Оренда авто

24 November 2023

Договір: Оренда авто у фіз. особи

Договори оренди автомобілів з фізичними особами: які причини укладання цих договорів?

Компанії укладають договори оренди автомобілів з різних причин:

• Відсутність спеціалізованого автомобіля необхідного типу;
• Дорогий автомобіль потрібен для типових цілей; 
• Державним підприємствам та бюджетним установам може бути простіше орендувати транспортний засіб, ніж купувати його;
• Купівля небажана, оскільки транспортний засіб може бути часто замінений;
• Коли час, необхідний для цього, короткий, а оренда дешевша, ніж купівля;
• Менеджери компанії або інші співробітники хочуть використовувати власний автомобіль для ділових поїздок або пересування містом. Це може бути одноразове, регулярне або постійне використання.

Причини для цього, безумовно, можуть бути різними. Однак найчастіше виникає саме друга причина, а саме, коли автомобіль позичається у працівника компанії, тому в цій консультації ми приділимо більше уваги випадку позичання автомобіля, наприклад, у керівника компанії.

Оренда авто у співробітника

При оренді автомобіля в офіцера або іншого співробітника виникає просте і цілком логічне запитання: Як компанії уникнути необхідності орендувати автомобіль у працівника? Чи є в цій, здавалося б, простій ситуації простіший спосіб уникнути необхідності укладення договору найму? Відповідь на це питання залежить від вас, але це можливо за допомогою договорів оренди автомобілів з працівниками:

• Витрати на пальне, придбане для транспортних засобів, що використовуються працівниками компанії для відряджень, місцевих поїздок та вантажних перевезень, відносяться до складу витрат. Договори оренди автомобілів з фізичними особами пов'язують віднесення витрат на пальне до витрат з господарською діяльністю компанії і необхідні, зокрема, для обліку податкового кредиту з ПДВ. Без договору довести зв'язок з господарською діяльністю буде неможливо;
• Виплата неоподатковуваної компенсації керівникам або іншим працівникам як додаткової пільги на пальне. За відсутності договору оренди з такої компенсації необхідно утримати податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовий збір (ВЗ), а також нарахувати внески на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (ЄСВ);
• Податковий кредит з ПДВ надається при оренді фізичними особами-підприємцями, які є платниками податку на додану вартість.

Керівники, які користуються власним автомобілем, також можуть відшкодовувати витрати на пальне за рахунок премії. Однак у цьому випадку оподаткування майже ідентичне до відшкодування витрат на пальне, яке оподатковується як додаткове благо, оскільки заробітна плата оподатковується комбінованим соціальним податком та податком на доходи фізичних осіб, а внески на соціальне страхування вираховуються у джерела виплати.

Ще однією перевагою орендної плати порівняно з преміями є те, що орендна плата не обкладається єдиним соціальним внеском, а отже, дозволяє економити на ЄСВ.

Примітка: неоподатковувані компенсації пального та виплати особам, які не сплачують ЄСВ, є основними перевагами договорів оренди автомобілів з працівниками.

Залишити заявку 067 341 76 94

Правові підстави для оренди автомобіля

Відповідно до Цивільного кодексу, оренда (також відома як оренда з викупом) - це передача майна у володіння та користування на певний строк за плату (ч. 1 ст. 759 ЦК). Стаття 283 Господарського кодексу  також стосується оплати та строків оренди. Статті 798-805 ЦК. Статті 798-805 ЦК розглядають договори прокату автомобілів як окремий вид договору оренди. На договори прокату автомобілів поширюється дія цих положень Цивільного кодексу.

Примітки:

• Договір є договором позички, а не договором оренди (стаття 827 Цивільного кодексу);
• Якщо строк договору оренди не встановлений, договір вважається безстроковим (ч. 2 ст. 763 Цивільного кодексу). У такому випадку одна зі сторін може відмовитися від договору в будь-який час, письмово попередивши про це іншу сторону за один місяць або в строк, передбачений відповідним договором оренди.

Зміст договору визначається його умовами, а не назвою. Тому, якщо в договорі лізингу немає роялті, він вважається договором позики, незалежно від його назви.

При оренді транспортного засобу орендар має право самостійно використовувати орендоване майно для власної діяльності та може без згоди орендодавця укласти договір перевезення або інший договір про використання орендованого майна у власних цілях (стаття 800 Цивільного кодексу). Тепер зупинимося на особливостях оренди транспортного засобу у приватної особи в цілому.

Відповідно до Податкового кодексу, фінансовий лізинг розглядається як надання послуг. Таким чином, податковий режим відрізняється від Цивільного кодексу, який не розглядає оренду як виконання зобов'язання або надання послуг. Це, зокрема, впливає на розрахунок єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (див. нижче про оподаткування лізингових операцій). Якщо компанія орендує транспортний засіб у фізичної особи і метою оренди є отримання доходу (прибутку) від використання транспортного засобу, це відповідає поняттю господарської діяльності.

Особливості договорів прокату автомобілів з фізичними особами

При оренді автомобіля у фізичної особи зверніть увагу на наступні моменти:

• Договір повинен бути укладений у письмовій формі (частина 1 статті 799 Цивільного кодексу);
• нотаріально посвідчений (ч. 2 ст. 799 Цивільного кодексу). Більш детальну інформацію про специфікацію дивіться нижче;
• Зміст, ціна та строк дії договору повинні бути узгоджені (ч. 3 ст. 180 Господарського кодексу та ч. 1 ст. 759 Цивільного кодексу).

Що стосується періодичності сплати, то орендна плата сплачується щомісяця, якщо інше не встановлено договором (ч. 5 ст. 762 Цивільного кодексу). Бажано визначити в договорі періодичність, а також спосіб документального оформлення результатів надання послуг. Зазвичай це акт приймання-передачі наданих послуг.

Крім того, договір оренди автомобіля має й інші важливі юридичні особливості:

• Предмет договору, тобто транспортний засіб, повинен бути ідентифікований за його індивідуальними ознаками, наприклад, за VIN (номером кузова) або державним реєстраційним номером;
• Транспортні засоби не є одноразовими. Це означає, що лізингоодержувач не може розібрати такий транспортний засіб на запчастини або використати його для іншого транспортного засобу, незалежно від того, є він його власником чи ні;
• Якщо в договорі зазначено перевезення з одного місця в інше, але не вказані індивідуальні характеристики транспортного засобу, то це договір перевезення, а не оренди. За таким договором виконавець може надати будь-який транспортний засіб, який відповідає визначеним потребам замовника;
• Якщо орендар не може користуватися транспортним засобом через обставини, що виникли не з його вини, він звільняється від сплати орендної плати за весь період. Наприклад, якщо транспортний засіб вийшов з ладу через обставини, що не залежать від орендаря, орендна плата за цей місяць не нараховується (ч. 6 ст. 762 Цивільного кодексу).

Також бажано звернути пильну увагу на умови договору:

• страхування автотранспорту;
• Наслідки потрапляння орендованого транспортного засобу в ДТП;
• ремонт транспортного засобу - поточний та капітальний; можливість лізингоодержувача здійснювати поліпшення транспортного засобу. Хто може здійснювати такі дії і хто готовий за них платити.

Залишити заявку 067 341 76 94

Продовження договору оренди автомобіля

Строком дії договору оренди є строк, встановлений у договорі (ч. 1 ст. 763 Цивільного кодексу). Після закінчення цього строку договір оренди може бути продовжений за згодою сторін. Наприклад, такі положення, як "Якщо жодна зі сторін не заявить про намір розірвати договір оренди за один календарний місяць до закінчення строку оренди, передбаченого цим договором, сторони вважаються такими, що продовжили цей договір на той самий строк, на який було продовжено строк оренди за цим договором". Іншими словами, якщо термін дії річного договору оренди автомобіля закінчується, договір вважається дійсним ще на один календарний рік на тих самих умовах, якщо не буде подано повідомлення про його розірвання. Таким чином, лізингоодержувач має право понести витрати, еквівалентні лізинговим платежам за наступний рік, і несе відповідальність за лізингові платежі.

Нотаріальне посвідчення договору оренди автомобіля

Нотаріальне посвідчення договору оренди автомобіля з фізичною особою залежить від наступних моментів:

• Якщо ви орендуєте транспортний засіб у особи, яка не зареєстрована як суб'єкт підприємницької діяльності, нотаріальне посвідчення є обов'язковим (Цивільний кодекс, стаття 799, пункт 2). Без цього угода є недійсною з моменту її укладення (стаття 215 Цивільного кодексу, частина 1 статті 236 Цивільного кодексу). Як наслідок, фізична особа може втратити лізингові платежі;
• Лізинг автомобіля у фізичної особи-підприємця (ФОП) - також необхідно оформити нотаріальний акт. По-перше, Цивільний кодекс не містить жодних винятків для фізичних осіб-підприємців. По-друге, транспортний засіб може бути зареєстрований як на фізичну, так і на юридичну особу. Для фізичних осіб-підприємців не існує такого поняття, як реєстрація.

Однак це може призвести до виникнення юридичних проблем, якщо договір оренди автомобіля з фізичною особою-підприємцем не буде нотаріально посвідчений. Насправді, параграф 5 глави 30 розділу 6 Цивільного кодексу все ще містить положення, що регулюють договори оренди між комерційними організаціями, які не потребують нотаріального посвідчення. Цей аргумент підтверджується низкою судових рішень: Пункт 2.11 постанови пленуму ВГСУ від 29.05.13 № 12 "Про практику застосування законодавства про оренду нерухомого майна"; рішення ВГСУ від 14 листопада 2012 року у справі № 5009/1792/12 та рішення ВГСУ від 26 квітня 2012 року у справі № 5015/225/11; а також рішення Вінізького апеляційного адміністративного суду від 7 квітня 2015 року № 822/59/15.

Договори оренди транспортних засобів керівників

Орендуючи транспортний засіб у директора компанії, зверніть увагу, що директор не зобов'язаний підписувати договір оренди, якщо він є заінтересованою особою, оскільки він не може підписувати договір від імені обох сторін (ч. 3 ст. 238 Цивільного кодексу). Те саме стосується і кредитних договорів. Керівник повинен делегувати право підписання договору іншому працівнику компанії, наприклад, віце-президенту або працівнику, уповноваженому керівником (оскільки договори оренди автомобілів з фізичними особами також повинні бути нотаріально завірені). Хоча підпис керівника не робить договір автоматично недійсним, він створює юридичний ризик того, що договір може бути визнаний недійсним у суді, наприклад, за позовом одного з власників компанії.

Ремонт та оренда автомобілів

Бажано самостійно вирішувати питання ремонту автомобіля:

• Хто відповідає за регулярний ремонт і заміну витратних матеріалів (паливно-мастильних матеріалів, бензину, свічок запалювання, акумулятора, гальмівних колодок)? Як правило, за це відповідає орендар (ст. 801 Цивільного кодексу). Приклад "аварійної" ситуації: ремонт автомобіля після ДТП, коли страхової виплати від автоцивілки недостатньо. Бажано вказати, хто буде нести ці витрати;
• Хто буде проводити капітальний ремонт. Як правило, це лізингодавець;
• Поліпшення транспортного засобу. Поліпшення не є ремонтом (ст. 778 Цивільного кодексу). Поліпшення надає транспортному засобу певні нові характеристики (наприклад, економічність, додаткові функції, безпеку тощо). При здійсненні поліпшень сторони домовляються про те, яким чином вони будуть здійснені. Якщо поліпшення є віддільними, лізингоодержувач має право забрати їх назад і залишити собі при поверненні транспортного засобу (частина 2 статті 778 Цивільного кодексу). Наприклад, лізингоодержувач хоче встановити газобалонне обладнання (ГБО). Чи повинен лізингодавець нести витрати на її встановлення і що буде зроблено з ГБО після повернення транспортного засобу (буде демонтовано, передано лізингодавцю або продано лізингодавцю)? Інші приклади модернізації включають встановлення автомобільних камер та систем сигналізації.

Залишити заявку 067 341 76 94

Передача предмета оренди

Лізингодавець зобов'язаний передати транспортний засіб лізингоодержувачу негайно або у строк, встановлений договором лізингу (ст. 765 ЦК). У разі невиконання лізингодавцем цього обов'язку лізингоодержувач має право вибору (ст. 766 ЦК):

• вимагати від лізингодавця передати товар і відшкодувати збитки, завдані простроченням;
• може відмовитися від договору лізингу та вимагати відшкодування збитків (ст. 766 ЦК).

З податкової точки зору, передача транспортного засобу лізингоодержувачу повинна бути підтверджена актом приймання-передачі або, принаймні, відповідним пунктом у договорі лізингу: "Підписанням цього договору лізингодавець підтверджує, що лізингове майно передано, а лізингоодержувач приймає умови договору лізингу.

Акт приймання-передачі автотранспортних засобів

Акти приймання-передачі можуть бути складені у довільній формі з дотриманням обов'язкових вимог до основних документів відповідно до статті 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996 "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні". Також можна використовувати готові форми:

• акти приймання-передачі основних засобів за формою ОЗ-1 (Наказ Міністерства статистики № 352 від 29 грудня 1995 року, втратив чинність, але використання цієї форми не заборонено); 
• акти приймання-передачі відповідно до Наказу Міністерства фінансів № 818 від 13 вересня 2016 року. Хоча ця форма призначена для державного сектору (бюджетних установ), вона також може використовуватися іншими організаціями.

Бажано використовувати останню, оскільки вона є більш "сучасною", або підготувати власну форму на її основі. Цю форму також можна додати як додаток до договору.

Однак, яку б форму документа про передачу/участь не було обрано, бажано включити наступні деталі:

• Технічні характеристики транспортного засобу, що передається;
• VIN-код або державний реєстраційний номер транспортного засобу;
• Технічний та зовнішній стан транспортного засобу. По-перше, перед тим, як передавати транспортний засіб у позику, бажано відвідати механіка та отримати відповідний акт огляду. По-друге, опишіть стан кузова, фарби та скла, щоб уникнути подальших питань. Чи є подряпини, відколи, тріщини або вм'ятини. Також можна описати стан салону. Будь-які дефекти повинні бути описані в акті. Детальні фотографії транспортного засобу можна додати як додаток до акта приймання-передачі;
• Газобалонне обладнання (ГБО), відеореєстратор, сигналізація, датчики паркування, магнітола тощо;
• Задоволеність орендаря станом транспортного засобу: "Претензій до технічного та зовнішнього стану транспортного засобу, отриманого за актом приймання-передачі, немає";
• Перелік документів, що додаються до транспортного засобу: технічний паспорт, свідоцтво про страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів, свідоцтво про страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів (за наявності), акт огляду на станції технічного обслуговування;
• Опис речей, що додаються до транспортного засобу: кількість ключів, зимові шини, вогнегасник, запасне колесо тощо.

Оподаткування оренди автомобіля у фізичної особи

Оподаткування доходу фізичної особи-орендаря; можливі дві ситуації:

• Якщо оренда у звичайної фізичної особи (не ФОП), з орендної плати необхідно утримати ПДФО (18%) та військовий збір.2023 р. Оренда автомобіля у фізичної особи вноситься в 4ДФ: як це відображається? Дохід таких осіб має бути зазначений у додатку 4ДФ до податкового розрахунку під ознакою доходу "127" (опис 103.25 ЗІР ДПАУ). Ще один нюанс: якщо автомобіль повертається з поліпшеннями, яких раніше не було, цей же дохід слід оподатковувати як додаткове благо за ознакою "126". У цьому випадку ПДФО та військовий збір стягуються повторно. База оподаткування визначається виходячи із залишкової вартості об'єкта поліпшення, не меншої за його звичайну вартість. У цьому випадку база оподаткування також збільшується на натуральний коефіцієнт (= 1/(1-0,18) = 1,21951, стаття 164 Податкового кодексу);
• При оренді у приватних підприємців не потрібно утримувати податок у джерела виплати, оскільки підприємець сплачує свій податок самостійно.

Єдиний соціальний внесок. Орендні платежі фізичним особам не підлягають оподаткуванню єдиним соціальним внеском. Фактично, ЄСВ застосовується лише до виплат, що здійснюються фізичним особам за цивільно-правовими договорами про виконання робіт або надання послуг. Однак для цілей Цивільного кодексу договір оренди не визнається виконанням робіт або наданням послуг. Відповідні роз'яснення також можна знайти в ЗІР 201.03.

ПДВ. Цей податковий кредит діє лише у тому випадку, якщо транспортний засіб орендується у ФОП, зареєстрованого платником ПДВ (п. 198(6) Податкового кодексу). ФОП повинен зареєструвати податкову накладну в Єдиному реєстрі податкових накладних. Передача транспортного засобу від власника до лізингоодержувача сама по собі не є об'єктом оподаткування (п. 196(1) ст. 196 Податкового кодексу).

Однак, якщо автомобіль, який був поліпшений лізингоодержувачем, повертається, це є безоплатною передачею майна, що підлягає оподаткуванню ПДВ (ПК 14.1.191). Наприклад, лізингоодержувач не знімає самостійно встановлене ГБО і безоплатно повертає його фізичній особі. Якщо фізична особа оплачує поліпшення, це звичайний продаж.

Залишити заявку 067 341 76 94

Облік орендованих транспортних засобів

У бухгалтерському обліку орендовані транспортні засоби відображаються на рахунку 01 "Орендовані основні засоби". Поліпшення, здійснені орендарем, відображаються на субрахунку 117 "Інші необоротні матеріальні активи". Для цілей податкового обліку це група 9 "Інші основні засоби" з мінімальним строком корисного використання 12 років (опис ДПАУ 102.05 ЗІР). У цьому випадку об'єкт повертається орендодавцю і п'ятирічний період прискореної амортизації не може бути використаний (п. 431, п. 4 Тимчасових положень Податкового кодексу). Однак ці податкові періоди амортизації застосовуються лише до платників податків з високими доходами. Платники податків з низьким рівнем доходу та платники єдиного податку можуть використовувати будь-який період амортизації, наприклад, той самий п'ятирічний період.

Поліпшення списуються:

• Якщо орендодавець не повертає кошти, визнайте Дт 976 Кт 117 та відобразіть у складі інших витрат;
• Якщо погашаються орендодавцем, визнати як продаж основних засобів.

Оренда автомобіля у фізичних осіб - проводки

У бухгалтерському обліку оренда та лізинг транспортного засобу у фізичної особи відображається наступним чином: