Наказ про скасування відрядження: зразок

15 November 2023

Відмова від відрядження може виникнути з різних причин, таких як захворювання працівника, складні сімейні обставини, перенесення термінів переговорів або скасування рейсу літака. У консультації розглянемо, як правильно оформити скасування відрядження та провести його в обліку. Для швидкого та безпомилкового вирішення цього процесу можна скористатися зразком наказу про скасування відрядження, який відповідає вимогам ДСТУ 4163:2020.

• Наказ про скасування відрядження ЗРАЗОК

Інструкція щодо скасування відрядження

Крок 1. Обгрунтовуємо причини відмови від відрядження:

• Карантинні заходи та небезпека поширення епідемії коронавірусу, такі як закриття в’їзду в країну, обмежувальні заходи та обгрунтування власної безпеки.
• Хвороба працівника.
• Відпала господарська потреба у відрядженні.
• Скасування авіарейсу, поїзду тощо.
• Складні погодні умови, такі як сніг, злива, буревій.
• Скасування конференції, зустрічі приймаючою стороною.
• Інші причини.

Крок 2. Вирішуємо необхідність доповідної (службової) записки від працівника. Це є бажаним у всіх випадках, особливо, якщо причиною відмови є суб'єктивні або об'єктивні проблеми, такі як хвороба чи скасування транспорту.

Крок 3. Визначаємо необхідність авансового звіту. Вирішення залежить від того, чи був отриманий аванс та чи використано його працівником.

Крок 4. Готуємо наказ про відмову від відрядження та повідомляємо працівника про це, якщо він вже відправився в дорогу.

Крок 5. Якщо потрібен авансовий звіт, чекаємо його від працівника разом із супровідними документами. Невідзвітовані суми підлягають оподаткуванню, якщо звіт не поданий до закінчення місяця.

Строк подання авансового звіту при скасуванні відрядження

Терміни подання авансового звіту при скасуванні відрядження не визначені законодавством. Єдиний документ, який надає вказівки з цього питання, - це "бюджетна" Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, наказ Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі – Інструкція № 59). Навіть для звичайних підприємств ця інструкція рекомендована податківцями.

Згідно з п. 11 розділу ІІ та п. 18 розділу ІІІ Інструкції № 59, працівник повинен подати авансовий звіт протягом 3 банківських днів з моменту видання наказу про скасування відрядження. Цей термін також збігається з визначеним в пп. «а» пп. 170.9.3 ПКУ, де встановлено строк повернення коштів, отриманих на банківські картки.

Варто зауважити, що невчасна подача авансового звіту може призвести до нарахування податків на працівника, якщо це спричинено додатковим благом.

Ускладнення може виникнути у випадках, коли працівник повинен:

• скасувати бронювання готелю та повернути кошти;
• повернути кошти за авіаквиток, поїзд, автобус тощо, що може зайняти до 7-10 днів.

Наприклад, вчасна подача авансового звіту при скасуванні відрядження обов'язкова до кінця місяця, в який припадає 3-й банківський день після дати скасування наказу про відрядження, якщо кошти видавалися готівкою.

У випадку, якщо працівник не готовий викласти власні кошти, можливі варіанти:

• працівник чекає на розрахунки, проте не може затримувати подачу звіту, оскільки це може призвести до оподаткування всієї суми заробітку;
• виписується премія для компенсації утримань ПДФО та учасника силових структур збору як компенсація за затримку відшкодування.

Залишити заявку 067 939 40 12

Наказ про скасування відрядження

Після ретельного вивчення всіх обставин готуємо текст розпорядження, у якому бажано врахувати наступне:

1. Зазначити попередній наказ про відрядження, який підлягає скасуванню.
2. Врахувати наявність доповідної (службової) записки від працівника, якщо така була надана.
3. Зазначити обґрунтування причин скасування. Особливо стосовно карантинних заходів, можна використовувати наступний сформульований вираз: "Відрядження скасовується у зв'язку з реалізацією карантинних заходів, які продовжені згідно Постанови Кабінету Міністрів України від 25 березня 2020 року № 239, а також для запобігання захворювання, спричиненого коронавірусною інфекцією COVID-19. Додатково може бути вказано відповідне рішення органу місцевого самоврядування."
4. Записати обов'язок працівника щодо відзвітування. Якщо аванс не виплачувався, працівник не зобов'язаний подавати звіт.
5. Встановити строки подання звіту. Рекомендовано визначити їх до кінця місяця, на який припадає 3-й банківський день від дня скасування відрядження.
6. Розглянути можливість відшкодування працівнику понесених витрат, включаючи витрати на повернення квитків та скасування бронювання готелю та інше, в залежності від конкретної ситуації.

Наказ про скасування відрядження зразок

ЗАВАНТАЖИТИ ЗРАЗОК

Авансовий звіт працівника зі скасованого відрядження

Звіт про використання авансу для відрядження подається за стандартною формою, але доповнюється необхідними підтверджуючими документами, які можуть бути різноманітними. Повернення квитків та скасування бронювання готелю може супроводжуватися утриманням певних сум або компенсацією за бронювання, для чого потрібні відповідні підтверджувальні документи. Серед них можуть бути:

1. Акт (рахунок, довідка) про суму, яка була утримана з працівника за бронювання.
2. Акт (лист, довідка) про повернення авіаквитка, квитка на автобус.
3. Допоміжні документи на повернення квитків на поїзд. Якщо це були електронні квитки, то вокзал формує електронний документ на їхнє повернення, який потрібно роздрукувати.
4. Розрахункові документи (розрахункові квитанції, фіскальні чеки з касового апарату, виписка з карткового рахунку), які підтверджують отримання працівником коштів від готелю, залізниці, авіакомпанії, автовокзалу та інших.

Відображення скасування відрядження в бухгалтерському обліку

Облік витрат за скасованою командировкою належить проводити на субрахунок 949 "Інші витрати операційної діяльності", згідно з листом Мінфіну від 05.12.2005 р. № 31-34000-20-10/26183. Це обґрунтовано, оскільки відносити їх на рахунки 92, 91 буде нецільовим, оскільки мета запланованої командировки не була досягнута.

Наприклад, у зв'язку з ускладненою епідемічною ситуацією в м. Одеса, компанія прийняла рішення cкасувати командировку заступнику директора. Перед цим він вже оплатив з корпоративної банківської картки бронювання готелю на суму 1200 грн, у т.ч. ПДВ. Готель повернув 240 грн з цих коштів, у т.ч. ПДВ. Решта суми (960 грн з ПДВ) була утримана готелем як штраф за скасування бронювання. Командировка планувалася на службовому автомобілі, тому повертати квитки не було необхідно.

Звертаємо увагу, що податковий кредит з ПДВ розраховується за готельним рахунком, а не за фіскальним чеком (пп. «а» п. 201.11 ПКУ).

• Відображення скасування відрядження в обліку

Залишити заявку 067 939 40 12