обов'язково перевірте трудову книжку.
   • Почніть з першої сторінки (титульного аркуша).

2. Зверніть увагу на наступне на першій сторінці:

   • Порівняйте паспортні дані працівника, такі як прізвище, ім'я та по батькові, та дату народження.
   • Переконайтеся, що наявні підписи власника трудової книжки, особи, відповідальної за видачу, та печатки підприємства.

3. Перевірка записів про зміни ПІБ:

   • Якщо працівник мав зміни у прізвищі, імені або по батькові, переконайтеся, що відповідні записи зроблені і підтверджені документами, такими як паспорт, свідоцтво про шлюб, тощо.

4. Сканування документів:

   • Сканування потребує лише заповнених сторінок з розділів "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" та вкладишів трудової книжки. Порожні сторінки не потрібно сканувати.

5. Документ згоди на обробку даних:

   • Якщо роботодавець вносить дані, підготуйте окремий документ згоди на обробку даних працівника. Цей документ подається у довільній формі і сканується.

6. Отримання електронного цифрового підпису:

   • Якщо працівник вносить дані самостійно, він повинен мати електронний цифровий підпис. Його можна отримати безкоштовно в КНЕДП ІДД ДПС або у банку.

7. Відправлення даних:

   • Після підготовки скан-копій відправте їх на сайт Пенсійного фонду через відповідну форму.

Після відправлення, працівники Пенсійного фонду оброблять дані та внесуть їх у базу. Не забудьте перевірити дані про себе, щоб уникнути можливих помилок. Тепер, заходячи на портал ПФУ, ви можете використовувати ваші електронні трудові книжки.

У вікні, що з'явиться, введіть дані та електронний підпис особи (юридичної/фізичної), яка виконує реєстраційну операцію.

Залишити заявку 067 341 76 94

Далі виберіть меню з лівого боку. Для фізичних осіб, наприклад, "Мій страховий стаж" або "Електронна трудова книжка". Перевірте дані.

Якщо є потреба, то скан-копії документів відправляємо через меню «Комунікації з ПФУ» – «Надання скан-копій трудової книжки».

Прикріпивши всі документи натискаємо «Відправити до ПФУ».

Вимоги до скан-копій трудової книжки для Пенсійного фонду

При підготовці скан-копій трудової книжки для подальшої відправки на Пенсійний фонд необхідно дотримуватися певних стандартів. Ось список вимог, які слід враховувати:

1. Кольорове сканування: Важливо сканувати трудову книжку у кольорі, а не в чорно-білому режимі.

2. Роздільна здатність 300 dpi: Сканер повинен мати роздільну здатність 300 точок на дюйм, щоб забезпечити якість та чіткість скану.

3. Формат файлу: Скан-копії можна зберігати у форматі jpg (окремо для кожної сторінки) або у форматі pdf (усі сторінки у єдиному файлі).

4. Розмір файлу: Кожен файл має мати розмір, що не перевищує 1 Мб, для зручності обробки та передачі.

5. Чіткість скану: Скан-копії повинні бути дуже чіткими. Всі дані, такі як назва документа, серійний номер (якщо наявний), ПІБ працівника, печатки та підписи, мають бути легко читабельними.

6. Назва файлу: Назва файлу повинна включати ідентифікаційний код застрахованої особи (реєстраційний номер облікової картки платника податку) та номери сторінок трудової книжки. Наприклад, формат назви файлу має бути таким: НННННННННН_ЛС_ПС.jpg, де НННННННННН - ідентифікаційний код, ЛС - номер лівої сторінки трудової книжки (починаючи з 02), ПС - номер правої сторінки трудової книжки (починаючи з 03).

7. Перший розворот: Перший розворот, де містяться ПІБ працівника, повинен мати значення "ЛС_ПС", яке відповідає "00_01"

Залишити заявку 067 341 76 94

Ці вимоги встановлені Пенсійним фондом України та варто дотримуватися їх для коректного подання скан-копій трудової книжки.

• Рекомендації по роботі зі сканованими копіями трудової книжки згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 р. №108

Приклади назв файлів із сторінками трудової книги виглядають так:

• 7680032573_00_01.jpg – це скан першої сторінки трудової книги (перший розворот із ПІБ застрахованої особи).
• 7680032573_10_11.jpg – це сторінки 10 і 11 трудової книги (п'ятий розворот).

Якщо ви подаєте скан трудової книги у форматі pdf, тоді назва файлу має бути в форматі НННННННННН.pdf, наприклад, 7680032573.pdf.

У випадку, якщо трудову книгу було втрачено, також можна відсканувати документи, що підтверджують трудовий стаж. Вимоги до цих документів можна знайти у відповідному Порядку, встановленому постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637.

Як зменшити розмір файлу сканування

Щоб зменшити розмір файлу (до 1 МБ) і встановити роздільну здатність 300 dpi:

• у розділі Зберегти документ як виберіть формат файлу та параметри збереження;

• у параметрах збереження необхідно обрати якість зображення «Невеликий розмір (300 dpi)».

Трудові книжки стали електронними: що робити з паперовими трудовими книжками?

Після переведення трудової книжки в електронну форму оригінал паперової трудової книжки слід видати працівникові та попросити його підпис.

Якщо працівник вимагає, щоб паперова трудова книжка зберігалася разом з електронною версією, роботодавець зобов'язаний це зробити.

Запис до електронної трудової книжки ФОП

Запис до електронної трудової книжки фізичних осіб-підприємців (ФОП) розглядається як обов'язковий, лише якщо ФОП має намір наймати працівників. Але варто враховувати рекомендації Пенсійного фонду України, які стосуються ФОПів і полягають в поданні в електронному вигляді через особистий кабінет скан-копій наступних документів:

1. Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців і громадських формувань, яка свідчить про державну реєстрацію ФОП.

2. Відомості від Державної податкової служби щодо їх обліку як суб’єктів підприємницької діяльності.

Ці рекомендації дозволяють ФОПам належним чином оформити свою діяльність в електронній трудовій книжці

Як запровадження електронних трудових книжок змінює процедуру виходу на пенсію

Із запровадженням електронних трудових книжок пенсії за віком виплачуватимуться автоматично при досягненні пенсійного віку, що позбавляє необхідності самостійно подавати заяву або відвідувати пенсійний фонд. Якщо працівник бажає вийти на пенсію, він повинен повідомити про це пенсійний фонд до досягнення пенсійного віку.

Якщо особа продовжує працювати або якщо паперова трудова книжка не була оцифрована, а повідомлення не було зроблено протягом трьох місяців після досягнення пенсійного віку, вважається, що особа виявила бажання вийти на пенсію в більш пізньому віці.

Якщо особа не повідомила державу про своє бажання щодо часу виплати пенсії, а страховий стаж застрахованої особи занесено до реєстру застрахованих осіб, пенсія автоматично виплачується з наступного дня після дати виходу на пенсію.

Залишити заявку 067 341 76 94