Лікарські засоби, медичні вироби та обладнання:облік придбання і списання

• Книга складського обліку лікарських засобів та медичних виробів
• Звіт про надходження і відпуск (використання) лікарських засобів та медичних виробів
• Журнал обліку відділеннями отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів

Лікарські засоби, медвироби та медобладнання – різниця між ними

Ключовим документом, що регулює організацію обліку активів у сфері медицини, є "Методрекомендації ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров’я" (наказ МОЗ від 09.09.2014 р. № 635, далі – Методрекомендації № 635). У цьому контексті, наведена таблиця висвітлює основні відмінності між термінами "лікарські засоби" і "медвироби".

Важливо відзначити, що термін "медвироби" в частині нормативних документів часто вживається як синонім "виробів медичного призначення". Обидва терміни вказують на прилади, обладнання, апарати та пристрої.

Наголосимо: "медвироби" (вироби медичного призначення) - це прилади, обладнання, апарати, пристрої.

Цікаво відзначити, що "медичне обладнання" також є підкатегорією "медвиробів", оскільки серед останніх визначаються "прилади, обладнання, апарати, пристрої" (п. 3 Методрекомендацій № 635 та пп. "9" п. 2 Техрегламенту № 753).

Термін "медичне обладнання" один раз зустрічається у Податковому кодексі (абз. 3 пп. "в" п. 193.1 ПКУ). Хоча сам ПКУ не надає точного визначення медичного обладнання, використовуючи загальний термін "машини та обладнання" (пп. 138.3.3 ПКУ), можна зробити висновок:

• медичне обладнання – це медвироби з строком служби понад 1 рік, які обліковуються як основні засоби (ОЗ) або малоцінні необоротні матеріальні активи (МНМА) з вартісною межею МНМА/ОЗ – 20 тис. грн.

Зазначене визначення буде використовуватися в подальшому. Аналогічні підходи застосовуються і до приладів, апаратів та пристроїв, які також будемо вважати медичним обладнанням.

Медичні вироби: як обліковувати

Відповідь на це питання не є однозначною, оскільки медичні вироби дуже різноманітні і не можуть бути однозначно класифіковані під один об'єкт обліку. Згідно з пунктом 2 Методрекомендацій № 635, медвироби взагалі відносяться лише до запасів, і для їхнього обліку рекомендується дотримуватися НП(С)БО 9 «Запаси» та Методрекомендацій з обліку запасів (наказ Мінфіну від 10.01.2007 р. № 2). Однак прилади, обладнання, апарати та пристрої очевидно не є запасами і загалом не відносяться до оборотних активів. Вони згадуються у Техрегламенті № 753, що свідчить про їхнє призначення як необоротних активів з строком служби більше 1 року.

Зверніть увагу: Методрекомендації № 635 регулюють облік лише тих медвиробів, які відносяться до запасів або малоцінних швидкозношуваних предметів.

Запасами можна вважати лише ті активи, які утримуються для споживання під час надання послуг установою (п. 3 НП(С)БО 9). Такі активи повинні мати очікуваний строк споживання менше 1 року, щоб бути класифікованими як запаси. Виробничі запаси (сировина і матеріали, напівфабрикати, інші виробничі запаси), а також малоцінні швидкозношувані предмети (МШП) входять в цей перелік.

Як пояснити відмінності між Методрекомендаціями № 635 та Техрегламентом № 753? Ймовірно, МОЗ хоче підкреслити, що Методрекомендації № 635 стосуються виключно обліку медвиробів, які є запасами у медичних закладах, і не охоплюють основні засоби. У цьому контексті слід відзначити, що регулювання бухгалтерського обліку має пріоритетне значення для Мінфіну, а не МОЗ.

Зверніть увагу: Для обліку медвиробів із строком служби більше 1 року (медичне обладнання) застосовується НП(С)БО 7 «Основні засоби».

Наведена нижче таблиця вказує на умови віднесення медвиробів до виробничих запасів, МШП, малоцінних необоротних матеріальних активів чи основних засобів.

 

Приклади медвиробів: класифікація як запаси, МШП, ОЗ/МНМА

Ілюстрації медичних виробів в різних категоріях бухгалтерського обліку: представлення у формі таблиці.

Мінімальні терміни амортизації для медичного обладнання як основних засобів

Якщо враховувати медичне обладнання як основний засіб, то мінімальний термін амортизації складає 5 років (згідно з пунктом 138.3.3 Податкового кодексу України). У разі придбання медичного обладнання в період з 01.01.2020 по 31.12.2030 року, цей мінімальний строк можна скоротити навіть до 2 років (див. пункт 43-1 Розділу 4 Перехідних положень Податкового кодексу України). Ці терміни амортизації можуть бути застосовані як для платників податку на прибуток, так і для неприбуткових установ, таких як медичні заклади комунальної форми власності.

Важливо відзначити, що Податковий кодекс України передбачає можливість прискореної 2-річної амортизації медичного обладнання, придбаного у період з 2020 по 2030 роки.

Щодо приладів, апаратів та пристроїв, вони можуть класифікуватися як основні засоби або малоцінні необоротні матеріальні активи. Розглядаючи їх як обладнання, маємо мінімальний строк амортизації в 4 роки згідно з пунктом 138.3.3 Податкового кодексу України. Для цієї категорії не передбачено можливості прискореної амортизації.

Бухгалтерський облік придбання лікарських засобів та медичних виробів в медичних закладах

Бухгалтерський облік закупівлі лікарських засобів та медичних виробів у медичних установах регламентують ті самі Методрекомендації № 635. Закупівля ліків та медичних виробів для комунальних некомерційних закладів здійснюється шляхом проведення процедур публічних закупівель через систему "ProZorro" (див. пп. "9" ч. 1 ст. 1 Закону "Про публічні закупівлі" від 25.12.2015 р. № 922; порогові значення та оприлюднення звіту про укладені договори – див. ст. 2 цього закону).

Зверніть увагу: комунальні некомерційні заклади використовують процедури публічних закупівель у зв'язку із їхнім власницьким статусом органів місцевого самоврядування.

Для документального оформлення отримання лікарських засобів та медичних виробів на складі медичного закладу наведено зображення нижче.

ЗАВАНТАЖИТИ ТАБЛИЦЮ

*МВО – матеріально відповідальна особа;

** додаток до Методрекомендацій № 635.

Придбання медичного обладнання оформлюється стандартними документами для обліку основних засобів (акти приймання-передачі, інвентарні картки).

На практиці, головна медична сестра може виступати в ролі матеріально відповідальної особи для складу, а сам склад може відсутнім або представлятися кімнатою головної медсестри та її шафами. Проте, лікарські засоби повинні розміщуватися згідно з нормами: наприклад, там, де потрібно низьке температурне зберігання – у холодильнику, а для наркотичних речовин – у сейфі.

У бухгалтерському обліку цей процес виглядає, як показано у таблиці нижче.

• БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ПРИДБАННЯ ЛІКІВ ТА МЕДВИРОБІВ

Методрекомендації № 635 вимагають вести предметно-кількісний облік певних видів лікарських засобів, а вимоги до цього вказані в таблиці нижче.

Окрім вказаних лікарських засобів, особливості обліку також стосуються інших запасів:

• дезінфікуючі засоби – спеціальний журнал отримання та витрат дезінфекційних засобів (наказ МОЗ від 11.07.2000 р. № 160);
• лікарські засоби та медичні вироби, отримані як гуманітарна допомога – Порядок бухгалтерського обліку гуманітарної допомоги, затверджений наказом Мінфіну від 14.12.1999 р. № 298. Гуманітарна допомога облікується окремо від допомоги, придбаної за рахунок коштів медичного закладу.

Документальне оформлення переміщення лікарських засобів та медичних виробів зі складу (головної медсестри) до відділень медичного закладу (зазвичай МВО – старша медсестра) має вигляд:

ЗАВАНТАЖИТИ ТАБЛИЦЮ

* реєстри подаються до 1 числа місяця наступного;

** Журнал подається до 2 числа місяця наступного.

Після цього старша медсестра видає лікувальні засоби та медичні вироби медсестрам на постах і в маніпуляційних кімнатах, де їх отримують медсестри постів та медсестри маніпуляційних кімнат. Після відповідної звітності перед старшою медсестрою, вона подає загальний звіт до бухгалтерії (див. нижче).

ЗАВАНТАЖИТИ ТАБЛИЦЮ

Списання лікарських засобів

Отже, бухгалтерія проводить процедуру списання використаних лікарських засобів і медичних виробів на підставі Звіту про надходження і відпуск (використання) лікарських засобів та медичних виробів (Додаток 6), який надходить від старших сестер відділень. Такий звіт також представляють головні сестри, як показано на вищезазначеній схемі. Щодо вибору конкретного звіту для проведення списання лікарських засобів, в практиці виробничого обліку запаси списуються при їхньому використанні, а матеріально-штучні запаси – при видачі, тому:

• лікарські засоби та медвироби списуються на підставі звіту-додатка 6 від старших медсестер;
• медвироби у ролі матеріально-штучних запасів – за звітом-додатком 6 від головних сестер.

Всі журнали подаються до 2 числа наступного місяця за звітним періодом.

При визначенні вартості списаних запасів медичні установи використовують стандартні методи оцінки запасів згідно з НП(С)БО 9, такі як метод ідентифікованої собівартості, ФІФО, середньозваженої собівартості.

Зверніть увагу: списання медвиробів-МШП проводиться при їх видачі.

Щодо медвиробів у ролі основних засобів (ОЗ) і малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА), рух яких не відображений на наведених схемах, облік їхнього використання здійснюється відповідно до НП(С)БО 7. Для основних засобів щомісяця проводиться нарахування амортизації.

Списання лікарських засобів: бухгалтерські проводки

Бухгалтерські відображення при списанні лікарських засобів і медичних виробів представлені у вигляді таблиці нижче.

• БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ ЗІ СПИСАННЯ ЛІКАРСЬКИХ ЗАСОБІВ

При необхідності можливе розширення плану рахунків шляхом введення додаткових аналітичних рахунків.

Списання прострочених лікарських засобів

Лікарські засоби, які втратили свою придатність через закінчення терміну придатності, підлягають вилученню та списанню з обігу. Цей процес регулюється наступними документами:

1. Порядок встановлення заборони (тимчасової заборони) та поновлення обігу лікарських засобів на території України (наказ МОЗ від 22.11.2011 № 809);
2. Правила утилізації та знищення лікарських засобів (наказ МОЗ від 24.04.2015 р. № 242).

Останній документ включає в себе необхідні форми для складання Акта та Звіту з утилізації та списання лікарських засобів.

Адаптація Методрекомендацій МОЗ під власні потреби

І в цьому контексті є значущі зауваження до Методрекомендацій № 635: вони не враховують багато практичних аспектів та особливостей конкретного медичного закладу, такі як:

• Медичний заклад спеціалізується на стоматології і не має маніпуляційних кабінетів або постів, які згадані в документі. Також в таких закладах може бути відсутня історія хвороби, тому реквізит про історію хвороби в документах може бути зайвим.
• Медичний заклад може мати комп'ютеризований складський облік і використовувати спеціальні програми для управління складом.
• В деяких медичних закладах може і не існувати окремого складу, і кабінет головної медсестри з шафами та холодильником може виступати як склад.

У таких випадках потрібно:

• Адаптувати Методрекомендації № 635 та пов'язані з ними документи до конкретних потреб закладу, враховуючи його специфіку. Це може включати додавання чи вилучення певних полів у документах або навіть створення власних документів.
• Враховувати специфіку різних відділень медичного закладу при адаптації. Наприклад, стандартні набори медичних процедур можуть бути застосовані в терапевтичному і стоматологічному відділеннях, але не підходять для операційного відділення, де необхідно вести персоналізований облік лікарських засобів за прізвищами та історіями хвороб пацієнтів.
• Розглядати ситуації переміщення лікарських засобів в межах закладу від одного відділення до іншого. Це може бути оформлено внутрішніми наказами керівника та внутрішніми накладними.
• Затверджувати внутрішнім наказом внутрішні правила приймання, зберігання, видачі (переміщення) та списання використаних лікарських засобів та медичних виробів. У цих правилах можна визначити порядок списання лікарських засобів відповідно до призначень лікаря, які зазначені в медичних картках пацієнтів. Такий підхід відповідає випадкам, коли лікар призначає стандартні види медичної допомоги. Зазначення певних стандартів в Журналі обліку може бути замінено відповідними нормами, враховуючи споживання та залишок лікарських засобів.
• Забезпечити офіційне локальне (внутрішнє) затвердження процедур обліку лікарських засобів та медичних виробів, якщо облік буде вестися в електронному вигляді.

Зверніть увагу: Методрекомендації № 635 та пов'язані з ними документи не є абсолютними і повинні бути адаптовані під конкретні умови медичного закладу.

Інвентаризація ліків та медичних виробів у КНП

Інвентаризація лікарських засобів та медичних виробів у комунальних медичних закладах проводиться відповідно до Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань (наказ Мінфіну від 02.09.2014 № 879). Згідно з цим документом, інвентаризації зазвичай виконуються перед складанням річної фінансової звітності протягом останніх трьох місяців року, а також у випадку зміни матеріально-відповідальних осіб.

Хоча Положення не визначає специфічні аспекти для медичних закладів, комунальні медичні установи можуть визначити додаткові умови, наприклад, проведення інвентаризацій лікарських засобів принаймні один раз на квартал. Це може бути передбачено в окремому Положенні про інвентаризацію, внутрішньому Порядку приймання та зберігання лікарських засобів та медичних виробів, або в наказі щодо облікової політики.

За виявлені різниці під час інвентаризації застосовуються стандартні процедури обліку, як для будь-яких інших підприємств.

• БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ ІНВЕНТАРИЗАЦІЙНИХ РІЗНИЦЬ

Недостачі компенсуються відповідальними особами згідно із затвердженими процедурами.