Податкова накладна 2025: інструкція заповнення
25 March 2025
Правильне заповнення податкової накладної — запорука уникнення штрафів і податкових ризиків. Помилки в реквізитах, несвоєчасна реєстрація в ЄРПН або відсутність обов’язкових полів можуть призвести до проблем із податковим кредитом та накладення санкцій.
У цій статті ми розглянемо, коли складається податкова накладна, які обов’язкові реквізити вона має містити, як правильно її оформити та зареєструвати у 2025 році, а також наведемо практичний приклад заповнення.
Поняття податкової накладної
Податкова накладна (ПН) — це електронний документ, що використовується для обліку податку на додану вартість (ПДВ) в Україні. Вона створюється та реєструється продавцем у Єдиному Реєстрі Податкових Накладних (ЄРПН) і містить інформацію про номенклатуру постачання товарів, робіт або послуг, дані про покупця, обсяги постачання та нарахований ПДВ. Після реєстрації покупець може визнати податковий кредит з ПДВ.
У випадку помилок або необхідності змін створюється розрахунок коригування (РК). Цей документ має таку ж форму, як ПН, але включає причини коригувань і відповідні записи щодо кількості та вартості постачання (записи «+»/ «–» для виправлення показників у ПН).
Завантажити файли:
- Податкова накладна: нова форма 2025
- Розрахунок коригування: нова форма 2025
- Податкова накладна зразок заповнення
Оновлена податкова накладна 2025: основні відомості
-
Податкова накладна (ПН) оформлюється особою, зареєстрованою як платник ПДВ (згідно з п. 201.1 Податкового кодексу України, далі – ПКУ).
-
ПН створюється в електронному форматі з використанням кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису (п. 201.1 ПКУ).
-
ПН оформлюється на дату, коли у постачальника виникають податкові зобов’язання, і вона є підставою для покупця нарахувати ПДВ, що включається до податкового кредиту (п. 201.1 ПКУ).
Важливо: датою виникнення податкових зобов’язань є перша з двох подій:
- дата відвантаження товарів / виконання робіт / надання послуг;
- дата отримання передоплати за товари / роботи / послуги.
-
Для оподатковуваних і звільнених від оподаткування операцій оформлюються окремі ПН (п. 201.5 ПКУ).
-
ПН має два додатки:
-
Додаток 1 заповнюється при відвантаженні частини товарів/послуг, якщо вони не мають окремої вартості. Цей додаток не заповнюється при отриманні передоплати.
-
Додаток 2 — Розрахунок коригування кількісних і вартісних показників, використовується для внесення змін або виправлення помилок у зареєстрованій ПН.
-
-
Усі ПН мають бути зареєстровані в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) у терміни, визначені ПКУ (п. 201.10 ПКУ).
Підтвердження реєстрації — електронна квитанція в текстовому форматі, що надсилається протягом операційного дня.
-
За порушення термінів реєстрації ПН в ЄРПН передбачені штрафи для постачальника згідно зі ст. 120-1 ПКУ.
-
Форму ПН і порядок її заповнення затверджено наказом Мінфіну від 31.12.2025 №1307 (далі – Порядок №1307).
Як заповнити податкову накладну у 2025 році
Що Врахувати При Заповненні Табличної Частини Розділу Б Податкової Накладної:
-
При постачанні товарів заповнюється графа 3.1, де вказується код товару за УКТ ЗЕД. Він записується без розділових знаків.
-
Для послуг заповнюється графа 3.3, де вказується код послуги відповідно до Державного класифікатора продукції та послуг (ДКПП).
-
Графи 4 та 5 оформлюються згідно з Класифікатором системи позначень одиниць вимірювання та обліку (КСПОВО), актуальним на дату оформлення накладної.
-
У графі 8 вказується код ставки ПДВ, який застосовується до операцій постачання. Коди ставок зазначені в пп. 6 п. 16 Порядку №1307.
-
Графа 9 заповнюється для операцій, звільнених від оподаткування ПДВ.
-
Кількість позицій товарів/послуг у одній накладній не повинна перевищувати 99,999 найменувань.
