Облік лікарняних медпрацівникам

18 November 2023

Паперовий лікарняний 2023

Паперові листки непрацездатності можна буде використовувати під час воєнного стану та протягом трьох місяців після його завершення. Це можливо, якщо лікар не має тимчасового доступу до електронної системи охорони здоров'я. У такому випадку, якщо лікар не має під рукою бланка, листок непрацездатності може бути роздрукований на звичайному білому папері замість спеціального бланка. Наказом Міністерства охорони здоров'я України № 532/274/136-ос/1406 від 3 листопада 2004 року затверджено порядок виготовлення бланка листка непрацездатності на паперовому носії.

Приймаючи паперові листки непрацездатності, бухгалтери повинні перевірити наявність усіх печаток і правильність зазначення, чи це оригінальний листок непрацездатності, чи продовження попереднього листка непрацездатності.

Терміни нарахування та оплати лікарняних медичним працівникам

Нарахування лікарняних, у тому числі лікарняних для медперсоналу, можливе лише тоді, коли електронний лікарняний має статус "готовий до оплати". Однак цей статус виникає не одразу після закриття електронного лікарняного, а через сім днів після його закриття (абзац 2 пп. 3 Порядку № 1234). Ці сім днів відраховуються з наступного дня після дати закриття; на восьмий день лікарняний вважається наданим і може бути призначений та нарахований. Така затримка у наданні е-лікарняного пов'язана з тим, що лікар може змінити свою думку протягом семи днів.

Після видачі електронного листка непрацездатності у медичного працівника є час для нарахування та оплати лікарняних. Послідовність дій показано в таблиці нижче.

Коли лікарняні нараховуються здоровим медичним працівникам

Лікарняний також може надаватися здоровим працівникам, які працюють в організації охорони здоров'я. Таблиця нижче ілюструє такі випадки. Найпоширенішим є електронний листок непрацездатності за пунктом "3", який видається на підставі медичного листка непрацездатності, зареєстрованого лікуючим лікарем (Порядок № 1234, абзац 2, підпункт 6 "3").

Розрахунок лікарняних для медичнних працівників

Згідно з нормативними документами, лікарняний складається з двох частин:

• Перша частина - це перші п'ять календарних днів, які підприємство, тобто медичний заклад, оплачує з власної кишені;
• Друга частина - шостий і наступні календарні дні тимчасової непрацездатності. Вони повністю оплачуються пенсійним фондом.

Методика розрахунку першої та другої частини допомоги по тимчасовій непрацездатності однакова. При цьому медичний заклад самостійно сплачує єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування як для першої, так і для другої частини.

Він сплачується за всі дні, охоплені лікарняним листом (включаючи неробочі, святкові та вихідні дні). Працівникам вигідніше брати лікарняний напередодні вихідних.

Лікарняні для медичного персоналу, які повністю оплачуються Пенсійним фондом

Однак існують винятки, коли лікарняні оплачуються Пенсійним фондом з 1-го дня:

• Лікарняний по догляду за дитиною віком до чотирнадцяти років;
• Лікарняний по догляду за хворим членом сім'ї;
• Лікарняний по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку в разі хвороби матері;
• По догляду за дитиною-інвалідом у разі хвороби матері;
• Тимчасова непрацездатність у зв'язку з карантином застрахованої особи, встановленим санітарно-епідеміологічною службою;
• Тимчасове переведення застрахованої особи на низькооплачувану легку роботу на підставі медичного висновку;
• Перебування в санаторно-курортних закладах з метою реабілітації.

Заклад охорони здоров'я (підприємство) не оплачує перші п'ять днів такого лікарняного. Оскільки повна сума виплачується з пенсійного фонду, в заяві необхідно вказати, що лікарняний був використаний повністю. Звичайно, в заяві на лікарняний також необхідно вказати причину лікарняного.

Розрахунок лікарняних для медичних працівників

Лікарняні розраховуються за такою формулою:

Лікарняні

=

Середньоденна зарплата

×

Кількість днів непрацездатності (лікарняного)

×

% страхового стажу

Відсоток від страхового стажу залежить від тривалості періоду:

• 50% - стаж до 3 років;
• 60% - стаж від 3 до 5 років;
• 70% - стаж від п'яти до восьми років;
• 100% - понад 8 років стажу.

Якщо страховий стаж за останні 12 місяців становить менше шести місяців (наприклад, якщо медпрацівник працював на 0,25 ставки або був відсутній на роботі тривалий час), до допомоги по тимчасовій непрацездатності застосовується граничний розмір, виходячи з мінімальної заробітної плати у місяці, в якому медпрацівник взяв лікарняний. Це означає, що якщо медичний працівник візьме лікарняний у період з жовтня 2022 року по квітень 2023 року, його середньоденна заробітна плата буде меншою за 220,11 грн (= 6700/30,44).

Розрахунок середньоденної заробітної плати для розрахунку лікарняних для медичних працівників

Розрахувати середньоденну заробітну плату дуже просто:

Середньоденна зарплата	=	Зарплата за останні 12 місяців перед місяцем виходу на лікарняний ________________________________________
		Кількість календарних днів за останні 12 місяців перед виходом на лікарняний

Заробітна плата, що включається до розрахунку середньої заробітної плати, включає всі виплати, які належать до фонду оплати праці та підлягають обкладенню єдиним внеском на загальнообов'язкове державне соціальне страхування:

• Матеріальна допомога на оздоровлення. Надається щорічно, коли медичні працівники перебувають у відпустці;
• Оплата днів, за які зберігається середня заробітна плата, наприклад, під час відрядження;
• Відпускні;
• Річна премія (у повному обсязі).

Ніколи не включайте в розрахунки:

• Лікарняні не є заробітною платою і ніколи не повинні включатися в розрахунок;
• Декретні (допомога у зв'язку з вагітністю та пологами): це також не є заробітною платою; 
• Матеріальна допомога для вирішення соціально-побутових та сімейних проблем (не включається до заробітної плати і є тимчасовою);
• Надбавки;
• Виплати на підставі цивільно-правових договорів. Ці виплати також не є заробітною платою.

Лікарняні для медпрацівників: мінімум і максимум 

Не забудьте перевірити існуючі обмеження при розрахунку середньоденної зарплати:

Мінімального ліміту лікарняних немає. Лікарняні розраховуються в середньому, крім випадків, коли страховий стаж становить шість місяців; якщо лікарняні за місяць нижче мінімальної бази, а працівник не працював жодного дня, їх не потрібно додавати до мінімальної бази. Однак різницю між фактичною базою та мінімальною базою слід визначити для нарахування ЄСВ за такі місяці (мінімальний ЄСВ за січень-вересень 2022 року становить 1430 грн. = 6500 грн. х 0,22; з січня 2023 року по жовтень-грудень 2022 року - 1474 грн.).

Нарахування лікарняних для медичних працівників, які працюють за сумісництвом

З 1 січня 2023 року до Закону № 1105 внесено зміни, зокрема викладено в новій редакції абзац другий частини другої статті 22 Закону № 1105. Зокрема, викладено в новій редакції підпункт 22.2.2 статті 22 Закону № 1105. Згідно з новим законом, допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується за основним місцем роботи або за сумісництвом. Це означає, що лікарняний за сумісництвом може бути наданий та оплачений за рахунок коштів фонду лише у випадку, якщо працівник не має можливості взяти лікарняний за основним місцем роботи.

У такому випадку працівник має подати документ (рішення або повідомлення) з основного місця роботи про те, що йому було обґрунтовано відмовлено у наданні лікарняного. Такими причинами можуть бути, зокрема, перебування працівника в неоплачуваній відпустці за основним місцем роботи (тільки якщо він працює за сумісництвом). За відсутності такого документа роботодавець за сумісництвом повинен відмовити в оплаті лікарняного, оскільки оплата за основним місцем роботи має пріоритет.

Вищезазначені положення також стосуються лікарняних:

• Звичайні лікарняні: нараховуються з шостого дня непрацездатності та оплачуються за рахунок коштів Фонду;
• Відпустка по догляду за дитиною за рахунок коштів Фонду надається батькам старше трьох років з першого дня року.

При цьому, тимчасова непрацездатність за перші п'ять днів оплачується роботодавцем і тому не вважається страховою виплатою, але порядок оплати залишається незмінним. Як наслідок, пункт 2 Постанови Ради Міністрів № 440 від 26.06.2015 р. "Порядок оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів роботодавця" залишається незмінним. Таким чином, працівники, які працюють за сумісництвом, мають право на отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності за перші п'ять днів як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. Іншими словами, працівники мають право на перші п'ять днів компенсації на всіх робочих місцях.

Приклад розрахунку лікарняних для медичних працівників 

 Приклад 1 (розрахунок лікарняних) Лікарняний надається за період 13-21 березня 2023 року (всього 9 календарних днів). Розрахунковий період: Березень 2022 - лютий 2023 року.

За цей період заробітна плата 198727,38 грн (з урахуванням відпускних) + лікарняні 1200 грн (4 дні лікарняного) Всього до розрахункового періоду включено 365 календарних днів.

Страховий стаж працівника - сім років.

Середня заробітна плата за календарний день = 198727,38 грн./(365 - 4) = 561,38 грн. Зменшення страхового стажу з 5 до 8 років = 70%.

• Перші п'ять днів (внесок медичного закладу) = 561,38 грн. х 5 х 0,7 = 1964,83 грн;
• За решту чотири дні (внесок пенсійного фонду) = 561,38 х 4 х 0,7 = 1571,86 грн.
• Разом за 9 днів (санаторій + пенсійний фонд) = 1964,83 + 1571,86 = 3536,69 грн.

По яким рахункам проводити лікарнян в обліку?

• Перша частина (витрати на КНП) відображається на субрахунку 949 "Інші витрати операційної діяльності". Обґрунтування: У Плані рахунків (Інструкція Міністерства фінансів № 291 від 30 листопада 1999 року) цей рахунок є рахунком "Виплати за невідпрацьований час", що є тотожним лікарняним. Цей рахунок також використовується для обліку всього ЄСВ (обох частин лікарняних);
• Друга частина (Навантаження на пенсійні фонди) - на субрахунок 378 "Розрахунки з Державним цільовим фондом". Обґрунтування: Інструкція 291 чітко визначає, що на цьому рахунку слід обліковувати "виплати по тимчасовій непрацездатності".

Якщо керуватися Інструкцією №291, то сам розрахунок має здійснюватися на субрахунку 663 "Розрахунки за іншими виплатами". Це пов'язано з тим, що, хоча лікарняні не включаються до складу заробітної плати, лікарняні та податок на доходи фізичних осіб мають спільну базу оподаткування. Отже, згідно з Податковим кодексом, лікарняні прирівнюються до заробітної плати, мають однаковий код доходу "101" у додатку 4ДФ до податкового розрахунку та загальну базу для нарахування ЄСВ.

У цьому прикладі облік допомоги по тимчасовій непрацездатності буде таким: