23 January 2025

Інвентаризація - важливий етап у фінансовому управлінні компанії. Нестачі та надлишки можуть суттєво вплинути на ваш бізнес. Довіртеся нашим експертам у бухгалтерському обліку, щоб отримати точні дані та уникнути фінансових втрат. Замовте бухгалтерські послуги вже сьогодні!

Замовити дзвінок

Документування нестачі, надлишку та пересортиці запасів і необоротних активів

Загальні відомості про інвентаризацію

Інвентаризація необоротних активів, таких як основні засоби та МНМА, поточна під час щорічної інвентаризації. Запаси, або товарно-матеріальні цінності (ТМЦ), перевіряються частіше — щокварталу або навіть щомісяця. Основним документом для бухгалтерів, який відображає результати інвентаризації, є Положення про інвентаризацію активів і зобов’язань, затверджене постановою КМУ від 02.09.2014 № 879 (далі – Положення № 879).

Фіксація розбіжностей

Процес фіксації розбіжностей щодо запасів і необоротних активів включає кілька етапів:

1. Інвентаризаційний опис : Інвентаризаційна комісія фіксує фактичну кількість ТМЦ в інвентаризаційному описі, порівнюючи її з даними бухгалтерського обліку. Опис передається до бухгалтерії, де необхідно перевірити підписи матеріально відповідальних осіб на розписи та заяви.

2. Звіряльна звітність : За участю бухгалтерії складається звіряльна звітність, де зазначаються лише ті ТМЦ, які мають надлишок або нестачу. Якщо дані збігаються, вони пропускаються. Відзначається також наявність пересортиці та можливість її зарахування.

3. Протокол інвентаризаційної комісії : Оформлений протокол, що містить пропозиції щодо врегулювання розбіжностей. На основі звіряльних відомостей комісія визначає, чи є остаточна нестача або надлишок, а також причини розбіжностей.

4. Протокол затвердження : Протокол передається керівнику підприємства на затвердження протягом 5 робочих днів з моменту завершення інвентаризації. Для цього керівника поставити резолюцію на протоколі, дату та підпис. Необхідно також видати наказ про врегулювання інвентарних різниць.

Кількість документів

Інвентаризаційні описи та звіряльні відомості можуть бути кілька, якщо є кілька матеріально відповідальних осіб. Також може бути кілька протоколів, якщо працює кілька інвентаризаційних комісій.

Зверніть увагу : протокол та наказ є підставами для обліку інвентаризаційних різниць.

Таким чином, бухгалтеру для проведення обліку результатів інвентаризації достатньо:

• Протокол інвентаризаційної комісії, затверджений керівником.
• Наказ керівника про врегулювання інвентарних різниць.

Форми документів для інвентаризації запасів і необоротних активів

Готові та довільні форми документів

При підготовці інвентаризаційних документів можна використовувати як стандартні, так і самостійно розроблені форми. Якщо ви обираєте останній варіант, важливо, щоб документи відповідали частині 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996.

Типові форми від Мінфіну

Основою для форми документів може служити наказ Міністерства фінансів України від 17.06.2015 № 572 «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» (далі – Наказ № 572). Згідно з пунктом 2 цього наказу, зазначені форми можуть використовуватися лише бюджетні установи, а й комерційні підприємства.

Спеціалізовані форми

Існують також спеціалізовані форми документів для інвентаризації певних видів активів, наприклад, для пального. Вони будуть розгляді наприкінці цієї консультації.

Рекомендації щодо розробки документів

Рекомендується створювати всі інвентаризаційні документи відповідно до специфіки вашого бізнесу та затверджувати їх як внутрішні документи. Можна використовувати форми, розроблені для бюджетних установ, як основу для власних документів.

Замовити дзвінок

Відмінності між інвентаризаційними описами та звіряльними відомостями

Спільні риси

Обидва документи містять інформацію про найменування матеріальних цінностей, але на цьому їх подібність закінчується. Розглянемо різницю на прикладі інвентаризації запасів.

Інвентаризаційний опис

Інвентаризаційний опис включає повний список усіх товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ). Проте, він не відображає різниці між фактичними та бухгалтерськими даними.

Звіряльна відомість

Звіряльна відомість формується за допомогою тих ТМЦ, де зафіксовано відхилення між фактичними та обліковими даними. Отже, у цій відомості містяться лише ті ТМЦ, щодо яких виявлено розбіжності. Вона не містить даних про кількість ТМЦ, натомість навести лише цифри відхилень, розподілені на надлишок і нестачу, а також інформацію про пересортицю.

З'єднання документів

Можна об'єднати ці два документи, але в умовах великої кількості ТМЦ відхилення може "загубитися" серед інших даних. У окремих звіряльних відомостях ці відхилення виокремлені та легші для аналізу.

Виявлення відхилень

Для виявлення відхилень використовуємо:

• Інвентаризаційний опис : фіксуємо лише кількість (фактичну та облікову).
• Звіряльну відомість : наводимо розраховані відхилення.

Різниця в необоротних активах

Подібна різниця своїми й між інвентаризаційним описом необоротних активів та звіряльною відомістю для них. Основна відмінність у порівнянні із запасами утворилася у кількох пересортицях, а також у наявності більш детальної інформації щодо продуктів та термінів корисного використання.

Дата відображення інвентарних різниць в обліку

Включення результатів інвентаризації

Бухгалтер повинен відобразити результати інвентаризації у бухгалтерському та бухгалтерському обліку фінансової звітності за той звітний період, коли інвентаризація була завершена, а не на дату підписання протоколу чи наказу керівника щодо врегулювання виявлених інвентаризаційних різниць.

Приклад відображення

Наприклад, якщо інвентаризація включається наприкінці І кварталу 2025 року, скажемо, 31 березня 2025 року, а протокол підписується в квітні 2025 року, результат все ще слід відобразити на 31 березня 2025 року іти у фінансову звітність за І квартал, якщо така буде отримана. Це обумовлено тим, що основна мета інвентаризації буде підтверджена достовірністю фінансових даних, тому результати повинні бути відображені у відповідній звітності. До терміну подання фінансової звітності до державних органів залишається достатньо часу.

Важливість терміна

Необхідно пам’ятати, що результати інвентаризації повинні бути включені у фінансову звітність того періоду, до якого є можливість провести інвентаризацію.

Причини надлишків за результатами інвентаризації

Що таке надлишки?

Надлішки представляють собою простій термін для обліку. Вони можуть виникати в запасах або необоротних активах з різних причин.

Основні причини виникнення надлишків

1. Недостатнє оприбуткування : Надлишки можуть виникнути через помилки або недбалість бухгалтера чи матеріально-відповідальної особи (МВО), коли активи не були оприбутковані.

2. Відсутність первинних документів : Це може статися, якщо документи були втрачені або зовсім не надходили. Наприклад, актив може залишитися від колишнього співробітника, який відмовляється його забрати, або ж постачальник не надіслав документи вчасно.

3. Помилкове списання : Активи можуть бути списані, вважаючи їх втраченими, але потім виявляється, що вони все ще наявні. Це також може статися при передачі на виробництво, коли актив фізично залишається на складі.

4. Надмірне списання : Це часто трапляється при відпуску запасів, наприклад, пального. Якщо паливо списується за нормами, але фактичне споживання менше, спостерігається надлишок.

5. Ліквідація активів : Активи можуть бути записані, але фізично їх ще не ліквідували, або залишилися частини від уже записаних об'єктів, які не оприбутковані.

6. Неврахований надлишковий продукт : Може бути вироблено більше продукції, ніж оприбутковано. Причинами можуть бути як свідомі дії (наприклад, збут продукції за "чорну" готовку), так і випадкові помилки, особливо у харчовій промисловості.

7. Додаткова пересортиця : Це ситуація, коли через помилки в обліковому записі спостерігається надлишок.

8. Закупівлі за "чорну" готівку : У таких випадках документів немає на активі, що ускладнює їх облік.

9. Використання складів іншими суб'єктами : Коли складські приміщення використовуються без укладення договору про відповідне зберігання, це може призвести до надлишків, якщо у сторонніх осіб відсутні документи на майнові цінності.

Визначення причин надлишків є завданням інвентаризаційної комісії. Якщо надлишки можуть вважатися доходом підприємства, їх виявлення має безпосередній вплив на оподаткування. Це особливо критично під час податкових перевірок.

Увага! Надлишки можуть виникати через помилки, невідфактуровані поставки, недосконалі норми списання товарно-матеріальних цінностей, а також наявність через "тіньових" операцій.

Причини нестач за результатами інвентаризації

Нестачі товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) є досить розширеним явищем, яке можна виникати як під час зберігання, так і в процесі транспортування. Основні причини їх виникнення включають:

1. Розкрадання ТМЦ. Однією з найбільш поширених причин нестача є крадіжка, яка може бути скоєна як працівниками підприємства, так і сторонніми особами, що мають доступ до складу або магазину. У роздрібній торгівлі часто трапляються випадки, коли покупці крадуть невеликі ТМЦ. При цьому справжніх винуватців може бути складно виявлено, або ж ситуація може зводитися до банального "зникнення".
2. Псування цінностей. Інвентаризація також викликана цінності, що втратили свої властивості. Це може статися через закінчення терміну придатності, фізичного зносу, шлюбу, пошкодження під час ремонту або впливу погодних умов.
3. Бухгалтерські помилки. Неправильний облік, який виник у завищенні суми або дворазовому опрацюванні, може призвести до виникнення нестачі.
4. Від'ємна пересортиця. Сумова різниця, що виникає внаслідок пересортиці, спостерігається нестачею, якщо норма природного убутку (згідно з п. 5 розділу IV Положення № 879).
5. Ліквідація об'єкта. Якщо об'єкти ліквідуються без належного документального оформлення, що також можна призвести до нестач.
6. Природні катастрофи. Стихійні лиха, такі як пожежі чи інші природні явища, можуть спричинити втрату ТМЦ.
7. Природний убуток. Нестача внаслідок природного убутку може виникати в межах нормальних втрат, таких як усушка, вивітрювання або витікання при перекачуванні. Наприклад, вага борошна, цукор або піску може змінюватися в залежності від вологості.

Слід зазначити, що нестача через природний убуток лише містить запасів, і в звіряльній інформації необхідно окремо вказати суму нестачі, пов’язану з природним убутком, та ту, що перевищує його межі. Це питання вимагає детального розгляду.

Особливості інвентаризації в умовах воєнного стану

У разі якщо товарно-матеріальні цінності (ТМЦ) знаходяться в зонах бойових дій або на тимчасово окупованих територіях, необхідно додати пункт 8 розділу І Положення № 879, який передбачає наступні правила:

1. Умови проведення інвентаризації

Для проведення інвентаризації важливо, щоб доступ до ТМЦ, первинних документів та бухгалтерських реєстрів був безпечним і безперешкодним.

2. Проведення інвентаризації при наявності інформації про втрату

Якщо ви маєте відомості про викрадання, нестачу або знищення майна, інвентаризацію можна (але не обов’язково) провести в деньлення цих фактів.

3. Інвентаризація після припинення бойових дій

Після закінчення бойових дій та звільнення території, за умов усунення перешкод для доступу до ТМЦ, інвентаризацію провести слід на 1 число місяця, наступного після події. Результати інвентаризації мають бути відображені в бухгалтерському обліку за відповідний звітний період.

4. Окуповані території

Території, що тимчасово окуповані або на яких тривають бойові дії, офіційно розпочато Міністерством реінтеграції.

5. Документування причин непроведення інвентаризації

Усі причини, через які не можна провести інвентаризацію ТМЦ, до яких немає безпечного доступу, повинні бути зафіксовані у внутрішньому наказі. Необхідно вказати, які ТМЦ не підлягають інвентаризації та чому. У фінансовій звітності такі ТМЦ відображаються відповідно до наявних даних обліку, але в примітках слід зазначити всі елементи, які можна включити на їх створення, зокрема інформацію про можливе знищення з відкритих джерел чи власних даних.

6. Документи під час інвентаризації знищених ТМЦ

При проведенні інвентаризації знищених ТМЦ складаються:

• Інвентаризаційні описи – для основних засобів (ОЗ), малоцінних необоротних матеріальних активів (МНМА), які не підлягають відновленню, а також для запасів, що стали непридатними.
• Звіряльні відомості – для відображення розбіжностей між даними бухгалтерського обліку та даними інвентаризації.
• Протоколи інвентаризаційних комісій – для документування списання знищених цінностей.

Замовити дзвінок