Подорожній лист

19 September 2023

Подорожній лист — це один із ключових документів у сфері обліку та контролю використання службового транспорту. Він фіксує інформацію про маршрут, цілі поїздки, витрати пального, технічний стан транспортного засобу та інші важливі дані. Для підприємств, що використовують автомобілі у своїй діяльності, ведення подорожніх листів є не лише питанням внутрішньої дисципліни, а й важливою умовою для правильного бухгалтерського й податкового обліку.

У 2025 році актуальність правильної форми подорожнього листа зростає, з огляду на вимоги контролюючих органів до прозорості витрат підприємств. Документ може бути як паперовим, так і електронним, але в будь-якому випадку він має відповідати чинним нормам законодавства. У статті розглянемо, для чого потрібен подорожній лист, які реквізити він повинен містити, та як його правильно оформлювати, щоб уникнути ризиків при перевірках.

• Подорожній лист службового легкового автомобіля зразок заповнення ЗАВАНТАЖИТИ
• Подорожній лист вантажного автомобіля зразок заповнення ЗАВАНТАЖИТИ

Подорожній лист (іноді називається дорожнім листом) є документом, який використовується для обліку виконаної роботи автомобілем та містить інформацію про обсяг спожитого пального, що залежить від відстані, пройденої автомобілем. Цей документ містить не лише цю інформацію, але й інші дані. Однак, його обов’язковість скасували уже давно – зробили це Законом від 05.07.2011 р. № 3565. Метою було послабити надмірне державне регулювання автомобільних перевезень. Ще є рішення Вищого адміністративного суду від 21.09.2017 № К/800/34426/16, яке визнає необов’язковість подорожнього листа. Однак, не все так просто з бухгалтерським обліком, а точніше податковим обліком.

Залишити заявку 067 341 76 94

Списання пально-мастильних матеріалів

Щодо списання пально-мастильних матеріалів, то це проводиться на підставі даних про пробіг автомобіля та керується Нормами витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затвердженими наказом Міністерства транспорту від 10.02.1998 № 43.

Якщо витрати на пальне перевищують встановлені норми, то це коригується відповідно до правил бухгалтерського обліку, які затверджені наказом підприємства. Проте коригування фінансового результату для оподаткування на суму перевищення витрат пального над нормою не є обов'язковим (див. лист ДФС від 09.06.2015 № 11999/6/99-99-19-01-01-15).

Популярні послуги компанії:

• Юридична адреса в Україні;
• Юридична адреса у Києві та області;
• Послуги бухгалтера;
• Бухгалтерські послуги;
• Фінансова звітність ФОП. 

Заміна подорожнього листа

Заміна подорожнього листа наразі не має однозначного рішення, і це стає очевидним після аналізу податкових перевірок. Звичайний наказ керівника про направлення автомобіля на конкретне завдання вже не є достатнім документом, оскільки він не фіксує:

1. Фактично виконану роботу (кількість кілометрів).
2. Фактичний маршрут та призначення поїздки.
3. Використання автомобіля водієм для особистих цілей.

Існує також акт на списання пального, але й він базується на кількості проїдених кілометрів.

Можна провести аналогію з відрядженням, де наказ на відрядження дозволяє нараховувати добові, але не достатній для підтвердження витрат на проїзд, оскільки потрібно також мати транспортні квитки. Так само і в даному випадку потрібен документ, який дозволяє зафіксувати вищезазначені показники.

Загалом, суб'єктам господарювання слід активно думати про створення нового документа, аналога подорожньому листу. Незважаючи на скасування останнього, він залишається важливим для податкового обліку, як підтвердження витрат на пальне. Державні органи також активно рекомендують використовувати аналогічний документ, і дозволяють платникам податків розробляти його самостійно. Головне, щоб цей документ був затверджений наказом відповідного підприємства, або, в альтернативному варіанті, наказом щодо облікової політики.

Залишити заявку 067 341 76 94

Хто може обійтися без подорожнього листа

З наведеними вище обгрунтуваннями можна зробити висновок, що використання подорожніх листів, фактично, не є обов'язковим, за винятком таких категорій осіб:

1. Платники податку на прибуток з низькими доходами, які одночасно не є платниками податку на додану вартість (ПДВ).
2. Фізичні особи-підприємці, які віднесені до другої та третьої груп оподаткування (із ставкою 5%). Ці особи також не мають зобов'язань з ПДВ.
3. Юридичні особи, які віднесені до третьої групи оподаткування (із ставкою 5%). Вони також не здійснюють операції з ПДВ.

Для цих категорій осіб немає потреби активно доводити свої витрати на амортизацію та податковий кредит з ПДВ, оскільки вони не мають податкових різниць. Що стосується витрат на пальне, вони можуть списувати їх навіть понад встановлені норми або взагалі не користуватися нормами. Отже, для цих осіб використання подорожніх листів є необов'язковим. Проте важливо зауважити, що для цих категорій осіб подорожній лист може мати інше важливе призначення - контроль за витратами на пальне водіями. Без належного контролю можуть виникнути недоліки та можливість зловживань.

Необхідно враховувати: незалежно від системи оподаткування, подорожній лист залишається важливим для всіх, хоча б для забезпечення необхідного контролю.

Залишити заявку 067 341 76 94

Підготуйте власний подорожній лист

У створенні подорожнього листа можна скористатися шаблоном з попередніх версій цього документа, який можна знайти у застарілих нормативних документах, зокрема:

1. Наказ Міністерства транспорту від 29 грудня 1995 року № 488/346 (для вантажних автомобілів).
2. Наказ Держкомстату від 17 лютого 1998 року № 74 (для легкових автомобілів).

Під час вибору реквізитів цього шаблону слід перш за все враховувати обов'язкові реквізити, передбачені статтею 9 Закону про бухгалтерський облік, такі як дата, підписи учасників, одиниці виміру тощо. Однак у практиці створення подорожнього листа обов'язково повинні бути додаткові реквізити:

1. Кілометраж: вказання показників спідометра та пройденої відстані в кілометрах.
2. Рух пального: включає залишок пального, видану кількість, заправку і фактичні витрати пального у літрах. Якщо автомобіль є електричним, то вміст пального можна замінити відсотковими показниками заряду акумулятора або кількістю кВт-годин заряду.
3. Маршрут: ця інформація вказує на господарське використання автомобіля. Для вантажних автомобілів зазвичай наводиться конкретна адреса місця призначення, а для легкових може бути вказано тип маршруту (міська поїздка, подорож по трасі, міжміська поїздка). При міжміських поїздках рекомендується також вказувати конкретне місце, куди була здійснена поїздка.
4. Температурні умови: цей реквізит важливий, оскільки впливає на норми споживання пального. Наприклад, при роботі в холодну погоду використовуються підвищені коефіцієнти.
5. Норма витрат пального: цей показник, виражений в літрах, важливий для контролю витрат пального водієм.

Особливу увагу до перших двох реквізитів - кілометражу та руху пального - приділяють податкові органи.

В колишніх версіях подорожніх листів містилися ще два реквізити:

1. Допущення водія до керування автомобілем в залежності від його стану здоров'я. Проте цей аспект тепер фіксується у спеціальному журналі та не має впливу на подорожній лист.
2. Підпис механіка. Цей реквізит не має податкового значення і не впливає на статус подорожнього листа.

Після створення подорожнього листа, його необхідно затвердити внутрішнім наказом на підприємстві.

Як часто слід оформляти подорожній лист?

Щоденно. В кінці кожного робочого дня водії повинні подавати їх на підприємство. Виняток становлять лише водії, чиє завдання передбачає постійні виїзди, вони мають подавати подорожні листи після повернення.

Ця практика, хоч і не зафіксована жодними офіційними правилами, випливає з необхідності регулярно фіксувати показники одометра для контролю над транспортною діяльністю, як це вимагають податкові органи. Хоча можливо існують думки, що це можна обговорити, однак чому б цього не робити?

Для вашого розуміння: одометр - це пристрій в автомобілі, який відображає відстань, пройдену автомобілем у кілометрах (в США - в милях).

Залишити заявку 067 341 76 94

Дорожні листи: як їх заповнювати

Нижче наведено приклад заповнення подорожнього листа для вантажних і легкових автомобілів. Однак його слід адаптувати відповідно до специфіки використання транспортного засобу. Наприклад, якщо одночасно використовуються газові балони та бензин. Потрібно додати поля для обох видів палива. 

• Подорожній лист службового легкового автомобіля зразок заповнення ЗАВАНТАЖИТИ

• Подорожній лист вантажного автомобіля зразок заповнення ЗАВАНТАЖИТИ

Подорожні листи для електромобілів

Електромобілі стають все більш популярними, і підприємства активно включають їх до свого автопарку. Щодо ведення подорожніх листів для електромобілів, варто зазначити, що на сьогоднішній день не існує офіційно затверджених нормативів щодо витрат електроенергії для електромобілів, на відміну від традиційних автомобілів з двигунами внутрішнього згоряння. Спершу може здатися, що подорожні листи для електромобілів не потрібні, але їх головна мета полягає не в контролі витрат, а в підтвердженні зв'язку між використанням автомобіля та господарською діяльністю платника податків (див. вище). Отже, подорожній лист є необхідним і для електромобілів, оскільки на його підставі нараховується амортизація, і ПДВ обчислюється на витрати електроенергії під час заряджання батареї.

Для електромобіля можна використовувати формуляр подорожнього листа для легкового автомобіля, де замість літрів можна вказати кількість заряду у кіловат-годинах (або відсотки від максимальної ємності батареї).

Залишити заявку 067 341 76 94