Порядок звільнення працівника

06 December 2023

Без участі бухгалтера у випадку звільнення працівника не можливо обійтись. Він повинен мати повну інформацію про причини звільнення та точну дату припинення трудових відносин. Це необхідно для забезпечення правильного та своєчасного розрахунку звільненим працівником. У даній статті також розглянуться особливості процедури звільнення в умовах надзвичайного стану.

Звільнення працівника: моменти, коли можливе

Кодекс законів про працю (КЗпП) надає різноманітні підстави для розірвання трудових відносин з працівником. Ці підстави можна класифікувати наступним чином:

1. За згодою обох сторін (пункт 1 частина 1 стаття 36 КЗпП).
2. З ініціативи роботодавця (стаття 40 КЗпП).
3. З інших підстав, визначених пунктами 2-8 статті 36 КЗпП.

Отже, причини звільнення можуть бути як «мирними», так і виникати з суперечканих ситуацій.

Звільнення працівника: «мирні» причини

Звільнення працівника за взаємною згодою сторін

Звільнення за взаємною згодою сторін – причина, за якою фактично приховують інші підстави. Цей мирний метод припинення трудових відносин дозволяє завершити трудовий контракт у будь-який момент, якщо роботодавець і працівник досягли згоди. Кожен з них може ініціювати завершення трудового договору, визначаючи дату припинення. У випадку взаємної згоди сторін, у трудовій книжці роблять відзначення: «Звільнений за взаємною згодою сторін, п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП України».

• Заява на звільнення ЗРАЗОК
• Наказ на звільнення ЗРАЗОК

Звільнення у зв'язку з завершенням терміну дії трудового договору (контракту)

Роботодавець має право не продовжувати контракт після його закінчення. З іншого боку, працівник також може забрати свою трудову книжку в останній день терміну дії контракту. В трудовій книжці робиться відповідний запис про завершення терміну трудового договору (контракту), де можна вказати номер і дату підписання контракту. У такому випадку типовим записом є: «Звільнений через закінчення терміну трудового договору, п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП».

Звільнення працівника за власним бажанням

Відхід за бажанням працівника – найбільш розповсюджена причина розриву трудових відносин. Це трапляється, коли працівник знаходить нового роботодавця або має об'єктивні причини для такого рішення, наприклад, переїзд в інше місто, вступ до вищого навчального закладу, переїзд родини, або потребує нагляду за дитиною до 14 років або дитиною з інвалідністю та інші. Концепція «поважної причини звільнення» визначена в частині 1 статті 38 КЗпП. У випадку виходу за власним бажанням з поважною причиною в трудовій книжці може бути внесено запис, наприклад, «Звільнений за власним бажанням у зв'язку з переїздом до іншого міста, ст. 38 КЗпП України». Якщо поважної причини немає, то вказується: «Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України».

Для реалізації виходу за власним бажанням необхідно:

1. Подати заяву про звільнення, де слід вказати підставу (згадка про ст. 38 КЗпП), бажану дату звільнення, дату складання та підпис. Ці реквізити обов'язкові для визнання заяви дійсною. Заяву слід подати за 2 тижні до бажаної дати звільнення (термін відраховується від дати повідомлення роботодавця).
2. Руководство має поставити візу на заяві та передати її у відділ кадрів.
3. Підготувати наказ на звільнення згідно з формою № П-4.
4. Наказ підписується керівником.
5. З працівником ознайомлюють з наказом.

Дата звільнення визначається:

• останнім робочим днем;
• останнім днем відпустки (якщо працівник скористався правом на відпустку);
• днем видачі трудової книжки (якщо роботодавець її не видає своєчасно). При цьому виділяється новий наказ про звільнення, а проміжок часу між старою та новою датами оплачується за середнім заробітком, оскільки це вважається вимушеним прогулом.

Важливо: 2 тижні - це термін на звільнення без наявності поважної причини. Протягом цього терміну працівник має право відкликати заяву.

2-тижневий термін не застосовується, якщо працівник має поважну причину для звільнення за статтею 38 КЗпП. Такі працівники можуть вказувати будь-яку дату звільнення. Якщо причина прямо не зазначена в цій статті, то роботодавець самостійно визначає поважність причини.

Керівник підприємства може скоротити строк відробітку або взагалі не застосовувати його та звільнити працівника відразу за його згодою.

Звернімо увагу: якщо керівник погоджується звільнити без 2-тижневого відрахування або в коротший термін, то краще переписати заяву, вказавши точну дату звільнення. Крім того, дата в заяві і фактична дата звільнення бажано, щоб збігалися. Також можлива зміна формулювання на «за згодою сторін», якщо це не впливає на виплату вихідної допомоги.

Заява на звільнення повинна містити, наприклад, такий вираз: «прошу звільнити мене за власним бажанням 1 червня 2023 р. згідно ст. 38 КЗпП».

Звільнення директора за власним бажанням

Звільнення посадових осіб на підприємстві виникає з определеними труднощами в процесі розірвання трудових відносин. Однією з цікавинок у цьому контексті є питання: хто повинен подати заяву на звільнення директора? Відповідь: це завдання власника (засновників) підприємства. Це необхідно для дотримання процедур, визначених в статті 38 Кодексу законів про працю. Директор повинен напередодні подати заяву власнику підприємства з врахуванням двотижневого строку. У випадку, якщо власників декілька, заява повинна бути спрямована до їх колегіального органу, такого як загальні збори, відповідно до статуту. Як альтернативу, заяву можна відправити рекомендованим листом. Директор також повинен ініціювати проведення позачергових загальних зборів. Заява про звільнення директора може мати різну форму та адресуватися власникові або загальним зборам засновників (або іншому органу відповідно до статуту).

Увага: Директора звільняють на зборах засновників з дотриманням процедури передачі справ.

Після отримання згоди власників директор повинен видати наказ про власне звільнення, вказавши рішення власника (або зборів засновників).

Ще один обов'язковий крок у процесі звільнення директора - повідомлення держреєстратора про зміни посадових осіб підприємства, передачу справ, а також печаток і переоформлення електронного підпису, а також зміни в обслуговуючих банках для картки з підписами посадових осіб.

Переведення на інше робоче місце

Внаслідок переведення на інше підприємство можливе припинення трудових відносин, але це вимагає виконання певних умов. Зокрема, необхідно мати лист-клопотання, адресований керівникові підприємства, на яке переводиться працівник, отримати письмову відповідь-згоду від цього керівника, а також подати дві заяви від працівника – про звільнення з попереднього місця роботи та про прийняття на нове місце роботи. У такому випадку робиться відзначення, наприклад: «Звільнений у зв’язку з переведенням на роботу до ТОВ «Едельвейс», п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП України».

Звільнення працівника: «суперечкані» причини

Працівник з систематичними порушеннями

Розірвання трудових відносин через систематичне порушення трудової дисципліни вимагає особливого підходу до документування. По-перше, у таких випадках можливо надати попередження (догану) замість звільнення, проте вибір між ними є альтернативним. По-друге, працівник має право оскаржити рішення у суді та вимагати поновлення на роботі. Тому для ефективного розірвання трудових відносин потрібні:

1. Акт комісії, в якій повинно бути не менше трьох членів.
2. Записка начальника працівника адресована керівнику підприємства.
3. Докази систематичного порушення трудової дисципліни, наприклад, інформація з прохідної чи табеля обліку робочого часу.

Також необхідно переконатися, що в працівника відсутній об'єктивно важливий поважний мотив для порушень. Рекомендується отримати від працівника пояснювальну записку та отримати згоду від профспілки (якщо така існує). Важливо підтвердити систематичність проступків. Звільнення порушника повинно відбутися не пізніше, ніж через місяць з моменту виявлення порушення. Це завдання може бути складним, тому важливо для кадровика або відповідної особи докладно працювати над документацією та належним чином все задокументувати. Рекомендується досягти домовленості з працівником та знайти «згоду сторін за п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП», уникаючи формулювання «звільнений за систематичне невиконання покладених обов’язків за строковим договором, п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП».

Працівник з прогулами

Розірвання трудового договору за прогул (згідно з п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП) – для застосування цього підстави працівник повинен безперервно або у сумі бути відсутнім на роботі без обґрунтованої причини протягом 3 годин працездатного дня. Але чи достатньо просто зробити відмітку в табелі і розпочати процедуру звільнення? Ні, необхідно врахувати наступне:

1. Приведення доказів, що працівник відсутній не тільки на робочому місці, але й на території підприємства (оскільки систематична відсутність на робочому місці є порушенням трудової дисципліни).
2. Переконання, що працівник не має поважних причин для відсутності (це може включати хворобу, проте відсутність медичного посвідчення не завжди є достатньою причиною; аварії, стихійні явища, сімейно-побутові обставини).
3. Належна документація, включаючи акт комісії з трьох осіб, табель обліку робочого часу, записку начальника працівника адресовану керівникові підприємства, пояснювальну записку працівника або акт відмови працівника її подати, а також згоду профспілки (якщо така існує).
4. Пройшло не більше місяця з дня прогулу, і працівник не отримав інші дисциплінарні санкції.

Очевидно, що розірвання трудового договору через одноразовий прогул є складною процедурою, аналогічно систематичному порушенню трудової дисципліни.

Увага: всі аспекти розглянутих статей для звільнення повинні бути коректно оформлені, оскільки працівник має можливість оскарження рішення у суді, якщо доведе поважність причини прогулу або порушення трудової дисципліни.

Обхідний лист при процедурі звільнення працівника

Підприємства в процесі звільнення застосовують процедуру укладення обхідного листа. У цьому документі різні підрозділи підприємства роблять відмітки про те, чи здійснив працівник розрахунок з ними, включаючи повернення виданого раніше спецодягу. Важливо відзначити, що обхідний лист не є обов’язковим документом і використовується лише для внутрішнього контролю. Його завданням є забезпечення того, що працівник розраховується з матеріально відповідальними особами підприємства, повертаючи використане ним майно. Зазвичай одним із підписантів цього листа є бухгалтер, який підтверджує відсутність заборгованості за підзвітними сумами і т. д. Форма обхідного листа є гнучкою, і те, хто його підписує, визначається самим підприємством.

Дії бухгалтера при звільненні працівника

При звільненні працівника бухгалтер повинен виконувати ряд обов'язків, зосереджуючись не лише на проведенні фінансових операцій, а й на документальному оформленні.

У наведеній нижче таблиці подано перелік дій бухгалтера, а також вказано відповідне нормативне забезпечення та необхідний документ, що надає підстави для здійснення відповідних нарахувань.

Важливо виконувати ці дії на основі наказу про звільнення. Проте, чекати на остаточне підписання цього наказу та ознайомлення працівника з ним може призвести до затримок у вчасних виплатах. Це, в свою чергу, може призвести до штрафів. Тому важливо зазначити дату, до якої бухгалтер повинен завершити відповідні операції.

Процес звільнення працівника: день «Х» для бухгалтера

Для проведення окончательного розрахунку з працівником важливо внести відомості у відповідну таблицю.

• Звільнення працівника – день “Х” для бухгалтера

Тому рекомендуємо вчасно здійснювати всі розрахунки. Крім того, для оформлення наказу про звільнення необхідно мати певні дані:

1. Кількість днів відпустки, яку слід компенсувати.
2. Кількість днів надмірної витраченої відпустки, за які слід здійснити утримання.

Цю інформацію будуть вимагати спеціалісти з кадрів та керівництво при формуванні наказу про звільнення працівника.

Важливо: бухгалтер повинен забезпечити наявність коштів для виплати працівникам у день їх звільнення, щоб провести повний розрахунок.

Причини звільнення не впливають на день остаточного розрахунку за працівником.

Процедура звільнення працівника: коли заява про звільнення потрібна/непотрібна

Для розірвання трудового контракту не завжди обов'язкова заява працівника (див. нижче наведену таблицю). Однак наказ про звільнення є обов'язковим елементом документації, без якого бухгалтер не може офіційно здійснити виплати та провести розрахунки з працівником.

• Коли заява про звільнення працівника потрібна/непотрібна

У таблиці подано лише частковий перелік інших можливих причин.

Чи потрібно проводити розрахунок у випадку, коли працівник не підписав обхідний лист?

Розрахунок із працівником обов'язковий у будь-якому випадку. Затримка зі звільненням або утриманням виплат через непідписання обов'язкового листа не є правомірною. Законодавство не встановлює обов'язковість підпису обхідного листка. Тому, незалежно від того, чи підписав працівник лист, виплати й розрахунки повинні бути проведені в повному обсязі у день звільнення.

Увага: Непідписаний обхідний лист не впливає на отримання працівником всіх виплат у день звільнення.

Звільнення з роботи директора та головного бухгалтера

Особливості в звільненні директора та головного бухгалтера, обидві посади з обов'язками підпису. При розірванні трудового контракту з головним бухгалтером рекомендується включити в наказ такі пункти:

1. Проведення обов'язкової інвентаризації, особливо, якщо головний бухгалтер був матеріально відповідальною особою. Навіть у випадку відсутності такої відповідальності, проведення інвентаризації рекомендується, оскільки головний бухгалтер відповідав за достовірність та повноту бухгалтерського обліку.

2. Зміна сертифікатів електронного підпису.

3. Подання до обслуговуючого банку нових зразків підпису, оскільки головний бухгалтер має право другого підпису.

4. Повідомлення ДПС про звільнення головного бухгалтера протягом 10 днів за формою № 1-ОПП. Для директора таке повідомлення не потрібне, оскільки відомості про його зміни отримуються ДПС з ЄДР.

При заміні директора, крім зміни сертифікатів електронного підпису та подання документів до банку для зміни першого підпису, також потрібно зареєструвати зміни у держреєстратора, який вносить їх до ЄДР. Це не стосується звільнення головного бухгалтера, оскільки дані про нього в ЄДР відсутні.

Особливості звільнення працівника в умовах введення учасника силових структур стану 2023

Особливості звільнення працівників під час введення учасника силових структур стану у 2023 році включають ряд обмежень та новацій, встановлених Законом "Про організацію трудових відносин в умовах надзвичайного стану" від 15.03.2022 № 2136.

По-перше, працівник має право самостійно розірвати трудовий договір без попереднього повідомлення роботодавця, вказавши в заяві строк, якщо на території розташування підприємства тривають особливі обставини та існує загроза життю та здоров'ю. Однак існують винятки, такі як виконання суспільно корисних робіт або робіт на об'єктах критичної інфраструктури.

По-друге, роботодавець може звільнити працівника під час медичної лікарняної або відпустки (за винятком відпустки по вагітності та декретної), але дата звільнення визначається першим робочим днем, що настає після закінчення відпустки або лікарняного.

По-третє, при звільненні працівників під час учасника силових структур стану, роботодавець не зобов'язаний залучати профспілкову підтримку (за винятком членів органів профспілок) у випадках, передбачених статтею 43 КЗпП. Таке звільнення може стосуватися, наприклад, скорочення штату або ліквідації підприємства.

Також слід врахувати, що в разі відсутності працівника на роботі через надзвичайний стан (наприклад, виїзд за кордон), це не може розглядатися як прогул, і працівник не може бути звільнений за це. Можливі варіанти включають оформлення дистанційної або надомної роботи, а також відпустки за свій рахунок на період учасника силових структур стану, згідно з частиною 3 статті 12 Закону № 2136. Також є можливість призупинення трудового договору, при цьому трудові відносини залишаються, але зарплату не виплачується, згідно зі статтею 13 Закону № 2136.