Нарахування та облік перехідних відпускних
04 December 2023
Перехідні відпускні в Додатку 1
Перехідні відпускні в Додатку 4ДФ
Перехідні відпустки визначаються як відпустки, що розпочинаються в одному місяці і завершуються в іншому. Наприклад, відпустка, яка розпочалася у червні 2023 року та завершилася у липні 2023 року, є прикладом перехідної відпустки. Основні аспекти, які виникають у зв'язку з такими відпустками, зосереджені навколо питань звітності. Якщо об'єднаний звіт з єдиного соціального внеску (ЄСВ), податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) та учасника силових структур збору (ВЗ) стане щомісячним або знову буде розподілений на два окремих звіти, можливо збільшення кількості питань, пов'язаних із звітністю за перехідними відпустками.
Обчислення та виплата відпусткових, що охоплюють періоди переходу
Розрахунок та виплата перехідних відпусткових мають кілька особливостей:
1. Виплата відпусткових повинна бути проведена до початку відпустки працівника, тобто у місяці його початку (див. абз. 5 ст. 115 КЗпП).
2. При розрахунку відпусткових використовується однакова середньоденна заробітна плата як для першого місяця відпустки, так і для наступних. Розрахунковий період визначається за першим місяцем. Наприклад, якщо працівник вирушає у перехідну відпустку наприкінці червня 2023 року, то розрахунковим періодом буде червень 2022 - травень 2023, і середня розраховується саме за цей період, без перерахунку на липень 2023.
3. У разі виплати відпусткових слід сплатити всі податки, такі як ПДФО, ЄСВ та військовий збір (ВЗ), з повної суми нарахованих і виплачених відпусткових.
4. Розрахунок відпусткових повинен включати помісячні частини. Навіть якщо оплата здійснюється одним платежем, помісячна розбивка необхідна для бухгалтера для правильного розрахунку ПДФО та ЄСВ за кожен місяць.
Перехідні відпускні відображаються в Додатку 1 та Додатку 4ДФ Податкового розрахунку
Крім того, при складанні Додатків Д1 та 4ДФ до Податкового розрахунку перехідні відпускні мають свої особливості. Ці особливості полягають у наступному:
1. Додаток 4ДФ: Загальна сума відпускних, ПДФО та ВЗ повністю відображається у місяці нарахування відпускних як єдина цифра, без помісячної розбивки. Ознака доходу – «101».
2. Додаток Д1: Відпусткові також відображаються у місяці виходу у відпустку, але з розбивкою помісячно. Тобто, якщо відпустка зачіпила два місяці, вони вказуються у двох рядках. При цьому відпусткові мають бути окремо відзначені від заробітної плати, оскільки вони мають свій код типу нарахування (КТН) – «10».
3. Основна частина Податкового розрахунку: Відпусткові та ЄСВ вказуються у колонці, яка відноситься до того місяця кварталу, у якому вони були нараховані, тобто до того, яким був складений Додаток Д1 із відпустковими. При цьому відпусткові та зарплата об'єднуються у одну суму.
Отже, найпростіше заповнити Додаток 4ДФ по перехідним відпускним, оскільки його заповнення аналогічне неперехідним відпускним. Однак, у разі наявності податкової соціальної пільги (ПСП), ситуація може стати більш складною.
Перехідні відпускні та Податкова соціальна пільга (ПСП) у 2023 році
Якщо працівник скористався Податковою соціальною пільгою (ПСП), йому може загрожувати втрата цієї пільги у місяці нарахування перехідних відпускних. Це може трапитися через збільшення суми доходу, вказаної у Додатку 4ДФ, порівняно із попередніми місяцями.
Для прикладу, якщо щомісяця у 2023 році працівник отримував 6700 грн, має двоє дітей і скористався ПСП, оскільки його доход не перевищував 7520 грн (3760 грн на кожну дитину), то щомісяця з його доходу утримували 722,88 грн (0,18 від різниці між доходом і подвійним лімітом для ПСП). У місяць виходу у відпустку йому нарахували 7600 грн, при цьому сума ПДФО становила 1368 грн (0,18 від суми доходу без застосування ПСП). Таким чином, через відсутність ПСП з працівника утримали майже вдвічі більше ПДФО, ніж у попередні місяці.
Враховуючи ці обставини, рекомендується перерахувати ПДФО, наприклад, у наступному кварталі, в кінці року або при звільненні працівника. Важливо відзначити, що дана ситуація не стосується учасника силових структур збору, оскільки ПСП при його розрахунку не застосовується.
Альтернативний варіант нарахування перехідних відпускних
Розглянутий раніше варіант передбачав включення перехідних відпусток до Податкового розрахунку лише за місяцем виходу працівника у відпустку. Тим не менше, існує альтернативний підхід, який включає в себе подання інформації про перехідні відпустки в двох місяцях Податкового розрахунку (або більше, якщо тривалість відпустки перевищує 2 місяці). Зазвичай це може вимагати навіть подання двох окремих Податкових розрахунків у випадку, якщо перехідна відпустка охоплює різні місяці кварталу. Згідно цього підходу:
1. Відпускні обчислюються та виплачуються у місяці виходу працівника у відпустку.
2. У бухгалтерському обліку та звітності демонструється нарахування відпускних частинами – спочатку у місяці виходу у відпустку, а потім у наступному місяці (чи місяцях, включаючи місяць повернення).
Цей підхід дозволяє більш гнучко враховувати перехідні відпустки у фінансовому обліку та спрощує звітність відносно податкових зобов'язань за цей період.
Наприклад, якщо працівник відпочиває у червні 2023 і повертається у липні 2023, відповідно до Податкового розрахунку враховується наступне:
1. У Додатку 4ДФ та Додатку Д1 за червень 2023 (II квартал) вказується сума відпускних, нарахованих за червень. Проте, виплата відпускних і сплата ПДФО, ВЗ в Додатку 4ДФ за червень 2023 відображаються на повну суму – з урахуванням фактичної виплати.
2. У Додатку 4ДФ та Додатку Д1 за липень 2023 вказується сума відпускних, нарахованих за липень 2023.
Однак такий альтернативний підхід не надає жодних переваг. Наприклад, він не дозволяє уникнути перерахунку ПСП, оскільки у червні 2023 року слід сплатити ПДФО з повної суми виплати працівнику. Звісно, можна спробувати зменшити суму сплати ПДФО, але бухгалтер не може точно передбачити дохід працівника за наступний місяць – липень 2023. Наприклад, у липні 2023 року може змінитися сума ПСП, якщо працівник отримає премію, збільшить оклад, перейде у нову відпустку або буде на лікарняному. Вибір між підходами залежить від зручності для бухгалтера. Однак такий підхід може бути обґрунтованим у випадку, коли підприємство не використовує забезпечення (резерв) відпусток (субрахунок 471 "Забезпечення виплат відпусток") і складає спрощену фінансову звітність за формами 1-мс, 2-мс (мікропідприємства, непідприємницькі товариства). В такому випадку для забезпечення принципу відповідності доходів і витрат рекомендується розподілити відпускні між місяцями, щоб альтернативний підхід відображення відпускних у Податковому розрахунку збігався з нарахуванням витрат по відпускних у бухгалтерському обліку.
Обчислення та нарахування Єдиного внеску на соціальне страхування (ЄСВ) у період перехідних відпусток
Окрім питань, пов'язаних із перерахунком ПДФО для вирішення проблеми з ПСП, перехідні відпустки можуть породити ситуацію, коли фактичний дохід за певний місяць після розподілу відпускних виявляється меншим за мінімальну базу Єдиного внеску на соціальне страхування (ЄСВ) за січень-грудень 2023 року, яка складає 6700 гривень.
Це може стати відомим у пізніший термін, зокрема у місяці виходу працівника з відпустки, коли стають остаточно відомими його доходи за:
- місяць початку відпустки;
- місяць виходу з відпустки.
При порівнянні доходів працівника з мінімальною базою Єдиного внеску на соціальне страхування (ЄСВ), перехідні відпускні враховуються як місяці, за які вони нараховані, згідно з листом Державної фіскальної служби України від 11.03.2015 року № 5084/6/99-99-17-03-03-15.
У цьому випадку у Додатку Д1 Податкового розрахунку будь-якого місяця вказується донарахована різниця щодо ЄСВ. Для цього виконуються наступні дії:
1. Внести розраховану суму різниці до графи 18.
2. Проставити код типу нарахування (КТН) "13" у графі 09.
3. Вказати місяць і рік, до якого відноситься нарахована ЄСВ-різниця (графа 10).
4. Заповнити інші дані стандартно, залишивши графи 12-15 порожніми.
Перехідні відпускні й премії
Премії обчислюються відповідно до загальних правил, здійснюючи перерахунок «вперед» на основі відпрацьованих робочих днів, як визначено у пункті 3 підпункту 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів від 08.02.1995 р. № 100(далі – Порядок № 100). У випадку, коли працівник переходить у перехідну відпустку у червні 2023 року і завершує її у липні 2023 року, виникає ситуація з преміями, яка ілюструється у таблиці нижче.
Доплата до мінімальної зарплати та перехідні відпускні
Доплата до мінімальної зарплати обчислюється на основі оплати за відпрацьований час і не враховує відпусток, оскільки це виплати за невідпрацьований час.
Наприклад, якщо працівник увійде у відпустку з 23 червня 2023 року і отримає нарахування в розмірі 4500 грн (без відпускних) та 3500 грн (перехідні відпускні), ми перевіряємо відповідність мінімальній зарплаті за допомогою наступних кроків:
- Кількість відпрацьованих днів у червні 2023 року – 16 робочих днів.
- Загальна кількість робочих днів за нормою у червні 2023 року – 22 робочих днів.
- Мінімальна оплата за 16 робочих днів = (6700 грн × 16) / 22 = 4872,73 грн, де 6700 грн – мінімальна зарплата для червня 2023 року.
Отже, необхідна доплата до мінімальної зарплати складається, хоча загальна сума виплати становить 8000 грн (=4500+3500). Розрахунок доплати до мінімальної зарплати виглядає наступним чином:
4872,73 – 4500 = 372,73 грн.
В результаті працівник має отримати всього 8372,73 грн (=8000 + 372,73) у червні 2023.
Перехідні відпускні: проводки
Закінчуючи, розглянемо бухгалтерські проведення при нарахуванні перехідних відпусток. Для нашого аналізу візьмемо приклад, який ми розглядали раніше. При нарахуванні відпусток підприємство використовує забезпечення (резерв) відпусток – субрахунок 471 "Забезпечення виплат відпусток". З урахуванням цієї обставини, розбивка відпусток помісячно при нарахуванні не є необхідною.
Деталі бухгалтерських проведень представлені в таблиці нижче.
