Паливо на підприємствах: особливості амортизації

13 September 2023

• Акт списання палива зразок заповнення

Ефективне використання палива підприємствами у 2024 році

Ефективне використання палива підприємствами у 2024 році вимагає врахування норм, рекомендованих Міністерством транспорту та затверджених Директивою № 43 від 10 лютого 1998 року, яка встановлює норми споживання паливно-мастильних матеріалів для автотранспортних засобів. Ці норми враховують різні фактори, такі як різниця в лінійному пробігу між марками транспортних засобів і типами палива (бензин, дизель, газ), експлуатація при низьких температурах, міські умови, використання причепів, вага вантажу, що перевозиться, тощо.

Зауважимо, що Постанова № 43 не є нормативно-правовим актом, оскільки не зареєстрована в Міністерстві юстиції. Однак Міністерство наземного транспорту (колишнє Мінтранс) наполегливо рекомендує його використовувати всім суб'єктам господарювання, про що зазначено в листі Мінтрансу № 1545/25/10-14 від 17.02.2014. Податкова служба також вважає норму Порядку № 43 обов'язковою до виконання, як зазначено в листі ДФС № 11999/6/99-19-01-01-15 від 09.06.2015. Рекомендуємо не суперечити такому підходу, оскільки відсутність внутрішніх положень може призвести до негативних наслідків, у тому числі до нарахування ПДВ.

Слід мати на увазі, що будь-яке відхилення від положення № 43 через технічний стан транспортного засобу може бути обґрунтоване в межах чинних положень Мінінфраструктури.

Таким чином, № 43 є обов'язковим і його слід дотримуватися. Це стосується не лише підприємств, але й окремих роботодавців, особливо загальносистемних роботодавців, і тому вони також повинні перевіряти свої витрати на пальне.

Рекомендується використовувати Циркуляр № 43 для віднесення витрат на паливо та мастильні матеріали до валових витрат.

Положення про норми витрат пального та податкові наслідки

У випадку, якщо підприємство витрачає пальне понад встановлену норму, навіть при наявності відповідних первинних документів щодо закупівлі та списання цього палива, такі надмірні витрати розглядаються як не пов'язані з господарською діяльністю. Припускається, що це пальне було використано для особистих потреб. При надмірному споживанні палива потрібно:

1. Нарахувати компенсуюче податкове зобов'язання з ПДВ у звітному періоді, коли виникла надмірна витрата (згідно пункту "г" пункту 198.5 Податкового кодексу України). Сума цього зобов'язання дорівнює сумі податкового кредиту, який був вказаний при закупівлі цього надмірно витраченого пального. Таким чином, основою для нарахування ПДВ є вартість закупівлі надмірного пального без ПДВ (згідно пункту 189.1 Податкового кодексу України).

2. Зареєструвати відповідну податкову накладну. Варто пам'ятати, що строк реєстрації таких компенсуючих податкових накладних становить 20 календарних днів (після завершення місяця, в якому вони були складені).

Важливо: При надмірному споживанні палива рекомендується використовувати Норми № 43.

Залишити заявку 067 341 76 94

Зазначимо, що надмірні витрати палива не впливають на визнання витратами при розрахунках податку на прибуток. Податок на прибуток розраховується відповідно до правил бухгалтерського обліку, і в цьому випадку надмірні витрати розглядаються як звичайні витрати, і податкових різниць не виникає. Таке ставлення підтверджується листом ДФС від 20.01.2017 р. № 1186/6/99-99-02-02-15.

Важливо: Надмірні витрати палива не впливають на податок на прибуток, але можуть призвести до нарахування ПДВ.

Проте рекомендується уникати надмірного споживання пального, оскільки окрім податкових наслідків може виникнути інша проблема - акцизний податок (згідно з Інструкцією ДФС від 31.05.2019 р. № 2501/6/99-99-15-03-03-15/ІПК). Державна податкова служба може вважати надмірні витрати пального втратою підакцизного товару і може розглядати це як об'єкт оподаткування акцизом згідно з пунктом 213.1.6 Податкового кодексу України. Це може призвести до обов'язку реєстрації як платника акцизу.

Важливо: Пальне - це підакцизний товар. Систематичні і значні надмірні витрати можуть призвести до обов'язку реєстрації як платника акцизу

Потреба в нормах списання пального для неплатників ПДВ та єдиноподатників

Часто виникає питання про необхідність використання норм списання пального для неплатників ПДВ та єдиноподатників. Здається, що в цьому випадку компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ не застосовуються, і витрати на єдиний податок не впливають. Тоді чому потрібні ці норми списання пального?

Насправді, такі норми є необхідними. Їх значення полягає, насамперед, у контрольній функції, яка не дозволяє водіям неправомірно використовувати пальне та інші паливно-мастильні матеріали. В разі відсутності цих норм Державна податкова служба має вільні руки для вважання всіх витрат на пальне за понаднормативними, особливо у випадку відсутності належних первинних документів щодо обліку та списання пального. Це може не впливати на оподаткування, але податкові органи можуть вимагати відповідних підтверджень щодо використання додаткових ресурсів працівниками-водіями.

Існує одне виключення - це фізичні особи 1 групи єдиного податку та спрощенці 2-3 групи, які не мають найнятих працівників. У цьому випадку облік пального для них не є обов'язковим, оскільки податкові органи не можуть нарахувати їм податок без відповідної підстави. Закон "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 р. № 996 не застосовується до цих суб'єктів, тому за неведення бухгалтерського обліку їх не можна покарати

Коли норму амортизації палива потрібно встановлювати самостійно

У повсякденному житті можуть виникати ситуації, коли чинні норми амортизації палива, встановлені Положенням № 43, не можуть врахувати конкретні управлінські ситуації. До таких випадків належать:

1. придбання нових транспортних засобів або інших транспортних засобів, які взагалі не передбачені нормативними актами Мінтрансу;
2. переобладнання існуючого транспортного засобу, на який поширюється дія постанов Міністерства транспорту, на газобалонне обладнання (ГБО). Постанова № 43 не містить жодних цифр щодо споживання газу такими переобладнаними транспортними засобами, тому необхідно здійснити спеціальні модифікації, наприклад, у співвідношенні 1:1,25 (10 літрів бензину = 12,5 літрів газу на 100 км пробігу).
3. модифікація транспортних засобів для використання екзотичних видів палива або сумішей палива з іншими горючими речовинами. Наприклад, суміші бензин + водень, використання біопалива, встановлення електродвигунів та інші нетрадиційні рішення.
4. транспортні засоби, які, як правило, виготовлені індивідуально або модифіковані з інших типів транспортних засобів. Такі транспортні засоби не можуть бути включені до критерію № 43.

Важливо, що це спроба виправдати відсутність відповідних стандартів для певних транспортних засобів. Якщо Регламент № 43 не враховує багато сучасних типів і марок транспортних засобів, то точні розрахунки витрат пального можуть стати складними. Наприклад, Регламент № 43 не містить даних для таких популярних моделей автомобілів, як Nissan Qashqai і Ford Fusion, або таких марок автомобілів, як Acura і Infiniti.

Крім того, нові покоління моделей автомобілів є більш економічними і можуть споживати менше палива, ніж попередні моделі. У Постанові 43 може йтися про моделі без зазначення конкретного покоління, і такі відмінності у споживанні пального не враховуються.

Тому рекомендується встановлювати тимчасову норму амортизації палива внутрішнім наказом або іншою відповідною документацією, якщо чинні стандарти не враховують конкретних ситуацій.

Залишити заявку 067 341 76 94

Як затвердити власні норми списання пального, якщо виникла така необхідність

У випадках, коли потрібно встановити власні норми списання пального, існують три можливі варіанти дій:

1. Розробити тимчасові норми, виходячи з параметрів схожого технічно та конструктивно транспортного засобу, який вже має встановлені норми списання пального згідно Норм № 43.

2. Розробити тимчасові норми на підставі власних вимірів витрати пального. Для цього слід створити комісію з фахівців (включаючи водія, механіка, інженера тощо) і провести виміри витрати пального. Це може включати заправку повного бака і подальшу їзду з певною швидкістю, під час якої визначають, на скільки кілометрів вистачає такого пального. Далі, за допомогою простої арифметики, можна визначити лінійну норму витрати пального. Наприклад, якщо заправили 5 літрів пального і проїхали на них 50 кілометрів, то лінійна норма буде рівна 10 літрам пального на 100 кілометрів. Після проведення таких експериментів слід оформити Акт у довільній формі, при цьому можна використовувати Додатки Е і Ж з Норм № 43. Рекомендується вимірювати витрати пального шляхом вибуття пального з баку автомобіля, а не використовуючи показники вбудованих приладів обліку, що забезпечує більшу надійність результатів.

3. Звернутися до науково-дослідного інституту Міністерства інфраструктури - ДержавтотрансНДІпроект (засновником якого є Мінінфраструктури). Підставою для цього може бути пункт 2.1.5 розділу 2 Норм № 43. ДержавтотрансНДІпроект зможе розробити тимчасові індивідуальні норми списання пального, які будуть відповідати конкретним потребам суб'єкта господарювання. Важливо враховувати, що такі індивідуальні норми будуть застосовні лише для того суб'єкта господарювання, який звернувся за їх розробкою, і не можуть бути використані іншими. Зазначена розробка зазвичай є платною. Однак такі індивідуальні норми, розроблені державним органом, є вагомим аргументом у відношенні до податкових органів.

Звертаємо вашу увагу, що у випадку відсутності відповідних норм для нового автомобіля, рекомендується звернутися до ДержавтотрансНДІпроект для їх розробки

Документальне оформлення списання пального у 2024 році

Навіть при відміні офіційно затверджених первинних документів для списання пального, ДПС продовжує вимагати належного оформлення цього процесу. Про це можна переконатися, звернувшися до листа ДФС від 02.11.2015 року № 23178/6/99-99-02-02-15.

Підприємствам не залишається іншого виходу, як розробити "свої" форми первинних документів, базуючись на колишніх подорожніх листах. Подорожній лист - це єдиний документ, що може підтвердити роботу автомобіля та важливі технічні параметри, такі як робочий пробіг, обсяг пального до та після поїздки, а також кількість пального, доданого до баку. Заповнення цього листа зазвичай здійснюється водієм на основі показників одометра та рівня пального в автомобілі. Готові форми подорожніх листів можна взяти з "неактивних" нормативних документів, таких як:

1. Наказ Міністерства транспорту від 29.12.1995 року № 488/346 (для вантажних автомобілів).

2. Наказ Державного комітету статистики від 17.02.1998 року № 74 (для легкових автомобілів).

Важливо пам'ятати, що подорожні листи повинні бути затверджені внутрішнім наказом на підприємстві.

Ці подорожні листи можна модернізувати за потреби, видаливши зайву і додавши необхідні реквізити. Важливо враховувати, що ці розроблені документи повинні відповідати вимогам частини 2 статті 9 Закону про бухгалтерський облік. Однак не слід перестаратися, оскільки деякі реквізити можуть бути потрібні в конкретних випадках. Наприклад, для пасажирських автобусів обов'язковим є наявність медичного огляду з відповідною відміткою у подорожньому листі (якщо такий документ існує), тому немає потреби включати реквізити щодо лікаря (пункт 4.6 Положення з наказу Міністерства охорони здоров'я від 31.01.2013 № 65).

Подорожні листи повинні виписуватися щодня і подаватися на підприємство в кінці робочого дня. Виключенням є водії, робота яких передбачає постійні виїзди; вони повинні подавати подорожні листи після повернення.

Важливо зауважити, що списання пального повинно здійснюватися за фактичним використанням пального в буфері автомобіля, а не за заправкою пального в бак автомобіля.

Фактична витрата пального розраховується за наступною формулою:

Фактична витрата пального = залишок пального на початку поїздки + заправка - залишок пального в кінці поїздки.

Залишити заявку 067 341 76 94

Документування надмірного використання пального

Рекомендується, щоб у разі перевитрати пального водії вимагали письмовий звіт, який пояснює причину перевитрати пального. Цей формат важливий для того, щоб уникнути класифікації надлишку пального як додаткової пільги. Якщо пояснення містить "ділові причини" (наприклад, агресивний стиль водіння, неефективний маршрут, стан транспортного засобу, низький тиск у шинах), бухгалтер може мати підстави стверджувати податковим органам, що надлишок пального не підлягає оподаткуванню. За відсутності письмового пояснення таке перевищення розглядається як нецільове використання пального, тобто як "витік" пального з вини водія. У цьому випадку надлишок пального оподатковується як додаткове благо, якщо водій не отримує компенсацію його вартості.

У випадку значних перевитрат, навіть за наявності пояснення, найкращим варіантом може бути оподаткування таких перевитрат як додаткового блага або укладення угоди з водієм (з використанням коду "126" у Додатку 4 до ДФ) про відшкодування йому вартості пального.

У будь-якому випадку (з письмовим поясненням або без нього) платник ПДВ повинен розглянути можливість виникнення зобов'язання з відшкодування ПДВ.

ВАЖЛИВО: Уникайте надмірного використання пального, оскільки це може призвести до проблем з обліком ПДВ та оподаткуванням додаткових виплат працівникам.

 

• Акт списання палива зразок заповнення ЗАВАНТАЖИТИ

Списання пального для легкового автомобіля

Розглянемо процедуру реєстрації паливної економії на прикладі автомобіля Ford Focus. Цей автомобіль має об'єм двигуна 1 596 см3, працює на бензині і є п'ятидверним хетчбеком. Правило 43 встановлює лінійну норму споживання бензину для цього автомобіля на рівні 6,8 л на 100 км. Для конкретних ситуацій існують підвищувальні коефіцієнти:

• Їзда в міських умовах (Київ) - 15%.
• Використання кондиціонера для охолодження при температурі вище 30°C - 9% (максимально можливо 10%). Орієнтовний пробіг у червні 2023 року - 180 км.

Сумарне збільшення становитиме 9% + 15% = 24%.

Норма витрати палива визначається за наступною формулою:

Норма витрати палива = 0,01 х базова лінійна норма (літри на 100 км) х пробіг (км) х (1 + 0,01 х загальне збільшення).

Це означає, що норма витрати палива для цього автомобіля в червні 2023 року становить

0,01 х 6,8 л/100 км х 180 км х (1 + 0,01 х 24) = 12,24 х 1,24 = 15,18 л.

Це означає, що навіть якщо фактично витрачено 16 літрів бензину, за правилами червня 2023 року можна амортизувати лише 15,18 літра. Решта (0,82 л) вважається надмірним використанням. Однак можна збільшити норму споживання пального для використання кондиціонера на 10%. У цьому випадку загальне збільшення становитиме 10% + 15% = 25%, а норма споживання буде розраховуватися наступним чином:

0,01 х 6,8 л/100 км х 180 км х (1 + 0,01 х 25) = 15,3 л.

Це зменшує надлишкову витрату пального до 0,7 л (16 л - 15,3 л). Загальну формулу для розрахунку витрат пального можна знайти в розділі 4 Правил № 43.

Залишити заявку 067 341 76 94

Перелік коригувальних коефіцієнтів

Нижче наведено перелік найбільш часто використовуваних коригувальних коефіцієнтів з норми № 43.

Якщо ви переобладнали свій транспортний засіб на "газ"

Якщо на транспортний засіб встановлено газобалонне обладнання (ГБО), необхідно виконати наступні процедури

• Перереєструвати в МРЕВ і зробити відмітку в технічному паспорті;
• затвердити наказом тимчасову лінійну норму амортизації газу на основі коригування лінійної норми рідкого палива. Бензин - стиснений природний газ (1:1); бензин - скраплений нафтовий газ (1:1,25); дизельне паливо - стиснений природний газ (1:0,92). Див. пункт 2.1.4. Див. пункт 2.1.4 Правил № 43.

Крім того, для розрахунку норми необхідно звернутися до ДержавтотрансНДІпроекту.

Амортизація обліку палива

Рекомендується створити окремий субрахунок для обліку палива на рахунку 203 "Паливо":

• 2031 - Автомобільні паливно-мастильні матеріали;
• 2032 - Паливно-мастильні матеріали на складах. Звичайно, якщо на складі є певна кількість паливно-мастильних матеріалів, цей рахунок слід використовувати.

Типові бухгалтерські проводки для списання палива на підприємствах такі:

• Бухоблік зі списання палива ЗАВАНТАЖИТИ

Залишити заявку 067 341 76 94