Перенесення щорічної відпустки у 2025 році: правила та приклади оформлення
04 September 2025
Щорічна відпустка – це гарантоване право кожного працівника. Проте на практиці часто виникають ситуації, коли використати її у запланований термін неможливо: виробнича необхідність, хвороба працівника чи інші обставини. У таких випадках закон дозволяє перенести відпустку на інший період.
У 2025 році діють оновлені норми трудового законодавства, які уточнюють порядок перенесення щорічних відпусток. Для роботодавців важливо правильно оформити всі документи, аби уникнути претензій контролюючих органів, а для працівників – знати свої права та можливості.
У цій статті ми розглянемо, у яких випадках допускається перенесення відпустки, як правильно оформити заяву та наказ, а також наведемо приклади документів, що допоможуть у роботі.
Перенесення відпустки за проханням працівника
Щорічну відпустку можна перенести лише за наявності поважних причин. Вичерпний перелік таких підстав містить стаття 11 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР. Наприклад, це може бути невиплата відпускних до початку відпустки чи хвороба працівника під час відпочинку.
Важливо: заробітна плата за час відпустки обов’язково виплачується до її початку (ст. 21 Закону).
Якщо перенесення необхідне через виробничі потреби, то підстави регламентовані частиною другою ст. 11 Закону про відпустки. При цьому закон не зобов’язує роботодавця враховувати особисті плани працівника. Але з огляду на мотивацію персоналу доцільно йти назустріч, якщо це не шкодить роботі установи.
Разом з тим, при перенесенні потрібно пам’ятати про обмеження:
- щорічна відпустка не може не надаватися повної тривалості протягом двох років поспіль (ця норма тимчасово не діє під час воєнного стану);
- протягом робочого року обов’язково мають отримати відпустку особи до 18 років та працівники, які мають право на додаткові відпустки.
Працівник має подати заяву з причиною та бажаними строками перенесення. Далі роботодавець видає наказ про перенесення, скасовує попередній наказ і вносить зміни у графік відпусток.
Під час воєнного стану діють спеціальні норми:
- працівники зберігають право на 24 календарні дні щорічної відпустки;
- роботодавець може відмовити у використанні невикористаних днів або надати відпустку без збереження зарплати;
- працівникам, задіяним на об’єктах критичної інфраструктури, можуть відмовити у будь-якій відпустці (крім декретної та по догляду за дитиною).
Перенесення відпустки після виплати відпускних
Іноді рішення про перенесення приймається вже після того, як працівникові нарахували і виплатили відпускні. У такому випадку бухгалтер має:
- нарахувати зарплату за фактично відпрацьований час;
- сторнувати відпускні та відповідні податки (ЄСВ, ПДФО, ВЗ);
- провести виплати з урахуванням різниці.
Як діяти, якщо зарплата менша за відпускні?
При розгляді заяви керівник уточнює, чи були виплачені відпускні. Якщо так, зазвичай працівник подає заяву про повернення суми або погоджується на її утримання із зарплати. Це має бути оформлено письмово, оскільки без згоди працівника утримання заборонене (ст. 127 КЗпП).
Відпускні, отримані авансом, не вважаються безпідставним збагаченням, але підлягають поверненню, оскільки підстава для виплати відпала (ст. 1212 ЦК). Тому існують три варіанти:
- працівник добровільно повертає кошти;
- зарахування відпускних у рахунок зарплати на підставі заяви;
- звернення до суду у разі відмови повернути кошти.
Найкращий варіант – домовитися, щоб працівник у заяві попросив зарахувати отримані суми як зарплату. Це дозволить відобразити операцію у наказі і правильно провести облік.
Якщо ж відпустку переносять у межах одного місяця, виплачені відпускні залишаються у працівника, змінюється лише розподіл між місяцями у табелі та податковій звітності.
Перерахунок середньої зарплати при перенесенні
Середню заробітну плату обчислюють за Порядком, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100.
- Якщо відпустку переносять у межах одного календарного місяця – перерахунок не потрібен.
- Якщо ж початок відпустки зміщено на інший місяць – середня зарплата розраховується заново, адже змінюється розрахунковий період.
