Наказ про скасування відрядження
01 December 2023
Зразок наказу про скасування відрядження
Процес відміни відрядження
Крок 1. Підтверджуємо основи для анулювання службової поїздки:
- Введення карантинних обмежень та загроза поширення епідемії коронавірусу, включаючи закриття в’їзду в країну або місто, інші обмежувальні заходи та врахування особистої безпеки.
- Захворювання працівника.
- Відсутність економічної необхідності у здійсненні відрядження.
- Скасування транспортного засобу (авіарейсу, потягу тощо).
- Стрімкі зміни в погодних умовах, такі як снігопад, дощ, буревій.
- Анулювання конференції чи прийому від приймаючої сторони.
- Інші обґрунтовані обставини.
Крок 2. Здійснюємо оцінку необхідності складання доповідної (службової) записки від працівника. Хоча це не є обов'язковим, важливо врахувати цей етап у всіх випадках, коли причиною скасування відрядження є:
- Особисті проблеми працівника, такі як хвороба, особливо у випадках, коли немає медичного висновку (хоча він не є обов'язковим для скасування відрядження). Протиставлення участі у поїздці може бути обумовлене небезпекою зараження чи необхідністю самоізоляції тощо.
- Об'єктивні фактори, які стали відомі самому працівникові, наприклад, скасування транспортного засобу (авіарейсу, потягу), неготовність автомобіля до зимових умов через несприятливі погодні умови, анулювання конференції чи прийому тощо.
Записку може скласти безпосередній керівник відділу, де працює відправник. Однак, у випадках, коли причина скасування відрядження є зовнішньою, такою як карантин, стихійне лихо, чи винесене особистим рішенням директора, подання доповідної (службової) записки не є обов'язковим. В таких випадках рекомендується скласти наказ про скасування відрядження.
Крок 3. Визначаємо необхідність подання авансового звіту працівником. Рішення приймається наступним чином:
- Авансовий звіт є обов'язковим, якщо працівник отримав кошти готівкою, перераховано на його особисту банківську картку або відзняв/використав кошти з корпоративної банківської картки.
- Авансовий звіт НЕ потрібно подавати, якщо працівник не отримував авансу на відрядження та не користувався корпоративною банківською карткою (не знімав/не використовував гроші з неї).
Крок 4. Підготовка наказу щодо анулювання командировки та повідомлення працівника про це. У разі відсутності працівника на робочому місці, достатньо повідомити його телефоном чи відправити електронну копію наказу.
Крок 5. У випадку необхідності отримання авансового звіту, чекаємо на його представлення працівником разом із супровідними документами. У випадку неподання звіту, всі суми, які не були звітовані, розглядаються як додатковий дохід, що підлягає оподаткуванню (згідно з пп. 170.9.1 Податкового кодексу України та ознакою доходу «118» у Додатку 4 Декларації про доходи):
- ПДФО у розмірі 18% з використанням натурального коефіцієнта (1,21951);
- Військовий збір у розмірі 1,5%.
Наказ про скасування відрядження
Після ретельного вивчення усіх обставин, готуємо текст наказу, в якому слід зазначити наступне:
1. Інформація про наказ про відрядження, який скасовується.
2. Наявність доповідної (службової) записки працівника, якщо така була складена.
3. Обгрунтування причин скасування.
4. Повідомлення працівника про обов'язок звітувати. В разі відсутності отриманого авансу необхідно не подавати звіт.
5. Установлення строків звітування, що може бути до кінця місяця, в який припадає третій банківський день від дня скасування відрядження.
6. Визначення питань щодо відшкодування працівнику понесених витрат, зокрема витрат на повернення квитків та анулювання готельних бронювань (в залежності від конкретної ситуації).
Звіт про аванс від працівника, пов'язаний із скасованим відрядженням
Звіт про використання авансу, стандартно оформлений, повинен бути доповнений додатковими документами, які можуть збільшити їхню кількість. Зокрема, повернення квитків і скасування бронювання готелю може включати утримання конкретних сум, а також компенсацію за бронювання. Усі ці операції потребують підтвердних документів, таких як:
1. Акт (рахунок, довідка) щодо утриманої суми за бронювання.
2. Акт (лист, довідка) щодо повернення авіаквитка, квитка на автобус.
3. Допоміжні документи, щодо повернення квитків на поїзд, особливо, якщо квитки були електронними – формується електронний документ на повернення, який слід роздрукувати.
4. Розрахункові документи (розрахункові квитанції, фіскальні чеки з касового апарату, виписка з карткового рахунку), що підтверджують отримання працівником коштів від готелю, залізниці, авіакомпанії, автовокзалу тощо.
Запис скасування відрядження у бухгалтерському обліку
Витрати, пов'язані із скасованим відрядженням, відображаються на субрахунку 949 "Інші витрати операційної діяльності" (див. лист Мінфіну від 05.12.2005 р. № 31-34000-20-10/26183). Це логічно, оскільки віднесення їх на рахунки 92, 91 буде неправомірним, оскільки запланованої мети відрядження не було досягнуто.
Наприклад, через складну епідемічну ситуацію у м. Одеса, підприємство прийняло рішення скасувати відрядження заступнику директора. Перед цим він вже сплатив з корпоративної банківської картки бронювання готелю на суму 1200 грн, включаючи ПДВ. Готель повернув 240 грн з цих коштів, включаючи ПДВ. Решта суми, тобто 960 грн з ПДВ, була утримана готелем як штраф за скасування бронювання. Відрядження мало включати використання службового автомобіля, тому повертання квитків не здійснювалося.
Важливо відзначити, що податковий кредит з ПДВ розраховується за готельним рахунком, а не за фіскальним чеком (пункт "а" п. 201.11 ПКУ).
