Як правильно оформити повідомлення про прийняття працівника на роботу у 2025 році
01 August 2025
Оформлення повідомлення про прийняття працівника на роботу — важливий етап у кадровій документації кожного роботодавця. У 2025 році вимоги до цього документа залишаються актуальними, а правильне його заповнення допоможе уникнути штрафів і непорозумінь із контролюючими органами.
У цій статті ми розглянемо основні правила заповнення повідомлення, розберемо ключові моменти, на які варто звернути увагу, а також наведемо практичні поради для кадровиків і власників бізнесу.
Актуальний бланк повідомлення про прийняття на роботу у 2025 році
Діючий бланк повідомлення про прийняття на роботу затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 року № 413 (з урахуванням змін постанови КМУ від 21 лютого 2025 року № 184). Завантажити його можна за посиланням нижче.
- Повідомлення про прийняття працівника на роботу бланк 2025
- Повідомлення про прийняття працівника на роботу зразок 2025 (початкове)
- Повідомлення про прийняття працівника на роботу зразок 2025 (скасовуєче)
Коли потрібно подавати повідомлення про прийняття працівника
Повідомлення про прийняття працівника (у тому числі домашнього) або укладення гіг-контракту — це офіційний документ, що містить інформацію про нового працівника, укладений трудовий договір та дату початку роботи.
Основна мета подання — внесення даних про працівника до реєстру застрахованих осіб для нарахування і сплати ЄСВ.
Повідомлення подають усі роботодавці: підприємства, бюджетні установи, організації, а також фізичні особи — підприємці.
Документ потрібно подавати у територіальний орган ДПС за місцем реєстрації платника ЄСВ.
Термін подачі повідомлення про прийняття працівника на роботу
Повідомлення необхідно подати до початку фактичної роботи працівника за укладеним трудовим договором. Це єдина вимога щодо строків — крайній термін подачі визначається датою початку роботи.
Важливо! Повідомлення не можна подавати раніше укладення трудового договору або видання наказу про прийняття на роботу. Спочатку оформлюють трудові відносини, а лише потім — подають повідомлення.
Покроковий порядок прийняття працівника:
- Отримуєте від працівника необхідні документи.
- Укладаєте трудовий договір або видаєте наказ про прийняття, знайомите працівника під підпис із документом, у якому дата початку роботи встановлена на декілька днів пізніше дати оформлення документів.
- Надсилаєте повідомлення до ДПС про прийняття працівника.
- Отримуєте підтвердження прийняття повідомлення — квитанцію в електронному кабінеті.
Таким чином, допускати працівника до роботи можна лише після оформлення наказу/трудового договору і подання повідомлення до податкової (ч. 4 ст. 24 КЗпП).
Послідовність строків подання повідомлення:
- Дата реєстрації наказу (трудового договору)
- Подача повідомлення до ДПС
- Дата початку роботи працівника
Інструкція: як подати повідомлення через електронний кабінет
Щоб надіслати повідомлення про прийняття працівника (включно з домашнім працівником або гіг-контрактом) через електронний кабінет, виконайте такі кроки:
- Виберіть режим «Введення звітності».
- Встановіть фільтри: рік і звітний період.
- Натисніть кнопку «Створити» та оберіть форму «J30 Єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
- У списку форм виберіть «J3001005» — Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту.
- Вкажіть територіальний орган ДПС у полі «Код ДПІ» (за замовчуванням встановлено за місцем основної реєстрації).
- Натисніть «Створити».
- У режимі «Перегляд звітності» можна перевірити статус поданої звітності.
Якщо з технічних причин не вдається подати повідомлення в електронному вигляді, його слід надати до ДПС у паперовій формі з копією в електронному вигляді відповідно до абзацу 4 постанови КМУ № 413 від 17.06.2015.
Зразок оформлення повідомлення про новоприйнятого працівника
Розглянемо приклад заповнення повідомлення, якщо з працівницею Петренко О.Л. було укладено трудовий договір за сумісництвом. 14 липня 2025 року вона подала заяву про прийняття на роботу з 17 липня 2025 року. У цей самий день її ознайомили з наказом про прийняття на роботу №124-к/тр від 14.07.2025.
Як правильно заповнити повідомлення про працевлаштування: покроково
У таблиці нижче наведено рекомендації щодо заповнення кожного реквізиту форми повідомлення до ДПС.
|
№ |
Назва реквізиту |
Як заповнити |
|
1 |
Тип повідомлення |
Обираємо один із варіантів: «Початкове» — після укладення трудового договору; «Скасовуюче» — якщо потрібно скасувати вже подане повідомлення. |
|
2 |
Код за ЄДРПОУ або РНОКПП / серія та номер паспорта |
Вказуємо код ЄДРПОУ установи або, для ФОПів, інші ідентифікаційні дані. |
|
3 |
Назва страхувальника |
Повна офіційна назва установи або ПІБ підприємця. |
|
4 |
Порядковий номер |
Присвоюємо номер запису згідно з кількістю працівників у повідомленні. |
|
5 |
Категорія особи |
1 — основне місце роботи 2 — сумісництво 3 — гіг-контракт 4 — ЦПХ 5 — домашній працівник |
|
6 |
РНОКПП або паспортні дані |
Зазначаємо ІПН або, у разі його відсутності, серію і номер паспорта. |
|
7 |
Унікальний номер із демографічного реєстру (за наявності) |
Витягується з ID-картки. |
|
8 |
ПІБ працівника |
Повністю, відповідно до документів. |
|
9 |
Громадянство |
1 — громадянин України; 0 — іноземець чи особа без громадянства. |
|
10 |
Номер наказу |
Вказуємо номер відповідного наказу. |
|
11 |
Дата видання наказу |
Дата, коли наказ був підписаний. |
|
12 |
Дата початку роботи |
Має збігатися з датою в наказі. |
|
13 |
Дата формування повідомлення |
День, коли формується й подається повідомлення. |
|
14 |
Керівник/уповноважена особа |
ПІБ і посада особи, яка підписує повідомлення. |
|
15 |
Головбух / відповідальна особа |
Заповнюється у разі наявності відповідального бухгалтера. |
Примітка: Бюджетні установи можуть використовувати лише категорії 1 та 2.
Коли не потрібно подавати повідомлення до податкової
Повідомлення не подається, якщо особа:
- призначена керівником за результатами держреєстрації;
- працює на громадських засадах;
- виконує обов’язки за внутрішнім суміщенням;
- проходить практику або стажування;
- поновлена на роботі за рішенням суду;
- повернулася з відпустки по догляду за дитиною;
- вийшла на роботу після призупинення трудового договору.
Повідомлення при прийнятті за сумісництвом: що потрібно знати
Повідомлення обов’язкове у разі:
- прийняття на зовнішнє або внутрішнє сумісництво (категорія 2);
- переходу із сумісництва на основне місце роботи — оформляється новий трудовий договір;
- прийняття за переведенням з іншого підприємства;
- укладення строкового або тимчасового трудового договору.
Не подається при внутрішньому суміщенні, оскільки новий трудовий договір не укладається.
Відповідальність за неподання повідомлення
Якщо не подати повідомлення або зробити це несвоєчасно, передбачено:
- Штраф для роботодавця — 1 МЗП (відповідно до ст. 265 КЗпП);
- Адміністративний штраф для посадової особи — 510–1700 грн (ст. 41 КУпАП).
Як скасувати повідомлення: практичний кейс
Працівниця Петренко О.Л. відмовилась від працевлаштування 16.07.2025, до дати початку роботи. У цьому разі:
- Подаємо повідомлення №2 — ідентичне первинному, але з галочкою в полі «скасовуюче».
- Якщо в первинному повідомленні було декілька працівників — формуємо повідомлення №3, де вже немає рядка з Петренко О.Л.
Якщо працівниця повідомила про відмову в день початку роботи (17.07.2025), то її слід звільнити згідно з КЗпП, а не скасовувати повідомлення.
